คำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

อีเมลเป็นหนึ่งในช่องทางที่ใช้มากที่สุดในการโต้ตอบกับคู่ค้าทางธุรกิจ คุณยังสามารถใช้เพื่อสร้างความประทับใจให้ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างหรือลูกค้าได้อีกด้วย ดังนั้น จำเป็นต้องทำให้ที่อยู่อีเมลของคุณมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ชื่อและแบรนด์ของคุณโดดเด่น

แต่จะสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพได้อย่างไร ในการตอบคำถามนั้น ให้เริ่มต้นด้วยการสำรวจข้อมูลพื้นฐานของอีเมลธุรกิจ

พื้นฐานของที่อยู่อีเมลมืออาชีพ

ที่อยู่อีเมลประกอบด้วยสองส่วน: ชื่อผู้ใช้ และ ชื่อโดเมน ดังนั้น รูปแบบคือ [ป้องกันอีเมล]

ในการสร้างที่อยู่ที่ดูเป็นมืออาชีพ คุณต้องตั้ง ชื่อจริง ของคุณเป็นชื่อผู้ใช้และ แบรนด์ ของคุณเป็นชื่อโดเมน

ผู้รับจะไม่จริงจังกับอีเมลหากผู้ส่งมีชื่อผู้ใช้แบบสุ่มเช่น soccerfans92 นอกจากนี้ การใช้บัญชีอีเมลฟรีที่มีชื่อโดเมนทั่วไป เช่น gmail.com หรือ yahoo.com นั้นไม่ถือเป็นมืออาชีพ

ลองมาดูตัวอย่างกัน หากคุณต้องการส่งอีเมลส่งเสริมการขายให้กับลูกค้าของคุณ ที่อยู่อีเมลเช่น [email protected] จะเชื่อถือได้มากกว่า [email protected]

นอกจากการสร้างความประทับใจที่ดีแล้ว การมีที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพยังมีข้อดีอะไรอีกบ้าง

มาเปิดโปงพวกเขากันเถอะ!

ประโยชน์ของที่อยู่อีเมลสำหรับมืออาชีพ

การมีที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพจะส่งผลต่อการรับรู้ของลูกค้าหรือลูกค้าเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ยังให้ประโยชน์เหล่านี้:

ในส่วนถัดไป เราจะแสดงคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ!

วิธีสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

ขั้นตอนต่อไปนี้จะแนะนำคุณตลอดการสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพใน cPanel ของ Hostinger แต่คุณสามารถใช้กระบวนการนี้กับผู้ให้บริการรายอื่นได้เช่นกัน เช่น Hostgator หรือ GoDaddy:

1. รับชื่อโดเมน

ขั้นแรก คุณต้อง ลงทะเบียนชื่อโดเมน ควรเกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณและจดจำได้ง่าย หากคุณต้องการแนวคิดบางอย่าง คุณสามารถดูเครื่องมือสร้างชื่อบล็อกได้ จะแสดงรายการชื่อโดเมนที่ใช้ได้สำหรับธุรกิจของคุณ

เมื่อคุณพบชื่อโดเมนที่เหมาะกับธุรกิจของคุณแล้ว คุณจะต้องซื้อและจดทะเบียนชื่อโดเมนนั้น ตัวสร้างชื่อโดเมนบางตัวให้บริการผู้รับจดทะเบียน ในขณะที่บางตัวจะเปลี่ยนเส้นทางคุณไปยังผู้ให้บริการโฮสต์

2. เลือกแผนโฮสติ้ง

ตอนนี้ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะรับ อีเมลโฮสติ้ง หรือ แผนเว็บโฮสติ้ง

คุณอาจต้องการเลือก แผนบริการโฮสต์อีเมล หากคุณต้องการเพียงแค่บริการโฮสต์อีเมล และมีเว็บไซต์อยู่แล้วหรือไม่ได้วางแผนที่จะสร้างเว็บไซต์ใหม่ แผนดังกล่าวอาจนำเสนอคุณลักษณะต่างๆ เช่น การ กรองอีเมลแบบไม่จำกัด หรือการ ตรวจสอบโปรแกรมป้องกันไวรัส

ข้อมูลอีเมลของคุณจะถูกเก็บไว้ในพื้นที่เฉพาะบนเซิร์ฟเวอร์อีเมล ดังนั้น คุณสามารถส่งและรับอีเมลในปริมาณที่มากขึ้น

