Hukum Penjadwalan Prediktif pada tahun 2023: Yang Perlu Diketahui Pengusaha

Sebagai pemberi kerja, undang-undang penjadwalan prediktif dapat memengaruhi cara Anda mengelola jadwal kerja karyawan.

Tidak ada hukum penjadwalan prediktif yang seragam di tingkat federal. Sebaliknya, penjadwalan prediktif adalah wajib di beberapa negara bagian dan kota. Beberapa negara bagian telah secara tegas melarang pengenalan jenis undang-undang ini. Yang lain diam tentang masalah ini.

Kurangnya keseragaman ini dapat membuat pusing para pemberi kerja, terutama yang memiliki karyawan di banyak negara bagian. Untuk membantu Anda memahami kewajiban Anda, mari kita lihat undang-undang penjadwalan prediktif menurut negara bagian.

Apakah Hukum Penjadwalan Prediktif?

Undang-undang penjadwalan prediktif bertujuan untuk memberi karyawan tingkat kepastian seputar jadwal kerja mereka. Mereka biasanya melakukan ini dengan memberi karyawan hak untuk meminta fleksibilitas dengan jam kerja mereka dan menolak permintaan pergantian shift. Mereka juga menempatkan berbagai kewajiban pada pemberi kerja.

Ini termasuk mewajibkan pemberi kerja untuk memberi tahu karyawan terlebih dahulu tentang perkiraan jadwal mereka. Mereka juga dapat membatasi kemampuan pemberi kerja untuk mengubah jadwal. Di bawah banyak undang-undang ini, pemberi kerja juga harus membayar denda kepada karyawan untuk shift kerja sebagai akibat dari pergantian yang dipimpin oleh pemberi kerja yang terlambat. Misalnya, di Oregon, pemberi kerja harus membayar gaji pekerja satu jam ekstra jika mereka menjadwal ulang shift.

Undang-undang penjadwalan prediktif pertama kali diperkenalkan untuk mengatasi ketergantungan pemberi kerja pada penjadwalan panggilan. Praktek ini terutama mempengaruhi penerima upah minimum di industri perhotelan. Undang-undang tersebut bertujuan untuk memberi pekerja shift keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik.

Ada manfaat nyata lebih lanjut bagi pekerja. Undang-undang penjadwalan prediktif memberikan tingkat konsistensi yang membantu pekerja mengelola pengasuhan anak dan pekerjaan lain serta komitmen pribadi mereka. Pada gilirannya, ini berkontribusi pada kepuasan dan keterlibatan kerja mereka.

Hal ini juga dapat memberikan manfaat bagi pemberi kerja, seperti peningkatan produktivitas dan pengurangan perputaran karyawan. Namun, itu juga menempatkan persyaratan tambahan pada mereka yang membuat dan mengelola jadwal kerja.

Memahami Hukum Penjadwalan Prediktif

Sebelum kita melihat hukum penjadwalan prediktif individu, ada baiknya untuk memahami beberapa istilah umum.

Perkiraan itikad baik adalah prediksi yang masuk akal tentang jam kerja yang diharapkan dari seorang karyawan. Dalam konteks hukum penjadwalan prediktif, perkiraan itikad baik biasanya perlu disediakan secara tertulis. Meskipun tidak mengikat secara hukum, itu harus merupakan perkiraan yang jujur.

Predictability pay mengacu pada pembayaran ekstra untuk mengkompensasi karyawan atas perubahan jadwal mereka yang terlambat.

Shift "penutupan" adalah ketika seorang karyawan bekerja pada shift penutupan satu hari diikuti dengan shift pembukaan pada hari berikutnya. Peraturan shift penutupan sering berlaku untuk pengusaha ritel dan perhotelan.

Setiap hukum penjadwalan prediktif rumit dan biasanya membahas berbagai topik terkait. Ini termasuk kapan dan bagaimana sebuah jadwal perlu dipublikasikan dan dampak dari kesepakatan perundingan bersama. Mereka juga dapat menangani persyaratan pencatatan dan jam pembayaran tambahan.

