Legile privind programarea predictivă în 2023: Ce trebuie să știe angajatorii

În calitate de angajator, legile privind programarea predictivă pot afecta modul în care gestionați programul de lucru al angajaților dvs.

Nu există o lege uniformă de planificare predictivă la nivel federal. În schimb, programarea predictivă este obligatorie în unele state și orașe. Unele state au legiferat în mod expres împotriva introducerii acestor tipuri de legi. Alții tac în legătură cu această problemă.

Această lipsă de uniformitate poate provoca o bătaie de cap pentru angajatori, în special pentru cei cu angajați în multe state. Pentru a vă ajuta să vă înțelegeți obligațiile, să aruncăm o privire la legile de programare predictivă în funcție de stat.

Ce sunt legile de programare predictivă?

Legile privind programarea predictivă urmăresc să ofere angajaților un grad de siguranță în ceea ce privește programul lor de lucru. În mod obișnuit, aceștia fac acest lucru dându-le angajaților dreptul de a cere flexibilitate cu programul lor și de a refuza cererile de schimbare a schimburilor. De asemenea, ele impun o serie de obligații angajatorilor.

Acestea includ obligarea angajatorilor să notifice în prealabil angajații cu privire la estimările programului lor. De asemenea, pot restricționa capacitatea angajatorului de a schimba programul. În conformitate cu multe dintre aceste legi, angajatorii trebuie să plătească, de asemenea, angajaților o penalizare pentru schimburile de lucru ca urmare a schimbărilor întârziate conduse de angajator. De exemplu, în Oregon, angajatorii trebuie să plătească unui lucrător o oră suplimentară de salariu dacă reprogramează o tură.

Legile privind programarea predictivă au fost introduse pentru prima dată pentru a aborda dependența angajatorilor de programarea la gardă. Această practică a afectat în special salariații cu salariu minim din industria ospitalității. Legile urmăresc să ofere lucrătorilor în schimburi un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată.

Există și alte beneficii evidente pentru lucrători. Legile privind programarea predictivă oferă un nivel de coerență care îi ajută pe lucrători să gestioneze îngrijirea copiilor și celelalte angajamente profesionale și personale ale acestora. La rândul său, acest lucru contribuie la satisfacția și implicarea lor în muncă.

Acest lucru poate duce la beneficii și pentru angajatori, cum ar fi creșterea productivității și reducerea rotației angajaților. Cu toate acestea, impune și cerințe suplimentare celor care creează și gestionează programele de lucru.

Înțelegerea legilor de programare predictivă

Înainte de a ne uita la legile individuale de planificare predictivă, ne ajută să înțelegem câțiva termeni comuni.

O estimare de bună-credință este o predicție rezonabilă a orelor așteptate de un angajat. În contextul legilor de programare predictivă, o estimare de bună-credință trebuie de obicei furnizată în scris. Deși nu este obligatoriu din punct de vedere juridic, trebuie să fie o estimare onesta.

Plata de predictibilitate se referă la plata suplimentară pentru a compensa angajații pentru modificările întârziate ale programului lor.

Turele de „cloping” sunt atunci când un angajat lucrează la tura de închidere într-o zi, urmată de o tură de deschidere a doua zi. Reglementarea schimburilor de clopenere se aplică adesea angajatorilor de retail și ospitalitate.

Fiecare lege de planificare predictivă este complexă și abordează de obicei o serie de subiecte conexe. Acestea includ când și cum trebuie publicat un program și impactul contractelor colective. De asemenea, pot aborda cerințele de păstrare a evidențelor și ore suplimentare de plată.

Ce state au legi de programare predictivă?

• Oregon
• New Hampshire (aranjamente flexibile de lucru)
• Vermont (aranjamente flexibile de lucru)

Oregon

Titlu: Legea Săptămânii Echitabile

Data intrării în vigoare: 1 iulie 2018

Se aplică pentru: ospitalitate, servicii alimentare și angajatori cu amănuntul cu 500 de angajați sau mai mult în întreaga lume. Angajații implicați direct în ospitalitate, servicii alimentare sau activități de vânzare cu amănuntul.

Oregon este singura locație cu legi de programare predictivă la nivel de stat.

Acestea se aplică angajatorilor din sectorul ospitalității, al serviciilor alimentare și al comerțului cu amănuntul cu 500 de angajați sau mai mult în întreaga lume. Angajații acoperiți sunt cei implicați direct în activități de spital, servicii alimentare sau de vânzare cu amănuntul.