แผนเว็บโฮสติ้ง มีแพ็คเกจที่สมบูรณ์ในการซื้อครั้งเดียว ตั้งแต่พื้นที่และทรัพยากรไปจนถึงการ สร้างเว็บไซต์ ชื่อโดเมนฟรีพร้อมบัญชีอีเมลธุรกิจ ข้อมูลทั้งหมดของคุณจะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกันหรือในเซิร์ฟเวอร์ส่วนตัวและเซิร์ฟเวอร์เฉพาะเสมือน

ที่กล่าวว่าเลือกหนึ่งที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ อ่านต่อไปเพื่อดูตัวอย่างวิธีตั้งค่าอีเมลแบบมืออาชีพผ่าน cPanel ของ Hostinger

3. สร้างบัญชีอีเมล

เข้าสู่ระบบแผงควบคุม cPanel ของคุณ (หรือแผงควบคุมของผู้ให้บริการโฮสติ้งของคุณ) จากนั้นเลื่อนลงไปที่ส่วน " อีเมล " และเลือก " บัญชีอีเมล ”

ตอนนี้พิมพ์ ชื่อผู้ใช้ (ควรเป็นชื่อเต็มของคุณ) และ รหัสผ่าน คลิกสร้างเพื่อสิ้นสุดกระบวนการ

ในส่วน จัดการบัญชีอีเมล คุณสามารถเปิดกล่องขาเข้าโดยคลิก อีเมล หรือลบบัญชีโดยเลือก ลบ

นอกจากนี้ คุณสามารถแตะที่ การตั้งค่า เพื่อจัดการการกำหนดค่า เช่น การเปิดใช้งาน ตัวกรองสแปม และ โปรแกรมป้องกันไวรัส หรือ เปลี่ยนรหัสผ่านของคุณ

แค่นั้นแหละ! คุณสามารถเริ่มส่งและรับอีเมลด้วยที่อยู่ใหม่

4. เชื่อมต่อกับ Gmail

แทนที่จะใช้บริการอีเมลเริ่มต้นของผู้ให้บริการโฮสต์ คุณอาจต้องการใช้ Gmail เพื่อส่งและรับอีเมล สะดวกกว่ามาก เพราะคุณไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้แผงโฮสติ้งทุกครั้งเพื่อตรวจสอบอีเมล

ข่าวดีก็คือ คุณสามารถเชื่อมต่อบัญชีบริการอีเมลใดๆ กับ Gmail ผ่านกระบวนการที่เรียกว่า Gmailify

โดยไปที่บัญชี Gmail ที่มีอยู่ จากนั้นไปที่ การตั้งค่า -> การตั้งค่า แล้วคลิก แท็บบัญชีและการนำเข้า

ถัดไป คลิกลิงก์ เพิ่มบัญชีเมล ซึ่งจะเรียกหน้าต่างป๊อปอัปซึ่งคุณสามารถพิมพ์ที่อยู่อีเมลใหม่ของคุณได้ อย่างไรก็ตาม หากบริการอีเมลของคุณไม่มีให้บริการใน Gmailify คุณสามารถดำเนินการต่อโดยเลือก นำเข้าอีเมลจากบัญชีอื่นของฉัน (POP3) แล้วคลิก ถัดไป

หลังจากนั้น กรอกข้อมูลที่จำเป็น: ชื่อผู้ใช้ – ที่อยู่อีเมลแบบเต็ม รหัสผ่าน และ เซิร์ฟเวอร์ POP ของบริการอีเมลของ คุณ จากนั้น ใส่พอร์ตไปที่ 995 และอย่าลืมเลือกการเชื่อมต่อที่ปลอดภัย (SSL) เมื่อเสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม “ เพิ่มบัญชี ”

ตอนนี้คุณสามารถกำหนดการตั้งค่าเพื่ออนุญาตให้ส่งอีเมลจากที่อยู่ใหม่ได้ ขั้นแรก ให้พิมพ์ ชื่อที่แสดง แล้วเลือกช่องทำเครื่องหมาย ใช้เป็นนามแฝง หากคุณต้องการรับอีเมลในกล่องจดหมายเดียวกัน

ในขั้นตอนต่อไป คุณจะต้องกรอกเซิร์ฟเวอร์และ พอร์ต SMTP ของบริการอีเมลของคุณ ซึ่งคุณจะพบได้ในการตั้งค่าอีเมลของแผงควบคุมโฮสติ้ง จากนั้นพิมพ์ชื่อผู้ใช้ด้วย ที่อยู่อีเมลแบบเต็มและรหัสผ่าน ของคุณ

หลังจากนั้น Gmail จะส่ง อีเมล ไปยังที่อยู่ใหม่ของคุณเพื่อยืนยัน เปิดมัน คลิก ลิงก์ยืนยัน คุณก็พร้อมแล้ว!