Negara Bagian Mana yang Memiliki Hukum Penjadwalan Prediktif?

• Oregon
• New Hampshire (pengaturan kerja yang fleksibel)
• Vermont (pengaturan kerja yang fleksibel)

Oregon

Judul: Fair Workweek Act

Tanggal efektif: 1 Juli 2018

Berlaku untuk: Perhotelan, layanan makanan, dan pengusaha ritel dengan 500 karyawan atau lebih di seluruh dunia. Karyawan yang terlibat langsung dalam perhotelan, layanan makanan, atau aktivitas ritel.

Oregon adalah satu-satunya lokasi dengan undang-undang penjadwalan prediktif di seluruh negara bagian.

Mereka berlaku untuk perhotelan, layanan makanan, dan pengusaha ritel dengan 500 karyawan atau lebih di seluruh dunia. Karyawan tertutup adalah mereka yang terlibat langsung di rumah sakit, layanan makanan, atau kegiatan ritel.

Persyaratan termasuk yang berikut:

• Pemberi kerja harus memberikan perkiraan itikad baik tentang jadwal mereka kepada karyawan baru.
• Majikan harus memberi tahu karyawan 14 hari sebelumnya tentang jadwal mereka.
• Jadwal harus dipasang di lokasi yang dapat dilihat oleh semua karyawan dan harus mencakup shift tetap dan on-call.
• Majikan harus memberi karyawan setidaknya 10 jam antara shift penutup.
• Jika pemberi kerja meminta karyawan untuk mengubah shift setelah jadwal diterbitkan, karyawan tersebut dapat menolaknya.
• Karyawan memiliki hak untuk memberikan ketersediaan jadwal, meskipun pemberi kerja tidak berkewajiban untuk mengikutinya.

Situasi di mana pemberi kerja berutang upah yang dapat diprediksi adalah sebagai berikut:

• Jika seorang karyawan setuju untuk bekerja pada shift penutupan dengan istirahat kurang dari 10 jam, pemberi kerja harus membayar mereka 1,5 kali lipat dari tarif biasanya.
• Majikan harus membayar karyawan satu jam ekstra dengan tarif reguler mereka jika mereka
  • memperpanjang shift setidaknya 30 menit
  • menjadwal ulang shift
  • menambahkan shift ke jadwal.
• Majikan harus membayar karyawan dengan tarif 0,5 kali tarif biasanya untuk setiap jam jika mereka
  • mengurangi atau membatalkan shift
  • jangan gunakan karyawan on-call.

New Hampshire

Judul: NH Rev Stat § 275:37-b (2016) – Pengaturan Kerja yang Fleksibel

Tanggal efektif: 1 September 2016

Berlaku untuk: Semua pemberi kerja

New Hampshire tidak memiliki undang-undang penjadwalan prediktif khusus. Namun, karyawan dapat meminta pengaturan kerja yang fleksibel. Meskipun pemberi kerja dapat menolak permintaan ini, mereka tidak dapat membalas dendam terhadap karyawan karena permintaan tersebut.

Vermont

Judul : 21 VSA § 309. Pengaturan kerja yang fleksibel

Tanggal efektif: 1 Januari 2014

Berlaku untuk: Semua pemberi kerja

Vermont tidak memiliki undang-undang penjadwalan prediktif khusus. Namun, seorang karyawan memiliki hak untuk meminta jadwal kerja yang fleksibel. Ini termasuk perubahan jumlah jam kerja, kapan mereka memulai atau menyelesaikan pekerjaan, dan bekerja dari rumah.

Pengusaha harus:

• pertimbangkan dan diskusikan permintaan ini dengan itikad baik setidaknya dua kali setahun
• membalas setiap permintaan tertulis secara tertulis
• tidak membalas terhadap karyawan karena mengajukan permintaan.

Kota Mana yang Memiliki Hukum Penjadwalan Prediktif?

