Leis de agendamento preditivo em 2023: o que os empregadores precisam saber

Como empregador, as leis preditivas de agendamento podem afetar a forma como você gerencia os horários de trabalho de seus funcionários.

Não existe uma lei de agendamento preditivo uniforme no nível federal. Em vez disso, o agendamento preditivo é obrigatório em alguns estados e cidades. Alguns estados legislaram expressamente contra a introdução desses tipos de leis. Outros se calam sobre o assunto.

Essa falta de uniformidade pode causar dor de cabeça para os empregadores, principalmente aqueles com funcionários em muitos estados. Para ajudá-lo a entender suas obrigações, vamos dar uma olhada nas leis de agendamento preditivo por estado.

O que são leis de agendamento preditivo?

As leis de agendamento preditivo visam fornecer aos funcionários um grau de certeza em relação aos seus horários de trabalho. Eles normalmente fazem isso dando aos funcionários o direito de pedir flexibilidade com seus horários e recusar solicitações de mudança de turno. Eles também impõem uma série de obrigações aos empregadores.

Isso inclui exigir que os empregadores avisem os funcionários com antecedência sobre suas estimativas de cronograma. Eles também podem restringir a capacidade do empregador de alterar os horários. De acordo com muitas dessas leis, os empregadores também devem pagar aos funcionários uma multa por turnos de trabalho como resultado de mudanças tardias lideradas pelo empregador. Por exemplo, em Oregon, os empregadores devem pagar a um trabalhador uma hora extra de salário se ele reagendar um turno.

Leis de agendamento preditivo foram introduzidas pela primeira vez para lidar com a dependência dos empregadores de agendamento de plantão. Essa prática afetou especialmente os assalariados do setor hoteleiro. As leis visam proporcionar aos trabalhadores por turnos um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Há outros benefícios óbvios para os trabalhadores. As leis de agendamento preditivo fornecem um nível de consistência que ajuda os trabalhadores a gerenciar os cuidados infantis e seus outros compromissos profissionais e pessoais. Por sua vez, isso contribui para a satisfação e engajamento no trabalho.

Isso também pode levar a benefícios para os empregadores, como aumento da produtividade e redução da rotatividade de funcionários. No entanto, também impõe requisitos extras para quem cria e gerencia horários de trabalho.

Compreendendo as leis de agendamento preditivo

Antes de examinarmos as leis individuais de agendamento preditivo, é útil entender alguns termos comuns.

Uma estimativa de boa fé é uma previsão razoável das horas esperadas de um funcionário. No contexto das leis de agendamento preditivo, uma estimativa de boa fé geralmente precisa ser fornecida por escrito. Embora não seja juridicamente vinculativo, deve ser uma estimativa honesta.

O pagamento por previsibilidade refere-se ao pagamento extra para compensar os funcionários por mudanças tardias em seus horários.

Os turnos de “fechamento” são quando um funcionário trabalha no turno de fechamento um dia, seguido por um turno de abertura no dia seguinte. A regulamentação dos turnos de abertura geralmente se aplica a empregadores de varejo e hospitalidade.

Cada lei de agendamento preditivo é complexa e geralmente aborda uma variedade de tópicos relacionados. Isso inclui quando e como um cronograma precisa ser publicado e o impacto dos acordos coletivos de trabalho. Eles também podem atender aos requisitos de manutenção de registros e horas adicionais de pagamento.

Quais estados têm leis de agendamento preditivo?

• Oregon
• New Hampshire (arranjos de trabalho flexíveis)
• Vermont (arranjos de trabalho flexíveis)

Oregon

Título: Lei da Semana de Trabalho Justa

Data efetiva: 1º de julho de 2018

Aplica-se a: Hospitalidade, serviços de alimentação e empregadores de varejo com 500 funcionários ou mais em todo o mundo. Funcionários diretamente envolvidos em atividades de hospitalidade, serviços de alimentação ou varejo.

Oregon é o único local com leis de agendamento preditivo em todo o estado.

Eles se aplicam a empregadores de hospitalidade, serviços de alimentação e varejo com 500 funcionários ou mais em todo o mundo. Funcionários cobertos são aqueles diretamente envolvidos em hospitais, serviços de alimentação ou atividades de varejo.

