دليل تفصيلي حول إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي

يعد البريد الإلكتروني من أكثر القنوات استخدامًا للتفاعل مع شركاء الأعمال. يمكنك أيضًا استخدامه لإحداث انطباع لدى أصحاب العمل أو العملاء المحتملين. لذلك ، من الضروري جعل عنوان بريدك الإلكتروني احترافيًا قدر الإمكان ، بحيث يبرز اسمك وعلامتك التجارية.

ولكن ، كيف يمكن إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي؟ للإجابة على هذا السؤال ، لنبدأ باستكشاف أساسيات البريد الإلكتروني للأعمال.

أساسيات عنوان البريد الإلكتروني المهني

يتكون عنوان البريد الإلكتروني من جزأين: اسم المستخدم واسم المجال . ومن ثم ، فإن التنسيق هو [البريد الإلكتروني المحمي] .

لإنشاء عنوان ذو مظهر احترافي ، عليك تعيين اسمك الحقيقي كاسم مستخدم وعلامتك التجارية كاسم المجال.

لن يأخذ المستلمون البريد على محمل الجد إذا كان لدى المرسل اسم مستخدم عشوائي مثل soccerfans92 . أيضًا ، استخدام حساب بريد إلكتروني مجاني باسم مجال عام مثل gmail.com أو yahoo.com ليس احترافيًا.

لنأخذ مثالا. إذا كنت ترغب في إرسال رسائل بريد إلكتروني ترويجية إلى عملائك ، فسيكون عنوان البريد الإلكتروني مثل [البريد الإلكتروني المحمي] أكثر مصداقية من [البريد الإلكتروني المحمي] .

بصرف النظر عن إعطاء انطباع رائع ، ما هي الفوائد الأخرى لامتلاك عنوان بريد إلكتروني احترافي؟

دعونا نكشف عنها!

مزايا عنوان البريد الإلكتروني المهني

سيؤثر امتلاك عنوان بريد إلكتروني احترافي على تصور عملائك أو عملائك لعملك. علاوة على ذلك ، فإنه يوفر أيضًا هذه الفوائد:

في القسم التالي ، سنعرض لك دليلًا تفصيليًا لإنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي!

كيفية إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي؟

ستوجهك الخطوات التالية خلال إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي في cPanel الخاص بـ Hostinger . ولكن يمكنك تطبيق العملية في موفري خدمات آخرين أيضًا ، مثل Hostgator أو GoDaddy:

1. احصل على اسم المجال

أولاً ، عليك تسجيل اسم المجال . يجب أن يكون وثيق الصلة بعملك ويسهل تذكره. إذا كنت بحاجة إلى بعض الأفكار ، يمكنك التحقق من مولدات اسم المدونة. سيُظهر لك قائمة أسماء النطاقات المتاحة لعملك.

بمجرد العثور على اسم مجال مثالي لعملك ، ستحتاج إلى شرائه وتسجيله. توفر بعض مولدات اسم المجال خدمات المسجل ، بينما يقوم البعض الآخر بإعادة توجيهك إلى موفري الاستضافة.

2. اختر خطة الاستضافة

الآن ، يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد الحصول على استضافة بريد إلكتروني أو خطة استضافة ويب .

قد ترغب في اختيار خطة استضافة البريد الإلكتروني إذا كنت تحتاج فقط إلى خدمة استضافة بريد إلكتروني ولديك بالفعل موقع ويب أو لا تخطط لإنشاء موقع جديد. قد تقدم الخطة ميزات مثل تصفية البريد الإلكتروني غير المحدودة أو فحص مكافحة الفيروسات .

سيتم تخزين بيانات بريدك الإلكتروني في مساحة مخصصة على خادم البريد الإلكتروني. وبالتالي ، يمكنك إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني بكميات أكبر.

توفر خطة استضافة الويب حزمة كاملة في عملية شراء واحدة - من المساحة والموارد لإنشاء موقع ويب ، واسم مجال مجاني مع حساب بريد إلكتروني للأعمال. سيتم تخزين جميع بياناتك في خادم مشترك ، أو في خوادم افتراضية خاصة ومخصصة.

بعد قولي هذا ، اختر الشخص الذي يناسب احتياجاتك. تابع القراءة لترى مثالاً على كيفية إعداد بريد إلكتروني احترافي من خلال cPanel الخاص بـ Hostinger.

3. إنشاء حساب بريد إلكتروني

قم بتسجيل الدخول إلى لوحة تحكم cPanel (أو لوحة تحكم مزود الاستضافة الخاص بك) ، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى قسم " رسائل البريد الإلكتروني " وحدد " حسابات البريد الإلكتروني. "

الآن ، اكتب اسم المستخدم (يفضل اسمك الكامل) وكلمة المرور . انقر فوق إنشاء لإنهاء العملية.