• Berkeley, California
• Emeryville, California
• San Fransisco, California
• San José, California
• Chicago, Illinois
• Kota New York, New York
• Filadelfia, Pennsylvania
• Seattle, Washington

California

Berkeley

Judul: Standar Ketenagakerjaan Pekan Kerja yang Adil

Tanggal efektif: Januari 2023

Berlaku untuk: Pengusaha di industri jasa bangunan, perawatan kesehatan, hotel, manufaktur, ritel, atau layanan pergudangan yang mempekerjakan setidaknya 56 karyawan di seluruh dunia. Restoran yang mempekerjakan setidaknya 10 karyawan di Berkeley dan setidaknya 100 di seluruh dunia. Karyawan yang berpenghasilan kurang dari dua kali upah minimum.

Di bawah Standar Ketenagakerjaan Fair Workweek yang baru-baru ini disetujui, pemberi kerja harus

• memberi karyawan baru perkiraan itikad baik tertulis tentang jadwal mereka sebelum memulai
• memberi karyawan pemberitahuan 2 minggu tentang jadwal kerja mereka
• pertama-tama tawarkan jam tambahan kepada karyawan paruh waktu yang ada sebelum mempekerjakan secara eksternal
• memungkinkan karyawan 11 jam antara penutupan shift.

Pemberi kerja juga harus memberikan upah yang dapat diperkirakan berikut ini untuk perubahan jadwal:

• 1 jam pembayaran untuk setiap perubahan yang dilakukan dengan pemberitahuan kurang dari 14 hari tetapi lebih dari 24 jam.
• 1 jam pembayaran jika shift diubah (tanpa kehilangan jam kerja) dengan pemberitahuan kurang dari 24 jam.
• hingga 4 jam jika shift dibatalkan kurang dari 24 jam sebelum waktu mulainya.

Jika seorang karyawan setuju untuk bekerja dengan waktu istirahat kurang dari 11 jam, pemberi kerja harus membayar mereka 1,5 kali tarif reguler mereka untuk shift kedua.

Kode Kota Berkeley juga mencakup Ordonansi Tempat Kerja Ramah Keluarga dan Ramah Lingkungan. Ini berlaku untuk pemberi kerja dengan 10 karyawan atau lebih. Ini mencakup karyawan yang telah bekerja untuk perusahaan selama minimal 3 bulan minimal 8 jam per minggu.

Ini memberi karyawan hak untuk meminta jadwal kerja yang dapat diprediksi atau fleksibel. Pemberi kerja harus memberikan tanggapan tertulis atas permintaan tersebut dalam waktu 21 hari.

Emeryville

Judul: Standar Ketenagakerjaan Pekan Kerja yang Adil

Tanggal efektif: 1 Januari 2018

Berlaku untuk: Pengusaha ritel dengan setidaknya 56 karyawan di seluruh dunia. Perusahaan makanan cepat saji dengan setidaknya 56 karyawan secara global dan setidaknya 20 karyawan di Emeryville

Pengusaha harus

• memberi karyawan baru perkiraan itikad baik tertulis tentang jadwal kerja mereka
• beri karyawan perkiraan itikad baik tentang shift yang diharapkan setidaknya 14 hari sebelumnya.

Selain upah untuk jam kerja, pemberi kerja juga harus membayar upah yang dapat diperkirakan berikut ini untuk perubahan jadwal:

• Untuk perubahan yang dilakukan antara 14 hari dan 24 jam shift: 1 jam pembayaran
• Untuk perubahan yang dilakukan dalam waktu 24 jam setelah shift: gaji 4 jam atau jumlah jam dalam shift, mana yang lebih kecil
• Untuk pekerja yang setuju untuk bekerja penutupan dalam waktu 11 jam: 1,5 kali tarif reguler

Karyawan juga berhak untuk meminta jam kerja yang fleksibel, termasuk shift tambahan dan pertukaran shift.

San Fransisco

Judul : Tata Cara Hak Karyawan Ritel Formula

Tanggal efektif: 3 Juli 2015

Berlaku untuk: Pengusaha ritel dengan setidaknya 40 lokasi di seluruh dunia dan 20 karyawan di San Francisco. Pengusaha ritel termasuk penyedia makanan dan minuman, bank, dan lembaga keuangan.