Os requisitos incluem o seguinte:

• Os empregadores devem fornecer aos novos funcionários uma estimativa de boa fé de sua programação.
• Os empregadores devem notificar os funcionários com 14 dias de antecedência sobre seus horários.
• Os horários devem ser afixados em um local onde todos os funcionários possam vê-los e devem incluir turnos fixos e de plantão.
• Os empregadores devem dar aos funcionários pelo menos 10 horas entre os turnos de abertura.
• Se um empregador solicitar a um funcionário que altere um turno após a publicação de um horário, o funcionário poderá recusá-lo.
• Os funcionários têm o direito de fornecer disponibilidade de horário, embora o empregador não tenha nenhuma obrigação de cumpri-lo.

As situações em que os empregadores devem pagar previsibilidade são as seguintes:

• Se um funcionário concordar em trabalhar em um turno de abertura com menos de 10 horas de intervalo, o empregador deverá pagar a ele 1,5 vezes o valor normal.
• Um empregador deve pagar a um funcionário uma hora extra em sua taxa normal se ele
  • estender o turno em pelo menos 30 minutos
  • reagendar o turno
  • adicionar turnos ao cronograma.
• Um empregador deve pagar a um empregado uma taxa de 0,5 vezes sua taxa normal para cada hora se eles
  • reduzir ou cancelar um turno
  • não use um funcionário de plantão.

Nova Hampshire

Título: NH Rev Stat § 275:37-b (2016) - Acordo de trabalho flexível

Data efetiva: 1º de setembro de 2016

Aplica-se a: Todos os empregadores

New Hampshire não possui leis específicas de agendamento preditivo. No entanto, os funcionários podem solicitar acordos de trabalho flexíveis. Embora os empregadores possam negar esses pedidos, eles não podem retaliar um funcionário por causa deles.

Vermont

Título : 21 VSA § 309. Acordos de trabalho flexíveis

Data efetiva: 1º de janeiro de 2014

Aplica-se a: Todos os empregadores

Vermont não possui leis específicas de agendamento preditivo. No entanto, um empregado tem o direito de solicitar um horário de trabalho flexível. Isso inclui mudanças no número de horas de trabalho, quando eles começam ou terminam o trabalho e trabalham em casa.

Os empregadores devem:

• considere e discuta essas solicitações de boa fé pelo menos duas vezes por ano
• responder a quaisquer solicitações por escrito por escrito
• não retaliar contra um funcionário por fazer uma solicitação.

Quais cidades possuem leis de agendamento preditivo?

• Berkeley, Califórnia
• Emeryville, Califórnia
• São Francisco, Califórnia
• San José, Califórnia
• Chicago, Illinois
• Cidade de Nova York, Nova York
• Filadélfia, Pensilvânia
• Seattle, Washington

Califórnia

Berkeley

Título: Padrões de emprego da semana de trabalho justa

Data efetiva: janeiro de 2023

Aplica-se a: Empregadores nos setores de serviços de construção, saúde, hotelaria, manufatura, varejo ou serviços de depósito que empregam pelo menos 56 funcionários em todo o mundo. Restaurantes que empregam pelo menos 10 funcionários em Berkeley e pelo menos 100 em todo o mundo. Empregados que ganham menos que o dobro do salário mínimo.

De acordo com os Padrões de Emprego Fair Workweek recentemente aprovados, os empregadores devem

• forneça aos novos funcionários uma estimativa por escrito de boa fé de sua programação antes de começar
• dê aos funcionários 2 semanas de antecedência sobre seus horários de trabalho
• primeiro ofereça horas adicionais aos funcionários de meio período existentes antes de contratar externamente
• permita aos funcionários 11 horas entre os turnos de abertura.

Os empregadores também devem fornecer o seguinte pagamento de previsibilidade para mudanças de horário:

• 1 hora de pagamento para quaisquer alterações feitas com menos de 14 dias, mas mais de 24 horas de antecedência.
• 1 hora de remuneração em caso de mudança de turno (sem perda de horas) com menos de 24 horas de antecedência.
• até 4 horas se um turno for cancelado menos de 24 horas antes de seu horário de início.

