Leggi sulla programmazione predittiva nel 2023: cosa devono sapere i datori di lavoro

In qualità di datore di lavoro, le leggi sulla programmazione predittiva possono influire sul modo in cui gestisci gli orari di lavoro dei tuoi dipendenti.

Non esiste una legge sulla programmazione predittiva uniforme a livello federale. Invece, la programmazione predittiva è obbligatoria in alcuni stati e città. Alcuni stati hanno legiferato espressamente contro l'introduzione di questo tipo di leggi. Altri tacciono sulla questione.

Questa mancanza di uniformità può causare mal di testa ai datori di lavoro, specialmente quelli con dipendenti in molti stati. Per aiutarti a comprendere i tuoi obblighi, diamo un'occhiata alle leggi sulla programmazione predittiva per stato.

Quali sono le leggi sulla programmazione predittiva?

Le leggi sulla programmazione predittiva mirano a fornire ai dipendenti un certo grado di certezza sui loro orari di lavoro. In genere lo fanno dando ai dipendenti il ​​​​diritto di chiedere flessibilità con i loro orari e di rifiutare le richieste di cambio turno. Impongono inoltre una serie di obblighi ai datori di lavoro.

Questi includono richiedere ai datori di lavoro di dare ai dipendenti un preavviso delle loro stime del programma. Possono anche limitare la capacità di un datore di lavoro di modificare gli orari. In base a molte di queste leggi, i datori di lavoro devono anche pagare ai dipendenti una penalità per i turni di lavoro a seguito di cambiamenti tardivi guidati dal datore di lavoro. Ad esempio, in Oregon, i datori di lavoro devono pagare a un lavoratore un'ora in più di salario se riprogrammano un turno.

Le leggi sulla programmazione predittiva sono state introdotte per la prima volta per affrontare la dipendenza dei datori di lavoro dalla programmazione su chiamata. Questa pratica ha colpito in particolare i salariati minimi nel settore dell'ospitalità. Le leggi mirano a fornire ai lavoratori a turni un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata.

Ci sono ulteriori evidenti vantaggi per i lavoratori. Le leggi sulla programmazione predittiva forniscono un livello di coerenza che aiuta i lavoratori a gestire l'assistenza all'infanzia e gli altri impegni lavorativi e personali. A sua volta, ciò contribuisce alla loro soddisfazione sul lavoro e al loro impegno.

Ciò può comportare vantaggi anche per i datori di lavoro, come l'aumento della produttività e la riduzione del turnover dei dipendenti. Tuttavia, impone anche ulteriori requisiti a coloro che creano e gestiscono programmi di lavoro.

Comprensione delle leggi sulla pianificazione predittiva

Prima di esaminare le singole leggi sulla pianificazione predittiva, è utile comprendere alcuni termini comuni.

Una stima in buona fede è una previsione ragionevole delle ore previste di un dipendente. Nel contesto delle leggi sulla programmazione predittiva, in genere è necessario fornire per iscritto una stima in buona fede. Anche se non legalmente vincolante, deve essere una stima onesta.

La retribuzione di prevedibilità si riferisce alla retribuzione extra per compensare i dipendenti per modifiche tardive ai loro programmi.

I turni di "chiusura" si verificano quando un dipendente lavora il turno di chiusura un giorno seguito da un turno di apertura il giorno successivo. La regolamentazione dei turni di chiusura si applica spesso ai datori di lavoro del commercio al dettaglio e dell'ospitalità.

Ogni legge di programmazione predittiva è complessa e in genere affronta una serie di argomenti correlati. Questi includono quando e come un programma deve essere pubblicato e l'impatto degli accordi di contrattazione collettiva. Possono anche soddisfare i requisiti di tenuta dei registri e le ore aggiuntive di paga.

Quali stati hanno leggi sulla programmazione predittiva?

• Oregon
• New Hampshire (modalità di lavoro flessibili)
• Vermont (modalità di lavoro flessibili)

Oregon

Titolo: Legge sulla settimana lavorativa equa

Data di entrata in vigore: 1 luglio 2018

Si applica a: Ospitalità, servizi di ristorazione e datori di lavoro al dettaglio con 500 o più dipendenti in tutto il mondo. Dipendenti direttamente coinvolti in attività di ospitalità, ristorazione o vendita al dettaglio.

L'Oregon è l'unico luogo con leggi sulla programmazione predittiva a livello statale.

