Законы о прогнозирующем планировании в 2023 году: что нужно знать работодателям

Как работодатель, законы о прогнозирующем графике могут повлиять на то, как вы управляете графиком работы своих сотрудников.

На федеральном уровне нет единого закона о прогнозирующем планировании. Вместо этого прогнозное планирование является обязательным в некоторых штатах и ​​городах. Некоторые штаты прямо выступили против введения таких законов. Другие молчат по этому поводу.

Это отсутствие единообразия может вызвать головную боль у работодателей, особенно у тех, у кого есть сотрудники во многих штатах. Чтобы помочь вам понять ваши обязательства, давайте взглянем на законы прогнозного планирования по штатам.

Что такое законы прогнозирующего планирования?

Законы о прогнозирующем графике направлены на то, чтобы предоставить сотрудникам определенную степень определенности в отношении их графиков работы. Как правило, они делают это, предоставляя сотрудникам право просить о гибком графике и отклонять запросы на смену. Они также налагают ряд обязательств на работодателей.

К ним относится требование к работодателям заблаговременно уведомлять сотрудников об их оценках графика. Они также могут ограничивать возможность работодателя изменять графики. В соответствии со многими из этих законов работодатели также должны платить сотрудникам штраф за рабочие смены в результате поздних изменений по инициативе работодателя. Например, в Орегоне работодатели должны доплатить работнику за дополнительный час заработной платы, если они переносят смену.

Законы о прогнозирующем графике были впервые введены для решения проблемы зависимости работодателей от планирования по вызову. Эта практика особенно затронула получателей минимальной заработной платы в индустрии гостеприимства. Законы направлены на то, чтобы предоставить посменным работникам лучший баланс между работой и личной жизнью.

Есть и другие очевидные преимущества для работников. Законы прогнозного планирования обеспечивают уровень согласованности, который помогает работникам справляться с уходом за детьми и другими своими рабочими и личными обязательствами. В свою очередь, это способствует их удовлетворенности работой и вовлеченности.

Это может принести пользу и работодателям, например, повысить производительность и снизить текучесть кадров. Однако это также предъявляет дополнительные требования к тем, кто создает графики работы и управляет ими.

Понимание законов прогнозного планирования

Прежде чем мы рассмотрим отдельные законы предиктивного планирования, полезно понять некоторые общие термины.

Достоверная оценка — это разумный прогноз ожидаемого рабочего времени сотрудника. В контексте законов прогнозного планирования добросовестная оценка обычно должна быть предоставлена ​​​​в письменной форме. Хотя это и не является юридически обязывающим, это должна быть честная оценка.

Плата за предсказуемость относится к дополнительной оплате, чтобы компенсировать сотрудникам за поздние изменения в их графиках.

«Закрывающие» смены — это когда сотрудник работает в закрытую смену в один день, а на следующий день — в открытую. Регулирование закрытия смен часто распространяется на работодателей в сфере розничной торговли и гостиничного бизнеса.

Каждый закон прогнозного планирования сложен и обычно касается ряда связанных тем. К ним относятся, когда и как график должен быть опубликован, а также влияние коллективных договоров. Они также могут учитывать требования к ведению учета и дополнительные часы оплаты.

В каких штатах действуют законы о прогнозирующем планировании?

• Орегон
• Нью-Гэмпшир (гибкий график работы)
• Вермонт (гибкий график работы)

Орегон

Название: Закон о справедливой рабочей неделе

Дата вступления в силу: 1 июля 2018 г.

Применяется к работодателям в сфере гостеприимства, общественного питания и розничной торговли с числом сотрудников 500 и более по всему миру. Сотрудники, непосредственно участвующие в сфере гостеприимства, общественного питания или розничной торговли.

Орегон — единственное место, где действуют законы о прогнозируемом расписании на уровне штата.

Они применяются к работодателям в сфере гостеприимства, общественного питания и розничной торговли со штатом сотрудников 500 и более по всему миру. Покрываемые работники — это те, кто непосредственно вовлечен в деятельность больниц, общественного питания или розничной торговли.

