Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer professionellen E-Mail-Adresse
Veröffentlicht: 2019-12-19E-Mail ist einer der am häufigsten verwendeten Kanäle, um mit Geschäftspartnern zu interagieren. Sie können es auch verwenden, um bei potenziellen Arbeitgebern oder Kunden Eindruck zu hinterlassen. Daher ist es wichtig, Ihre E-Mail-Adresse so professionell wie möglich zu gestalten, damit Ihr Name und Ihre Marke hervorstechen.
Aber wie erstellt man eine professionelle E-Mail-Adresse? Um diese Frage zu beantworten, beginnen wir damit, die Grundlagen der geschäftlichen E-Mail zu untersuchen.
Grundlagen der professionellen E-Mail-Adresse
Eine E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen: dem Benutzernamen und dem Domänennamen . Daher ist das Format [email protected] .
Um eine professionell aussehende Adresse zu erstellen, müssen Sie Ihren echten Namen als Benutzernamen und Ihre Marke als Domainnamen festlegen.
Die Empfänger würden die Mail nicht ernst nehmen, wenn der Absender einen zufälligen Benutzernamen wie Soccerfans92 hat. Außerdem ist die Verwendung eines kostenlosen E-Mail-Kontos mit einem generischen Domainnamen wie gmail.com oder yahoo.com nicht professionell.
Nehmen wir ein Beispiel. Wenn Sie Werbe-E-Mails an Ihre Kunden senden möchten, wäre eine E-Mail-Adresse wie [email protected] glaubwürdiger als [email protected] .
Abgesehen davon, dass Sie einen guten Eindruck hinterlassen, was sind die anderen Vorteile einer professionellen E-Mail-Adresse?
Entdecken wir sie!
Vorteile einer professionellen E-Mail-Adresse
Eine professionelle E-Mail-Adresse zu haben, wirkt sich auf die Wahrnehmung Ihres Unternehmens durch Ihre Kunden aus. Darüber hinaus bietet es auch diese Vorteile:
- Erhöhen Sie die Glaubwürdigkeit der Marke – eine professionelle E-Mail-Adresse wirkt vertrauenswürdiger, da sie zeigt, dass Sie Ihr Unternehmen ernst nehmen. Die Verwendung eines kostenlosen E-Mail-Kontos wird nicht als offiziell angesehen.
- Vermeiden Sie Spamfilter – wenn Sie regelmäßig E-Mails mit einem kostenlosen E-Mail-Konto versenden, könnten die Empfänger diese als Spam betrachten.
- Bewerben Sie Ihre Marke – jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, sehen die Empfänger den Namen Ihrer Marke in der E-Mail-Adresse. So wird es helfen, Ihre Markenbekanntheit zu verbessern.
- Datensicherheit – kostenlose E-Mail-Konten sind anfällig für Hacking- und Malware-Angriffe. Das Erstellen einer professionellen E-Mail sorgt für Sicherheit und dafür, dass Sie die volle Kontrolle über Ihre E-Mails haben.
Im nächsten Abschnitt zeigen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer professionellen E-Mail-Adresse!
Wie erstelle ich eine professionelle E-Mail-Adresse?
Die folgenden Schritte führen Sie durch die Erstellung einer professionellen E-Mail-Adresse im cPanel von Hostinger . Sie können das Verfahren aber auch bei anderen Anbietern wie Hostgator oder GoDaddy anwenden:
1. Holen Sie sich einen Domänennamen
Zunächst müssen Sie einen Domainnamen registrieren . Es sollte für Ihr Unternehmen relevant und leicht zu merken sein. Wenn Sie Ideen brauchen, können Sie sich Blog-Namensgeneratoren ansehen. Es zeigt Ihnen die Liste der verfügbaren Domainnamen für Ihr Unternehmen.
Sobald Sie einen perfekten Domainnamen für Ihr Unternehmen gefunden haben, müssen Sie ihn kaufen und registrieren. Einige Domainnamen-Generatoren bieten Registrar-Dienste an, während andere Sie zu Hosting-Providern weiterleiten.
2. Wählen Sie einen Hosting-Plan
Jetzt können Sie wählen, ob Sie ein E- Mail-Hosting- oder ein Webhosting-Paket erhalten möchten .
