Lois sur les horaires prédictifs en 2023 : ce que les employeurs doivent savoir

En tant qu'employeur, les lois sur la planification prédictive peuvent affecter la façon dont vous gérez les horaires de travail de vos employés.

Il n'y a pas de loi uniforme sur la planification prédictive au niveau fédéral. Au lieu de cela, la planification prédictive est obligatoire dans certains États et villes. Certains États ont expressément légiféré contre l'introduction de ces types de lois. D'autres sont muets sur la question.

Ce manque d'uniformité peut causer des maux de tête aux employeurs, en particulier ceux qui ont des employés dans de nombreux États. Pour vous aider à comprendre vos obligations, examinons les lois sur la planification prédictive par État.

Que sont les lois d'ordonnancement prédictif ?

Les lois sur les horaires prédictifs visent à fournir aux employés un degré de certitude quant à leurs horaires de travail. Pour ce faire, ils donnent généralement aux employés le droit de demander une flexibilité dans leurs horaires et de refuser les demandes de changement de quart. Ils imposent également une série d'obligations aux employeurs.

Celles-ci incluent l'obligation pour les employeurs de donner aux employés un préavis de leurs prévisions d'horaires. Ils peuvent également limiter la capacité d'un employeur à modifier les horaires. En vertu de bon nombre de ces lois, les employeurs doivent également verser aux employés une pénalité pour les quarts de travail à la suite de changements tardifs menés par l'employeur. Par exemple, dans l'Oregon, les employeurs doivent payer à un travailleur une heure supplémentaire de salaire s'ils reprogramment un quart de travail.

Les lois sur les horaires prédictifs ont d'abord été introduites pour remédier à la dépendance des employeurs à l'égard des horaires de garde. Cette pratique a particulièrement touché les salariés au salaire minimum dans l'industrie hôtelière. Les lois visent à offrir aux travailleurs postés un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Il y a d'autres avantages évidents pour les travailleurs. Les lois sur les horaires prédictifs offrent un niveau de cohérence qui aide les travailleurs à gérer la garde des enfants et leurs autres engagements professionnels et personnels. En retour, cela contribue à leur satisfaction au travail et à leur engagement.

Cela peut également entraîner des avantages pour les employeurs, tels qu'une productivité accrue et une rotation réduite des employés. Cependant, cela impose également des exigences supplémentaires à ceux qui créent et gèrent les horaires de travail.

Comprendre les lois de planification prédictive

Avant d'examiner les lois de planification prédictive individuelles, il est utile de comprendre certains termes courants.

Une estimation de bonne foi est une prévision raisonnable des heures prévues d'un employé. Dans le contexte des lois d'ordonnancement prédictif, une estimation de bonne foi doit généralement être fournie par écrit. Bien qu'il ne soit pas juridiquement contraignant, il doit s'agir d'une estimation honnête.

La rémunération de prévisibilité fait référence à une rémunération supplémentaire destinée à compenser les employés pour les modifications tardives de leurs horaires.

Les quarts de "fermeture" se produisent lorsqu'un employé travaille le quart de fermeture un jour suivi d'un quart d'ouverture le lendemain. La réglementation des quarts de travail de fermeture s'applique souvent aux employeurs du commerce de détail et de l'hôtellerie.

Chaque loi d'ordonnancement prédictif est complexe et aborde généralement une gamme de sujets connexes. Ceux-ci incluent quand et comment un calendrier doit être publié et l'impact des conventions collectives. Ils peuvent également répondre aux exigences de tenue de registres et aux heures de paie supplémentaires.

Quels États ont des lois sur les horaires prédictifs ?

• Oregon
• New Hampshire (modalités de travail flexibles)
• Vermont (modalités de travail flexibles)

Oregon

Titre : Loi sur la semaine de travail équitable

Date d'entrée en vigueur : 1er juillet 2018

S'applique aux : Employeurs de l'hôtellerie, de la restauration et de la vente au détail comptant 500 employés ou plus dans le monde. Employés directement impliqués dans l'hôtellerie, la restauration ou les activités de vente au détail.

L'Oregon est le seul endroit doté de lois sur la planification prédictive à l'échelle de l'État.

Ils s'appliquent aux employeurs de l'hôtellerie, de la restauration et de la vente au détail comptant 500 employés ou plus dans le monde. Les employés couverts sont ceux directement impliqués dans les activités hospitalières, de restauration ou de vente au détail.