Se um funcionário concordar em trabalhar em horário de trabalho com menos de 11 horas de intervalo, o empregador deverá pagar a ele 1,5 vez a taxa normal pelo segundo turno.

O Código Municipal de Berkeley também inclui a Portaria do Local de Trabalho Amigo da Família e do Meio Ambiente. Isso se aplica a empregadores com 10 ou mais funcionários. Abrange empregados que tenham trabalhado para a empresa por pelo menos 3 meses em um mínimo de 8 horas por semana.

Dá aos funcionários o direito de solicitar um horário de trabalho previsível ou flexível. O empregador deve fornecer uma resposta por escrito ao pedido no prazo de 21 dias.

Emeryville

Título: Padrões de emprego da semana de trabalho justa

Data efetiva: 1º de janeiro de 2018

Aplica-se a: Empregadores de varejo com pelo menos 56 funcionários em todo o mundo. Empresas de fast food com pelo menos 56 funcionários globalmente e pelo menos 20 funcionários em Emeryville

Os empregadores devem

• fornecer aos novos funcionários uma estimativa por escrito de boa fé de seu horário de trabalho
• forneça aos funcionários uma estimativa de boa fé dos turnos esperados com pelo menos 14 dias de antecedência.

Além dos salários por horas trabalhadas, os empregadores também devem pagar o seguinte pagamento de previsibilidade para mudanças de horário:

• Para alterações feitas entre 14 dias e 24 horas do turno: 1 hora de pagamento
• Para alterações feitas dentro de 24 horas antes do turno: 4 horas de pagamento ou o número de horas do turno, o que for menor
• Para trabalhadores que concordam em trabalhar uma clopenagem dentro de 11 horas: 1,5 vezes a taxa normal

Os funcionários também têm o direito de solicitar horários de trabalho flexíveis, incluindo turnos extras e trocas de turno.

São Francisco

Título: Ordenações de direitos dos funcionários de varejo de fórmula

Data efetiva: 3 de julho de 2015

Aplica-se a: Empregadores de varejo com pelo menos 40 locais em todo o mundo e 20 funcionários em San Francisco. Empregadores de varejo incluem fornecedores de alimentos e bebidas, bancos e instituições financeiras.

Os empregadores devem

• oferecer ao pessoal atual horas extras antes de contratar pessoal externo
• dar aos novos funcionários uma estimativa de boa fé dos turnos mensais esperados por escrito, incluindo o número de dias e horas
• fornecer aos funcionários uma estimativa de boa fé de seu horário de trabalho com pelo menos 14 dias de antecedência
• pagar aos funcionários 1-4 horas de previsibilidade pagar se o empregador alterar o horário com menos de 7 dias de antecedência.

São José

Título: Portaria de Oportunidade de Trabalho

Data efetiva: 13 de março de 2017

Aplica-se a: Empregadores com pelo menos 36 funcionários. Esses empregadores devem ter instalações em San Jose ou estar sujeitos ao Imposto de Licença Comercial de San Jose.

Os empregadores devem oferecer horas extras aos atuais funcionários de meio período antes de recrutar novos funcionários. Há exceções a isso, inclusive onde isso causaria dificuldades ao empregador.

Illinois

Chicago

Título: Portaria da Semana de Trabalho Justa

Data efetiva: 1º de julho de 2020

Aplica-se a: Empregadores nos setores de serviços de construção, saúde, hotelaria, manufatura, restaurante, varejo ou serviços de depósito. Os empregadores devem ter pelo menos 100 funcionários em todo o mundo (250 funcionários para organizações sem fins lucrativos). Para serem cobertos, os restaurantes devem ter pelo menos 30 locais em todo o mundo.

Inclui os seguintes requisitos:

• Os empregadores devem fornecer aos novos funcionários uma estimativa de boa fé de seu horário de trabalho esperado por escrito durante os primeiros 3 meses de emprego.
• Os empregadores devem fornecer aos funcionários uma estimativa de boa fé dos turnos esperados com pelo menos 14 dias de antecedência.
• Os funcionários podem recusar mudanças de turno após esse horário.
• Se um empregador mudar de turno com menos de 2 semanas de antecedência, ele deve pagar ao funcionário 1 hora de previsibilidade.

