Una guida passo passo sulla creazione di un indirizzo email professionale

La posta elettronica è uno dei canali più utilizzati per interagire con i partner commerciali. Puoi anche usarlo per fare impressione su potenziali datori di lavoro o clienti. Pertanto, è essenziale rendere il tuo indirizzo email il più professionale possibile, in modo che il tuo nome e il tuo marchio si distinguano.

Ma come creare un indirizzo email professionale? Per rispondere a questa domanda, iniziamo esplorando le basi dell'e-mail aziendale.

Fondamenti di indirizzo email professionale

Un indirizzo email è composto da due parti: il nome utente e il nome di dominio . Quindi, il formato è [email protected] .

Per creare un indirizzo dall'aspetto professionale, devi impostare il tuo vero nome come nome utente e il tuo marchio come nome di dominio.

I destinatari non prenderebbero sul serio la posta se il mittente ha un nome utente casuale come soccerfans92 . Inoltre, l'utilizzo di un account e-mail gratuito con un nome di dominio generico come gmail.com o yahoo.com non è professionale.

Facciamo un esempio. Se desideri inviare e-mail promozionali ai tuoi clienti, un indirizzo e-mail come [email protected] sarebbe più credibile di [email protected] .

Oltre a dare un'ottima impressione, quali sono gli altri vantaggi di avere un indirizzo email professionale?

Scopriamoli!

Vantaggi dell'indirizzo e-mail professionale

Avere un indirizzo email professionale influenzerà la percezione della tua attività da parte dei tuoi clienti o clienti. Inoltre, fornisce anche questi vantaggi:

Nella prossima sezione, ti mostreremo una guida passo passo per creare un indirizzo email professionale!

Come creare un indirizzo email professionale?

I seguenti passaggi ti guideranno attraverso la creazione di un indirizzo email professionale nel cPanel di Hostinger . Ma puoi applicare il processo anche ad altri fornitori, come Hostgator o GoDaddy:

1. Ottieni un nome di dominio

Innanzitutto, devi registrare un nome di dominio . Dovrebbe essere rilevante per la tua attività e facile da ricordare. Se hai bisogno di qualche idea, puoi dare un'occhiata ai generatori di nomi di blog. Ti mostrerà l'elenco dei nomi di dominio disponibili per la tua attività.

Una volta trovato un nome di dominio perfetto per la tua attività, dovrai acquistarlo e registrarlo. Alcuni generatori di nomi di dominio forniscono servizi di registrazione, mentre altri ti reindirizzeranno a provider di hosting.

2. Scegli un piano di hosting

Ora puoi scegliere se ottenere un hosting di posta elettronica o un piano di hosting web .

Potresti scegliere un piano di hosting di posta elettronica se hai solo bisogno di un servizio di hosting di posta elettronica e hai già un sito Web o non hai intenzione di crearne uno nuovo. Il piano potrebbe offrire funzionalità come il filtraggio illimitato della posta elettronica o il controllo antivirus .

I tuoi dati di posta elettronica verranno archiviati in uno spazio dedicato su un server di posta elettronica. Quindi, puoi inviare e ricevere e-mail in un volume maggiore.

Un piano di web hosting fornisce un pacchetto completo in un unico acquisto: da spazio e risorse per creare un sito Web , un nome di dominio gratuito con un account di posta elettronica aziendale. Tutti i tuoi dati saranno archiviati in un server condiviso o in server virtuali privati ​​​​e dedicati.

Detto questo, scegli quello più adatto alle tue esigenze. Continua a leggere per vedere un esempio di come impostare un'e-mail professionale tramite il cPanel di Hostinger.

3. Crea un account e-mail

Accedi alla dashboard del tuo cPanel (o al pannello di controllo del tuo provider di hosting), quindi scorri verso il basso fino alla sezione "E- mail " e seleziona " Account e-mail". "

Ora, digita il nome utente (preferibilmente il tuo nome completo) e la password . Fare clic su Crea per completare il processo.