Möglicherweise möchten Sie einen E- Mail-Hosting-Plan auswählen, wenn Sie nur einen E-Mail-Hosting-Service benötigen und bereits eine Website haben oder nicht vorhaben, eine neue zu erstellen. Der Plan bietet möglicherweise Funktionen wie unbegrenzte E-Mail-Filterung oder Virenprüfung .
Ihre E-Mail-Daten werden in einem dedizierten Bereich auf einem E-Mail-Server gespeichert. Daher können Sie E-Mails in einem höheren Volumen senden und empfangen.
Ein Webhosting-Plan bietet ein komplettes Paket in einem einzigen Kauf – von Speicherplatz und Ressourcen zum Erstellen einer Website bis hin zu einem kostenlosen Domainnamen mit einem geschäftlichen E-Mail-Konto. Alle Ihre Daten werden auf einem gemeinsam genutzten Server oder auf virtuellen privaten und dedizierten Servern gespeichert.
Wählen Sie jedoch diejenige, die Ihren Anforderungen entspricht. Lesen Sie weiter, um ein Beispiel zu sehen, wie Sie eine professionelle E-Mail über das cPanel von Hostinger einrichten können.
3. Erstellen Sie ein E-Mail-Konto
Melden Sie sich bei Ihrem cPanel-Dashboard (oder dem Control Panel Ihres Hosting-Providers) an, scrollen Sie dann nach unten zum Abschnitt „E- Mails “ und wählen Sie „E- Mail-Konten“. ”
Geben Sie nun den Benutzernamen (am besten Ihren vollständigen Namen) und das Passwort ein. Klicken Sie auf Erstellen, um den Vorgang abzuschließen.
Im Abschnitt E-Mail-Konten verwalten können Sie den Posteingang öffnen, indem Sie auf E- Mail klicken, oder das Konto löschen, indem Sie Entfernen auswählen.
Darüber hinaus können Sie auf Einstellungen tippen, um Konfigurationen wie die Aktivierung von Spamfiltern und Virenschutz zu verwalten oder Ihr Passwort zu ändern .
Das ist es! Sie können mit dem Senden und Empfangen von E-Mails mit der neuen Adresse beginnen.
4. Verbinden Sie sich mit Gmail
Anstatt den Standard-E-Mail-Dienst des Hosting-Anbieters zu verwenden, möchten Sie möglicherweise Gmail zum Senden und Empfangen von E-Mails verwenden. Es ist viel bequemer, da Sie sich nicht jedes Mal bei Ihrem Hosting-Panel anmelden müssen, um Ihre E-Mails zu überprüfen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie jedes E-Mail-Dienstkonto über einen Prozess namens Gmailify mit Google Mail verbinden können.
Gehen Sie dazu zu einem bestehenden Gmail-Konto. Navigieren Sie dann zu Einstellungen -> Einstellungen und klicken Sie auf die Registerkarte Konten und Import .
Klicken Sie als Nächstes auf den Link E-Mail-Konto hinzufügen , wodurch ein Popup-Fenster geöffnet wird, in dem Sie Ihre neue E-Mail-Adresse eingeben können. Wenn Ihr E-Mail-Dienst jedoch nicht in Gmailify verfügbar ist, können Sie fortfahren, indem Sie E- Mails von meinem anderen Konto importieren (POP3) auswählen und auf Weiter klicken.
Geben Sie anschließend die erforderlichen Informationen ein: den Benutzernamen – Ihre vollständige E-Mail-Adresse, das Passwort und den POP-Server Ihres E-Mail-Dienstes . Setzen Sie dann den Port auf 995 und vergessen Sie nicht, eine sichere Verbindung (SSL) auszuwählen. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „ Konto hinzufügen “.
Jetzt können Sie die Einstellungen konfigurieren, um das Senden von E-Mails von der neuen Adresse zuzulassen. Geben Sie zuerst den Anzeigenamen ein und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Als Alias behandeln, wenn Sie E-Mails im selben Posteingang erhalten möchten.
Im nächsten Schritt müssen Sie den SMTP-Server und -Port Ihres E-Mail-Dienstes eingeben – die Sie in den E-Mail-Einstellungen Ihres Hosting-Kontrollfelds finden. Geben Sie dann den Benutzernamen mit Ihrer vollständigen E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort ein.
Anschließend sendet Google Mail zur Bestätigung eine E- Mail an Ihre neue Adresse. Öffnen Sie es, klicken Sie auf den Bestätigungslink und schon kann es losgehen!