Nova york

Cidade de Nova York

Título: Lei da Semana de Trabalho Justa

Data efetiva: 30 de maio de 2017  

Aplica-se a: Empregadores de varejo com pelo menos 20 funcionários e funcionários cujas principais funções de trabalho envolvam a venda de bens de consumo. Empresas de fast-food com pelo menos 30 locais em todo o mundo.

Os requisitos para empregadores de varejo incluem o seguinte:

• Os empregadores devem notificar os funcionários com pelo menos 72 horas de antecedência.
• Os empregadores não podem agendar turnos de plantão.
• Os empregadores não podem cancelar um turno ou exigir que um funcionário trabalhe com menos de 72 horas de antecedência.

Os empregadores de fast-food devem

• fornecer aos funcionários horários com turnos semanais previsíveis e recorrentes
• dar aos funcionários pelo menos 2 semanas de antecedência de sua programação
• pague aos funcionários $ 100 de previsibilidade, pague para trabalhar nos turnos de abertura.

Se um empregador mudar de turno após notificar o cronograma, várias taxas de pagamento de prêmio se aplicam a diferentes tipos de mudanças. Por exemplo, se o empregador avisar um funcionário com menos de 24 horas de antecedência de que ele terá que trabalhar horas extras, ele deverá pagar US$ 75.

Pensilvânia

Filadélfia

Título: Padrões de emprego da semana de trabalho justa

Data efetiva: 1º de abril de 2020

Aplica-se a: Empregadores nos setores de varejo, hospitalidade ou serviços de alimentação. Deve ter 250 ou mais funcionários e pelo menos 30 locais globalmente.

Os empregadores devem

• dar aos novos funcionários uma estimativa de boa fé de seu horário de trabalho por escrito
• notifique os funcionários por escrito sobre seu horário de trabalho com pelo menos 2 semanas de antecedência
• pagar a previsibilidade dos funcionários pagar por quaisquer alterações de horário com menos de 2 semanas de antecedência, à taxa de
  • 1 hora por troca, onde a troca não acarreta perda de horas
  • 0,5 horas para quaisquer horas subtraídas ou canceladas
• permitir aos funcionários 9 horas entre os turnos
• pagar aos funcionários $ 40 por cada período de descanso de 9 horas perdido.

Os funcionários têm o direito de

• solicitar horários de trabalho flexíveis, inclusive não ser agendado em determinados horários ou para turnos de plantão
• recusar quaisquer turnos extras que ainda não estejam em seu horário de trabalho.

Washington

Seattle

Título: Portaria de agendamento seguro

Data efetiva: 1º de julho de 2017

Aplica-se a: Empregadores nos setores de varejo ou food service com pelo menos 500 ou mais funcionários globalmente. Os restaurantes de serviço completo também devem ter pelo menos 40 locais em todo o mundo.

Inclui os seguintes requisitos:

• Os empregadores devem oferecer aos funcionários atuais horas extras antes de contratar externamente.
• Ao contratar, os empregadores devem fornecer aos novos funcionários uma estimativa de boa fé das horas de trabalho esperadas.
• Os empregadores devem fornecer uma estimativa de boa fé dos turnos esperados com pelo menos 2 semanas de antecedência.
• Os funcionários podem recusar quaisquer alterações na programação após o período de aviso prévio.
• Os funcionários têm o direito de fazer solicitações em relação a horários flexíveis.
• Os funcionários devem ter um intervalo de 10 horas entre os turnos.

Um empregador deve valores variáveis ​​de pagamento de previsibilidade se alterar um horário após o período de aviso prévio de 2 semanas. Por exemplo, se um empregador alterar o horário de início ou término do turno (sem perda de horas), ele deverá pagar ao funcionário 1 hora de salário.

Quais Estados ou Cidades Podem Introduzir Leis de Programação Preditiva?

Os seguintes consideraram ou estão considerando leis de agendamento preditivo no nível estadual:

• Connecticut
• Illinois
• Maine
• Michigan
• Minnesota
• Nova Jersey
• Carolina do Norte
• Rhode Island

Quais estados ou cidades proíbem leis de agendamento preditivo?