Требования включают следующее:

• Работодатели должны предоставить новым сотрудникам добросовестную оценку их графика.
• Работодатели должны уведомлять сотрудников о своем графике за 14 дней.
• Расписания должны быть размещены в месте, где их могут видеть все сотрудники, и должны включать как фиксированные, так и дежурные смены.
• Работодатели должны давать сотрудникам не менее 10 часов между сменами закрытия.
• Если работодатель просит работника изменить смену после опубликования графика, работник может отказать.
• Работники имеют право предоставлять график работы, но работодатель не обязан его соблюдать.

Ситуации, когда работодатели должны предсказуемую оплату, следующие:

• Если работник соглашается работать в смену закрытия с перерывом менее 10 часов, работодатель должен заплатить ему в 1,5 раза больше обычной ставки.
• Работодатель обязан доплатить работнику за дополнительный час по его обычной ставке, если он
  • увеличить смену минимум на 30 минут
  • перенести смену
  • добавить смены в график.
• Работодатель должен платить работнику в размере 0,5 обычной ставки за каждый час, если он
  • сократить или отменить смену
  • не используйте дежурного сотрудника.

Нью-Гемпшир

Название: NH Rev Stat § 275:37-b (2016) – Гибкий рабочий график

Дата вступления в силу: 1 сентября 2016 г.

Применяется: ко всем работодателям

В Нью-Гэмпшире нет конкретных законов прогнозирующего планирования. Однако сотрудники могут запросить гибкий график работы. Хотя работодатели могут отклонить эти запросы, они не могут принять ответные меры против сотрудника из-за них.

Вермонт

Название : 21 VSA § 309. Гибкий график работы

Дата вступления в силу: 1 января 2014 г.

Применяется: ко всем работодателям

В Вермонте нет конкретных законов прогнозирующего планирования. Однако работник имеет право запросить гибкий график работы. Это включает в себя изменения количества рабочих часов, когда они начинают или заканчивают работу, а также работу из дома.

Работодатели должны:

• добросовестно рассматривать и обсуждать эти запросы не реже двух раз в год
• отвечать на любые письменные запросы в письменной форме
• не мстить сотруднику за требование.

В каких городах действуют законы о прогнозирующем расписании?

• Беркли, Калифорния
• Эмеривилль, Калифорния
• Сан - Франциско, Калифорния
• Сан-Хосе, Калифорния
• Чикаго, Иллинойс
• Нью-Йорк, Нью-Йорк
• Филадельфия, Пенсильвания
• Сиэтл, Вашингтон

Калифорния

Беркли

Название: Стандарты справедливой рабочей недели

Дата вступления в силу: январь 2023 г.

Применяется к: работодателям в сфере строительных услуг, здравоохранения, гостиниц, производства, розничной торговли или складских услуг, в которых работает не менее 56 сотрудников по всему миру. Рестораны, в которых работает не менее 10 сотрудников в Беркли и не менее 100 сотрудников по всему миру. Работники, заработок которых менее чем в два раза превышает минимальную заработную плату.

В соответствии с недавно утвержденными Стандартами справедливой рабочей недели работодатели должны

• предоставить новым сотрудникам письменную добросовестную оценку их графика до начала работы;
• уведомлять сотрудников о своем графике работы за 2 недели
• сначала предложите дополнительные часы существующим сотрудникам, работающим неполный рабочий день, прежде чем нанимать извне
• дайте сотрудникам 11 часов между закрытием смены.

Работодатели также должны предоставлять следующую предсказуемую оплату за изменения в расписании:

• 1 час оплаты за любые изменения, внесенные с уведомлением менее чем за 14 дней, но более чем за 24 часа.
• 1 час оплаты при смене смены (без потери рабочего времени) с уведомлением менее чем за 24 часа.
• до 4 часов, если смена отменена менее чем за 24 часа до ее начала.

Если работник соглашается работать в клоаке с перерывом менее 11 часов, работодатель должен заплатить ему за вторую смену в 1,5 раза больше обычной ставки.