Si applicano ai datori di lavoro di ospitalità, servizi di ristorazione e vendita al dettaglio con 500 o più dipendenti in tutto il mondo. I dipendenti coperti sono quelli direttamente coinvolti in attività ospedaliere, di ristorazione o di vendita al dettaglio.

I requisiti includono quanto segue:

• I datori di lavoro devono fornire ai nuovi dipendenti una stima in buona fede del loro programma.
• I datori di lavoro devono dare ai dipendenti un preavviso di 14 giorni sui loro programmi.
• Gli orari devono essere affissi in un luogo in cui tutti i dipendenti possano vederli e devono includere sia i turni fissi che quelli di guardia.
• I datori di lavoro devono concedere ai dipendenti almeno 10 ore tra i turni di chiusura.
• Se un datore di lavoro chiede a un dipendente di cambiare turno dopo che un programma è stato pubblicato, il dipendente può rifiutarlo.
• I dipendenti hanno il diritto di fornire la disponibilità del programma, sebbene un datore di lavoro non abbia alcun obbligo di seguirlo.

Le situazioni in cui i datori di lavoro devono pagare la prevedibilità sono le seguenti:

• Se un dipendente accetta di svolgere un turno di chiusura con una pausa inferiore a 10 ore, il datore di lavoro deve pagarlo a 1,5 volte la tariffa abituale.
• Un datore di lavoro deve pagare a un dipendente un'ora in più alla tariffa normale se lo desidera
  • prolungare il turno di almeno 30 min
  • riprogrammare il turno
  • aggiungere turni al programma.
• Un datore di lavoro deve pagare un dipendente a una tariffa di 0,5 volte la sua tariffa abituale per ogni ora se lo fa
  • ridurre o annullare un turno
  • non utilizzare un dipendente a chiamata.

New Hampshire

Titolo: NH Rev Stat § 275:37-b (2016) – Accordo di lavoro flessibile

Data di entrata in vigore: 1 settembre 2016

Si applica a: tutti i datori di lavoro

Il New Hampshire non ha leggi specifiche sulla programmazione predittiva. Tuttavia, i dipendenti possono richiedere modalità di lavoro flessibili. Mentre i datori di lavoro possono negare queste richieste, non possono rivalersi contro un dipendente a causa loro.

Vermont

Titolo : 21 VSA § 309. Accordi di lavoro flessibili

Data di entrata in vigore: 1 gennaio 2014

Si applica a: tutti i datori di lavoro

Il Vermont non ha leggi specifiche sulla programmazione predittiva. Tuttavia, un dipendente ha il diritto di richiedere un orario di lavoro flessibile. Ciò include modifiche al numero di ore lavorative, quando iniziano o finiscono il lavoro e il lavoro da casa.

I datori di lavoro devono:

• considerare e discutere tali richieste in buona fede almeno due volte l'anno
• rispondere a qualsiasi richiesta scritta per iscritto
• non rivalersi contro un dipendente per aver fatto una richiesta.

Quali città hanno leggi sulla programmazione predittiva?

• Berkeley, California
• Emeryville, California
• San Francisco, California
• San José, California
• Chicago, Illinois
• Città di New York, New York
• Philadelphia, Pennsylvania
• Seattle, Washington

California

Berkley

Titolo: Fair Workweek Employment Standards

Data di entrata in vigore: gennaio 2023

Si applica a: Datori di lavoro nei settori dei servizi edili, sanitari, alberghieri, manifatturieri, di vendita al dettaglio o dei servizi di magazzino che impiegano almeno 56 dipendenti in tutto il mondo. Ristoranti che impiegano almeno 10 dipendenti a Berkeley e almeno 100 nel mondo. Dipendenti che guadagnano meno del doppio del salario minimo.

In base ai Fair Workweek Employment Standards recentemente approvati, i datori di lavoro devono

• fornire ai nuovi dipendenti una stima scritta in buona fede del loro programma prima di iniziare
• dare ai dipendenti un preavviso di 2 settimane sui loro orari di lavoro
• in primo luogo offrire ore aggiuntive ai dipendenti part-time esistenti prima di assumere esternamente
• concedere ai dipendenti 11 ore tra i turni di chiusura.

I datori di lavoro devono inoltre fornire la seguente retribuzione prevedibile per i cambiamenti di programma:

• 1 ora di retribuzione per eventuali modifiche apportate con un preavviso inferiore a 14 giorni ma superiore a 24 ore.
• 1 ora di retribuzione in caso di cambio turno (senza perdita di ore) con un preavviso inferiore alle 24 ore.
• fino a 4 ore se un turno viene annullato meno di 24 ore prima dell'orario di inizio.