Les exigences incluent les éléments suivants :

• Les employeurs doivent fournir aux nouveaux employés une estimation de bonne foi de leur horaire.
• Les employeurs doivent donner aux employés un préavis de 14 jours de leurs horaires.
• Les horaires doivent être affichés dans un endroit où tous les employés peuvent les voir et doivent inclure à la fois les quarts de travail fixes et sur appel.
• Les employeurs doivent accorder aux employés au moins 10 heures entre les quarts de travail.
• Si un employeur demande à un employé de changer de quart de travail après la publication d'un horaire, l'employé peut le refuser.
• Les employés ont le droit de fournir des horaires de disponibilité, bien que l'employeur n'ait aucune obligation de les suivre.

Les situations où les employeurs doivent une indemnité de prévisibilité sont les suivantes :

• Si un salarié accepte de travailler un quart de travail avec moins de 10 heures de pause, l'employeur doit le rémunérer à 1,5 fois son taux habituel.
• Un employeur doit payer à un employé une heure supplémentaire à son taux régulier s'il
  • prolonger le quart de travail d'au moins 30 minutes
  • reprogrammer le quart de travail
  • ajouter des quarts de travail à l'horaire.
• Un employeur doit payer un employé à un taux de 0,5 fois son taux habituel pour chaque heure s'il
  • réduire ou annuler un quart de travail
  • n'utilisez pas d'employé sur appel.

New Hampshire

Titre : NH Rev Stat § 275:37-b (2016) – Modalités de travail flexibles

Date d'entrée en vigueur : 1er septembre 2016

S'applique à : tous les employeurs

Le New Hampshire n'a pas de lois spécifiques sur la planification prédictive. Cependant, les employés peuvent demander des aménagements de travail flexibles. Bien que les employeurs puissent refuser ces demandes, ils ne peuvent exercer de représailles contre un employé à cause d'elles.

Vermont

Titre : 21 VSA § 309. Modalités de travail flexibles

Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 2014

S'applique à : tous les employeurs

Le Vermont n'a pas de lois spécifiques sur la planification prédictive. Cependant, un employé a le droit de demander un horaire de travail flexible. Cela inclut les modifications du nombre d'heures de travail, le moment où ils commencent ou terminent le travail et le travail à domicile.

Les employeurs doivent :

• examiner et discuter de ces demandes de bonne foi au moins deux fois par an
• répondre par écrit à toute demande écrite
• ne pas exercer de représailles contre un employé pour avoir fait une demande.

Quelles villes ont des lois sur les horaires prédictifs ?

• Berkeley, Californie
• Emeryville, Californie
• San Francisco, Californie
• San José, Californie
• Chicago, Illinois
• New York, New York
• Philadelphie, Pennsylvanie
• Seattle, Washington

Californie

Berkeley

Titre : Normes d'emploi équitables pour la semaine de travail

Date d'entrée en vigueur : janvier 2023

S'applique aux : Employeurs des secteurs des services de construction, de la santé, de l'hôtellerie, de la fabrication, de la vente au détail ou des services d'entreposage qui emploient au moins 56 employés dans le monde. Restaurants qui emploient au moins 10 employés à Berkeley et au moins 100 dans le monde. Employés qui gagnent moins du double du salaire minimum.

En vertu des normes d'emploi équitables pour la semaine de travail récemment approuvées, les employeurs doivent

• fournir aux nouveaux employés une estimation écrite de bonne foi de leur emploi du temps avant de commencer
• donner aux employés un préavis de 2 semaines de leurs horaires de travail
• offrir d'abord des heures supplémentaires aux employés à temps partiel existants avant d'embaucher à l'externe
• accorder aux employés 11 heures entre les quarts de fermeture.

Les employeurs doivent également fournir la rémunération de prévisibilité suivante pour les changements d'horaire :

• 1 heure de salaire pour tout changement effectué avec un préavis de moins de 14 jours mais de plus de 24 heures.
• 1 heure de salaire en cas de changement de quart (sans perte d'heures) avec un préavis de moins de 24 heures.
• jusqu'à 4 heures si un quart de travail est annulé moins de 24 heures avant son heure de début.