Cerințele includ următoarele:

• Angajatorii trebuie să ofere noilor angajați o estimare de bună-credință a programului lor.
• Angajatorii trebuie să informeze angajații cu un preaviz de 14 zile cu privire la programul lor.
• Programele trebuie să fie afișate într-o locație în care toți angajații le pot vedea și trebuie să includă atât ture fixe, cât și ture de gardă.
• Angajatorii trebuie să acorde angajaților cel puțin 10 ore între turele de închidere.
• Dacă un angajator cere unui angajat să schimbe un schimb după ce a fost publicat un program, acesta îl poate refuza.
• Angajații au dreptul să ofere disponibilitatea programului, deși angajatorul nu are nicio obligație să-l respecte.

Situațiile în care angajatorii datorează plăți de predictibilitate sunt următoarele:

• Dacă un angajat este de acord să lucreze într-o tură de clopening cu o pauză mai mică de 10 ore, angajatorul trebuie să îi plătească de 1,5 ori tariful obișnuit.
• Angajatorul trebuie să plătească angajatului o oră suplimentară la tariful obișnuit, dacă acesta
  • prelungiți tura cu cel puțin 30 de minute
  • reprogramați tura
  • adăugați ture la program.
• Angajatorul trebuie să plătească un angajat cu o rată de 0,5 ori rata obișnuită pentru fiecare oră dacă acesta
  • reduce sau anulează o tură
  • nu folosiți un angajat de gardă.

New Hampshire

Titlu: NH Rev Stat § 275:37-b (2016) – Aranjament de lucru flexibil

Data intrării în vigoare: 1 septembrie 2016

Se aplică: tuturor angajatorilor

New Hampshire nu are legi specifice de programare predictivă. Cu toate acestea, angajații pot solicita aranjamente flexibile de lucru. În timp ce angajatorii pot refuza aceste solicitări, ei nu pot riposta împotriva unui angajat din cauza lor.

Vermont

Titlu : 21 VSA § 309. Aranjamente flexibile de lucru

Data intrării în vigoare: 1 ianuarie 2014

Se aplică: tuturor angajatorilor

Vermont nu are legi specifice de programare predictivă. Cu toate acestea, un angajat are dreptul de a solicita un program de lucru flexibil. Aceasta include modificări ale numărului de ore de lucru, când încep sau termină munca și lucrul de acasă.

Angajatorii trebuie:

• luați în considerare și discutați aceste cereri cu bună-credință cel puțin de două ori pe an
• răspunde în scris oricăror solicitări scrise
• să nu se răzbune împotriva unui angajat pentru că a făcut o cerere.

Ce orașe au legi de programare predictivă?

• Berkeley, California
• Emeryville, California
• San Francisco, California
• San Jose, California
• Chicago, Illinois
• New York City, New York
• Philadelphia, Pennsylvania
• Seattle, Washington

California

Berkeley

Titlu: Standarde echitabile de angajare în săptămâna de lucru

Data intrării în vigoare: ianuarie 2023

Se aplică pentru: Angajatorii din sectorul serviciilor de construcții, asistență medicală, hoteluri, producție, comerț cu amănuntul sau industrii de servicii de depozitare care angajează cel puțin 56 de angajați în întreaga lume. Restaurante care angajează cel puțin 10 angajați în Berkeley și cel puțin 100 în întreaga lume. Angajații care câștigă mai puțin de dublul salariului minim.

Conform standardelor de angajare echitabile pentru Săptămâna de lucru recent aprobate, angajatorii trebuie

• să ofere noilor angajați o estimare scrisă de bună-credință a programului lor înainte de a începe
• dați angajaților un preaviz de 2 săptămâni cu privire la programul lor de lucru
• oferă mai întâi ore suplimentare angajaților existenți cu normă parțială înainte de angajarea externă
• permiteți angajaților 11 ore între turele de clone.

Angajatorii trebuie, de asemenea, să ofere următoarea remunerație previzibilă pentru modificările de program:

• 1 oră de plată pentru orice modificări efectuate cu un preaviz de mai puțin de 14 zile, dar mai mult de 24 de ore.
• 1 oră de plată dacă se schimbă un schimb (fără pierdere de ore) cu un preaviz de mai puțin de 24 de ore.
• până la 4 ore dacă un schimb este anulat cu mai puțin de 24 de ore înainte de ora de începere.