Alguns estados proíbem os governos locais de introduzir leis de programação preditiva. Esses são:

• Arkansas
• Geórgia
• Iowa
• Tennessee

Conformidade com a Lei de Agendamento Preditivo

Passo 1: Entenda a lei

O primeiro passo para a conformidade é entender suas obrigações legais como empregador. Você deve procurar aconselhamento jurídico sobre isso. Isso é especialmente importante se você tiver escritórios em vários locais, pois regras e exceções diferentes podem ser aplicadas.

Também é importante acompanhar as leis relevantes, pois elas mudam com frequência. Outros locais podem posteriormente introduzir suas próprias leis de programação preditiva.

Etapa 2: garantir que suas práticas de negócios estejam em conformidade

Depois de entender a lei, você pode desenvolver as políticas e práticas comerciais necessárias para garantir a conformidade. Se necessário, estes precisam ser adaptados para atender funcionários em diferentes locais. Como as leis de agendamento preditivo mudam regularmente, é importante revisar seus processos e políticas para que permaneçam atualizados.

Considere criar formulários modelo para publicar cronogramas e solicitar alterações. Eles podem ser adaptados para atender às leis de programação preditiva aplicáveis ​​e à sua força de trabalho.

Passo 3: Forneça treinamento

Você também deve considerar fornecer treinamento sobre leis de programação preditiva. Isso é relevante para seus departamentos de RH e folha de pagamento e, principalmente, para os gerentes. Para fins de conformidade, é essencial que seus gerentes saibam quando podem alterar o horário de um funcionário, como fazê-lo e quaisquer consequências disso.

Etapa 4: use um aplicativo de agendamento

A maneira mais fácil de criar e compartilhar agendas de funcionários é por meio de um aplicativo de agendamento. Isso garante que seus funcionários tenham acesso aos horários de trabalho assim que forem publicados.

Conheça suas leis de agendamento preditivo

Como empregador, há uma série de leis trabalhistas que você precisa entender e cumprir. Os requisitos da lei de agendamento preditivo são uma parte disso.

Verifique se você tem funcionários em um estado ou cidade com leis de agendamento preditivo. Então, conheça-as—as leis são complexas e o que foi dito acima é apenas uma visão geral de algumas de suas obrigações. Você pode adaptar suas políticas e práticas de negócios para garantir a conformidade e evitar penalidades.

Este artigo é apenas para fins informativos e não se destina a aconselhamento jurídico. É importante que você procure aconselhamento jurídico relevante para a situação do seu negócio.

perguntas frequentes

E se os funcionários solicitarem turnos extras?

As leis de agendamento preditivo impedem os empregadores de forçar os funcionários a trabalhar em turnos inesperados. No entanto, alguns permitem que os funcionários solicitem ou aceitem voluntariamente turnos extras.

Observe que muitas leis aplicam requisitos salariais de previsibilidade, independentemente de quem inicia a mudança. Isso significa que você deve fornecer previsibilidade de pagamento para qualquer alteração feita após o período de aviso relevante, mesmo que o funcionário solicite.

Existem exceções às leis de agendamento preditivo?

Existem algumas exceções ao pagamento de previsibilidade de acordo com certas leis de agendamento preditivo. Por exemplo, se os funcionários trocarem de turno voluntariamente ou concordarem em entrar em uma lista de espera para serem chamados conforme necessário, o pagamento por previsibilidade pode não se aplicar.

Verifique as leis de agendamento preditivo que se aplicam a você e seus funcionários para confirmar se alguma exceção está disponível para você.

O que acontece se você não cumprir as leis de agendamento preditivo?

Se você não seguir a lei aplicável que exige que os empregadores forneçam agendamento preditivo, você poderá enfrentar processos administrativos ou civis. Isso geralmente resulta em multas.

Muitas vezes, os funcionários também podem processar os empregadores por violar seus direitos sob a lei relevante. Além de quaisquer penalidades, os empregadores podem ser obrigados a pagar ao empregado quaisquer salários extras devidos, bem como seus honorários advocatícios e custas judiciais.