Муниципальный кодекс Беркли также включает Постановление о безопасных для семьи и окружающей среды рабочих местах. Это относится к работодателям с 10 и более сотрудниками. Он распространяется на сотрудников, проработавших в компании не менее 3 месяцев и минимум 8 часов в неделю.

Это дает сотрудникам право запрашивать предсказуемый или гибкий график работы. Работодатель должен предоставить письменный ответ на запрос в течение 21 дня.

Эмеривилль

Название: Стандарты справедливой рабочей недели

Дата вступления в силу: 1 января 2018 г.

Применяется к: розничным работодателям со штатом не менее 56 сотрудников по всему миру. Компании быстрого питания, в которых работает не менее 56 сотрудников по всему миру и не менее 20 сотрудников в Эмеривилле.

Работодатели должны

• предоставлять новым сотрудникам письменную добросовестную оценку их графика работы
• предоставлять сотрудникам достоверную оценку ожидаемых смен не менее чем за 14 дней до их начала.

В дополнение к заработной плате за отработанное время работодатели также должны выплачивать следующую предсказуемую оплату за изменение графика:

• За изменения, сделанные между 14 днями и 24 часами смены: 1 час оплаты
• Для изменений, внесенных в течение 24 часов после смены: либо оплата за 4 часа, либо количество часов в смене, в зависимости от того, что меньше.
• Для рабочих, согласных работать в течение 11 часов: в 1,5 раза больше обычной ставки.

Работники также имеют право просить о гибком графике работы, включая дополнительные смены и смены смен.

Сан-Франциско

Название: Постановления о правах сотрудников Formula Retail

Дата вступления в силу: 3 июля 2015 г.

Применяется к: розничным работодателям с не менее чем 40 офисами по всему миру и 20 сотрудниками в Сан-Франциско. Розничные работодатели включают поставщиков продуктов питания и напитков, банки и финансовые учреждения.

Работодатели должны

• предложить нынешним сотрудникам дополнительные часы, прежде чем нанимать внешний персонал
• дать новым сотрудникам добросовестную оценку ожидаемых ежемесячных смен в письменной форме, включая количество дней и часов
• предоставить сотрудникам достоверную оценку их графика работы не менее чем за 14 дней
• платить сотрудникам 1-4 часа предсказуемой оплаты, если работодатель меняет график с уведомлением менее чем за 7 дней.

Сан - Хосе

Название: Возможность трудоустройства

Дата вступления в силу: 13 марта 2017 г.

Применяется к: Работодателям со штатом не менее 36 сотрудников. Эти работодатели должны либо иметь помещения в Сан-Хосе, либо платить налог на лицензию на ведение бизнеса в Сан-Хосе.

Работодатели должны предлагать дополнительные часы текущим сотрудникам, работающим неполный рабочий день, прежде чем нанимать новых сотрудников. Есть исключения из этого, в том числе, когда это может вызвать затруднения для работодателя.

Иллинойс

Чикаго

Название: Постановление о справедливой рабочей неделе

Дата вступления в силу: 1 июля 2020 г.

Применяется к: Работодателям в сфере строительных услуг, здравоохранения, гостиниц, производства, ресторанов, розничной торговли или складских услуг. Работодатели должны иметь не менее 100 сотрудников по всему миру (250 сотрудников для некоммерческих организаций). Чтобы быть охваченными, рестораны должны иметь не менее 30 точек по всему миру.

Он включает следующие требования:

• Работодатели должны предоставить новым сотрудникам добросовестную оценку их ожидаемого графика работы в письменной форме в течение первых 3 месяцев работы.
• Работодатели должны предоставлять сотрудникам достоверную оценку ожидаемых смен не менее чем за 14 дней до начала работы.
• По истечении этого времени сотрудники могут отказаться от смены смены.
• Если работодатель меняет смену с уведомлением менее чем за 2 недели, он должен выплатить работнику 1 час предсказуемой оплаты.

