Um guia passo a passo sobre como criar um endereço de e-mail profissional
Publicados: 2019-12-19O e-mail é um dos canais mais utilizados para interagir com parceiros de negócios. Você também pode usá-lo para impressionar potenciais empregadores ou clientes. Portanto, é essencial tornar seu endereço de e-mail o mais profissional possível, para que seu nome e sua marca se destaquem.
Mas, como criar um endereço de e-mail profissional? Para responder a essa pergunta, vamos começar explorando os conceitos básicos do email comercial.
Fundamentos do endereço de e-mail profissional
Um endereço de e-mail consiste em duas partes: o nome de usuário e o nome de domínio . Portanto, o formato é [protegido por e-mail] .
Para criar um endereço com aparência profissional, você deve definir seu nome real como nome de usuário e sua marca como nome de domínio.
Os destinatários não levariam o e-mail a sério se o remetente tiver um nome de usuário aleatório como soccerfans92 . Além disso, usar uma conta de e-mail gratuita com um nome de domínio genérico como gmail.com ou yahoo.com não é profissional.
Vamos dar um exemplo. Se você deseja enviar e-mails promocionais para seus clientes, um endereço de e-mail como [email protected] seria mais confiável do que [email protected] .
Além de causar uma ótima impressão, quais são os outros benefícios de ter um endereço de e-mail profissional?
Vamos descobri-los!
Benefícios do endereço de e-mail profissional
Ter um endereço de e-mail profissional afetará a percepção de seus clientes sobre sua empresa. Além disso, ele também oferece esses benefícios:
- Aumente a credibilidade da marca – um endereço de e-mail profissional parece mais confiável, pois mostra que você leva a sério o seu negócio. Usar uma conta de e-mail gratuita não será visto como oficial.
- Evite filtros de spam – quando você envia e-mails regularmente com uma conta de e-mail gratuita, os destinatários podem considerá-los como spam.
- Promova sua marca – toda vez que você enviar um e-mail, os destinatários verão o nome da sua marca no endereço de e-mail. Assim, ajudará a melhorar o reconhecimento da sua marca.
- Segurança de dados – contas de e-mail gratuitas são propensas a ataques de hackers e malware. Criar um e-mail profissional garante segurança e controle total sobre seus e-mails.
Na próxima seção, mostraremos um guia passo a passo para criar um endereço de e-mail profissional!
Como criar um endereço de e-mail profissional?
As etapas a seguir irão guiá-lo através da criação de um endereço de e-mail profissional no cPanel da Hostinger . Mas você também pode aplicar o processo em outros provedores, como Hostgator ou GoDaddy:
1. Obtenha um nome de domínio
Primeiro, você precisa registrar um nome de domínio . Deve ser relevante para o seu negócio e fácil de lembrar. Se você precisar de algumas ideias, confira os geradores de nomes de blogs. Ele mostrará a lista de nomes de domínio disponíveis para sua empresa.
Depois de encontrar um nome de domínio perfeito para o seu negócio, você precisará comprá-lo e registrá-lo. Alguns geradores de nomes de domínio fornecem serviços de registro, enquanto outros o redirecionam para provedores de hospedagem.
2. Escolha um Plano de Hospedagem
Agora, você pode escolher se deseja obter uma hospedagem de e- mail ou um plano de hospedagem na web .
Você pode escolher um plano de hospedagem de e-mail se precisar apenas de um serviço de hospedagem de e-mail e já tiver um site ou não estiver planejando criar um novo. O plano pode oferecer recursos como filtragem de e-mail ilimitada ou verificação antivírus .
Seus dados de e-mail serão armazenados em um espaço dedicado em um servidor de e-mail. Assim, você pode enviar e receber e-mails em um volume maior.
Um plano de hospedagem na web fornece um pacote completo em uma única compra – desde espaço e recursos para construir um site , um nome de domínio gratuito com uma conta de e-mail comercial. Todos os seus dados serão armazenados em um servidor compartilhado, ou em servidores virtuais privados e dedicados.
Dito isto, escolha aquele que se adapte às suas necessidades. Continue lendo para ver um exemplo de como você pode configurar um e-mail profissional através do cPanel da Hostinger.
3. Crie uma conta de e-mail
Faça login no painel do cPanel (ou no painel de controle do seu provedor de hospedagem), role para baixo até a seção “E- mails ” e selecione “ Contas de e-mail. ”
Agora, digite o nome de usuário (de preferência seu nome completo) e a senha . Clique em Criar para finalizar o processo.
