Пошаговое руководство по созданию профессионального адреса электронной почты
Опубликовано: 2019-12-19Электронная почта — один из наиболее часто используемых каналов для взаимодействия с деловыми партнерами. Вы также можете использовать его, чтобы произвести впечатление на потенциальных работодателей или клиентов. Поэтому очень важно сделать ваш адрес электронной почты как можно более профессиональным, чтобы ваше имя и бренд выделялись.
Но как создать профессиональный адрес электронной почты? Чтобы ответить на этот вопрос, давайте начнем с изучения основ деловой электронной почты.
Основы профессионального адреса электронной почты
Адрес электронной почты состоит из двух частей: имени пользователя и доменного имени . Следовательно, формат [email protected] .
Чтобы создать профессионально выглядящий адрес, вы должны указать свое настоящее имя в качестве имени пользователя и свой бренд в качестве доменного имени.
Получатели не воспримут письмо всерьез, если у отправителя будет случайное имя пользователя, например , soccerfans92 . Кроме того, использование бесплатной учетной записи электронной почты с общим доменным именем, таким как gmail.com или yahoo.com , не является профессиональным.
Возьмем пример. Если вы хотите отправлять рекламные электронные письма своим клиентам, адрес электронной почты типа [email protected] будет более надежным, чем [email protected] .
Помимо того, что вы производите отличное впечатление, каковы другие преимущества профессионального адреса электронной почты?
Давайте раскроем их!
Преимущества профессионального адреса электронной почты
Наличие профессионального адреса электронной почты повлияет на восприятие вашего бизнеса вашими клиентами или клиентами. Кроме того, он также обеспечивает следующие преимущества:
- Повысьте доверие к бренду — профессиональный адрес электронной почты выглядит более надежным, поскольку показывает, что вы серьезно относитесь к своему бизнесу. Использование бесплатной учетной записи электронной почты не будет считаться официальной.
- Избегайте спам-фильтров — когда вы регулярно отправляете электронные письма с бесплатной учетной записью электронной почты, получатели могут рассматривать их как спам.
- Продвигайте свой бренд — каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, получатели будут видеть название вашего бренда на адресе электронной почты. Таким образом, это поможет повысить узнаваемость вашего бренда.
- Безопасность данных — бесплатные учетные записи электронной почты подвержены взлому и атакам вредоносных программ. Создание профессиональной электронной почты обеспечивает безопасность и полный контроль над электронной почтой.
В следующем разделе мы покажем вам пошаговое руководство по созданию профессионального адреса электронной почты!
Как создать профессиональный адрес электронной почты?
Следующие шаги помогут вам создать профессиональный адрес электронной почты в cPanel Hostinger . Но вы можете применить этот процесс и к другим провайдерам, таким как Hostgator или GoDaddy:
1. Получите доменное имя
Во-первых, вам нужно зарегистрировать доменное имя . Он должен иметь отношение к вашему бизнесу и легко запоминаться. Если вам нужны идеи, вы можете проверить генераторы имен блогов. Он покажет вам список доступных доменных имен для вашего бизнеса.
Как только вы нашли идеальное доменное имя для своего бизнеса, вам нужно будет приобрести и зарегистрировать его. Некоторые генераторы доменных имен предоставляют услуги регистратора, а другие перенаправляют вас к хостинг-провайдерам.
2. Выберите план хостинга
Теперь вы можете выбрать, получить ли хостинг электронной почты или тарифный план веб-хостинга .
Возможно, вы захотите выбрать план хостинга электронной почты, если вам нужна только услуга хостинга электронной почты и у вас уже есть веб-сайт или вы не планируете создавать новый. План может предлагать такие функции, как неограниченная фильтрация электронной почты или антивирусная проверка .
Данные вашей электронной почты будут храниться в выделенном месте на почтовом сервере. Следовательно, вы можете отправлять и получать электронные письма в большем объеме.
Тарифный план веб-хостинга предоставляет полный пакет услуг за одну покупку — от места и ресурсов до создания веб-сайта , бесплатного доменного имени и корпоративной учетной записи электронной почты. Все ваши данные будут храниться на общем сервере или на виртуальных частных и выделенных серверах.
Тем не менее, выберите тот, который соответствует вашим потребностям. Читайте дальше, чтобы увидеть пример того, как вы можете настроить профессиональную электронную почту через cPanel Hostinger.