Nella sezione Gestisci account e-mail , puoi aprire la posta in arrivo facendo clic su E- mail o eliminare l'account selezionando Rimuovi .

Inoltre, puoi toccare Impostazioni per gestire configurazioni come attivare filtri antispam e antivirus o modificare la tua password .

Questo è tutto! Puoi iniziare a inviare e ricevere e-mail con il nuovo indirizzo.

4. Collegati a Gmail

Invece di utilizzare il servizio di posta elettronica predefinito del provider di hosting, potresti voler utilizzare Gmail per inviare e ricevere e-mail. È molto più conveniente in quanto non devi accedere al tuo pannello di hosting ogni volta per controllare le tue e-mail.

La buona notizia è che puoi collegare qualsiasi account del servizio di posta elettronica a Gmail tramite un processo chiamato Gmailify.

Per farlo, vai a un account Gmail esistente. Quindi, vai su Impostazioni -> Impostazioni e fai clic sulla scheda Account e importazione .

Quindi, fai clic sul collegamento Aggiungi un account di posta , che attiverà una finestra pop-up in cui puoi digitare il tuo nuovo indirizzo e-mail. Tuttavia, se il tuo servizio di posta elettronica non è disponibile in Gmailify, puoi procedere selezionando Importa email dall'altro mio account (POP3) e fare clic su Avanti .

Successivamente, inserisci le informazioni richieste: il nome utente – il tuo indirizzo e-mail completo, la password e il server POP del tuo servizio di posta elettronica . Quindi, imposta la porta su 995 e non dimenticare di selezionare una connessione sicura (SSL). Quando hai finito, premi il pulsante " Aggiungi account ".

Ora puoi configurare le impostazioni per consentire l'invio di e-mail dal nuovo indirizzo. Innanzitutto, digita il nome visualizzato , quindi seleziona la casella di controllo Tratta come un alias se desideri ricevere e-mail nella stessa casella di posta.

Nel passaggio successivo, devi compilare il server e la porta SMTP del tuo servizio di posta elettronica, che puoi trovare nelle impostazioni e-mail del pannello di controllo dell'hosting. Quindi, digita il nome utente con il tuo indirizzo e-mail completo e la password .

Successivamente, Gmail invierà un'e- mail al tuo nuovo indirizzo per la verifica. Aprilo, fai clic sul link di conferma e sei pronto per partire!

5. Personalizza il tuo account

Ora puoi aggiungere un tocco professionale al tuo account di posta elettronica. Come antipasto, impostiamo l' immagine del profilo e la firma .

Vai su "Impostazioni -> Impostazioni ", quindi vai alla scheda " Generale ". Scorri e troverai la sezione " La mia immagine " dove puoi cambiare l'immagine del display.

Se si tratta di un indirizzo email personale, carica la tua foto: assicurati che appaia professionale. Ma se l'indirizzo rappresenta un'azienda (non una persona), puoi cambiarlo con il logo dell'azienda.

Quindi, creiamo una firma. È importante in quanto mostrerà il carattere del tuo marchio e fornirà le informazioni di contatto ai destinatari.

Per impostare una firma, resta nella scheda Generale e scorri fino alla sezione Firma. Scegli il tuo nuovo indirizzo email e compila la casella della firma. Una volta terminato, non dimenticare di fare clic su Salva modifiche .

Se hai bisogno di idee per creare una firma eccezionale, puoi controllare strumenti come Mail-Signatures o Mail Signature Generator di Hubspot.

Suggerimenti extra per utilizzare la posta elettronica in modo professionale

Congratulazioni! Il tuo indirizzo email ha quell'atmosfera professionale.

Tuttavia, non è sufficiente se non puoi scrivere e-mail in modo professionale. Quindi, nel seguente elenco, diamo un'occhiata ad alcuni suggerimenti e buone pratiche che ti aiuteranno a scrivere e-mail migliori.

Usa una riga dell'oggetto coinvolgente

Per aumentare il tasso di apertura delle tue e-mail, prova a creare una riga dell'oggetto accattivante considerando il punto di vista del destinatario.