Нью-Йорк

Нью-Йорк

Название: Закон о справедливой рабочей неделе

Дата вступления в силу: 30 мая 2017 г.  

Применяется к: работодателям в сфере розничной торговли с числом сотрудников не менее 20 и работникам, чьи основные рабочие обязанности связаны с продажей потребительских товаров. Компании быстрого питания, имеющие не менее 30 точек по всему миру.

К розничным работодателям предъявляются следующие требования:

• Работодатели должны уведомлять сотрудников о своем графике как минимум за 72 часа.
• Работодатели не могут планировать смены по вызову.
• Работодатели не могут отменить смену или потребовать от работника работы, предупредив об этом менее чем за 72 часа.

Работодатели предприятий быстрого питания должны

• предоставить сотрудникам графики с предсказуемыми, повторяющимися еженедельными сменами
• информировать сотрудников о своем графике как минимум за 2 недели
• платить сотрудникам 100 долларов за предсказуемость оплаты за работу при закрытии смен.

Если работодатель меняет смену после уведомления о графике, к разным типам изменений применяются разные ставки надбавок. Например, если работодатель уведомляет работника менее чем за 24 часа о том, что он должен работать сверхурочно, он должен заплатить ему 75 долларов.

Пенсильвания

Филадельфия

Название: Стандарты справедливой рабочей недели

Дата вступления в силу: 1 апреля 2020 г.

Применяется к: Работодателям в сфере розничной торговли, гостиничного бизнеса или общественного питания. Должно быть 250 или более сотрудников и не менее 30 офисов по всему миру.

Работодатели должны

• дать новым сотрудникам добросовестную оценку их графика работы в письменной форме
• письменно уведомлять сотрудников о своем графике работы не менее чем за 2 недели
• Предсказуемость оплаты труда сотрудников Оплата любых изменений в расписании с уведомлением менее чем за 2 недели по ставке
  • 1 час за изменение, если изменение не приводит к потере часов
  • 0,5 часа за любые вычтенные или отмененные часы
• разрешить сотрудникам 9 часов между сменами
• платить сотрудникам 40 долларов за каждый пропущенный 9-часовой период отдыха.

Работники имеют право на

• запросить гибкий график работы, в том числе не запланированный в определенное время или смены по вызову
• отказаться от любых дополнительных смен, которых еще нет в их рабочем графике.

Вашингтон

Сиэтл

Название: Постановление о безопасном расписании

Дата вступления в силу: 1 июля 2017 г.

Применяется к: работодателям в сфере розничной торговли или общественного питания со штатом не менее 500 или более сотрудников по всему миру. Рестораны с полным спектром услуг также должны иметь не менее 40 точек по всему миру.

Он включает следующие требования:

• Работодатели должны предлагать нынешним сотрудникам дополнительные часы, прежде чем нанимать их со стороны.
• При приеме на работу работодатели должны предоставить новым сотрудникам добросовестную оценку ожидаемого рабочего времени.
• Работодатели должны предоставить добросовестную оценку ожидаемых смен не менее чем за 2 недели.
• Сотрудники могут отказаться от любых изменений в расписании после периода уведомления.
• Сотрудники имеют право делать запросы в отношении гибкого графика.
• У работников должен быть 10-часовой перерыв между сменами.

Работодатель должен различную сумму оплаты за предсказуемость, если он меняет график после 2-недельного периода уведомления. Например, если работодатель меняет время начала или окончания смены (без потери часов), он должен доплатить работнику за 1 час оплаты.

Какие штаты или города могут ввести законы о прогнозирующем расписании?

Следующие лица либо рассматривали, либо рассматривают законы о планировании с прогнозированием на уровне штата:

• Коннектикут
• Иллинойс
• Мэн
• Мичиган
• Миннесота
• Нью-Джерси
• Северная Каролина
• Род-Айленд

Какие штаты или города запрещают законы о прогнозирующем расписании?