Dacă un angajat este de acord să lucreze la o clădire cu o pauză mai mică de 11 ore, angajatorul trebuie să îi plătească de 1,5 ori tariful normal pentru al doilea schimb.

Codul municipal din Berkeley include și Ordonanța la locul de muncă prietenoasă cu familia și cu mediul. Acest lucru se aplică angajatorilor cu 10 sau mai mulți angajați. Acoperă angajații care au lucrat pentru companie timp de cel puțin 3 luni la minimum 8 ore pe săptămână.

Le oferă angajaților dreptul de a solicita un program de lucru previzibil sau flexibil. Angajatorul trebuie să furnizeze un răspuns scris la cerere în termen de 21 de zile.

Emeryville

Titlu: Standarde echitabile de angajare în săptămâna de lucru

Data intrării în vigoare: 1 ianuarie 2018

Se aplică pentru: Angajatorii de retail cu cel puțin 56 de angajați din întreaga lume. Companii de fast-food cu cel puțin 56 de angajați la nivel global și cel puțin 20 de angajați în Emeryville

Angajatorii trebuie

• oferi noilor angajați o estimare scrisă de bună-credință a programului lor de lucru
• oferiți angajaților o estimare cu bună-credință a schimburilor preconizate cu cel puțin 14 zile înainte.

Pe lângă salariile pentru orele lucrate, angajatorii trebuie să plătească, de asemenea, următoarea plată de predictibilitate pentru modificările de program:

• Pentru modificările efectuate între 14 zile și 24 de ore din tură: 1 oră de plată
• Pentru modificările efectuate în termen de 24 de ore de la tură: fie 4 ore de plată, fie numărul de ore din tură, oricare dintre acestea este mai mic
• Pentru lucrătorii care acceptă să lucreze la o clădire în termen de 11 ore: de 1,5 ori tariful normal

De asemenea, angajații au dreptul să ceară program de lucru flexibil, inclusiv schimburi suplimentare și schimburi de ture.

San Francisco

Titlu: Formula Ordonante privind drepturile angajaților cu amănuntul

Data intrării în vigoare: 3 iulie 2015

Se aplică pentru: Angajatorii de vânzare cu amănuntul cu cel puțin 40 de locații în întreaga lume și 20 de angajați în San Francisco. Angajatorii cu amănuntul includ furnizori de alimente și băuturi, bănci și instituții financiare.

Angajatorii trebuie

• oferi personalului curent ore suplimentare înainte de a angaja personal extern
• oferiți noilor angajați o estimare cu bună-credință a schimburilor lunare preconizate în scris, inclusiv numărul de zile și ore
• să ofere angajaților o estimare cu bună-credință a programului lor de lucru cu cel puțin 14 zile înainte
• plătiți angajaților 1-4 ore de salariu previzibil dacă angajatorul modifică programul cu un preaviz de mai puțin de 7 zile.

San Jose

Titlu: Ordonanța privind oportunitatea de a lucra

Data intrării în vigoare: 13 martie 2017

Se aplică: Angajatorilor cu cel puțin 36 de angajați. Acești angajatori trebuie fie să aibă un sediu în San Jose, fie să fie supuși taxei pentru licența de afaceri din San Jose.

Angajatorii trebuie să ofere ore suplimentare angajaților actuali cu fracțiune de normă înainte de a recruta noi angajați. Există excepții de la acest lucru, inclusiv în cazul în care ar cauza greutăți angajatorului.

Illinois

Chicago

Titlu: Ordonanța săptămânii echitabile

Data intrării în vigoare: 1 iulie 2020

Se aplică pentru: angajatori din industria serviciilor de construcții, asistență medicală, hotel, producție, restaurante, comerț cu amănuntul sau industrii de servicii de depozitare. Angajatorii trebuie să aibă cel puțin 100 de angajați în întreaga lume (250 de angajați pentru organizații non-profit). Pentru a fi acoperite, restaurantele trebuie să aibă cel puțin 30 de locații la nivel global.

Acesta include următoarele cerințe:

• Angajatorii trebuie să ofere noilor angajați o estimare cu bună-credință a programului de lucru preconizat în scris pentru primele 3 luni de angajare.
• Angajatorii trebuie să ofere angajaților o estimare de bună-credință a schimburilor preconizate cu cel puțin 14 zile înainte.
• Angajații pot refuza schimbările de tură după această perioadă.
• Dacă un angajator schimbă un schimb cu un preaviz mai mic de 2 săptămâni, acesta trebuie să plătească angajatului 1 oră de salariu de predictibilitate.