Se un dipendente accetta di lavorare una chiusura con meno di 11 ore di pausa, il datore di lavoro deve pagargli 1,5 volte la tariffa normale per il secondo turno.

Il codice municipale di Berkeley include anche l'ordinanza sul posto di lavoro rispettoso della famiglia e dell'ambiente. Questo vale per i datori di lavoro con 10 o più dipendenti. Copre i dipendenti che hanno lavorato per l'azienda per almeno 3 mesi con un minimo di 8 ore settimanali.

Dà ai dipendenti il ​​diritto di richiedere un programma di lavoro prevedibile o flessibile. Il datore di lavoro deve fornire una risposta scritta alla richiesta entro 21 giorni.

Emeryville

Titolo: Fair Workweek Employment Standards

Data di entrata in vigore: 1 gennaio 2018

Si applica a: datori di lavoro al dettaglio con almeno 56 dipendenti in tutto il mondo. Aziende di fast food con almeno 56 dipendenti a livello globale e almeno 20 dipendenti a Emeryville

I datori di lavoro devono

• fornire ai nuovi dipendenti una stima scritta in buona fede del loro programma di lavoro
• fornire ai dipendenti una stima in buona fede dei turni previsti con almeno 14 giorni di anticipo.

Oltre alla retribuzione per le ore lavorate, i datori di lavoro devono pagare anche la seguente indennità di prevedibilità per i cambiamenti di orario:

• Per i cambi effettuati tra i 14 giorni e le 24 ore del turno: 1 ora di paga
• Per le modifiche effettuate entro 24 ore dal turno: o 4 ore di paga o il numero di ore nel turno, a seconda di quale sia inferiore
• Per i lavoratori che accettano di lavorare una chiusura entro le 11 ore: 1,5 volte la tariffa ordinaria

I dipendenti hanno anche il diritto di chiedere orari di lavoro flessibili, inclusi turni extra e scambi di turno.

San Francisco

Titolo: Formula Ordinanze sui diritti dei dipendenti al dettaglio

Data di entrata in vigore: 3 luglio 2015

Si applica a: datori di lavoro al dettaglio con almeno 40 sedi in tutto il mondo e 20 dipendenti a San Francisco. I datori di lavoro al dettaglio includono fornitori di alimenti e bevande, banche e istituzioni finanziarie.

I datori di lavoro devono

• offrire al personale attuale ore extra prima di assumere personale esterno
• fornire ai nuovi dipendenti una stima in buona fede dei turni mensili previsti per iscritto, compreso il numero di giorni e ore
• fornire ai dipendenti una stima in buona fede del loro programma di lavoro con almeno 14 giorni di anticipo
• pagare ai dipendenti 1-4 ore di retribuzione prevedibile se il datore di lavoro modifica l'orario con meno di 7 giorni di preavviso.

San Jose

Titolo: Ordinanza sull'opportunità di lavorare

Data di entrata in vigore: 13 marzo 2017

Si applica a: datori di lavoro con almeno 36 dipendenti. Questi datori di lavoro devono avere una sede a San Jose o essere soggetti alla San Jose Business License Tax.

I datori di lavoro devono offrire ore extra agli attuali dipendenti part-time prima di assumere nuovi dipendenti. Ci sono eccezioni a questo, incluso dove causerebbe difficoltà al datore di lavoro.

Illinois

Chicago

Titolo: Ordinanza sulla settimana lavorativa equa

Data di entrata in vigore: 1 luglio 2020

Si applica a: Datori di lavoro nei settori dei servizi edili, sanitario, alberghiero, manifatturiero, della ristorazione, della vendita al dettaglio o dei servizi di magazzino. I datori di lavoro devono avere almeno 100 dipendenti in tutto il mondo (250 dipendenti per le organizzazioni non profit). Per essere coperti, i ristoranti devono avere almeno 30 sedi a livello globale.

Comprende i seguenti requisiti:

• I datori di lavoro devono fornire ai nuovi dipendenti una stima in buona fede del loro programma di lavoro previsto per iscritto per i primi 3 mesi di impiego.
• I datori di lavoro devono fornire ai dipendenti una stima in buona fede dei turni previsti con almeno 14 giorni di anticipo.
• I dipendenti possono rifiutare i cambi di turno dopo questo orario.
• Se un datore di lavoro cambia un turno con meno di 2 settimane di preavviso, deve pagare al dipendente 1 ora di retribuzione prevedibile.

