Leyes de programación predictiva en 2023: lo que los empleadores deben saber

Como empleador, las leyes de programación predictiva pueden afectar la forma en que administra los horarios de trabajo de sus empleados.

No existe una ley uniforme de programación predictiva a nivel federal. En cambio, la programación predictiva es obligatoria en algunos estados y ciudades. Algunos estados han legislado expresamente en contra de la introducción de este tipo de leyes. Otros guardan silencio sobre el tema.

Esta falta de uniformidad puede causar dolores de cabeza a los empleadores, especialmente a aquellos que tienen empleados en muchos estados. Para ayudarlo a comprender sus obligaciones, echemos un vistazo a las leyes de programación predictiva por estado.

¿Qué son las leyes de programación predictiva?

Las leyes de programación predictiva tienen como objetivo proporcionar a los empleados un grado de certeza sobre sus horarios de trabajo. Por lo general, hacen esto dando a los empleados el derecho de solicitar flexibilidad con sus horas y rechazar las solicitudes de cambio de turno. También imponen una serie de obligaciones a los empleadores.

Estos incluyen exigir a los empleadores que notifiquen a los empleados con anticipación sobre sus estimaciones de horarios. También pueden restringir la capacidad de un empleador para cambiar los horarios. Según muchas de estas leyes, los empleadores también deben pagar a los empleados una multa por los turnos de trabajo como resultado de cambios tardíos impulsados ​​por el empleador. Por ejemplo, en Oregón, los empleadores deben pagarle a un trabajador una hora adicional de salario si reprograman un turno.

Las leyes de programación predictiva se introdujeron por primera vez para abordar la dependencia de los empleadores en la programación de turnos. Esta práctica afectó especialmente a los trabajadores del salario mínimo en la industria hotelera. Las leyes tienen como objetivo proporcionar a los trabajadores por turnos un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida.

Hay otros beneficios obvios para los trabajadores. Las leyes de programación predictiva brindan un nivel de consistencia que ayuda a los trabajadores a administrar el cuidado de los niños y sus otros compromisos laborales y personales. A su vez, esto contribuye a su satisfacción laboral y compromiso.

Esto también puede generar beneficios para los empleadores, como una mayor productividad y una menor rotación de empleados. Sin embargo, también impone requisitos adicionales a quienes crean y administran los horarios de trabajo.

Comprender las leyes de programación predictiva

Antes de analizar las leyes individuales de programación predictiva, es útil comprender algunos términos comunes.

Una estimación de buena fe es una predicción razonable de las horas esperadas de un empleado. En el contexto de las leyes de programación predictiva, normalmente se debe proporcionar por escrito una estimación de buena fe. Si bien no es legalmente vinculante, debe ser una estimación honesta.

El pago de previsibilidad se refiere al pago extra para compensar a los empleados por los cambios tardíos en sus horarios.

Los turnos de "cierre" son cuando un empleado trabaja en el turno de cierre de un día seguido de un turno de apertura al día siguiente. La regulación de los turnos de cierre a menudo se aplica a los empleadores minoristas y de hostelería.

Cada ley de programación predictiva es compleja y generalmente aborda una variedad de temas relacionados. Estos incluyen cuándo y cómo debe publicarse un cronograma y el impacto de los convenios colectivos. También pueden abordar los requisitos de mantenimiento de registros y horas adicionales de pago.

¿Qué estados tienen leyes de programación predictiva?

• Oregón
• New Hampshire (arreglos de trabajo flexibles)
• Vermont (arreglos de trabajo flexibles)

Oregón

Título: Ley de Semana Laboral Justa

Fecha de vigencia: 1 de julio de 2018

Se aplica a: Empresas de hostelería, servicios de alimentación y comercio minorista con 500 empleados o más en todo el mundo. Empleados directamente involucrados en actividades de hostelería, servicio de alimentos o venta al por menor.

Oregón es el único lugar con leyes de programación predictiva en todo el estado.

Se aplican a los empleadores de hostelería, servicios de alimentación y comercio minorista con 500 empleados o más en todo el mundo. Los empleados cubiertos son aquellos directamente involucrados en el hospital, el servicio de alimentos o las actividades minoristas.