Na seção Gerenciar contas de email , você pode abrir a caixa de entrada clicando em Email ou excluir a conta selecionando Remover .
Além disso, você pode tocar em Configurações para gerenciar configurações como ativar filtros de spam e antivírus ou alterar sua senha .
É isso! Você pode começar a enviar e receber e-mails com o novo endereço.
4. Conecte-se ao Gmail
Em vez de usar o serviço de e-mail padrão do provedor de hospedagem, você pode usar o Gmail para enviar e receber e-mails. É muito mais conveniente, pois você não precisa fazer login no seu painel de hospedagem toda vez para verificar seus e-mails.
A boa notícia é que você pode conectar qualquer conta de serviço de e-mail ao Gmail por meio de um processo chamado Gmailify.
Para fazer isso, vá para uma conta existente do Gmail. Em seguida, navegue até Configurações -> Configurações e clique na guia Contas e importação .
Em seguida, clique no link Adicionar uma conta de e-mail , que acionará uma janela pop-up onde você poderá digitar seu novo endereço de e-mail. No entanto, se seu serviço de e-mail não estiver disponível no Gmailify, você pode continuar escolhendo Importar e-mails de minha outra conta (POP3) e clicar em Avançar .
Em seguida, preencha as informações necessárias: o nome de usuário – seu endereço de e-mail completo, senha e servidor POP do seu serviço de e-mail . Em seguida, coloque a porta em 995 e não se esqueça de selecionar uma conexão segura (SSL). Quando terminar, pressione o botão “ Adicionar conta ”.
Agora, você pode definir as configurações para permitir o envio de e-mails do novo endereço. Primeiro, digite o nome de exibição e marque a caixa de seleção Tratar como alias se quiser receber e-mails na mesma caixa de entrada.
Na próxima etapa, você deve preencher o servidor SMTP e a porta do seu serviço de e-mail – que você pode encontrar nas configurações de e-mail do painel de controle de sua hospedagem. Em seguida, digite o nome de usuário com seu endereço de e-mail completo e senha .
Depois, o Gmail enviará um e- mail para seu novo endereço para verificação. Abra-o, clique no link de confirmação e pronto!
5. Personalize sua conta
Agora você pode adicionar um toque profissional à sua conta de e-mail. Para começar, definimos a foto do perfil e a assinatura .
Navegue até “Configurações -> Configurações ” e vá para a guia “ Geral ”. Role e você encontrará a seção “ Minha imagem ” onde você pode alterar a imagem de exibição.
Se for um endereço de e-mail pessoal, carregue sua foto – certifique-se de que pareça profissional. Mas se o endereço representar uma empresa (não uma pessoa), você poderá alterá-lo para o logotipo da empresa.
Em seguida, vamos criar uma assinatura. É importante, pois mostrará o caráter da sua marca e fornecerá informações de contato aos destinatários.
Para configurar uma assinatura, permaneça na guia Geral e role até a seção Assinatura. Escolha seu novo endereço de e-mail e preencha a caixa de assinatura. Uma vez feito, não se esqueça de clicar em Salvar alterações .
Se você precisar de ideias para criar uma ótima assinatura, confira ferramentas como Mail-Signatures ou o Hubspot's Mail Signature Generator.
Dicas extras para usar o e-mail profissionalmente
Parabéns! Seu endereço de e-mail tem uma vibe profissional.
No entanto, não é suficiente se você não pode escrever e-mails profissionalmente. Então, na lista a seguir, vamos ver algumas dicas e boas práticas que ajudarão você a escrever e-mails melhores.
Use uma linha de assunto envolvente
Para aumentar a taxa de abertura de seus e-mails, tente criar uma linha de assunto atraente considerando a perspectiva do destinatário.
Primeiro, você precisa saber o que está tentando alcançar enviando esses e-mails. Quer vender produtos? Ou você quer enviar um e-mail educacional? Por ter um propósito diferente, você tem que dar uma impressão distinta.
No entanto, você não pode ter certeza absoluta sem experimentar. Então, você pode tentar o Teste A/B – por meio de ferramentas como Google Analytics ou Optimizely. É um método para comparar resultados de duas linhas de assunto diferentes com o mesmo propósito ao mesmo tempo.