New York

Città di New York

Titolo: Legge sulla settimana lavorativa equa

Data di entrata in vigore: 30 maggio 2017  

Si applica a: datori di lavoro al dettaglio con almeno 20 dipendenti e dipendenti le cui mansioni lavorative principali comportano la vendita di beni di consumo. Aziende di fast food con almeno 30 sedi in tutto il mondo.

I requisiti per i datori di lavoro al dettaglio includono quanto segue:

• I datori di lavoro devono dare ai dipendenti un preavviso di almeno 72 ore sul loro programma.
• I datori di lavoro non possono programmare turni di guardia.
• I datori di lavoro non possono annullare un turno o richiedere a un dipendente di lavorare con meno di 72 ore di preavviso.

I datori di lavoro di fast food devono

• fornire ai dipendenti orari con turni settimanali prevedibili e ricorrenti
• dare ai dipendenti un preavviso di almeno 2 settimane del loro programma
• pagare ai dipendenti $ 100 di prevedibilità per lavorare a turni di apertura.

Se un datore di lavoro modifica un turno dopo aver comunicato il programma, a diversi tipi di modifiche si applicano diverse aliquote della retribuzione maggiorata. Ad esempio, se il datore di lavoro dà a un dipendente meno di 24 ore di preavviso che deve lavorare ore extra, deve pagargli $ 75.

Pennsylvania

Filadelfia

Titolo: Fair Workweek Employment Standards

Data di entrata in vigore: 1 aprile 2020

Si applica a: Datori di lavoro nei settori della vendita al dettaglio, dell'ospitalità o dei servizi di ristorazione. Deve avere 250 o più dipendenti e almeno 30 sedi in tutto il mondo.

I datori di lavoro devono

• fornire ai nuovi dipendenti una stima in buona fede del loro programma di lavoro per iscritto
• dare ai dipendenti un preavviso scritto del loro programma di lavoro con almeno 2 settimane di anticipo
• retribuire la prevedibilità dei dipendenti retribuire eventuali modifiche all'orario con un preavviso inferiore a 2 settimane, al tasso di
  • 1 ora per cambio, ove il cambio non comporti perdita di ore
  • 0,5 ore per le eventuali ore sottratte o annullate
• consentire ai dipendenti 9 ore tra i turni
• pagare ai dipendenti $ 40 per ogni periodo di riposo di 9 ore saltato.

I dipendenti hanno diritto a

• richiedere orari di lavoro flessibili, inclusa la non programmazione in determinati orari o turni di guardia
• rifiutare eventuali turni extra non già previsti nel proprio orario di lavoro.

Washington

Seattle

Titolo: Ordinanza sulla programmazione sicura

Data di entrata in vigore: 1 luglio 2017

Si applica a: Datori di lavoro nel settore della vendita al dettaglio o dei servizi di ristorazione con almeno 500 o più dipendenti a livello globale. I ristoranti a servizio completo devono inoltre avere almeno 40 sedi in tutto il mondo.

Include i seguenti requisiti:

• I datori di lavoro devono offrire ai dipendenti attuali ore extra prima di assumere esternamente.
• Al momento dell'assunzione, i datori di lavoro devono fornire ai nuovi dipendenti una stima in buona fede delle ore di lavoro previste.
• I datori di lavoro devono fornire una stima in buona fede dei turni previsti con almeno 2 settimane di anticipo.
• I dipendenti possono rifiutare qualsiasi modifica al programma dopo il periodo di preavviso.
• I dipendenti hanno il diritto di avanzare richieste in relazione a orari flessibili.
• I dipendenti devono avere una pausa di 10 ore tra i turni.

Un datore di lavoro deve importi variabili della retribuzione di prevedibilità se modifica un programma dopo il periodo di preavviso di 2 settimane. Ad esempio, se un datore di lavoro modifica l'ora di inizio o di fine del turno (senza perdere ore), deve pagare al dipendente 1 ora di paga.

Quali stati o città possono introdurre leggi sulla programmazione predittiva?

I seguenti hanno considerato o stanno prendendo in considerazione leggi sulla programmazione predittiva a livello statale:

• Connecticut
• Illinois
• Maine
• Michigan
• Minnesota
• New Jersey
• Carolina del Nord
• Rhode Island

Quali stati o città vietano le leggi sulla programmazione predittiva?