Los requisitos incluyen lo siguiente:

• Los empleadores deben proporcionar a los nuevos empleados una estimación de buena fe de su horario.
• Los empleadores deben dar a los empleados un aviso de 14 días de sus horarios.
• Los horarios deben publicarse en un lugar donde todos los empleados puedan verlos y deben incluir turnos fijos y de guardia.
• Los empleadores deben dar a los empleados al menos 10 horas entre los turnos de cierre.
• Si un empleador le pide a un empleado que cambie un turno después de que se haya publicado un horario, el empleado puede rechazarlo.
• Los empleados tienen derecho a proporcionar disponibilidad de horario, aunque el empleador no tiene la obligación de cumplirlo.

Las situaciones en las que los empleadores deben pago de previsibilidad son las siguientes:

• Si un empleado acepta trabajar en un turno de cierre con un descanso de menos de 10 horas, el empleador debe pagarle 1,5 veces su tarifa habitual.
• Un empleador debe pagarle a un empleado una hora extra a su tarifa regular si
  • extender el turno por lo menos 30 minutos
  • reprogramar el turno
  • añadir turnos a la programación.
• Un empleador debe pagar a un empleado a una tasa de 0,5 veces su tarifa habitual por cada hora si
  • reducir o cancelar un turno
  • no utilice un empleado de guardia.

nuevo hampshire

Título: NH Rev Stat § 275:37-b (2016) – Acuerdo de trabajo flexible

Fecha de vigencia: 1 de septiembre de 2016

Se aplica a: Todos los empleadores

New Hampshire no tiene leyes específicas de programación predictiva. Sin embargo, los empleados pueden solicitar arreglos de trabajo flexibles. Si bien los empleadores pueden negar estas solicitudes, no pueden tomar represalias contra un empleado a causa de ellas.

Vermont

Título : 21 VSA § 309. Arreglos de trabajo flexibles

Fecha de vigencia: 1 de enero de 2014

Se aplica a: Todos los empleadores

Vermont no tiene leyes específicas de programación predictiva. Sin embargo, un empleado tiene derecho a solicitar un horario de trabajo flexible. Esto incluye cambios en la cantidad de horas de trabajo, cuándo comienzan o terminan el trabajo y trabajar desde casa.

Los empleadores deben:

• considerar y discutir estas solicitudes de buena fe al menos dos veces al año
• responder a cualquier solicitud escrita por escrito
• no tomar represalias contra un empleado por hacer una solicitud.

¿Qué ciudades tienen leyes de programación predictiva?

• Berkeley, California
• Emeryville, California
• San Francisco, California
• San Jose, California
• Chicago, Illinois
• Ciudad de Nueva York, Nueva York
• Filadelfia, Pensilvania
• Seattle, Washington

California

berkeley

Título: Normas laborales justas de la semana laboral

Fecha de vigencia: enero de 2023

Se aplica a: Empleadores en las industrias de servicios de construcción, atención médica, hoteles, manufactura, venta minorista o servicios de almacén que emplean al menos a 56 empleados en todo el mundo. Restaurantes que emplean al menos 10 empleados en Berkeley y al menos 100 en todo el mundo. Empleados que ganan menos del doble del salario mínimo.

Bajo los Estándares de Empleo de Semana Laboral Justa recientemente aprobados, los empleadores deben

• proporcionar a los nuevos empleados una estimación escrita de buena fe de su horario antes de comenzar
• dar a los empleados 2 semanas de aviso de sus horarios de trabajo
• primero ofrezca horas adicionales a los empleados a tiempo parcial existentes antes de contratar externamente
• permita a los empleados 11 horas entre los turnos de cierre.

Los empleadores también deben proporcionar el siguiente pago de previsibilidad para los cambios de horario:

• 1 hora de pago por cualquier cambio realizado con menos de 14 días pero más de 24 horas de anticipación.
• 1 hora de pago si se cambia de turno (sin pérdida de horas) con menos de 24 horas de anticipación.
• hasta 4 horas si un turno se cancela con menos de 24 horas antes de su hora de inicio.

