プロフェッショナルなメールアドレスを作成するためのステップバイステップガイド
公開: 2019-12-19電子メールは、ビジネスパートナーとやり取りするために最もよく使用されるチャネルの1つです。 また、潜在的な雇用主やクライアントに印象を与えるためにそれを使用することができます。 したがって、あなたの名前とブランドが目立つように、あなたのメールアドレスをできるだけプロフェッショナルにすることが不可欠です。
しかし、プロのメールアドレスを作成するにはどうすればよいですか？ その質問に答えるために、ビジネスメールの基本を探求することから始めましょう。
プロフェッショナルなメールアドレスの基礎
メールアドレスは、ユーザー名とドメイン名の2つの部分で構成されています。 したがって、形式は[メール保護]です。
プロ並みのアドレスを作成するには、ユーザー名として本名を設定し、ドメイン名としてブランドを設定する必要があります。
送信者がsoccerfans92のようなランダムなユーザー名を持っている場合、受信者はメールを真剣に受け取らないでしょう。 また、 gmail.comやyahoo.comなどの一般的なドメイン名の無料のメールアカウントを使用することは専門的ではありません。
例を見てみましょう。 プロモーションメールを顧客に送信する場合は、 [メール保護]のようなメールアドレスの方が[メール保護]よりも信頼性が高くなります。
素晴らしい印象を与える以外に、プロのメールアドレスを持つことのその他の利点は何ですか？
それらを発見しましょう！
プロフェッショナルなメールアドレスのメリット
専門的な電子メールアドレスを持つことは、あなたのビジネスに対するあなたのクライアントまたは顧客の認識に影響を及ぼします。 さらに、次の利点もあります。
- ブランドの信頼性を高める–プロのメールアドレスは、あなたが自分のビジネスに真剣に取り組んでいることを示しているため、より信頼できるように見えます。 無料の電子メールアカウントを使用することは、公式とは見なされません。
- スパムフィルターを避ける–無料の電子メールアカウントで定期的に電子メールを送信する場合、受信者はそれらをスパムと見なす可能性があります。
- ブランドを宣伝する–メールを送信するたびに、受信者にはメールアドレスにブランド名が表示されます。 したがって、それはあなたのブランド認知度を向上させるのに役立ちます。
- データセキュリティ–無料の電子メールアカウントは、ハッキングやマルウェア攻撃を受けやすい傾向があります。 プロフェッショナルな電子メールを作成すると、セキュリティが確保され、電子メールを完全に制御できます。
次のセクションでは、プロのメールアドレスを作成するためのステップバイステップガイドを紹介します。
プロフェッショナルなメールアドレスを作成するには？
次の手順では、 HostingerのcPanelでプロのメールアドレスを作成する方法について説明します。 ただし、HostgatorやGoDaddyなどの他のプロバイダーにもプロセスを適用できます。
1.ドメイン名を取得する
まず、ドメイン名を登録する必要があります。 それはあなたのビジネスに関連していて、覚えやすいものでなければなりません。 アイデアが必要な場合は、ブログ名ジェネレーターを確認してください。 それはあなたのビジネスのために利用可能なドメイン名のリストを表示します。
あなたのビジネスに最適なドメイン名を見つけたら、それを購入して登録する必要があります。 一部のドメイン名ジェネレーターはレジストラサービスを提供しますが、他のドメイン名ジェネレーターはホスティングプロバイダーにリダイレクトします。
2.ホスティングプランを選択します
これで、メールホスティングまたはウェブホスティングプランのどちらを取得するかを選択できます。
電子メールホスティングサービスのみが必要で、すでにWebサイトを持っている場合、または新しいWebサイトを作成する予定がない場合は、電子メールホスティングプランを選択することをお勧めします。 このプランでは、無制限の電子メールフィルタリングやウイルス対策チェックなどの機能が提供される場合があります。
メールデータはメールサーバーの専用スペースに保存されます。 したがって、より多くの量の電子メールを送受信できます。
ウェブホスティングプランは、スペースとリソースからウェブサイトを構築するための完全なパッケージを1回の購入で提供します。これは、ビジネス用の電子メールアカウントを持つ無料のドメイン名です。 すべてのデータは、共有サーバー、または仮想プライベートサーバーと専用サーバーに保存されます。
そうは言っても、あなたのニーズに合ったものを選んでください。 HostingerのcPanelを介してプロのメールを設定する方法の例をご覧ください。