في قسم إدارة حسابات البريد الإلكتروني ، يمكنك فتح صندوق الوارد بالنقر فوق بريد إلكتروني أو حذف الحساب عن طريق تحديد إزالة .

علاوة على ذلك ، يمكنك النقر فوق الإعدادات لإدارة التكوينات مثل تنشيط عوامل تصفية البريد العشوائي ومكافحة الفيروسات أو تغيير كلمة المرور الخاصة بك .

هذا هو! يمكنك البدء في إرسال واستقبال رسائل البريد الإلكتروني بالعنوان الجديد.

4. الاتصال بـ Gmail

بدلاً من استخدام خدمة البريد الإلكتروني الافتراضية لموفر الاستضافة ، قد ترغب في استخدام Gmail لإرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها. إنها أكثر ملاءمة حيث لا يتعين عليك تسجيل الدخول إلى لوحة الاستضافة الخاصة بك في كل مرة للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.

والخبر السار هو أنه يمكنك ربط أي حساب خدمة بريد إلكتروني بـ Gmail من خلال عملية تسمى Gmailify.

للقيام بذلك ، انتقل إلى حساب Gmail موجود. بعد ذلك ، انتقل إلى الإعدادات -> الإعدادات وانقر فوق علامة التبويب الحسابات والاستيراد .

بعد ذلك ، انقر فوق الرابط إضافة حساب بريد ، والذي سيطلق نافذة منبثقة حيث يمكنك كتابة عنوان بريدك الإلكتروني الجديد. ومع ذلك ، إذا كانت خدمة البريد الإلكتروني الخاصة بك غير متوفرة في Gmailify ، فيمكنك المتابعة باختيار استيراد رسائل البريد الإلكتروني من حسابي الآخر (POP3) ، والنقر فوق التالي .

بعد ذلك ، املأ المعلومات المطلوبة: اسم المستخدم - عنوان بريدك الإلكتروني الكامل وكلمة المرور وخادم POP لخدمة البريد الإلكتروني . ثم ضع المنفذ على 995 ، ولا تنس تحديد اتصال آمن (SSL). عند الانتهاء ، اضغط على زر " إضافة حساب ".

الآن ، يمكنك تكوين الإعدادات للسماح بإرسال رسائل البريد من العنوان الجديد. أولاً ، اكتب اسم العرض ، ثم حدد خانة الاختيار معاملة كاسم مستعار إذا كنت تريد تلقي رسائل بريد إلكتروني في نفس صندوق الوارد.

في الخطوة التالية ، يجب عليك ملء خادم SMTP ومنفذ خدمة البريد الإلكتروني - والذي يمكنك العثور عليه في إعدادات البريد الإلكتروني بلوحة تحكم الاستضافة. ثم اكتب اسم المستخدم بعنوان بريدك الإلكتروني الكامل وكلمة المرور .

بعد ذلك ، سيرسل Gmail رسالة بريد إلكتروني إلى عنوانك الجديد للتحقق. افتحه ، وانقر فوق ارتباط التأكيد ، وأنت على استعداد للذهاب!

5. إضفاء الطابع الشخصي على حسابك

يمكنك الآن إضافة لمسة احترافية إلى حساب بريدك الإلكتروني. كبداية ، قمنا بتعيين صورة الملف الشخصي والتوقيع .

انتقل إلى "الإعدادات -> الإعدادات " ، ثم انتقل إلى علامة التبويب " عام ". قم بالتمرير ، وستجد قسم " صورتي " حيث يمكنك تغيير صورة العرض.

إذا كان عنوان بريد إلكتروني شخصيًا ، فحمِّل صورتك وتأكد من أنها تبدو احترافية. ولكن إذا كان العنوان يمثل شركة (وليس شخصًا) ، فيمكنك تغييره إلى شعار الشركة.

بعد ذلك ، لنقم بإنشاء توقيع. من المهم أنه سيُظهر شخصية علامتك التجارية ويوفر معلومات الاتصال للمستلمين.

لإعداد توقيع ، ابق في علامة التبويب عام وانتقل إلى قسم التوقيع. اختر عنوان بريدك الإلكتروني الجديد واملأ مربع التوقيع. بمجرد الانتهاء من ذلك ، لا تنس النقر فوق حفظ التغييرات .

إذا كنت بحاجة إلى أفكار حول إنشاء توقيع رائع ، فيمكنك التحقق من أدوات مثل Mail-Signatures أو Hubspot's Mail Signature Generator.

نصائح إضافية لاستخدام البريد الإلكتروني بشكل احترافي

تهانينا! لقد حصل عنوان بريدك الإلكتروني على تلك الأجواء الاحترافية.

ومع ذلك ، لا يكفي إذا كنت لا تستطيع كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافي. لذلك ، في القائمة التالية ، دعنا نلقي نظرة على بعض النصائح والممارسات الجيدة التي ستساعدك على كتابة رسائل بريد إلكتروني أفضل.