Si un empleado acepta trabajar en un cierre con menos de 11 horas de descanso, el empleador debe pagarle 1,5 veces su tarifa regular por el segundo turno.

El Código Municipal de Berkeley también incluye la Ordenanza del lugar de trabajo favorable para la familia y el medio ambiente. Esto se aplica a los empleadores con 10 o más empleados. Cubre a los empleados que han trabajado para la empresa durante al menos 3 meses con un mínimo de 8 horas por semana.

Otorga a los empleados el derecho a solicitar un horario de trabajo predecible o flexible. Un empleador debe proporcionar una respuesta por escrito a la solicitud dentro de los 21 días.

Emeryville

Título: Normas laborales justas de la semana laboral

Fecha de vigencia: 1 de enero de 2018

Se aplica a: Empleadores minoristas con al menos 56 empleados en todo el mundo. Empresas de comida rápida con al menos 56 empleados en todo el mundo y al menos 20 empleados en Emeryville

Los empleadores deben

• proporcionar a los nuevos empleados una estimación escrita de buena fe de su horario de trabajo
• dar a los empleados una estimación de buena fe de los turnos previstos con al menos 14 días de antelación.

Además de los salarios por horas trabajadas, los empleadores también deben pagar el siguiente pago de previsibilidad por cambios de horario:

• Para cambios realizados entre 14 días y 24 horas del turno: 1 hora de pago
• Para cambios realizados dentro de las 24 horas del turno: ya sea el pago de 4 horas o la cantidad de horas en el turno, lo que sea menor
• Para trabajadores que accedan a trabajar un cierre dentro de las 11 horas: 1.5 veces la tarifa regular

Los empleados también tienen derecho a solicitar horarios de trabajo flexibles, incluidos turnos adicionales e intercambios de turnos.

San Francisco

Título: Ordenanzas sobre los derechos de los empleados minoristas de Formula

Fecha de vigencia: 3 de julio de 2015

Se aplica a: Empleadores minoristas con al menos 40 ubicaciones en todo el mundo y 20 empleados en San Francisco. Los empleadores minoristas incluyen proveedores de alimentos y bebidas, bancos e instituciones financieras.

Los empleadores deben

• ofrecer al personal actual horas extra antes de contratar personal externo
• dar a los nuevos empleados una estimación de buena fe de los turnos mensuales esperados por escrito, incluida la cantidad de días y horas
• proporcionar a los empleados una estimación de buena fe de su horario de trabajo con al menos 14 días de anticipación
• pague a los empleados de 1 a 4 horas de pago predecible si el empleador cambia el horario con menos de 7 días de anticipación.

San Jose

Título: Oportunidad de trabajar Ordenanza

Fecha de vigencia: 13 de marzo de 2017

Aplica a: Empleadores con al menos 36 empleados. Estos empleadores deben tener locales en San José o estar sujetos al impuesto de licencia comercial de San José.

Los empleadores deben ofrecer horas extra a los empleados actuales a tiempo parcial antes de contratar nuevos empleados. Hay excepciones a esto, incluso cuando causaría dificultades al empleador.

Illinois

chicago

Título: Ordenanza de semana laboral justa

Fecha de vigencia: 1 de julio de 2020

Se aplica a: Empleadores en las industrias de servicios de construcción, atención médica, hoteles, manufactura, restaurantes, comercio minorista o servicios de almacén. Los empleadores deben tener al menos 100 empleados en todo el mundo (250 empleados para organizaciones sin fines de lucro). Para estar cubiertos, los restaurantes deben tener al menos 30 ubicaciones en todo el mundo.

Incluye los siguientes requisitos:

• Los empleadores deben dar a los nuevos empleados una estimación de buena fe de su horario de trabajo esperado por escrito durante los primeros 3 meses de empleo.
• Los empleadores deben dar a los empleados una estimación de buena fe de los turnos esperados con al menos 14 días de anticipación.
• Los empleados pueden rechazar los cambios de turno después de este tiempo.
• Si un empleador cambia de turno con menos de 2 semanas de anticipación, debe pagar al empleado 1 hora de pago de previsibilidad.