5. Personalisieren Sie Ihr Konto
Sie können Ihrem E-Mail-Konto jetzt eine professionelle Note verleihen. Als Starter legen wir das Profilbild und die Signatur fest.
Navigieren Sie zu „Einstellungen -> Einstellungen “ und dann zur Registerkarte „ Allgemein “. Scrollen Sie weiter und Sie finden den Abschnitt „ Mein Bild “, in dem Sie das Anzeigebild ändern können.
Wenn es sich um eine private E-Mail-Adresse handelt, laden Sie Ihr Foto hoch – stellen Sie sicher, dass es professionell aussieht. Wenn die Adresse jedoch ein Unternehmen (keine Person) darstellt, können Sie sie in das Firmenlogo ändern.
Als nächstes erstellen wir eine Signatur. Es ist wichtig, da es den Charakter Ihrer Marke zeigt und Kontaktinformationen für die Empfänger bereitstellt.
Um eine Signatur einzurichten, bleiben Sie auf der Registerkarte Allgemein und scrollen Sie weiter zum Abschnitt Signatur. Wählen Sie Ihre neue E-Mail-Adresse und füllen Sie das Unterschriftsfeld aus. Wenn Sie fertig sind, vergessen Sie nicht, auf Änderungen speichern zu klicken.
Wenn Sie Ideen zum Erstellen einer großartigen Signatur benötigen, können Sie sich Tools wie Mail-Signatures oder den Mail Signature Generator von Hubspot ansehen.
Zusätzliche Tipps für die professionelle Verwendung von E-Mail
Herzliche Glückwünsche! Ihre E-Mail-Adresse hat diese professionelle Ausstrahlung.
Es reicht jedoch nicht aus, wenn Sie nicht professionell E-Mails schreiben können. Schauen wir uns also in der folgenden Liste einige Tipps und bewährte Verfahren an, die Ihnen helfen werden, bessere E-Mails zu schreiben.
Verwenden Sie eine ansprechende Betreffzeile
Um die Öffnungsrate Ihrer E-Mails zu erhöhen, versuchen Sie, eine ansprechende Betreffzeile zu erstellen, indem Sie die Perspektive des Empfängers berücksichtigen.
Zunächst müssen Sie wissen, was Sie mit dem Versenden dieser E-Mails erreichen möchten. Sie möchten Produkte verkaufen? Oder möchten Sie eine Bildungsmail versenden? Indem Sie einen anderen Zweck haben, müssen Sie einen deutlichen Eindruck hinterlassen.
Ganz sicher kann man sich jedoch nicht sein, ohne zu experimentieren. Vielleicht möchten Sie also A/B-Tests ausprobieren – über Tools wie Google Analytics oder Optimizely. Es ist eine Methode, um Ergebnisse aus zwei verschiedenen Betreffzeilen mit demselben Zweck gleichzeitig zu vergleichen.
Unabhängig davon, wie gut Ihre Betreffzeile ist, versuchen Sie nichts zu versprechen, was Sie nicht halten können. Es ist wichtig, Ihre potenziellen Kunden einzubeziehen, aber es ist noch wichtiger, ihr Vertrauen zu bewahren.
Außerdem ist es wichtig, dass Ihre E-Mail im Posteingang des Empfängers auffällt. Verwenden Sie jedoch niemals nur Großbuchstaben und Ausrufezeichen . Es wird zu aggressiv erscheinen und der Empfänger könnte es als Spam betrachten.
Also, wie können Sie Ihre Post hervorheben? Sehen Sie sich diese Methoden an:
- Machen Sie es persönlich – verwenden Sie den Namen des Empfängers in der Betreffzeile. Lassen Sie es so aussehen, als würden Sie direkt mit ihnen kommunizieren.
- Nutzungsbeschränkung – eine Frist könnte ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen, wie z. B. „ Nur noch zwei Tage bis zum Anmeldeschluss (für eine Veranstaltung). „
- Bieten Sie eine Belohnung an – wenn Sie etwas anbieten, z. B. einen Rabatt oder einen Bonus, machen Sie dies in der Betreffzeile deutlich.
Achten Sie zuletzt auf die Länge. Die ideale Länge wäre 41 Zeichen, da Benutzer von Mobilgeräten versuchen sollten, 40 Zeichen nicht zu überschreiten – sonst wird der Rest der Betreffzeile gekürzt.