Pengusaha harus

• menawarkan jam tambahan kepada staf saat ini sebelum mempekerjakan staf luar
• beri karyawan baru perkiraan itikad baik tentang perubahan bulanan yang diharapkan secara tertulis, termasuk jumlah hari dan jam
• memberi karyawan perkiraan dengan itikad baik tentang jadwal kerja mereka setidaknya 14 hari sebelumnya
• membayar karyawan 1-4 jam pembayaran yang dapat diprediksi jika pemberi kerja mengubah jadwal dengan pemberitahuan kurang dari 7 hari.

San Jose

Judul: Tata Cara Kesempatan Bekerja

Tanggal efektif: 13 Maret 2017

Berlaku untuk: Pengusaha dengan setidaknya 36 karyawan. Majikan ini harus memiliki tempat di San Jose atau tunduk pada Pajak Lisensi Bisnis San Jose.

Pemberi kerja harus menawarkan jam tambahan kepada karyawan paruh waktu saat ini sebelum merekrut karyawan baru. Ada pengecualian untuk ini, termasuk di mana hal itu akan menyebabkan kesulitan bagi pemberi kerja.

Illinois

Chicago

Judul: Peraturan Minggu Kerja yang Adil

Tanggal efektif: 1 Juli 2020

Berlaku untuk: Pengusaha di industri jasa bangunan, kesehatan, hotel, manufaktur, restoran, ritel, atau layanan pergudangan. Pengusaha harus memiliki setidaknya 100 karyawan di seluruh dunia (250 karyawan untuk organisasi nirlaba). Agar tercakup, restoran harus memiliki setidaknya 30 lokasi secara global.

Ini mencakup persyaratan berikut:

• Pemberi kerja harus memberikan perkiraan itikad baik kepada karyawan baru tentang jadwal kerja yang diharapkan secara tertulis untuk 3 bulan pertama masa kerja.
• Pemberi kerja harus memberi karyawan perkiraan itikad baik tentang perubahan yang diharapkan setidaknya 14 hari sebelumnya.
• Karyawan dapat menolak perubahan shift setelah waktu ini.
• Jika pemberi kerja mengubah shift dengan pemberitahuan kurang dari 2 minggu, mereka harus membayar karyawan 1 jam gaji yang dapat diprediksi.

New York

Kota New York

Judul: Hukum Minggu Kerja yang Adil

Tanggal efektif: 30 Mei 2017  

Berlaku untuk: Pengusaha ritel dengan setidaknya 20 karyawan dan karyawan yang tugas utamanya melibatkan penjualan barang konsumsi. Perusahaan makanan cepat saji dengan setidaknya 30 lokasi di seluruh dunia.

Persyaratan untuk pengusaha ritel meliputi:

• Majikan harus memberi tahu karyawan setidaknya 72 jam sebelumnya tentang jadwal mereka.
• Majikan tidak dapat menjadwalkan shift on-call.
• Majikan tidak dapat membatalkan shift atau meminta karyawan untuk bekerja dengan pemberitahuan kurang dari 72 jam.

Pengusaha makanan cepat saji harus

• memberi karyawan jadwal dengan shift mingguan yang dapat diprediksi dan berulang
• beri tahu karyawan setidaknya 2 minggu sebelumnya tentang jadwal mereka
• membayar karyawan $100 prediktabilitas membayar untuk bekerja shift penutupan.

Jika pemberi kerja mengubah shift setelah memberikan pemberitahuan jadwal, berbagai tarif pembayaran premi berlaku untuk jenis perubahan yang berbeda. Misalnya, jika pemberi kerja memberikan pemberitahuan kepada karyawan kurang dari 24 jam bahwa mereka harus bekerja lembur, mereka harus membayar mereka $75.

Pennsylvania

Philadelphia

Judul: Standar Ketenagakerjaan Pekan Kerja yang Adil

Tanggal efektif: 1 April 2020

Berlaku untuk: Pengusaha di sektor ritel, perhotelan, atau layanan makanan. Harus memiliki 250 karyawan atau lebih dan setidaknya 30 lokasi di seluruh dunia.