Nueva York

Nueva York

Título: Ley de Semana Laboral Justa

Fecha de vigencia: 30 de mayo de 2017  

Se aplica a: Empleadores minoristas con al menos 20 empleados y empleados cuyas tareas laborales principales involucren la venta de bienes de consumo. Empresas de comida rápida con al menos 30 ubicaciones en todo el mundo.

Los requisitos para los empleadores minoristas incluyen lo siguiente:

• Los empleadores deben avisar a los empleados de su horario con al menos 72 horas de anticipación.
• Los empleadores no pueden programar turnos de guardia.
• Los empleadores no pueden cancelar un turno o exigir que un empleado trabaje con menos de 72 horas de anticipación.

Los empleadores de comida rápida deben

• proporcionar a los empleados horarios con turnos semanales predecibles y recurrentes
• dar a los empleados al menos 2 semanas de aviso de su horario
• pague a los empleados $100 de previsibilidad para trabajar en los turnos de cierre.

Si un empleador cambia un turno después de dar aviso del cronograma, se aplican varias tarifas de pago de primas a diferentes tipos de cambios. Por ejemplo, si el empleador notifica a un empleado con menos de 24 horas de anticipación que tiene que trabajar horas extra, debe pagarle $75.

Pensilvania

Filadelfia

Título: Normas laborales justas de la semana laboral

Fecha de vigencia: 1 de abril de 2020

Se aplica a: Empleadores en los sectores de venta minorista, hospitalidad o servicios de alimentos. Debe tener 250 o más empleados y al menos 30 ubicaciones en todo el mundo.

Los empleadores deben

• dar a los nuevos empleados una estimación de buena fe de su horario de trabajo por escrito
• dar a los empleados un aviso por escrito de su horario de trabajo con al menos 2 semanas de anticipación
• pagar a los empleados previsibilidad pagar por cualquier cambio de horario con menos de 2 semanas de anticipación, a razón de
  • 1 hora por cambio, cuando el cambio no resulte en una pérdida de horas
  • 0,5 horas por cualquier hora sustraída o cancelada
• permitir a los empleados 9 horas entre turnos
• pagar a los empleados $40 por cada período de descanso de 9 horas perdido.

Los empleados tienen derecho a

• solicitar horarios de trabajo flexibles, incluido el no estar programado en ciertos horarios o para turnos de guardia
• rechazar cualquier turno adicional que aún no esté en su horario de trabajo.

Washington

Seattle

Título: Ordenanza de programación segura

Fecha de vigencia: 1 de julio de 2017

Se aplica a: Empleadores en los sectores minorista o de servicio de alimentos con al menos 500 o más empleados en todo el mundo. Los restaurantes de servicio completo también deben tener al menos 40 ubicaciones en todo el mundo.

Incluye los siguientes requisitos:

• Los empleadores deben ofrecer horas extra a los empleados actuales antes de contratar externamente.
• Al contratar, los empleadores deben dar a los nuevos empleados una estimación de buena fe de las horas de trabajo previstas.
• Los empleadores deben proporcionar una estimación de buena fe de los turnos esperados con al menos 2 semanas de anticipación.
• Los empleados pueden rechazar cualquier cambio en el horario después del período de aviso.
• Los empleados tienen derecho a realizar solicitudes en relación con los horarios flexibles.
• Los empleados deben tener un descanso de 10 horas entre turnos.

Un empleador debe cantidades variables de pago de previsibilidad si cambia un horario después del período de aviso de 2 semanas. Por ejemplo, si un empleador cambia la hora de inicio o finalización del turno (sin perder horas), debe pagar al empleado 1 hora de pago.

¿Qué estados o ciudades pueden introducir leyes de programación predictiva?

Los siguientes han considerado o están considerando leyes de programación predictiva a nivel estatal:

• Connecticut
• Illinois
• Maine
• Michigan
• Minnesota
• New Jersey
• Carolina del Norte
• Rhode Island

¿Qué estados o ciudades prohíben las leyes de programación predictiva?