Alcuni stati vietano ai governi locali di introdurre leggi sulla programmazione predittiva. Questi sono:

• Arkansas
• Georgia
• Iowa
• Tennessee

Conformità alla legge sulla programmazione predittiva

Passaggio 1: comprendere la legge

Il primo passo verso la conformità è comprendere i tuoi obblighi legali come datore di lavoro. Dovresti cercare una consulenza legale su questo. Ciò è particolarmente importante se si dispone di uffici in diverse località poiché potrebbero essere applicate regole ed eccezioni diverse.

È anche importante tenere traccia delle leggi pertinenti poiché cambiano spesso. Altre località potrebbero successivamente introdurre le proprie leggi sulla programmazione predittiva.

Passaggio 2: assicurati che le tue pratiche commerciali siano conformi

Una volta compresa la legge, puoi sviluppare le politiche e le pratiche commerciali necessarie per assicurarti di rimanere conforme. Se necessario, questi devono essere adattati per soddisfare i dipendenti in luoghi diversi. Poiché le leggi sulla pianificazione predittiva cambiano regolarmente, è importante rivedere i processi e le politiche in modo che rimangano aggiornati.

Prendi in considerazione la creazione di moduli modello per la pubblicazione di pianificazioni e la richiesta di modifiche. Questi possono essere adattati per adattarsi alle leggi sulla programmazione predittiva applicabili e alla tua forza lavoro.

Passaggio 3: fornire formazione

Dovresti anche considerare di fornire una formazione sulle leggi sulla programmazione predittiva. Questo è rilevante per i dipartimenti delle risorse umane e del libro paga e in particolare per i manager. Ai fini della conformità, è essenziale che i tuoi manager sappiano quando possono modificare il programma di un dipendente, come farlo e le relative conseguenze.

Passaggio 4: utilizzare un'app di pianificazione

Il modo più semplice per creare e condividere gli orari dei dipendenti è tramite un'app di pianificazione. Ciò garantisce che i tuoi dipendenti abbiano accesso ai loro programmi di lavoro non appena vengono pubblicati.

Conosci le tue leggi di programmazione predittiva

Come datore di lavoro, c'è una serie di leggi sul lavoro che devi capire e rispettare. I requisiti di legge sulla programmazione predittiva sono una parte di questo.

Controlla se hai dipendenti in uno stato o in una città con leggi sulla programmazione predittiva. Quindi, impara a conoscerli: le leggi sono complesse e quanto sopra è solo una panoramica di alcuni dei tuoi obblighi. È quindi possibile adattare le politiche e le pratiche aziendali per garantire la conformità ed evitare sanzioni.

Questo articolo è solo a scopo informativo e non è inteso come consulenza legale. È importante che tu richieda una consulenza legale pertinente alla situazione della tua attività.

Domande frequenti

Cosa succede se i dipendenti richiedono turni extra?

Le leggi sulla programmazione predittiva impediscono ai datori di lavoro di costringere i dipendenti a lavorare turni imprevisti. Tuttavia, alcuni consentono ai dipendenti di richiedere o accettare volontariamente turni extra.

Tieni presente che molte leggi applicano requisiti retributivi di prevedibilità indipendentemente da chi avvia il cambiamento. Ciò significa che è necessario fornire un compenso prevedibile per qualsiasi modifica apportata dopo il relativo periodo di preavviso, anche se il dipendente lo richiede.

Ci sono eccezioni alle leggi sulla programmazione predittiva?

Esistono alcune eccezioni alla prevedibilità della retribuzione ai sensi di determinate leggi sulla programmazione predittiva. Ad esempio, se i dipendenti si scambiano volontariamente i turni o accettano di inserirsi in una lista di attesa per essere chiamati secondo necessità, la retribuzione prevedibile potrebbe non essere applicata.

Controlla le leggi sulla programmazione predittiva che si applicano a te e ai tuoi dipendenti per confermare se sono disponibili eccezioni.

Cosa succede se non si rispettano le leggi sulla programmazione predittiva?

Se non segui la legge applicabile che richiede ai datori di lavoro di fornire una programmazione predittiva, potresti dover affrontare procedimenti amministrativi o civili. Questo di solito si traduce in multe.

I dipendenti possono spesso anche citare in giudizio i datori di lavoro per aver violato i loro diritti ai sensi della legge pertinente. Oltre a qualsiasi sanzione, i datori di lavoro possono essere condannati a pagare al dipendente eventuali salari aggiuntivi dovuti, nonché le spese legali e le spese processuali.