Si un employé accepte de travailler une fermeture avec moins de 11 heures de pause, l'employeur doit lui payer 1,5 fois son taux régulier pour le deuxième quart de travail.

Le code municipal de Berkeley comprend également l'ordonnance sur les lieux de travail favorables à la famille et à l'environnement. Cela s'applique aux employeurs de 10 salariés ou plus. Elle couvre les salariés qui ont travaillé pour l'entreprise pendant au moins 3 mois à raison de 8 heures minimum par semaine.

Il donne aux employés le droit de demander un horaire de travail prévisible ou flexible. L'employeur doit fournir une réponse écrite à la demande dans les 21 jours.

Émeryville

Titre : Normes d'emploi équitables pour la semaine de travail

Date d'entrée en vigueur : 1er janvier 2018

S'applique aux : employeurs du commerce de détail comptant au moins 56 employés dans le monde. Entreprises de restauration rapide comptant au moins 56 employés dans le monde et au moins 20 employés à Emeryville

Les employeurs doivent

• fournir aux nouveaux employés une estimation écrite de bonne foi de leur horaire de travail
• donner aux employés une estimation de bonne foi des quarts de travail prévus au moins 14 jours à l'avance.

En plus du salaire pour les heures travaillées, les employeurs doivent également payer la rémunération de prévisibilité suivante pour les changements d'horaire :

• Pour les changements effectués entre 14 jours et 24 heures du quart de travail : 1 heure de salaire
• Pour les changements effectués dans les 24 heures précédant le quart de travail : soit 4 heures de salaire ou le nombre d'heures du quart de travail, selon la valeur la moins élevée
• Pour les travailleurs acceptant de travailler une fermeture dans les 11 heures : 1,5 fois le tarif normal

Les employés ont également le droit de demander des horaires de travail flexibles, y compris des quarts supplémentaires et des échanges de quarts.

San Fransisco

Titre : Ordonnances sur les droits des employés dans le commerce de détail

Date d'entrée en vigueur : 3 juillet 2015

S'applique aux : employeurs du commerce de détail ayant au moins 40 sites dans le monde et 20 employés à San Francisco. Les employeurs du commerce de détail comprennent les fournisseurs d'aliments et de boissons, les banques et les institutions financières.

Les employeurs doivent

• offrir au personnel actuel des heures supplémentaires avant d'embaucher du personnel extérieur
• donner aux nouveaux employés une estimation de bonne foi des quarts de travail mensuels prévus par écrit, y compris le nombre de jours et d'heures
• fournir aux employés une estimation de bonne foi de leur horaire de travail au moins 14 jours à l'avance
• payer aux employés 1 à 4 heures de salaire prévisible si l'employeur modifie l'horaire avec un préavis de moins de 7 jours.

San José

Titre : Ordonnance sur les possibilités de travail

Date d'entrée en vigueur : 13 mars 2017

S'applique aux : Employeurs comptant au moins 36 employés. Ces employeurs doivent soit avoir des locaux à San Jose, soit être assujettis à la taxe sur les licences commerciales de San Jose.

Les employeurs doivent offrir des heures supplémentaires aux employés actuels à temps partiel avant de recruter de nouveaux employés. Il y a des exceptions à cela, y compris lorsque cela causerait des difficultés à l'employeur.

Illinois

Chicago

Titre : Ordonnance sur la semaine de travail équitable

Date d'entrée en vigueur : 1er juillet 2020

S'applique aux : Employeurs des secteurs des services de construction, de la santé, de l'hôtellerie, de la fabrication, de la restauration, de la vente au détail ou des services d'entreposage. Les employeurs doivent avoir au moins 100 employés dans le monde (250 employés pour les organisations à but non lucratif). Pour être couverts, les restaurants doivent avoir au moins 30 emplacements dans le monde.

Il comprend les exigences suivantes :

• Les employeurs doivent donner aux nouveaux employés une estimation de bonne foi de leur horaire de travail prévu par écrit pour les 3 premiers mois d'emploi.
• Les employeurs doivent donner aux employés une estimation de bonne foi des quarts de travail prévus au moins 14 jours à l'avance.
• Les employés peuvent refuser les changements de quart passé ce délai.
• Si un employeur modifie un quart de travail avec un préavis de moins de 2 semaines, il doit payer à l'employé 1 heure de salaire prévisible.