Pengusaha harus

• memberikan perkiraan itikad baik tentang jadwal kerja mereka secara tertulis kepada karyawan baru
• memberikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan tentang jadwal kerja mereka minimal 2 minggu sebelumnya
• membayar prediktabilitas karyawan membayar untuk setiap perubahan jadwal dengan pemberitahuan kurang dari 2 minggu, dengan tarif sebesar
  • 1 jam per perubahan, di mana perubahan tersebut tidak mengakibatkan hilangnya jam
  • 0,5 jam untuk setiap jam yang dikurangi atau dibatalkan
• memungkinkan karyawan 9 jam antara shift
• membayar karyawan $40 untuk setiap periode istirahat 9 jam yang terlewatkan.

Karyawan memiliki hak untuk

• meminta jadwal kerja yang fleksibel, termasuk tidak dijadwalkan pada waktu-waktu tertentu atau untuk shift on-call
• menolak setiap shift tambahan yang belum ada dalam jadwal kerja mereka.

Washington

Seattle

Judul: Peraturan Penjadwalan Aman

Tanggal efektif: 1 Juli 2017

Berlaku untuk: Pengusaha di sektor ritel atau layanan makanan dengan setidaknya 500 karyawan atau lebih di seluruh dunia. Restoran layanan lengkap juga harus memiliki setidaknya 40 lokasi di seluruh dunia.

Ini mencakup persyaratan berikut:

• Majikan harus menawarkan jam tambahan kepada karyawan saat ini sebelum mempekerjakan secara eksternal.
• Saat merekrut, pemberi kerja harus memberikan perkiraan itikad baik tentang jam kerja yang diharapkan kepada karyawan baru.
• Pemberi kerja harus memberikan perkiraan itikad baik tentang perubahan yang diharapkan setidaknya 2 minggu sebelumnya.
• Karyawan dapat menolak setiap perubahan jadwal setelah periode pemberitahuan.
• Karyawan memiliki hak untuk mengajukan permintaan sehubungan dengan jadwal yang fleksibel.
• Karyawan harus memiliki istirahat 10 jam di antara shift.

Pemberi kerja berutang berbagai jumlah pembayaran yang dapat diprediksi jika mereka mengubah jadwal setelah periode pemberitahuan 2 minggu. Misalnya, jika pemberi kerja mengubah waktu mulai atau akhir shift (tanpa kehilangan jam kerja), mereka harus membayar gaji karyawan 1 jam.

Negara Bagian atau Kota Mana yang Dapat Memperkenalkan Hukum Penjadwalan Prediktif?

Berikut ini telah mempertimbangkan atau sedang mempertimbangkan undang-undang penjadwalan prediktif di tingkat negara bagian:

• Connecticut
• Illinois
• Maine
• Michigan
• Minnesota
• Jersey baru
• Karolina utara
• Pulau Rhode

Negara Bagian atau Kota Mana yang Melarang Hukum Penjadwalan Prediktif?

Beberapa negara bagian melarang pemerintah daerah memperkenalkan undang-undang penjadwalan prediktif. Ini adalah:

• Arkansas
• Georgia
• Iowa
• Tennessee

Kepatuhan Hukum Penjadwalan Prediktif

Langkah 1: Pahami hukumnya

Langkah pertama untuk kepatuhan adalah memahami kewajiban hukum Anda sebagai pemberi kerja. Anda harus mencari nasihat hukum mengenai hal ini. Ini sangat penting jika Anda memiliki kantor di berbagai lokasi karena aturan dan pengecualian yang berbeda mungkin berlaku.

Penting juga untuk melacak undang-undang yang relevan karena sering berubah. Lokasi lain nantinya dapat memperkenalkan hukum penjadwalan prediktif mereka sendiri.

Langkah 2: Pastikan praktik bisnis Anda sesuai

Setelah Anda memahami hukum, Anda dapat mengembangkan kebijakan dan praktik bisnis yang diperlukan untuk memastikan Anda tetap patuh. Jika perlu, ini perlu diadaptasi agar sesuai dengan karyawan di lokasi yang berbeda. Karena undang-undang penjadwalan prediktif berubah secara teratur, penting untuk meninjau proses dan kebijakan Anda agar tetap terbarui.

