Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia profesjonalnego adresu e-mail
Opublikowany: 2019-12-19E-mail to jeden z najczęściej używanych kanałów interakcji z partnerami biznesowymi. Możesz go również użyć, aby zrobić wrażenie na potencjalnych pracodawcach lub klientach. Dlatego ważne jest, aby Twój adres e-mail był jak najbardziej profesjonalny, aby Twoja nazwa i marka się wyróżniały.
Ale jak stworzyć profesjonalny adres e-mail? Aby odpowiedzieć na to pytanie, zacznijmy od zapoznania się z podstawami biznesowej poczty e-mail.
Podstawy profesjonalnego adresu e-mail
Adres e-mail składa się z dwóch części: nazwy użytkownika i nazwy domeny . W związku z tym format jest [chroniony pocztą e-mail] .
Aby stworzyć profesjonalnie wyglądający adres, musisz ustawić swoje prawdziwe imię jako nazwę użytkownika i swoją markę jako nazwę domeny.
Odbiorcy nie potraktowaliby poważnie wiadomości, gdyby nadawca miał losową nazwę użytkownika, taką jak soccerfans92 . Ponadto korzystanie z bezpłatnego konta e-mail z ogólną nazwą domeny, taką jak gmail.com lub yahoo.com , nie jest profesjonalne.
Weźmy przykład. Jeśli chcesz wysyłać promocyjne wiadomości e-mail do swoich klientów, adres e-mail, taki jak [email protected] będzie bardziej wiarygodny niż [email protected] .
Jakie są inne korzyści z posiadania profesjonalnego adresu e-mail, oprócz robienia dobrego wrażenia?
Odkryjmy je!
Korzyści z profesjonalnego adresu e-mail
Posiadanie profesjonalnego adresu e-mail wpłynie na postrzeganie Twojej firmy przez klientów lub klientów. Co więcej, zapewnia również następujące korzyści:
- Zwiększ wiarygodność marki – profesjonalny adres e-mail wygląda na bardziej godny zaufania, ponieważ pokazuje, że poważnie traktujesz swój biznes. Korzystanie z bezpłatnego konta e-mail nie będzie traktowane jako oficjalne.
- Unikaj filtrów spamu – gdy regularnie wysyłasz wiadomości e-mail za pomocą bezpłatnego konta e-mail, odbiorcy mogą uznać je za spam.
- Promuj swoją markę – za każdym razem, gdy wyślesz e-mail, odbiorcy zobaczą nazwę Twojej marki na adresie e-mail. W ten sposób pomoże zwiększyć świadomość marki.
- Bezpieczeństwo danych – bezpłatne konta e-mail są podatne na ataki hakerów i złośliwego oprogramowania. Stworzenie profesjonalnego e-maila zapewnia bezpieczeństwo i pełną kontrolę nad swoimi e-mailami.
W następnej sekcji pokażemy Ci krok po kroku, jak utworzyć profesjonalny adres e-mail!
Jak stworzyć profesjonalny adres e-mail?
Poniższe kroki poprowadzą Cię przez tworzenie profesjonalnego adresu e-mail w cPanel Hostingera . Ale możesz zastosować ten proces również u innych dostawców, takich jak Hostgator lub GoDaddy:
1. Uzyskaj nazwę domeny
Najpierw musisz zarejestrować nazwę domeny . Powinno być odpowiednie dla Twojej firmy i łatwe do zapamiętania. Jeśli potrzebujesz pomysłów, możesz sprawdzić generatory nazw blogów. Pokaże Ci listę dostępnych nazw domen dla Twojej firmy.
Gdy znajdziesz idealną nazwę domeny dla swojej firmy, musisz ją kupić i zarejestrować. Niektóre generatory nazw domen świadczą usługi rejestratora, podczas gdy inne przekierowują Cię do dostawców hostingu.
2. Wybierz plan hostingowy
Teraz możesz wybrać, czy chcesz skorzystać z hostingu poczty e-mail, czy hostingu internetowego .
Możesz wybrać plan hostingu poczty e-mail, jeśli potrzebujesz tylko usługi hostingu poczty e-mail i masz już witrynę internetową lub nie planujesz tworzenia nowej. Plan może oferować funkcje, takie jak nieograniczone filtrowanie poczty e-mail lub sprawdzanie antywirusowe .
Twoje dane e-mail będą przechowywane w dedykowanej przestrzeni na serwerze pocztowym. Dzięki temu możesz wysyłać i odbierać wiadomości e-mail w większej liczbie.
Plan hostingowy zapewnia pełny pakiet w ramach jednego zakupu – od przestrzeni i zasobów do zbudowania strony internetowej , bezpłatną nazwę domeny z firmowym kontem e-mail. Wszystkie Twoje dane będą przechowywane na serwerze, który jest współdzielony lub na wirtualnych serwerach prywatnych i dedykowanych.