استخدم سطر موضوع جذاب

لزيادة معدل فتح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، حاول إنشاء سطر موضوع جذاب من خلال مراعاة منظور المستلم.

أولاً ، عليك أن تعرف ما الذي تحاول تحقيقه عن طريق إرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه. هل تريد بيع المنتجات؟ أم تريد إرسال بريد تعليمي؟ من خلال وجود هدف مختلف ، يجب أن تعطي انطباعًا مميزًا.

ومع ذلك ، لا يمكنك أن تكون متأكدًا تمامًا بدون إجراء التجارب. لذلك ، قد ترغب في تجربة اختبار A / B - من خلال أدوات مثل Google Analytics أو Optimizely. إنها طريقة لمقارنة النتائج من سطري موضوع مختلفين لنفس الغرض في نفس الوقت.

ومع ذلك ، بغض النظر عن مدى جودة سطر الموضوع ، حاول ألا تعد بشيء لا يمكنك تقديمه. من الضروري إشراك عملائك المحتملين ، ولكن من الأهمية بمكان الحفاظ على ثقتهم.

لذا ، كيف تجعل بريدك مميزًا؟ تحقق من هذه الطرق:

أخيرًا ، انتبه للطول. سيكون الطول المثالي هو 41 حرفًا ، أما بالنسبة لمستخدمي الأجهزة المحمولة ، فحاول ألا يتجاوز 40 حرفًا - وإلا فسيتم اقتطاع باقي سطر الموضوع.

إنشاء تحية أفضل

قد تتساءل ، لماذا من الضروري أن تبدأ بريدك الإلكتروني بالطريقة الصحيحة؟ لأنه قد يؤثر على مظهره الاحترافي.

الآن ، من الأفضل معرفة من سيتلقى بريدك. لذا ، حاول تضمين اسمه في التحية ، لكن لا تخطئ في تهجئته. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام " مرحبًا السيد (اسم العائلة) " أو " مرحبًا السيدة (اسم العائلة). "

على غرار سطر الموضوع ، تجنب استخدام علامات التعجب - خاصةً إذا كنت تكتب بريدًا تجاريًا. سيعتبر غير رسمي وعدواني.

اكتب هيئة واضحة وموجزة

الجسد هو الذي يحمل الرسالة الرئيسية. يجب أن يتماشى مع ما قلته في سطر الموضوع. كن واضحًا فيما تحاول نقله.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب عليك شرح كل شيء بالتفصيل. ركز فقط على النقاط الرئيسية ، حتى لا يضطر القراء إلى استعراضها لفهمها.

انتبه لطول كل فقرة. قم بتقطيعها إلى جمل أكثر إيجازًا ، إن أمكن.

قبل كل شيء ، من الأفضل أن تضع نفسك في منظور القراء. اسأل نفسك ما إذا كان من السهل فهم الجسد. تأكد أيضًا من أن الرسالة الرئيسية ليست مدفونة داخل جمل حشو.

بمجرد الانتهاء من ذلك ، أعد قراءة كل فقرة لتحديد الأخطاء المطبعية أو الأخطاء النحوية أو التفسيرات الطويلة.

أغلق البريد بشكل صحيح

سيكون الختام عبارة بسيطة أو كلمات يتبعها التوقيع. من الضروري الانتباه إلى العبارة - اعتمادًا على نوع البريد الذي ترسله.

إذا كنت ترسل بريدًا تجاريًا ، فحاول جعله رسميًا. سيكون الختام مثل " تحياتي " أو " مع خالص التقدير " هو الأفضل. قد يبدو الأمر بسيطًا للغاية ، لكن من الضروري الاحتفاظ بكل شيء بطريقة احترافية.

بعد ذلك ، في سياق بريدك لتهنئة شخص ما ، استخدم " أطيب التمنيات ". يمكنك أيضًا استخدام " Cheers " ، إذا كنت ترسل بريدًا غير رسمي إلى أصدقائك أو أقاربك لأن العبارة أقل رسمية وتبدو أكثر ودية.

خاتمة

في هذه المقالة ، تعلمت كيفية إنشاء عنوان بريد إلكتروني احترافي. تأكد من استخدام اسمك الحقيقي كاسم مستخدم وعلامتك التجارية كاسم المجال .

يمكنك استخدام خدمة البريد الإلكتروني الافتراضية لموفر الاستضافة ، ولكن يمكنك أيضًا ربط حساب بريدك الإلكتروني بـ Gmail لتحسين سهولة الاستخدام وإدارة البريد.

بصرف النظر عن جعل العنوان يبدو احترافيًا ، يجب عليك كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل احترافي من خلال الانتباه إلى سطر موضوع البريد الإلكتروني والتحية والجسم والإغلاق . لا تنس مراجعة كل قسم بمجرد الانتهاء من كتابته.

هل لديك أسئلة بخصوص الموضوع؟ شارك أفكارك في قسم التعليق في الأسفل!