Pertimbangkan untuk membuat formulir template untuk menerbitkan jadwal dan meminta perubahan. Ini dapat diadaptasi agar sesuai dengan undang-undang penjadwalan prediktif yang berlaku dan tenaga kerja Anda.

Langkah 3: Memberikan pelatihan

Anda juga harus mempertimbangkan untuk memberikan pelatihan tentang hukum penjadwalan prediktif. Ini relevan dengan departemen SDM dan penggajian Anda dan khususnya manajer. Untuk tujuan kepatuhan, penting bagi manajer Anda untuk mengetahui kapan mereka dapat mengubah jadwal karyawan, cara melakukannya, dan konsekuensinya.

Langkah 4: Gunakan aplikasi penjadwalan

Cara termudah untuk membuat dan membagikan jadwal karyawan adalah melalui aplikasi penjadwalan. Ini memastikan karyawan Anda memiliki akses ke jadwal kerja mereka segera setelah dipublikasikan.

Ketahui Hukum Penjadwalan Prediktif Anda

Sebagai pemberi kerja, ada serangkaian undang-undang ketenagakerjaan yang perlu Anda pahami dan patuhi. Persyaratan hukum penjadwalan prediktif adalah salah satu bagian dari ini.

Periksa untuk melihat apakah Anda memiliki karyawan di negara bagian atau kota dengan undang-undang penjadwalan prediktif. Kemudian, kenali mereka—hukumnya rumit dan hal di atas hanyalah ikhtisar dari beberapa kewajiban Anda. Anda kemudian dapat menyesuaikan kebijakan dan praktik bisnis Anda untuk memastikan kepatuhan dan menghindari hukuman apa pun.

Artikel ini hanya untuk tujuan informasi dan tidak dimaksudkan sebagai nasihat hukum. Penting bagi Anda untuk mencari nasihat hukum yang relevan dengan situasi bisnis Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bagaimana jika karyawan meminta untuk bekerja shift ekstra?

Undang-undang penjadwalan prediktif mencegah pemberi kerja memaksa karyawan untuk bekerja pada shift yang tidak terduga. Namun, beberapa mengizinkan karyawan untuk meminta atau secara sukarela menerima shift tambahan.

Perhatikan bahwa banyak undang-undang menerapkan persyaratan pembayaran yang dapat diprediksi terlepas dari siapa yang memulai perubahan. Ini berarti Anda harus memberikan pembayaran yang dapat diprediksi untuk setiap perubahan yang dilakukan setelah periode pemberitahuan yang relevan, bahkan jika karyawan memintanya.

Apakah ada pengecualian untuk hukum penjadwalan prediktif?

Ada beberapa pengecualian untuk pembayaran prediktabilitas berdasarkan undang-undang penjadwalan prediktif tertentu. Misalnya, jika karyawan secara sukarela bertukar shift atau setuju untuk masuk ke daftar siaga untuk dipanggil sesuai kebutuhan, gaji yang dapat diprediksi mungkin tidak berlaku.

Periksa undang-undang penjadwalan prediktif yang berlaku untuk Anda dan karyawan Anda untuk mengonfirmasi jika ada pengecualian yang tersedia untuk Anda.

Apa yang terjadi jika Anda tidak mematuhi hukum penjadwalan prediktif?

Jika Anda tidak mengikuti undang-undang yang berlaku yang mewajibkan pemberi kerja untuk memberikan penjadwalan prediktif, Anda dapat menghadapi proses administratif atau perdata. Ini biasanya menghasilkan denda.

Karyawan sering juga dapat menuntut majikan karena melanggar hak mereka berdasarkan undang-undang yang relevan. Selain hukuman apa pun, pemberi kerja dapat diperintahkan untuk membayar gaji tambahan yang harus dibayarkan kepada karyawan, serta biaya pengacara dan biaya pengadilan.