5. ปรับแต่งบัญชีของคุณ

ตอนนี้คุณสามารถเพิ่มความเป็นมืออาชีพให้กับบัญชีอีเมลของคุณได้ ในการเริ่มต้น เราตั้งค่า รูปโปรไฟล์ และ ลายเซ็น

ไปที่ "การตั้งค่า -> การตั้งค่า " จากนั้นไปที่แท็บ " ทั่วไป " เลื่อนลงมาและคุณจะพบส่วน " รูปภาพของฉัน " ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนรูปภาพที่แสดงได้

หากเป็นที่อยู่อีเมลส่วนตัว ให้อัปโหลดรูปภาพของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปภาพนั้นดูเป็นมืออาชีพ แต่ถ้าที่อยู่นั้นเป็นตัวแทนของบริษัท (ไม่ใช่บุคคล) คุณสามารถเปลี่ยนเป็นโลโก้ของบริษัทได้

ต่อไป มาสร้างลายเซ็นกัน เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากจะแสดงลักษณะแบรนด์ของคุณและให้ข้อมูลติดต่อแก่ผู้รับ

ในการตั้งค่าลายเซ็น ให้อยู่บนแท็บทั่วไปและเลื่อนไปที่ส่วนลายเซ็น เลือกที่อยู่อีเมลใหม่และกรอกในกล่องลายเซ็น เมื่อเสร็จแล้ว อย่าลืมคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง

หากคุณต้องการแนวคิดในการสร้างลายเซ็นที่ยอดเยี่ยม คุณสามารถดูเครื่องมือต่างๆ เช่น Mail-Signatures หรือ Mail Signature Generator ของ Hubspot

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการใช้อีเมลอย่างมืออาชีพ

ยินดีด้วย! ที่อยู่อีเมลของคุณมีบรรยากาศแบบมืออาชีพ

อย่างไรก็ตาม หากคุณเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพไม่ได้ ในรายการต่อไปนี้ มาดูเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ดีขึ้น

ใช้หัวเรื่องที่น่าสนใจ

เพื่อเพิ่มอัตราการเปิดอีเมลของคุณ พยายามสร้างหัวเรื่องที่น่าสนใจโดยพิจารณาจากมุมมองของผู้รับ

อันดับแรก คุณต้องรู้ว่าคุณกำลังพยายามบรรลุอะไรโดยการส่งอีเมลเหล่านั้น คุณต้องการที่จะขายสินค้า? หรือคุณต้องการส่งจดหมายการศึกษา? คุณต้องสร้างความประทับใจให้ชัดเจนโดยมีจุดประสงค์ที่แตกต่างออกไป

อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถแน่ใจได้เลยว่าไม่มีการทดลอง ดังนั้น คุณอาจต้องการลองใช้การทดสอบ A/B ผ่านเครื่องมือต่างๆ เช่น Google Analytics หรือ Optimizely เป็นวิธีการเปรียบเทียบผลลัพธ์จากหัวข้อที่แตกต่างกันสองบรรทัดโดยมีจุดประสงค์เดียวกันในเวลาเดียวกัน

ที่กล่าวว่า ไม่ว่าหัวเรื่องของคุณจะดีแค่ไหน อย่าพยายามสัญญาในสิ่งที่คุณไม่สามารถทำได้ จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องดึงดูดผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณให้เข้ามามีส่วนร่วม แต่การรักษาความไว้วางใจของพวกเขานั้นสำคัญยิ่งกว่า

ทำอย่างไรให้จดหมายของคุณโดดเด่น? ตรวจสอบวิธีการเหล่านี้:

ในที่สุด ให้ความสนใจกับความยาว ความยาวในอุดมคติคือ 41 อักขระ สำหรับผู้ใช้อุปกรณ์พกพา พยายามอย่าเกิน 40 อักขระ มิฉะนั้น บรรทัดหัวเรื่องที่เหลือจะถูกตัดออก