3. Создайте учетную запись электронной почты
Войдите в свою панель управления cPanel (или панель управления вашего хостинг-провайдера), затем прокрутите вниз до раздела «Электронная почта» и выберите « Учетные записи электронной почты » . ”
Теперь введите имя пользователя (желательно ваше полное имя) и пароль . Нажмите «Создать», чтобы завершить процесс.
В разделе « Управление учетными записями электронной почты » вы можете открыть папку «Входящие», нажав « Электронная почта », или удалить учетную запись, выбрав « Удалить ».
Кроме того, вы можете нажать « Настройки », чтобы управлять такими настройками, как активация спам-фильтров и антивируса или изменение пароля .
Вот и все! Вы можете начать отправлять и получать электронные письма с новым адресом.
4. Подключитесь к Gmail
Вместо использования службы электронной почты по умолчанию хостинг-провайдера вы можете использовать Gmail для отправки и получения электронных писем. Это намного удобнее, так как вам не нужно каждый раз заходить в панель хостинга, чтобы проверить почту.
Хорошей новостью является то, что вы можете подключить любую учетную запись службы электронной почты к Gmail с помощью процесса под названием Gmailify.
Для этого перейдите в существующую учетную запись Gmail. Затем перейдите в « Настройки» -> «Настройки» и перейдите на вкладку « Учетные записи и импорт» .
Затем нажмите ссылку «Добавить учетную запись электронной почты» , которая вызовет всплывающее окно, в котором вы можете ввести свой новый адрес электронной почты. Однако, если ваша почтовая служба недоступна в Gmailify, вы можете продолжить, выбрав Импортировать электронные письма из моей другой учетной записи (POP3) и нажать Далее .
После этого заполните необходимую информацию: имя пользователя – ваш полный адрес электронной почты, пароль и POP-сервер вашего почтового сервиса . Затем укажите порт 995 и не забудьте выбрать безопасное соединение (SSL). Когда вы закончите, нажмите кнопку « Добавить учетную запись ».
Теперь вы можете настроить параметры, чтобы разрешить отправку писем с нового адреса. Сначала введите отображаемое имя , а затем установите флажок Рассматривать как псевдоним , если вы хотите получать электронные письма в том же почтовом ящике.
На следующем шаге вы должны указать SMTP-сервер и порт вашей почтовой службы, которые вы можете найти в настройках электронной почты панели управления хостингом. Затем введите имя пользователя с полным адресом электронной почты и паролем .
После этого Gmail отправит электронное письмо на ваш новый адрес для подтверждения. Откройте его, нажмите на ссылку подтверждения , и вы готовы к работе!
5. Персонализируйте свою учетную запись
Теперь вы можете добавить профессиональный штрих к своей учетной записи электронной почты. Для начала устанавливаем аватарку и подпись .
Перейдите в «Настройки -> Настройки », затем перейдите на вкладку « Общие ». Прокрутите дальше, и вы найдете раздел « Мое изображение », где вы можете изменить отображаемое изображение.
Если это личный адрес электронной почты, загрузите свою фотографию — убедитесь, что она выглядит профессионально. Но если адрес представляет компанию (а не человека), вы можете изменить его на логотип компании.
Далее создадим подпись. Это важно, так как это покажет характер вашего бренда и предоставит контактную информацию получателям.
Чтобы настроить подпись, оставайтесь на вкладке «Общие» и прокрутите до раздела «Подпись». Выберите новый адрес электронной почты и заполните поле для подписи. После этого не забудьте нажать «Сохранить изменения ».
Если вам нужны идеи по созданию отличной подписи, вы можете воспользоваться такими инструментами, как Mail-Signatures или генератором Mail Signature Generator от Hubspot.
Дополнительные советы по профессиональному использованию электронной почты
Поздравляем! Ваш адрес электронной почты имеет профессиональную атмосферу.
Однако этого недостаточно, если вы не умеете писать электронные письма профессионально. Итак, в следующем списке давайте рассмотрим некоторые советы и передовые методы, которые помогут вам писать электронные письма лучше.
Используйте привлекательную тему письма
Чтобы повысить открываемость ваших электронных писем, постарайтесь создать привлекательную строку темы, учитывая точку зрения получателя.
Во-первых, вы должны знать, чего вы пытаетесь достичь, отправляя эти электронные письма. Вы хотите продавать товары? Или вы хотите отправить образовательное письмо? Имея другую цель, вы должны произвести отличное впечатление.
Тем не менее, вы не можете быть полностью уверены, не экспериментируя. Итак, вы можете попробовать A/B-тестирование с помощью таких инструментов, как Google Analytics или Optimizely. Это метод одновременного сравнения результатов из двух разных тем с одной и той же целью.