Innanzitutto, devi sapere cosa stai cercando di ottenere inviando quelle e-mail. Vuoi vendere prodotti? Oppure vuoi inviare una mail educativa? Avendo uno scopo diverso, devi dare un'impressione distinta.

Tuttavia, non puoi essere del tutto sicuro senza sperimentare. Quindi, potresti provare A/B Testing, tramite strumenti come Google Analytics o Optimizely. È un metodo per confrontare i risultati di due diversi argomenti con lo stesso scopo allo stesso tempo.

Detto questo, non importa quanto sia buona la tua riga dell'oggetto, cerca di non promettere qualcosa che non puoi offrire. È essenziale coinvolgere i tuoi potenziali clienti, ma è ancora più fondamentale mantenere la loro fiducia.

Quindi, come far risaltare la tua posta? Dai un'occhiata a questi metodi:

Infine, fai attenzione alla lunghezza. La lunghezza ideale sarebbe 41 caratteri, poiché per gli utenti di dispositivi mobili, cerca di non superare i 40 caratteri , altrimenti il ​​resto della riga dell'oggetto verrà tagliato.

Crea un saluto migliore

Potresti chiederti, perché è essenziale iniziare la tua e-mail nel modo giusto? Perché potrebbe influenzare l'aspetto professionale.

Ora è meglio sapere chi riceverà la tua posta. Quindi, prova a includere il loro nome nel messaggio di saluto, ma non sbagliare l'ortografia. Ad esempio, puoi usare " Ciao signor (cognome) " o " Ciao signora (cognome). "

Simile alla riga dell'oggetto, evita di usare i punti esclamativi , specialmente se stai scrivendo una mail di lavoro. Sarebbe considerato informale e aggressivo.

Scrivi un corpo chiaro e conciso

Il corpo porta il messaggio principale. Dovrebbe essere in linea con quanto hai detto nella riga dell'oggetto. Sii chiaro in ciò che stai cercando di trasmettere.

Tuttavia, ciò non significa che devi spiegare tutto in dettaglio. Concentrati solo sui punti chiave, così i lettori non devono sfogliarlo per capirlo.

Presta attenzione alla lunghezza di ogni paragrafo. Tagliali in frasi più concise, se possibile.

Soprattutto, è meglio mettersi nella prospettiva dei lettori. Chiediti se il corpo è facile da comprendere. Inoltre, assicurati che il messaggio principale non sia sepolto all'interno di frasi di riempimento.

Una volta terminato, rileggi ogni paragrafo per identificare errori come errori di battitura, errori grammaticali o spiegazioni prolisse.

Chiudi la posta correttamente

La chiusura sarebbe una semplice frase o parole seguite dalla firma. È essenziale prestare attenzione alla frase, a seconda del tipo di posta che invii.

Se stai inviando una mail di lavoro, prova a renderlo formale. Sarebbe preferibile chiudere come " Saluti " o " Cordiali saluti ". Potrebbe sembrare troppo semplice, ma è essenziale mantenere tutto in modo professionale.

Successivamente, nel contesto della tua posta è congratularmi con qualcuno, usa " I migliori auguri ". Puoi anche usare " Ciao ", se invii una mail casuale ai tuoi amici o parenti poiché la frase è meno formale e suona più amichevole.

Conclusione

In questo articolo, hai imparato come creare un indirizzo email professionale. Assicurati di utilizzare il tuo vero nome come nome utente e il tuo marchio come nome di dominio .

Puoi utilizzare il servizio di posta elettronica predefinito del provider di hosting, ma puoi anche collegare il tuo account di posta elettronica a Gmail per una migliore usabilità e gestione della posta.

Oltre a rendere l'indirizzo professionale, devi scrivere e-mail in modo professionale prestando attenzione alla riga dell'oggetto, al saluto, al corpo e alla chiusura dell'e-mail. Non dimenticare di rileggere ogni sezione una volta che hai finito di scriverla.

Hai domande sull'argomento? Condividi i tuoi pensieri nella sezione commenti qui sotto!