Contoh Pesan Di Luar Kantor

Pesan di luar kantor adalah bagian penting dari komunikasi bisnis. Saat Anda sedang berlibur, sakit, atau tidak di kantor karena alasan apa pun, Anda dapat mengatur pesan respons otomatis yang membalas setiap email baru, memberi tahu mereka bahwa Anda tidak masuk. Pesan di luar kantor adalah berguna untuk mengomunikasikan informasi dan memberi tahu penerima cara menghubungi Anda. Kami akan melihat apa itu pesan di luar kantor dan beberapa contoh untuk membantu Anda membuat balasan otomatis.

Apa itu Pesan Di Luar Kantor?

Pesan Di Luar Kantor adalah respons otomatis yang dapat Anda atur dari klien email Anda jika Anda kebetulan berada di luar kantor karena Anda membeli tiket konferensi pada hari termurah untuk terbang. Anda dapat menjalankannya untuk jangka waktu tertentu dan menambahkan tanggal yang tepat sehingga balasan otomatis hanya akan keluar selama tanggal tersebut. Pesan di luar kantor akan secara otomatis dikirim ke pesan masuk selama tanggal Anda memutuskan untuk menjalankan pesan otomatis.

Mengapa Pesan Di Luar Jam Kerja sangat Penting

Pesan di luar jam kerja sangat penting karena berbagai alasan dan dapat mengomunikasikan informasi penting kepada penerima dengan cepat. Jangan lupa untuk melihat beberapa contoh ucapan pesan suara bisnis kecil untuk pesan yang lengkap. Beberapa alasan mengapa pesan di luar kantor penting adalah:

1. Sentuhan pribadi: Tidak ada yang suka merasa email mereka diabaikan, tetapi pesan di luar kantor memberi tahu penerima bahwa Anda tidak masuk dan Anda akan merespons secepat mungkin saat Anda kembali.
2. Pembuatan prospek: Jika Anda memiliki klien atau prospek baru yang masuk, Anda ingin memastikan bahwa Anda tidak kehilangan momentum saat tidak di kantor. Anda dapat menambahkan nomor ponsel sehingga mereka memiliki seseorang untuk dihubungi dan memberi mereka informasi kontak untuk orang lain yang dapat membantu.
3. Tindak lanjut: Pesan di luar kantor memberi penerima lebih banyak detail tentang kapan harus menindaklanjuti dengan Anda lagi. Jika mereka mengetahui tanggal mulai dan tanggal kembali Anda, mereka dapat menghubungi Anda daripada mengirim email berulang kali.
4. Lebih sedikit tekanan: Ada lebih sedikit tekanan pada Anda untuk menanggapi semua orang atau memberi tahu mereka bahwa Anda sibuk dengan balasan otomatis. Orang-orang tahu persis kapan Anda akan kembali dan bagaimana menghubungi Anda atau orang lain untuk hal-hal mendesak, jadi Anda tidak perlu terus-menerus memeriksa email saat Anda tidak di kantor.

Apa yang Harus Disertakan dalam Pesan Di Luar Kantor

Pesan keluar kantor itu sendiri dapat berisi informasi tentang:

• Kenapa kamu keluar kantor?
• Kapan Anda akan kembali, termasuk rentang tanggal saat Anda tidak berada di kantor
• Cara lain untuk menghubungi Anda seperti nomor ponsel jika ada
• Titik kontak lain yang dapat dijangkau penerima saat Anda tidak ada, termasuk alamat email kontak lain, nomor telepon, dan/atau situs web bisnis.

Apa yang Harus Dihindari dalam Pesan Di Luar Jam Kerja

1. Hindari menambahkan terlalu banyak detail: Anda mungkin tergoda untuk menambahkan penjelasan panjang seperti Anda sedang rapat makan siang, tetapi sebaiknya hindari. Sebaliknya, buat pesan email kantor otomatis Anda singkat dan ringkas.
2. Tidak termasuk informasi kontak lainnya: Jika memungkinkan, harus selalu ada titik kontak lain yang disertakan dalam pesan untuk mengetahui siapa yang harus ditindaklanjuti jika diperlukan.
3. Menyertakan informasi yang salah: Sebelum pergi, periksa kembali semua jawaban di luar kantor Anda, termasuk penjawab kala libur, untuk memeriksa kerangka waktu tersebut, seperti tanggal mulai dan tanggal akhir Anda tidak ada.
4. Periksa pemformatan: Bergantung pada klien email Anda, pesan terkadang dapat muncul dengan masalah pemformatan. Pastikan untuk memeriksa dan melihat bagaimana pesan OOO Anda terlihat di seluler dan desktop sebelum dikirim ke klien dan anggota tim.

Contoh Pesan Di Luar Kantor untuk Digunakan

Jika Anda tidak yakin bagaimana menyusun pesan di luar kantor, kami telah memberikan contoh pesan di luar kantor untuk situasi yang berbeda untuk membantu .

Contoh Pesan Sederhana Di Luar Kantor

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya jauh dari kantor tanpa akses email sampai (tanggal), saya akan merespon ketika saya kembali ke kantor. Saya menghargai pengertian Anda.

Salam,

(nama)

Pesan Di Luar Kantor Profesional

Terima kasih untuk pesan Anda. Saya tidak berada di kantor dari (tanggal) hingga (tanggal) dengan akses terbatas ke email. Untuk bantuan segera, silakan hubungi saya di ponsel saya (nomor) atau sekretaris saya XX di (nomor telepon).

salam Hormat

(nama)

Pesan Lucu Di Luar Kantor

Terima kasih atas pesannya, tetapi ini adalah robot yang merespons Anda karena (nama) sedang keluar dari kantor dan berusaha sangat keras untuk tidak memeriksa email kantor mereka. Mereka akan kembali pada (tanggal), jadi jangan ragu untuk menghubungi!

terima kasih

Robot Email

Pesan Email Penjawab Otomatis Di Luar Kantor

Ini adalah pesan email autoresponder kantor karena saya tidak tersedia dan tidak memeriksa email. Saya akan membalas email Anda ketika saya kembali ke kantor.

Ini adalah pesan OOO otomatis karena saya keluar dari kantor sampai (tanggal). Saya akan segera membalas pesan Anda setelah saya kembali. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi XX di (email) untuk lebih jelasnya.

Contoh Pesan Sakit Di Luar Kantor

Terima kasih atas pesan Anda, tetapi saat ini saya sedang cuti sakit dan tidak dapat menghadiri email. Jika Anda membutuhkan bantuan segera, jangan ragu untuk menghubungi kantor di XX.

Terima kasih atas pengertian Anda

(nama)

Pesan Liburan Di Luar Kantor

Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang berlibur dan tidak dapat menjawab panggilan telepon atau pesan sampai saya kembali (tanggal). Jika masalah Anda mendesak, Anda dapat menghubungi XX untuk bantuan di (email). Atau, Anda dapat mengirim email di (email perusahaan umum), dan seseorang dari tim akan menghubungi Anda.