Тем не менее, независимо от того, насколько хороша ваша тема, постарайтесь не обещать того, чего не можете выполнить. Очень важно привлечь потенциальных клиентов, но еще важнее сохранить их доверие.
Кроме того, очень важно, чтобы ваше электронное письмо выделялось в папке «Входящие» получателя. Но никогда не используйте все заглавные буквы и восклицательные знаки . Это будет выглядеть слишком агрессивно, и получатель может счесть это спамом.
Итак, как сделать вашу почту заметной? Проверьте эти методы:
- Сделайте это личным – используйте имя получателя в строке темы. Сделайте вид, что вы общаетесь с ними напрямую.
- Используйте ограничение — крайний срок может создать ощущение срочности, например: « До закрытия регистрации (мероприятия) осталось всего два дня. “
- Предложите вознаграждение — если вы предлагаете что-то, например скидку или бонус, ясно укажите это в строке темы.
Наконец, обратите внимание на длину. Идеальной длиной будет 41 символ, а для пользователей мобильных устройств старайтесь не превышать 40 символов , иначе остальная часть строки темы будет обрезана.
Создайте лучшее приветствие
Вы можете задаться вопросом, почему так важно правильно начинать свою электронную почту? Потому что это может повлиять на то, насколько профессионально это выглядит.
Теперь лучше знать, кто будет получать вашу почту. Поэтому постарайтесь включить их имя в приветствие, но не ошибитесь. Например, вы можете использовать « Здравствуйте, мистер (фамилия) » или « Здравствуйте, мисс (фамилия)». ”
Избегайте приветствий типа « Кого это может касаться » или « Здравствуйте, сэр или мадам ». Это показывает, что вы понятия не имеете, кто получит почту.
Как и в строке темы, избегайте восклицательных знаков , особенно если вы пишете деловую почту. Это будет считаться неформальным и агрессивным.
Напишите ясное и лаконичное тело
Тело несет основной посыл. Оно должно соответствовать тому, что вы сказали в строке темы. Будьте ясны в том, что вы пытаетесь передать.
Однако это не значит, что вы должны все подробно объяснять. Сосредоточьтесь только на ключевых моментах, чтобы читателям не приходилось пролистывать текст, чтобы понять его.
Обратите внимание на длину каждого абзаца. Сократите их в более краткие предложения, если это возможно.
Избегайте слов-заполнителей, таких как « я думаю » или « в основном ». Эти предложения сделают ваше заявление неуверенным. Сразу сформулируйте идею и сделайте ее прямолинейной.
Прежде всего, лучше поставить себя на место читателей. Спросите себя, легко ли понять тело. Кроме того, убедитесь, что основное сообщение не скрыто внутри предложений-наполнителей.
Сделав это, перечитайте каждый абзац, чтобы выявить ошибки, такие как опечатки, грамматические ошибки или многословные объяснения.
Закройте почту правильно
Завершением будет простая фраза или слова, за которыми следует подпись. Важно обратить внимание на фразу — в зависимости от того, какой тип почты вы отправляете.
Если вы отправляете деловую почту, постарайтесь сделать ее официальной. Завершение вроде « С уважением » или « С уважением » было бы предпочтительнее. Это может выглядеть слишком просто, но очень важно, чтобы все было профессионально.
Далее, в контексте вашей почты, чтобы кого-то поздравить, используйте « С наилучшими пожеланиями ». Вы также можете использовать « Cheers », если отправляете обычное письмо своим друзьям или родственникам, так как эта фраза менее официальна и звучит более дружелюбно.
Не используйте сокращенные слова, такие как « спасибо », так как это будет выглядеть непрофессионально. Кроме того, не позволяйте своему электронному письму заканчиваться без заключительной фразы и подписи и всегда используйте лучшее программное обеспечение для электронного маркетинга.
Вывод
В этой статье вы узнали, как создать профессиональный адрес электронной почты. Обязательно используйте свое настоящее имя в качестве имени пользователя и свой бренд в качестве доменного имени .
Вы можете использовать службу электронной почты по умолчанию хостинг-провайдера, но вы также можете подключить свою учетную запись электронной почты к Gmail для более удобного использования и управления почтой.
Помимо того, что адрес должен выглядеть профессионально, вы должны профессионально писать электронные письма, обращая внимание на строку темы, приветствие, текст и закрытие письма. Не забывайте проверять каждый раздел после того, как закончите его писать.
У вас есть вопросы по теме? Поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже!
