Cercasi aiuto: come gestire la richiesta di colloquio di un candidato

Quando i candidati si candidano per la prima volta a un lavoro ed entrano nel pool di assunzioni, i manager esaminano le domande e decidono chi vogliono incontrare. Questo processo può continuare per giorni, settimane o mesi. Durante questo periodo, i candidati che sembrano qualificati vengono in genere contattati con una richiesta di colloquio.

Le prime impressioni sono tutto. È importante facilitare un processo di assunzione chiaro e organizzato per i tuoi potenziali clienti. Ciò incoraggia loro un'esperienza positiva e senza attriti e può migliorare le loro possibilità di ottenere buoni risultati durante il colloquio.

Per aiutarti a prepararti, abbiamo messo insieme alcuni modelli e principi guida per te in questo articolo. Questi ti forniranno tutto ciò di cui hai bisogno. Imparerai come inviare una richiesta di colloquio, in modo che si distingua dalle normali e-mail che ricevono ogni giorno.

Le basi di una richiesta di colloquio

Cominciamo con le basi di una richiesta di colloquio. Quando formuli il tuo messaggio al candidato, ci sono alcune qualifiche fondamentali che dovresti soddisfare. A breve approfondiremo ciascuno di questi passaggi in modo più dettagliato. Ecco una rapida panoramica:

• Scrivi una riga dell'oggetto e-mail allettante per il candidato
• Stabilisci un tono amichevole e accogliente
• Congratulati con loro per essere stati selezionati per andare avanti nel processo di intervista
• Fornire dettagli su cosa accadrà al candidato e definire le aspettative sul colloquio
• Chiarire tutti i dettagli importanti su come opera la tua azienda in generale
• Condividi un link di pianificazione per automatizzare la registrazione al colloquio del candidato

È importante che i candidati si sentano come se stessero attraversando un processo di assunzione professionale e ben congegnato che li porterà al successo. L'impostazione di un modello solido può aiutarti a evitare errori di battitura ed essere coerente. Quando guidi con un tono amichevole, stabilisci aspettative future e fornisci un collegamento alla pianificazione, i candidati si sentono come se avessero un chiaro percorso da seguire.

Stabilisci un tono amichevole e accogliente

Quando inizi a comporre un modello di richiesta di colloquio, è importante tenere a mente la cordialità. Il processo di ricerca del lavoro può intimidire i candidati. Quindi capovolgi quell'emozione e scrivi un'e-mail che sia calda e accogliente.

Reclutatori e responsabili delle assunzioni stanno mediando il rapporto tra aziende e futuri dipendenti. In qualità di mediatore tra le due parti, il tuo compito è facilitare nuove relazioni e ridurre al minimo l'attrito durante il processo di assunzione. Ecco perché è così importante impegnarsi in un tono amichevole in questi modelli di email. Quando il candidato si sente nutrito da te, è più probabile che si presenti con il suo miglior piede in avanti.

Non aver paura di alleggerire il tuo messaggio con un'emoji o un'emoticon. Mantieni la professionalità, ovviamente, ma ricorda sempre che un messaggio ottimista tira fuori il meglio dalle persone.

Congratulati con loro nella tua e-mail di invito

Un caloroso saluto all'inizio della tua email è sempre appropriato. Se riesci a dare seguito a quel saluto con alcune parole incoraggianti, è ancora meglio. Ti consigliamo di aggiungere da una a due frasi all'inizio del tuo modello di email per congratularsi con loro per l'avanzamento del processo di assunzione.

Se vuoi davvero eccitare il candidato, includi una breve dichiarazione sul motivo per cui pensi che sarebbe adatto al potenziale datore di lavoro. Questa tecnica è simile a ciò che un potenziale cliente potrebbe fare nella sua lettera di presentazione per far sapere al datore di lavoro di aver ricercato in anticipo la propria azienda. Evidenziando i punti di forza del candidato rispetto alla descrizione del lavoro, rafforzerai la sua fiducia nella sua capacità di ottenere un colloquio di lavoro. Ciò aumenta le probabilità che agiscano e programmino un colloquio con te.

Fornire ulteriori informazioni sulla domanda di lavoro

Dopo aver riscaldato le persone in cerca di lavoro con alcune parole incoraggianti, è il momento di fornire loro ulteriori informazioni sul processo di pianificazione del colloquio. Ti consigliamo di assicurarti che la politica e le procedure aziendali siano chiaramente delineate. Quindi, ad esempio, se ci sono requisiti che non sono stati ancora comunicati, questo sarebbe il posto giusto per aggiungerli.

Ecco alcuni esempi di informazioni aggiuntive che potrebbero aver bisogno di sapere:

• Ripeti il ​​nome dell'azienda, il titolo di lavoro e la descrizione del lavoro
• Aspettative dal candidato nel caso in cui il datore di lavoro faccia un'offerta di lavoro
• Facoltativo per includere alcune domande pre-intervista
• Sarà una conferenza web o un colloquio telefonico?
• Se si tratta di una telefonata, fornirete un numero di telefono o ritirate il loro?

Condividi un link per la pianificazione del colloquio

Ora arriva il momento nella tua richiesta di colloquio in cui puoi davvero deliziare il candidato (e risparmiare molto tempo come responsabile delle assunzioni o reclutatore). Con un link per la pianificazione del colloquio sarai in grado di fare un semplice invito all'azione come "clicca qui per prenotare un orario per il tuo colloquio". Tutto quello che devi fare è evidenziare il testo di ancoraggio e allegare un collegamento a una pagina di pianificazione dedicata.

Alcuni di voi potrebbero non avere familiarità con i collegamenti di pianificazione e come funzionano, quindi prendiamoci un momento per rivedere il concetto.