3.メールアカウントを作成します
cPanelダッシュボード（またはホスティングプロバイダーのコントロールパネル）にログインし、[メール]セクションまで下にスクロールして[メールアカウント]を選択します。 」
次に、ユーザー名（できればフルネーム）とパスワードを入力します。 [作成]をクリックしてプロセスを終了します。
[電子メールアカウントの管理]セクションで、[電子メール]をクリックして受信ボックスを開くか、[削除]を選択してアカウントを削除できます。
さらに、 [設定]をタップして、スパムフィルターやウイルス対策のアクティブ化などの構成を管理したり、パスワードを変更したりできます。
それでおしまい！ 新しいアドレスでメールの送受信を開始できます。
4.Gmailに接続します
ホスティングプロバイダーのデフォルトのメールサービスを使用する代わりに、Gmailを使用してメールを送受信することをお勧めします。 メールをチェックするために毎回ホスティングパネルにログインする必要がないので、はるかに便利です。
幸いなことに、Gmailifyと呼ばれるプロセスを介して任意のメールサービスアカウントをGmailに接続できます。
これを行うには、既存のGmailアカウントに移動します。 次に、 [設定]-> [設定]に移動し、[アカウントとインポート]タブをクリックします。
次に、[メールアカウントの追加]リンクをクリックします。これにより、新しいメールアドレスを入力できるポップアップウィンドウが表示されます。 ただし、メールサービスがGmailifyで利用できない場合は、[他のアカウント（POP3）からメールをインポートする]を選択して、[次へ]をクリックして続行できます。
その後、必要な情報を入力します。ユーザー名–完全な電子メールアドレス、パスワード、および電子メールサービスのPOPサーバー。 次に、ポートを995に設定し、SSL（Secure Connection）を選択することを忘れないでください。 完了したら、「アカウントの追加」ボタンを押します。
これで、新しいアドレスからメールを送信できるように設定を構成できます。 同じ受信トレイでメールを受信する場合は、最初に表示名を入力し、[エイリアスとして扱う]チェックボックスをオンにします。
次のステップでは、メールサービスのSMTPサーバーとポートを入力する必要があります。これはホスティングコントロールパネルのメール設定にあります。 次に、完全なメールアドレスとパスワードを使用してユーザー名を入力します。
その後、Gmailは確認のために新しいアドレスにメールを送信します。 それを開き、確認リンクをクリックすると、準備が整います。
5.アカウントをパーソナライズする
これで、メールアカウントにプロフェッショナルなタッチを追加できます。 手始めに、プロフィール写真と署名を設定します。
「設定->設定」に移動し、「一般」タブに移動します。 スクロールすると、表示画像を変更できる「マイ画像」セクションが表示されます。
個人のメールアドレスの場合は、写真をアップロードしてください。プロ並みの写真にしてください。 ただし、住所が会社（個人ではない）を表す場合は、会社のロゴに変更できます。
次に、署名を作成しましょう。 それはあなたのブランドの性格を示し、受取人に連絡先情報を提供するので重要です。
署名を設定するには、[全般]タブにとどまり、[署名]セクションまでスクロールします。 新しいメールアドレスを選択し、署名ボックスに入力します。 完了したら、[変更を保存]をクリックすることを忘れないでください。
優れた署名を作成するためのアイデアが必要な場合は、 Mail-SignaturesやHubspotのMailSignatureGeneratorなどのツールを確認できます。
電子メールを専門的に使用するための追加のヒント
おめでとう！ あなたのメールアドレスはそのプロフェッショナルな雰囲気を持っています。
ただし、専門的にメールを書くことができなければ十分ではありません。 したがって、次のリストで、より良いメールを作成するのに役立ついくつかのヒントとグッドプラクティスを見てみましょう。
魅力的な件名を使用する
メールの開封率を上げるには、受信者の視点を考慮して魅力的な件名を作成してください。
まず、これらのメールを送信して何を達成しようとしているのかを知る必要があります。 商品を販売しますか？ それとも、教育メールを送信しますか？ 別の目的を持つことによって、あなたは明確な印象を与える必要があります。
ただし、実験せずに完全に確信することはできません。 そのため、GoogleAnalyticsやOptimizelyなどのツールを使用してA/Bテストを試してみることをお勧めします。 これは、同じ目的を持つ2つの異なる件名の結果を同時に比較する方法です。