Erstellen Sie eine bessere Begrüßung
Sie fragen sich vielleicht, warum es wichtig ist, Ihre E-Mail richtig zu beginnen? Weil es beeinflussen könnte, wie professionell es aussieht.
Jetzt ist es besser zu wissen, wer Ihre Post erhält. Versuchen Sie also, ihren Namen in die Begrüßung aufzunehmen, aber schreiben Sie ihn nicht falsch. Sie können beispielsweise „ Hallo Herr (Nachname) “ oder „ Hallo Frau (Nachname)“ verwenden. ”
Vermeiden Sie Begrüßungen wie „ An wen es etwas angeht “ oder „ Hallo , meine Damen und Herren“. Es zeigt, dass Sie keine Ahnung haben, wer die E-Mail erhalten wird.
Vermeiden Sie, ähnlich wie in der Betreffzeile, Ausrufezeichen – insbesondere, wenn Sie eine Geschäftsmail schreiben. Es würde als informell und aggressiv angesehen werden.
Schreiben Sie einen klaren und prägnanten Körper
Der Körper trägt die Hauptbotschaft. Es sollte mit dem übereinstimmen, was Sie in der Betreffzeile gesagt haben. Seien Sie klar in dem, was Sie zu vermitteln versuchen.
Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie alles im Detail erklären müssen. Konzentrieren Sie sich nur auf die wichtigsten Punkte, damit die Leser es nicht überfliegen müssen, um es zu verstehen.
Achten Sie auf die Länge jedes Absatzes. Schneiden Sie sie, wenn möglich, in kürzere Sätze.
Vermeiden Sie Füllwörter wie „ Ich denke “ oder „ Grundsätzlich “. Diese Sätze lassen Ihre Aussage unsicher erscheinen. Sagen Sie die Idee sofort und machen Sie es einfach.
Vor allem ist es besser, sich in die Perspektive der Leser zu versetzen. Fragen Sie sich, ob der Körper leicht zu verstehen ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Hauptbotschaft nicht in Füllsätzen verborgen ist.
Wenn Sie fertig sind, lesen Sie jeden Absatz erneut, um Fehler wie Tippfehler, Grammatikfehler oder langatmige Erklärungen zu identifizieren.
Schließen Sie die Mail ordnungsgemäß
Der Abschluss wäre ein einfacher Satz oder Worte, gefolgt von der Unterschrift. Achten Sie unbedingt auf den Satz – je nachdem, welche Art von Mail Sie versenden.
Wenn Sie eine Geschäftspost versenden, versuchen Sie, sie formell zu gestalten. Ein Abschluss wie „ Mit freundlichen Grüßen “ oder „ Mit freundlichen Grüßen “ wäre vorzuziehen. Es mag zu einfach aussehen, aber es ist wichtig, alles professionell zu halten.
Als nächstes verwenden Sie im Kontext Ihrer E-Mail, um jemandem zu gratulieren, „ Beste Wünsche “. Sie können „ Prost “ auch verwenden, wenn Sie Ihren Freunden oder Verwandten eine zwanglose E-Mail schicken, da der Ausdruck weniger förmlich ist und freundlicher klingt.
Verwenden Sie keine abgekürzten Wörter wie „ Thx “, da dies unprofessionell wirken würde. Lassen Sie Ihre E-Mail auch nicht ohne einen Schlusssatz und eine Signatur enden und verwenden Sie immer die beste E-Mail-Marketing-Software.
Fazit
In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie Sie eine professionelle E-Mail-Adresse erstellen. Achten Sie darauf, Ihren echten Namen als Benutzernamen und Ihre Marke als Domainnamen zu verwenden.
Sie können den Standard-E-Mail-Dienst des Hosting-Anbieters verwenden, aber Sie können Ihr E-Mail-Konto auch mit Google Mail verbinden, um die Benutzerfreundlichkeit und E-Mail-Verwaltung zu verbessern.
Abgesehen davon, dass die Adresse professionell aussieht, müssen Sie E-Mails professionell schreiben, indem Sie auf die Betreffzeile, die Begrüßung, den Text und den Abschluss der E-Mail achten. Vergessen Sie nicht, jeden Abschnitt Korrektur zu lesen, wenn Sie mit dem Schreiben fertig sind.
Sie haben Fragen zum Thema? Teilen Sie Ihre Gedanken im Kommentarbereich unten!