Quando invii ai candidati un link di pianificazione, sono in grado di scegliere una data e un'ora che funzionino per loro. Le pagine di pianificazione includono un modulo di assunzione in modo da poter raccogliere informazioni aggiuntive da esse, se necessario. Ad esempio, invece di chiedere il loro numero di telefono, la pagina di pianificazione delle chiamate telefoniche può raccogliere quei dati durante la fase del modulo di assunzione. In questo modo proteggi le informazioni critiche e le colleghi ai loro dati di prenotazione. Quando arriva il momento di incontrarli, tutte le informazioni sui candidati sono lì in un unico posto per essere esaminate dal tuo responsabile delle assunzioni.

Ecco alcuni vantaggi che puoi aspettarti dalla configurazione di uno strumento di pianificazione online.

• Lascia che il candidato scelga una data e un orario del colloquio che funzionino per il tuo team
• Prevenire i conflitti di pianificazione
• Automatizza le notifiche e-mail come l'e-mail di conferma del colloquio
• Diffondere le interviste dei candidati attraverso un pool di personale nelle risorse umane
• Evita di andare avanti e indietro tramite le risposte e-mail e i messaggi vocali cercando di trovare un buon momento

In alternativa, puoi sempre suggerire una data e alcuni orari che potrebbero funzionare. Ma c'è il rischio che si trovino in un fuso orario diverso e possano confondersi. Se sono d'accordo sull'orario, devi sperare che segnino il loro calendario e non dimenticare di mostrare. Errori di comunicazione sottili come questo sono esattamente il motivo per cui consigliamo di automatizzare il processo.

Abbiamo messo insieme istruzioni specifiche su come generare e condividere link di pianificazione con i tuoi candidati. Puoi utilizzare il piano gratuito di Appointlet per ottimizzare i processi di assunzione e colloquio senza alcun costo per la tua azienda.

Esempio di modello di email per una richiesta di intervista

Ora che abbiamo esaminato gli elementi fondamentali da considerare quando si scrive l'e-mail di richiesta di intervista, ecco un esempio di e-mail che un reclutatore potrebbe scrivere. Puoi rivolgerti a loro con il loro nome completo o con un saluto formale. Abbiamo seguito le linee guida in questo articolo per aiutare a collegare i concetti a qualcosa di più tangibile.

Caro signor Jackson, grazie mille per averci contattato su LinkedIn questa settimana. Abbiamo ricevuto la tua candidatura per la posizione e ci piacerebbe discutere ulteriormente di questa opportunità con te.

In base al tuo curriculum, sembra che tu abbia già alcuni anni di esperienza in questa veste. È davvero fantastico da vedere. Se sei disponibile a incontrarti la prossima settimana per discutere la posizione in dettaglio, saremo felici di organizzare un incontro con te!

Solitamente ci incontriamo telefonicamente o tramite conferenza web, in base alle tue preferenze. Il colloquio iniziale durerà circa 30 minuti e ci darà la possibilità di conoscerci. Se ciò va bene, passerai anche attraverso una fase di colloquio tecnico e di squadra.

sta cercando di ricoprire questa posizione entro 60 giorni, quindi se decidi di procedere con questo processo ti chiediamo di essere disponibile in quel lasso di tempo.

Per le telefonate, raccoglieremo il tuo numero sul modulo di assunzione. Se stai prenotando una chiamata Skype o Zoom con noi, aspettati di trovare un link "partecipa alla riunione" nell'e-mail di conferma del colloquio. Se suona bene, puoi andare avanti e prenotare tempo con noi qui.

Non vediamo l'ora di parlare presto con te!

Distinti saluti,

< nome del responsabile delle assunzioni / reclutatore >

Pianificazione dei follow-up dopo la richiesta di colloquio iniziale

Dopo aver inviato la richiesta di colloquio iniziale, puoi aspettarti che i candidati inizino a registrare i tempi per incontrarsi. Facilitare i colloqui è un altro insieme di competenze che va oltre lo scopo di questo articolo. In qualità di reclutatore o responsabile delle assunzioni, dovresti già essere formato sulle migliori pratiche per le sessioni di colloquio stesse. Tuttavia, potremmo essere in grado di aiutarti qui con alcune considerazioni finali su come seguire i candidati dopo il colloquio iniziale.

Poiché disponi già di una soluzione di pianificazione automatizzata, ti consigliamo di generare pagine di pianificazione dedicate per ogni fase del processo di intervista. Ad esempio, se hai una seconda fase di colloquio tecnico, sarà utile creare un modello di tipo di riunione separato per questo. La posizione, la durata e gli organizzatori della riunione potrebbero cambiare. Quindi la creazione di collegamenti separati è un ottimo modo per mantenere un senso di continuità durante l'intero processo di inserimento delle risorse umane.

Quando arriva il momento di fare un'offerta di lavoro, puoi creare un collegamento alla riunione designato anche per quella conversazione. Quel momento rappresenterà il completamento della loro prima fase importante nell'onboarding dei dipendenti.

Ci sono altre cose che puoi fare, oltre ai colloqui iniziali, per continuare a costruire rapporti e rafforzare la fiducia dei tuoi nuovi assunti. Ad esempio, alcune aziende pubblicheranno annunci di nuove assunzioni sui propri account di social media. Se il tuo sito web ha una pagina Teams, puoi raccogliere un breve sottotitolo sul nuovo dipendente e pubblicarne una foto.

Facendo il possibile per far sentire i tuoi dipendenti a casa durante le prime fasi del loro processo di candidatura, stabilisci il tono per il successo a lungo termine.