Dito isso, não importa quão boa seja sua linha de assunto, tente não prometer algo que você não pode cumprir. É essencial envolver seus clientes em potencial, mas é ainda mais importante manter sua confiança.
Além disso, é essencial destacar seu e-mail na caixa de entrada do destinatário. Mas nunca use letras maiúsculas e pontos de exclamação . Vai parecer muito agressivo e o destinatário pode considerá-lo como spam.
Então, como fazer seu e-mail se destacar? Confira estes métodos:
- Torne-o pessoal – use o nome do destinatário na linha de assunto. Faça parecer que você está se comunicando diretamente com eles.
- Limitação de uso – um prazo pode criar um senso de urgência, como “ Só faltam dois dias para o fechamento das inscrições (de um evento). “
- Ofereça uma recompensa – se você estiver oferecendo algo, como um desconto ou um bônus, deixe claro na linha de assunto.
Por fim, preste atenção ao comprimento. O comprimento ideal seria de 41 caracteres, já para usuários de dispositivos móveis, tente não ultrapassar 40 caracteres – caso contrário, o restante da linha de assunto será cortado.
Crie uma saudação melhor
Você pode se perguntar, por que é essencial começar seu e-mail da maneira certa? Porque isso pode afetar a aparência profissional.
Agora, é melhor saber quem receberá seu e-mail. Então, tente incluir o nome deles na saudação, mas não escreva errado. Por exemplo, você pode usar “ Olá Sr. (Sobrenome) ” ou “ Olá Sra. (Sobrenome). ”
Evite cumprimentos como “ A quem possa interessar ” ou “ Olá, senhor ou senhora ”. Isso mostra que você não tem ideia de quem receberá o e-mail.
Semelhante à linha de assunto, evite usar pontos de exclamação – especialmente se você estiver escrevendo um e-mail comercial. Seria considerado informal e agressivo.
Escreva um corpo claro e conciso
O corpo carrega a mensagem principal. Deve estar de acordo com o que você disse na linha de assunto. Seja claro no que você está tentando transmitir.
No entanto, isso não significa que você tem que explicar tudo em detalhes. Concentre-se apenas nos pontos-chave, para que os leitores não precisem passar os olhos para entendê-lo.
Preste atenção ao comprimento de cada parágrafo. Corte-os em frases mais concisas, se possível.
Evite palavras de preenchimento como “ eu acho ” ou “ basicamente ”. Essas frases farão com que sua declaração pareça insegura. Declare a ideia imediatamente e torne-a direta.
Acima de tudo, é melhor se colocar na perspectiva dos leitores. Pergunte a si mesmo se o corpo é fácil de compreender. Além disso, certifique-se de que a mensagem principal não esteja enterrada dentro de frases de preenchimento.
Uma vez feito, releia cada parágrafo para identificar erros como erros de digitação, erros gramaticais ou explicações prolixas.
Feche o e-mail corretamente
O fechamento seria uma simples frase ou palavras seguidas da assinatura. É essencial prestar atenção à frase – dependendo do tipo de e-mail que você envia.
Se você estiver enviando um e-mail comercial, tente torná-lo formal. Fechar como " Atenciosamente " ou " Atenciosamente " seria preferível. Pode parecer simples demais, mas é essencial manter tudo de forma profissional.
Em seguida, no contexto do seu e-mail é parabenizar alguém, use " Best Wishes ". Você também pode usar “ Cheers ”, se estiver enviando um e-mail casual para seus amigos ou parentes, já que a frase é menos formal e soa mais amigável.
Não use palavras abreviadas como “ Thx ”, pois isso pareceria pouco profissional. Além disso, não deixe seu e-mail terminar sem uma frase de fechamento e assinatura, e use sempre o melhor software de e-mail marketing.
Conclusão
Neste artigo, você aprendeu como criar um endereço de e-mail profissional. Certifique-se de usar seu nome real como nome de usuário e sua marca como nome de domínio .
Você pode usar o serviço de e-mail padrão do provedor de hospedagem, mas também pode conectar sua conta de e-mail ao Gmail para melhor usabilidade e gerenciamento de e-mail.
Além de fazer o endereço parecer profissional, você precisa escrever e-mails profissionalmente, prestando atenção à linha de assunto, saudação, corpo e fechamento do e-mail. Não se esqueça de revisar cada seção quando terminar de escrevê-la.
Você tem alguma dúvida sobre o tema? Compartilhe seus pensamentos na seção de comentários abaixo!