New York

Orașul New York

Titlu: Legea Săptămânii Echitabile

Data intrării în vigoare: 30 mai 2017  

Se aplică: Angajatorilor de comerț cu amănuntul cu cel puțin 20 de angajați și angajaților ale căror atribuții principale de muncă implică vânzarea de bunuri de larg consum. Companii de fast-food cu cel puțin 30 de locații în întreaga lume.

Cerințele pentru angajatorii cu amănuntul includ următoarele:

• Angajatorii trebuie să informeze angajații cu cel puțin 72 de ore în avans cu privire la programul lor.
• Angajatorii nu pot programa ture de gardă.
• Angajatorii nu pot anula o tură sau nu pot cere unui angajat să lucreze cu un preaviz de mai puțin de 72 de ore.

Angajatorii de fast-food trebuie

• oferiți angajaților programe cu ture săptămânale previzibile și recurente
• dați angajaților un preaviz cu cel puțin 2 săptămâni cu privire la programul lor
• plătiți angajații 100 USD previzibilitate plătiți pentru a lucra în ture de clopening.

Dacă un angajator schimbă o tură după ce a notificat programul, se aplică diferite rate de plată a primei diferitelor tipuri de modificări. De exemplu, dacă angajatorul dă unui angajat un preaviz cu mai puțin de 24 de ore că trebuie să lucreze ore suplimentare, acesta trebuie să îi plătească 75 USD.

Pennsylvania

Philadelphia

Titlu: Standarde echitabile de angajare în săptămâna de lucru

Data intrării în vigoare: 1 aprilie 2020

Se aplică: angajatorilor din sectorul comerțului cu amănuntul, al ospitalității sau al serviciilor alimentare. Trebuie să aibă 250 sau mai mulți angajați și cel puțin 30 de locații la nivel global.

Angajatorii trebuie

• oferiți noilor angajați o estimare cu bună-credință a programului lor de lucru în scris
• informați angajații în scris despre programul lor de lucru cu cel puțin 2 săptămâni înainte
• plătiți angajații predictibilitate plata pentru orice modificare a programului cu un preaviz mai mic de 2 săptămâni, la rata de
  • 1 oră per schimbare, în cazul în care schimbarea nu duce la o pierdere de ore
  • 0,5 ore pentru orele scăzute sau anulate
• permite angajaților 9 ore între ture
• plătiți angajaților 40 USD pentru fiecare perioadă de odihnă de 9 ore pierdută.

Angajații au dreptul să

• solicitați programe flexibile de lucru, inclusiv neprogramarea la anumite ore sau pentru ture de gardă
• refuză orice ture suplimentare care nu sunt deja în programul lor de lucru.

Washington

Seattle

Titlu: Ordonanța privind programarea sigură

Data intrării în vigoare: 1 iulie 2017

Se aplică pentru: Angajatorii din sectorul comerțului cu amănuntul sau al serviciilor alimentare cu cel puțin 500 sau mai mulți angajați la nivel global. Restaurantele cu servicii complete trebuie să aibă, de asemenea, cel puțin 40 de locații în întreaga lume.

Acesta include următoarele cerințe:

• Angajatorii trebuie să ofere angajaților actuali ore suplimentare înainte de a se angaja extern.
• La angajare, angajatorii trebuie să ofere noilor angajați o estimare de bună-credință a orelor de lucru așteptate.
• Angajatorii trebuie să furnizeze o estimare de bună-credință a schimburilor preconizate cu cel puțin 2 săptămâni înainte.
• Angajații pot refuza orice modificare a programului după perioada de preaviz.
• Angajații au dreptul de a face solicitări în legătură cu orele flexibile.
• Angajații trebuie să aibă o pauză de 10 ore între ture.

Un angajator datorează sume diferite de plată de predictibilitate dacă schimbă un program după perioada de preaviz de 2 săptămâni. De exemplu, dacă un angajator modifică ora de începere sau de încheiere a schimbului (fără a pierde ore), trebuie să plătească salariatului 1 oră de plată.

Ce state sau orașe pot introduce legi de programare predictivă?

Următoarele au luat în considerare sau au în vedere legile de programare predictivă la nivel de stat:

• Connecticut
• Illinois
• Maine
• Michigan
• Minnesota
• New Jersey
• Carolina de Nord
• insula Rhode

Ce state sau orașe interzic legile privind programarea predictivă?