Algunos estados prohíben que los gobiernos locales introduzcan leyes de programación predictiva. Estos son:

• Arkansas
• Georgia
• Iowa
• Tennesse

Cumplimiento de la ley de programación predictiva

Paso 1: Comprender la ley

El primer paso para el cumplimiento es comprender sus obligaciones legales como empleador. Debe buscar asesoramiento legal al respecto. Esto es especialmente importante si tiene oficinas en varios lugares, ya que pueden aplicarse diferentes reglas y excepciones.

También es importante realizar un seguimiento de las leyes pertinentes, ya que cambian con frecuencia. Más tarde, otras ubicaciones pueden introducir sus propias leyes de programación predictiva.

Paso 2: Asegúrese de que sus prácticas comerciales cumplan con las normas

Una vez que comprenda la ley, puede desarrollar las políticas y prácticas comerciales necesarias para asegurarse de seguir cumpliendo. Si es necesario, estos deben adaptarse para adaptarse a los empleados en diferentes ubicaciones. Dado que las leyes de programación predictiva cambian regularmente, es importante revisar sus procesos y políticas para que se mantengan actualizados.

Considere crear formularios de plantilla para publicar horarios y solicitar cambios. Estos se pueden adaptar para adaptarse a las leyes de programación predictiva aplicables y a su fuerza laboral.

Paso 3: Brinde capacitación

También debe considerar brindar capacitación sobre las leyes de programación predictiva. Esto es relevante para sus departamentos de recursos humanos y nómina y, en particular, para los gerentes. Para fines de cumplimiento, es esencial que sus gerentes sepan cuándo pueden cambiar el horario de un empleado, cómo hacerlo y las consecuencias de ello.

Paso 4: use una aplicación de programación

La forma más fácil de crear y compartir los horarios de los empleados es a través de una aplicación de programación. Esto garantiza que sus empleados tengan acceso a sus horarios de trabajo tan pronto como se publiquen.

Conozca sus leyes de programación predictiva

Como empleador, existe una variedad de leyes laborales que debe comprender y cumplir. Los requisitos de la ley de programación predictiva son una parte de esto.

Verifique si tiene empleados en un estado o ciudad con leyes de programación predictiva. Luego, conózcalas: las leyes son complejas y lo anterior es solo una descripción general de algunas de sus obligaciones. A continuación, puede adaptar sus políticas y prácticas comerciales para garantizar el cumplimiento y evitar sanciones.

Este artículo es solo para fines informativos y no pretende ser un consejo legal. Es importante que busque asesoramiento legal relevante para la situación de su negocio.

Preguntas frecuentes

¿Qué sucede si los empleados solicitan trabajar turnos adicionales?

Las leyes de programación predictiva evitan que los empleadores obliguen a los empleados a trabajar en turnos inesperados. Sin embargo, algunos permiten que los empleados soliciten o acepten voluntariamente turnos adicionales.

Tenga en cuenta que muchas leyes aplican requisitos de pago predecibles independientemente de quién inicie el cambio. Esto significa que debe proporcionar un pago de previsibilidad por cualquier cambio realizado después del período de notificación correspondiente, incluso si el empleado lo solicita.

¿Existen excepciones a las leyes de programación predictiva?

Hay algunas excepciones al pago de previsibilidad bajo ciertas leyes de programación predictiva. Por ejemplo, si los empleados intercambian turnos voluntariamente o aceptan estar en una lista de espera para ser llamados según sea necesario, es posible que no se aplique el pago de previsibilidad.

Consulte las leyes de programación predictiva que se aplican a usted y a sus empleados para confirmar si hay alguna excepción disponible para usted.

¿Qué sucede si no cumple con las leyes de programación predictiva?

Si no cumple con la ley aplicable que exige que los empleadores proporcionen programación predictiva, puede enfrentar procedimientos administrativos o civiles. Esto generalmente resulta en multas.

Los empleados a menudo también pueden demandar a los empleadores por violar sus derechos en virtud de la ley pertinente. Además de las sanciones, se puede ordenar a los empleadores que paguen al empleado cualquier salario adicional que se les deba, así como los honorarios de abogados y los costos judiciales.