New York

La ville de New York

Titre : Loi sur la semaine de travail équitable

Date d'entrée en vigueur : 30 mai 2017  

S'applique aux : employeurs du commerce de détail comptant au moins 20 employés et employés dont les tâches principales impliquent la vente de biens de consommation. Entreprises de restauration rapide avec au moins 30 sites dans le monde.

Les exigences pour les employeurs du commerce de détail comprennent les éléments suivants :

• Les employeurs doivent donner aux employés un préavis d'au moins 72 heures de leur horaire.
• Les employeurs ne peuvent pas programmer des quarts de travail sur appel.
• Les employeurs ne peuvent pas annuler un quart de travail ou exiger qu'un employé travaille moins de 72 heures à l'avance.

Les employeurs de la restauration rapide doivent

• fournir aux employés des horaires avec des quarts de travail hebdomadaires prévisibles et récurrents
• donner aux employés un préavis d'au moins 2 semaines de leur horaire
• payer aux employés 100 $ prévisibilité payer pour travailler les quarts de travail.

Si un employeur modifie un quart de travail après avoir donné un préavis de l'horaire, divers taux de prime s'appliquent aux différents types de changements. Par exemple, si l'employeur donne à un employé moins de 24 heures à l'avance qu'il doit faire des heures supplémentaires, il doit lui verser 75 $.

Pennsylvanie

crême Philadelphia

Titre : Normes d'emploi équitables pour la semaine de travail

Date d'entrée en vigueur : 1er avril 2020

S'applique aux : Employeurs des secteurs de la vente au détail, de l'hôtellerie ou de la restauration. Doit avoir 250 employés ou plus et au moins 30 sites dans le monde.

Les employeurs doivent

• donner aux nouveaux employés une estimation de bonne foi de leur horaire de travail par écrit
• donner aux employés un avis écrit de leur horaire de travail au moins 2 semaines à l'avance
• verser aux employés une indemnité de prévisibilité pour tout changement d'horaire avec un préavis de moins de 2 semaines, au taux de
  • 1 heure par changement, lorsque le changement n'entraîne pas de perte d'heures
  • 0,5 heure pour toute heure soustraite ou annulée
• accorder aux employés 9 heures entre les quarts de travail
• verser aux employés 40 $ pour chaque période de repos de 9 heures manquée.

Les employés ont le droit de

• demander des horaires de travail flexibles, y compris ne pas être programmés à certains moments ou pour des quarts de travail sur appel
• refuser tout quart de travail supplémentaire qui ne figure pas déjà dans son horaire de travail.

Washington

Seattle

Titre : Ordonnance sur la planification sécurisée

Date d'entrée en vigueur : 1er juillet 2017

S'applique aux : Employeurs des secteurs de la vente au détail ou de la restauration comptant au moins 500 employés ou plus dans le monde. Les restaurants à service complet doivent également avoir au moins 40 emplacements dans le monde.

Il comprend les exigences suivantes :

• Les employeurs doivent offrir aux employés actuels des heures supplémentaires avant d'embaucher à l'externe.
• Lors de l'embauche, les employeurs doivent donner aux nouveaux employés une estimation de bonne foi des heures de travail prévues.
• Les employeurs doivent fournir une estimation de bonne foi des quarts de travail prévus au moins 2 semaines à l'avance.
• Les employés peuvent refuser toute modification de l'horaire après la période de préavis.
• Les employés ont le droit de faire des demandes concernant les horaires flexibles.
• Les employés doivent avoir une pause de 10 heures entre les quarts de travail.

Un employeur doit des montants variables d'indemnité de prévisibilité s'il modifie un horaire après la période de préavis de 2 semaines. Par exemple, si un employeur modifie l'heure de début ou de fin du quart de travail (sans perdre d'heures), il doit verser à l'employé 1 heure de salaire.

Quels États ou villes peuvent introduire des lois sur les horaires prédictifs ?

Les éléments suivants ont envisagé ou envisagent des lois de planification prédictive au niveau de l'État :

• Connecticut
• Illinois
• Maine
• Michigan
• Minnesota
• New Jersey
• Caroline du Nord
• Rhode Island

Quels États ou villes interdisent les lois sur les horaires prédictifs ?