Некоторые штаты запрещают местным органам власти принимать законы о прогнозируемом расписании. Эти:

• Арканзас
• Грузия
• Айова
• Теннесси

Соблюдение закона о прогнозном планировании

Шаг 1: Изучите закон

Первым шагом к соблюдению требований является понимание ваших юридических обязательств как работодателя. Вам следует обратиться за юридической консультацией по этому поводу. Это особенно важно, если у вас есть офисы в разных местах, поскольку могут применяться разные правила и исключения.

Также важно следить за соответствующими законами, поскольку они часто меняются. Другие места могут позже ввести свои собственные законы прогнозирующего планирования.

Шаг 2. Убедитесь, что ваша деловая практика соответствует требованиям

Как только вы поймете закон, вы сможете разработать необходимые политики и методы ведения бизнеса, чтобы обеспечить его соблюдение. При необходимости их необходимо адаптировать для сотрудников в разных местах. Поскольку законы прогнозного планирования регулярно меняются, важно пересматривать свои процессы и политики, чтобы они оставались актуальными.

Рассмотрите возможность создания шаблонов форм для публикации расписаний и запроса изменений. Их можно адаптировать в соответствии с применимыми законами прогнозного планирования и вашим персоналом.

Шаг 3: Проведите обучение

Вам также следует подумать об обучении законам предиктивного планирования. Это относится к вашим отделам кадров и расчета заработной платы и особенно к менеджерам. В целях соблюдения требований важно, чтобы ваши менеджеры знали, когда они могут изменить график работы сотрудника, как это сделать и какие последствия это может иметь.

Шаг 4. Используйте приложение для планирования

Самый простой способ создать расписание сотрудников и поделиться им — через приложение для планирования. Это гарантирует, что ваши сотрудники будут иметь доступ к своим рабочим графикам, как только они будут опубликованы.

Знайте свои законы предиктивного планирования

Как работодатель, вы должны понимать и соблюдать ряд трудовых законов. Частью этого являются требования закона о прогнозирующем расписании.

Проверьте, есть ли у вас сотрудники в штате или городе с законами прогнозного планирования. Затем ознакомьтесь с ними — законы сложны, и приведенное выше является лишь обзором некоторых ваших обязательств. Затем вы можете адаптировать свои политики и методы ведения бизнеса, чтобы обеспечить соответствие требованиям и избежать штрафов.

Эта статья предназначена только для информационных целей и не предназначена в качестве юридической консультации. Важно, чтобы вы обращались за юридической консультацией, относящейся к ситуации вашего бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если сотрудники просят работать дополнительные смены?

Законы о прогнозирующем графике не позволяют работодателям заставлять сотрудников работать в неожиданные смены. Однако некоторые из них позволяют сотрудникам запрашивать или добровольно соглашаться на дополнительные смены.

Обратите внимание, что во многих законах применяются требования предсказуемости оплаты независимо от того, кто инициирует изменение. Это означает, что вы должны обеспечить предсказуемую оплату за любое изменение, внесенное после соответствующего периода уведомления, даже если сотрудник просит об этом.

Существуют ли какие-либо исключения из законов предиктивного планирования?

Есть некоторые исключения из предсказуемости оплаты в соответствии с некоторыми законами прогнозируемого планирования. Например, если сотрудники добровольно меняются сменами или соглашаются перейти в резервный список, чтобы их вызывали по мере необходимости, предсказуемость оплаты может не применяться.

Проверьте законы прогнозного планирования, которые применяются к вам и вашим сотрудникам, чтобы убедиться, что для вас доступны какие-либо исключения.

Что произойдет, если вы не будете соблюдать законы прогнозного планирования?

Если вы не будете следовать действующему законодательству, требующему от работодателей предоставлять прогностическое планирование, вы можете столкнуться с административным или гражданским разбирательством. Обычно это приводит к штрафам.

Работники также часто могут подать в суд на работодателей за нарушение их прав в соответствии с соответствующим законом. Помимо любых штрафов, работодатели могут быть обязаны выплатить работнику любую причитающуюся ему дополнительную заработную плату, а также гонорары адвокатов и судебные издержки.