สร้างคำทักทายที่ดีขึ้น

คุณอาจสงสัยว่าทำไมการเริ่มต้นอีเมลอย่างถูกวิธีจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพราะมันอาจส่งผลต่อความเป็นมืออาชีพ

ตอนนี้ เป็นการดีกว่าที่จะรู้ว่าใครจะได้รับจดหมายของคุณ ดังนั้น พยายามใส่ชื่อของพวกเขาในคำทักทาย แต่อย่าสะกดผิด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ “ สวัสดี คุณ (นามสกุล) ” หรือ “ สวัสดี คุณ (นามสกุล) ”

เช่นเดียวกับหัวเรื่อง หลีกเลี่ยงการใช้ เครื่องหมายอัศเจรีย์ โดยเฉพาะถ้าคุณกำลังเขียนจดหมายธุรกิจ จะถือว่าไม่เป็นทางการและก้าวร้าว

เขียนเนื้อหาที่ชัดเจนและรัดกุม

ร่างกายมีข้อความหลัก ควรสอดคล้องกับสิ่งที่คุณพูดในหัวเรื่อง มีความชัดเจนในสิ่งที่คุณกำลังพยายามจะสื่อ

อย่างไรก็ตาม ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องอธิบายทุกอย่างโดยละเอียด เน้นเฉพาะประเด็นสำคัญ ดังนั้นผู้อ่านจึงไม่ต้องอ่านเพื่อทำความเข้าใจ

ให้ความสนใจกับความยาวของแต่ละย่อหน้า ตัดเป็นประโยคที่กระชับกว่านี้ถ้าเป็นไปได้

เหนือสิ่งอื่นใด ควรใส่ตัวเองในมุมมองของผู้อ่าน ถามตัวเองว่าร่างกายเข้าใจได้ง่ายหรือไม่. ตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าข้อความหลักไม่ได้ถูกฝังอยู่ในประโยคที่เติม

เมื่อเสร็จแล้ว ให้อ่านซ้ำทุกย่อหน้าเพื่อระบุข้อผิดพลาด เช่น การพิมพ์ผิด ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ หรือคำอธิบายที่ยืดยาว

ปิดจดหมายอย่างถูกต้อง

การปิดท้ายจะเป็นวลีหรือคำง่ายๆ ตามด้วยลายเซ็น สิ่งสำคัญคือต้องใส่ใจกับวลีนั้น ขึ้นอยู่กับประเภทของอีเมลที่คุณส่ง

หากคุณกำลังส่งจดหมายธุรกิจ พยายามทำให้เป็นทางการ ปิดเช่น " ขอแสดงความนับถือ " หรือ " ขอแสดงความนับถือ " จะดีกว่า อาจดูเรียบง่ายเกินไป แต่สิ่งสำคัญคือต้องรักษาทุกอย่างไว้อย่างมืออาชีพ

ต่อไป ในบริบทของอีเมลของคุณคือการแสดงความยินดีกับใครบางคน ให้ใช้ “ ด้วย ความปรารถนาดี ” คุณยังสามารถใช้ “ ไชโย ” ได้ หากคุณกำลังส่งอีเมลแบบไม่เป็นทางการถึงเพื่อนหรือญาติของคุณ เนื่องจากวลีนี้ใช้เป็นทางการน้อยกว่าและฟังดูเป็นมิตรกว่า

บทสรุป

ในบทความนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีสร้างที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพแล้ว อย่าลืมใช้ ชื่อจริง ของคุณเป็น ชื่อผู้ใช้ และ แบรนด์ ของคุณเป็น ชื่อโดเมน

คุณสามารถใช้บริการอีเมลเริ่มต้นของผู้ให้บริการโฮสต์ได้ แต่คุณยังสามารถเชื่อมต่อบัญชีอีเมลของคุณกับ Gmail เพื่อการใช้งานและการจัดการอีเมลที่ดียิ่งขึ้น

นอกเหนือจากการทำให้ที่อยู่ดูเป็นมืออาชีพแล้ว คุณต้องเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพโดยให้ความสนใจกับ หัวเรื่อง คำทักทาย เนื้อหา และ การปิด ของอีเมล อย่าลืมตรวจทานแต่ละส่วนเมื่อคุณเขียนเสร็จแล้ว

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับหัวข้อนี้หรือไม่? แบ่งปันความคิดของคุณในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!