Certains États interdisent aux gouvernements locaux d'introduire des lois sur la planification prédictive. Ceux-ci sont:

• Arkansas
• Géorgie
• Iowa
• Tennessee

Conformité à la loi sur l'ordonnancement prédictif

Étape 1 : Comprendre la loi

La première étape vers la conformité consiste à comprendre vos obligations légales en tant qu'employeur. Vous devriez demander un avis juridique à ce sujet. Ceci est particulièrement important si vous avez des bureaux à différents endroits, car différentes règles et exceptions peuvent s'appliquer.

Il est également important de suivre les lois pertinentes car elles changent souvent. D'autres emplacements peuvent introduire ultérieurement leurs propres lois d'ordonnancement prédictif.

Étape 2 : Assurez-vous que vos pratiques commerciales sont conformes

Une fois que vous comprenez la loi, vous pouvez développer les politiques et pratiques commerciales nécessaires pour vous assurer de rester en conformité. Si nécessaire, ceux-ci doivent être adaptés pour convenir aux employés dans différents endroits. Comme les lois sur la planification prédictive changent régulièrement, il est important de revoir vos processus et politiques afin qu'ils restent à jour.

Envisagez de créer des modèles de formulaires pour publier les horaires et demander des modifications. Ceux-ci peuvent être adaptés aux lois applicables en matière de planification prédictive et à votre main-d'œuvre.

Étape 3 : Offrir une formation

Vous devriez également envisager de dispenser une formation sur les lois de planification prédictive. Cela concerne vos départements RH et paie et en particulier les managers. À des fins de conformité, il est essentiel que vos responsables sachent quand ils peuvent modifier l'horaire d'un employé, comment le faire et quelles en sont les conséquences.

Étape 4 : Utiliser une application de planification

Le moyen le plus simple de créer et de partager les horaires des employés consiste à utiliser une application de planification. Cela garantit que vos employés ont accès à leurs horaires de travail dès qu'ils sont publiés.

Connaissez vos lois de planification prédictive

En tant qu'employeur, il existe une série de lois sur l'emploi que vous devez comprendre et respecter. Les exigences de la loi sur l'ordonnancement prédictif en font partie.

Vérifiez si vous avez des employés dans un état ou une ville avec des lois sur la planification prédictive. Ensuite, apprenez à les connaître – les lois sont complexes et ce qui précède n'est qu'un aperçu de certaines de vos obligations. Vous pouvez ensuite adapter vos politiques et pratiques commerciales pour assurer la conformité et éviter toute pénalité.

Cet article est à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Il est important que vous demandiez des conseils juridiques adaptés à la situation de votre entreprise.

Questions fréquemment posées

Que se passe-t-il si les employés demandent à travailler des quarts de travail supplémentaires ?

Les lois sur les horaires prédictifs empêchent les employeurs d'obliger les employés à effectuer des quarts de travail inattendus. Cependant, certains permettent aux employés de demander ou d'accepter volontairement des quarts de travail supplémentaires.

Notez que de nombreuses lois appliquent des exigences de prévisibilité en matière de rémunération, quelle que soit la personne qui initie le changement. Cela signifie que vous devez fournir une indemnité de prévisibilité pour tout changement effectué après la période de préavis pertinente, même si l'employé le demande.

Existe-t-il des exceptions aux lois sur la planification prédictive ?

Il existe quelques exceptions à la prévisibilité de la rémunération en vertu de certaines lois sur la planification prédictive. Par exemple, si les employés échangent volontairement des quarts de travail ou acceptent de s'inscrire sur une liste de disponibilité pour être appelés au besoin, la prévisibilité de la rémunération peut ne pas s'appliquer.

Vérifiez les lois sur la planification prédictive qui s'appliquent à vous et à vos employés pour confirmer si des exceptions sont disponibles pour vous.

Que se passe-t-il si vous ne respectez pas les lois sur la planification prédictive ?

Si vous ne respectez pas la loi applicable obligeant les employeurs à fournir des horaires prédictifs, vous pouvez faire l'objet de poursuites administratives ou civiles. Cela se traduit généralement par des amendes.

Les employés peuvent souvent également poursuivre les employeurs pour violation de leurs droits en vertu de la loi applicable. En plus des pénalités, les employeurs peuvent être condamnés à payer à l'employé tout supplément de salaire qui lui est dû, ainsi que ses honoraires d'avocat et ses frais de justice.