とはいえ、件名がどんなに優れていても、提供できないものを約束しないようにしてください。 潜在的な顧客を引き付けることは不可欠ですが、彼らの信頼を維持することはさらに重要です。
また、受信者の受信トレイでメールを目立たせることが重要です。 ただし、すべてのキャップと感嘆符は使用しないでください。 攻撃的すぎるように見え、受信者はそれをスパムと見なす可能性があります。
それで、あなたのメールを目立たせる方法は？ これらの方法を確認してください。
- 個人的なものにする–件名に受信者の名前を使用します。 あなたが彼らと直接通信しているように見せてください。
- 使用制限–締め切りは、「 （イベント）登録が締め切られるまであと2日です。 「「
- 報酬を提供する–割引やボーナスなどを提供する場合は、件名にその旨を明記してください。
最後に、長さに注意してください。 理想的な長さは41文字です。モバイルデバイスのユーザーの場合は、 40文字を超えないようにしてください。超えない場合、残りの件名はトリミングされます。
より良い挨拶を作成する
あなたは不思議に思うかもしれません、なぜあなたの電子メールを正しい方法で始めることが不可欠なのですか？ それはそれがどのように専門的に見えるかに影響を与える可能性があるからです。
さて、誰があなたのメールを受け取るかを知っている方が良いです。 ですから、挨拶に彼らの名前を含めるようにしてください。ただし、スペルを間違えないでください。 たとえば、「 Hi Mr.（Last Name） 」、「 Hello Ms.（Last Name）」を使用できます。 」
「関係者」や「こんにちは、サーまたはマダム」などの挨拶は避けてください。 誰がメールを受信するかわからないことを示しています。
件名と同様に、特にビジネスメールを作成している場合は、感嘆符の使用を避けてください。 それは非公式で攻撃的であると見なされます。
明確で簡潔な本文を書く
体は主なメッセージを担っています。 件名で言ったことと一致している必要があります。 伝えようとしていることを明確にしてください。
ただし、すべてを詳細に説明する必要があるという意味ではありません。 重要なポイントにのみ焦点を当てるので、読者はそれを理解するためにそれをざっと読む必要はありません。
各段落の長さに注意してください。 可能であれば、それらをより簡潔な文にカットします。
「私は思う」や「基本的に」などのフィラーワードは避けてください。 それらの文章はあなたの発言に自信がないように思わせるでしょう。 アイデアをすぐに述べて、それをわかりやすくします。
何よりも、読者の視点に身を置く方が良いでしょう。 体がわかりやすいかどうか自問してみてください。 また、メインメッセージがフィラーセンテンスに埋め込まれていないことを確認してください。
完了したら、すべての段落を読み直して、タイプミス、文法上の誤り、または長い説明などの間違いを特定します。
メールを適切に閉じる
締めくくりは、単純なフレーズまたは単語の後に署名が続きます。 送信するメールの種類に応じて、フレーズに注意を払うことが不可欠です。
ビジネスメールを送信する場合は、正式なものにするようにしてください。 「よろしく」または「よろしく」のように閉じることが望ましいでしょう。 単純すぎるように見えるかもしれませんが、すべてを専門的な方法で維持することが不可欠です。
次に、あなたのメールの文脈で誰かを祝福することです、「最高の願い」を使用してください。 フレーズが形式的でなく、親しみやすいように聞こえるので、友人や親戚にカジュアルなメールを送信する場合は、「乾杯」を使用することもできます。
「 Thx 」のような省略語は専門的ではないように見えるため、使用しないでください。 また、終了フレーズと署名なしで電子メールを終了させないでください。常に最高の電子メールマーケティングソフトウェアを使用してください。
結論
この記事では、プロのメールアドレスを作成する方法を学びました。 ユーザー名には本名、ドメイン名にはブランドを使用してください。
ホスティングプロバイダーのデフォルトのメールサービスを使用できますが、使いやすさとメール管理を向上させるために、メールアカウントをGmailに接続することもできます。
アドレスをプロフェッショナルに見せることは別として、メールの件名、挨拶、本文、および締めくくりに注意を払って、プロフェッショナルにメールを作成する必要があります。 書き終えたら、各セクションを校正することを忘れないでください。
トピックに関して質問がありますか？ 以下のコメントセクションであなたの考えを共有してください！