Unele state interzic guvernelor locale să introducă legi de programare predictivă. Acestea sunt:

• Arkansas
• Georgia
• Iowa
• Tennessee

Conformitate cu Legea privind programarea predictivă

Pasul 1: Înțelegeți legea

Primul pas către conformare este să vă înțelegeți obligațiile legale în calitate de angajator. Ar trebui să solicitați consiliere juridică în acest sens. Acest lucru este deosebit de important dacă aveți birouri în diferite locații, deoarece se pot aplica reguli și excepții diferite.

De asemenea, este important să urmăriți legile relevante, deoarece acestea se schimbă adesea. Alte locații pot introduce ulterior propriile legi de programare predictivă.

Pasul 2: Asigurați-vă că practicile dvs. de afaceri sunt conforme

Odată ce înțelegeți legea, puteți dezvolta politicile și practicile de afaceri necesare pentru a vă asigura că rămâneți conform. Dacă este necesar, acestea trebuie adaptate pentru a se potrivi angajaților din diferite locații. Pe măsură ce legile privind programarea predictivă se schimbă în mod regulat, este important să vă revizuiți procesele și politicile, astfel încât acestea să rămână la zi.

Luați în considerare crearea de formulare șablon pentru publicarea programelor și solicitarea modificărilor. Acestea pot fi adaptate pentru a se potrivi cu legile aplicabile privind programarea predictivă și forța de muncă.

Pasul 3: Oferă instruire

De asemenea, ar trebui să luați în considerare furnizarea de instruire privind legile de programare predictivă. Acest lucru este relevant pentru departamentele dvs. de resurse umane și salarizare și în special pentru manageri. În scopuri de conformitate, este esențial că managerii tăi să știe când pot schimba programul unui angajat, cum să o facă și orice consecințe ale acestuia.

Pasul 4: Utilizați o aplicație de programare

Cel mai simplu mod de a crea și partaja programele angajaților este prin intermediul unei aplicații de programare. Acest lucru vă asigură că angajații dvs. au acces la programul lor de lucru imediat ce sunt publicate.

Cunoaște-ți legile de programare predictivă

În calitate de angajator, există o serie de legi privind munca pe care trebuie să le înțelegeți și să le respectați. Cerințele legii programării predictive sunt o parte din aceasta.

Verificați dacă aveți angajați într-un stat sau un oraș cu legi de programare predictivă. Apoi, cunoaște-le – legile sunt complexe, iar cele de mai sus reprezintă doar o prezentare generală a unora dintre obligațiile tale. Puteți apoi să vă adaptați politicile și practicile de afaceri pentru a asigura conformitatea și pentru a evita orice penalități.

Acest articol are doar scop informativ și nu este conceput ca sfaturi juridice. Este important să solicitați consiliere juridică relevantă pentru situația afacerii dvs.

întrebări frecvente

Ce se întâmplă dacă angajații solicită să lucreze în schimburi suplimentare?

Legile de programare predictivă îi împiedică pe angajatori să forțeze angajații să lucreze în ture neașteptate. Cu toate acestea, unele le permit angajaților să solicite sau să accepte voluntar ture suplimentare.

Rețineți că multe legi aplică cerințe de previzibilitate a plății, indiferent de cine inițiază schimbarea. Aceasta înseamnă că trebuie să oferiți o plată de predictibilitate pentru orice modificare făcută după perioada de preaviz relevantă, chiar dacă angajatul o solicită.

Există excepții de la legile de programare predictivă?

Există unele excepții de la plata predictibilității în conformitate cu anumite legi privind programarea predictivă. De exemplu, dacă angajații schimbă voluntar schimburile sau acceptă să intre pe o listă de așteptare pentru a fi chemați după cum este necesar, este posibil ca plata previzibilă să nu se aplice.

Verificați legile de programare predictivă care se aplică dvs. și angajaților dvs. pentru a confirma dacă aveți la dispoziție excepții.

Ce se întâmplă dacă nu respectați legile de programare predictivă?

Dacă nu respectați legea aplicabilă care cere angajatorilor să furnizeze o programare predictivă, vă puteți confrunta cu proceduri administrative sau civile. Acest lucru duce de obicei la amenzi.

De multe ori, angajații pot da în judecată angajatorii pentru încălcarea drepturilor lor în temeiul legii relevante. Pe lângă orice penalități, angajatorii pot fi obligați să plătească angajatului orice salariu suplimentar datorat, precum și onorariile avocatului și cheltuielile de judecată.