To powiedziawszy, wybierz ten, który odpowiada Twoim potrzebom. Czytaj dalej, aby zobaczyć przykład, jak skonfigurować profesjonalną pocztę e-mail za pośrednictwem cPanel Hostingera.
3. Utwórz konto e-mail
Zaloguj się do pulpitu cPanel (lub panelu sterowania dostawcy usług hostingowych), a następnie przewiń w dół do sekcji „ E- maile ” i wybierz „ Konta e-mail. ”
Teraz wpisz nazwę użytkownika (najlepiej imię i nazwisko) i hasło . Kliknij Utwórz, aby zakończyć proces.
W sekcji Zarządzaj kontami e-mail możesz otworzyć skrzynkę odbiorczą, klikając opcję E-mail lub usunąć konto, wybierając opcję Usuń .
Ponadto możesz dotknąć opcji Ustawienia , aby zarządzać konfiguracjami, takimi jak aktywacja filtrów antyspamowych i antywirusowych lub zmiana hasła .
Otóż to! Możesz zacząć wysyłać i odbierać e-maile z nowym adresem.
4. Połącz się z Gmailem
Zamiast korzystać z domyślnej usługi poczty e-mail dostawcy hostingu, możesz używać Gmaila do wysyłania i odbierania e-maili. Jest to o wiele wygodniejsze, ponieważ nie musisz za każdym razem logować się do panelu hostingowego, aby sprawdzić pocztę.
Dobrą wiadomością jest to, że możesz połączyć dowolne konto usługi e-mail z Gmailem za pomocą procesu o nazwie Gmailify.
Aby to zrobić, przejdź do istniejącego konta Gmail. Następnie przejdź do Ustawienia -> Ustawienia i kliknij kartę Konta i importowanie .
Następnie kliknij link Dodaj konto pocztowe , co spowoduje wyświetlenie wyskakującego okna, w którym możesz wpisać swój nowy adres e-mail. Jeśli jednak Twoja usługa poczty e-mail nie jest dostępna w Gmailify, możesz kontynuować, wybierając opcję Importuj wiadomości e-mail z mojego drugiego konta (POP3) i klikając Dalej .
Następnie podaj wymagane informacje: nazwę użytkownika – pełny adres e-mail, hasło i serwer POP usługi poczty e-mail . Następnie ustaw port na 995 i nie zapomnij wybrać bezpiecznego połączenia (SSL). Po zakończeniu naciśnij przycisk „ Dodaj konto ”.
Teraz możesz skonfigurować ustawienia, aby umożliwić wysyłanie wiadomości e-mail z nowego adresu. Najpierw wpisz wyświetlaną nazwę , a następnie zaznacz pole wyboru Traktuj jako alias , jeśli chcesz otrzymywać wiadomości e-mail w tej samej skrzynce odbiorczej.
W następnym kroku musisz podać serwer SMTP i port swojej usługi poczty e-mail – które możesz znaleźć w ustawieniach poczty e-mail w panelu sterowania hostingu. Następnie wpisz nazwę użytkownika z pełnym adresem e-mail i hasłem .
Następnie Gmail wyśle wiadomość e-mail na Twój nowy adres w celu weryfikacji. Otwórz, kliknij link potwierdzający i gotowe!
5. Spersonalizuj swoje konto
Możesz teraz dodać profesjonalny akcent do swojego konta e-mail. Na początek ustawiamy zdjęcie profilowe i podpis .
Przejdź do „Ustawienia -> Ustawienia ”, a następnie przejdź do zakładki „ Ogólne ”. Przewiń dalej, a znajdziesz sekcję „ Mój obraz ”, w której możesz zmienić wyświetlany obraz.
Jeśli jest to osobisty adres e-mail, prześlij swoje zdjęcie – upewnij się, że wygląda profesjonalnie. Ale jeśli adres reprezentuje firmę (nie osobę), możesz go zmienić na logo firmy.
Następnie stwórzmy podpis. To ważne, bo pokaże charakter Twojej marki i dostarczy odbiorcom danych kontaktowych.
Aby ustawić podpis, pozostań na karcie Ogólne i przewiń do sekcji Podpis. Wybierz nowy adres e-mail i wypełnij pole podpisu. Po zakończeniu nie zapomnij kliknąć Zapisz zmiany .
Jeśli potrzebujesz pomysłów na stworzenie świetnego podpisu, możesz wypróbować narzędzia, takie jak Mail-Signatures lub Generator podpisów pocztowych Hubspot.
Dodatkowe wskazówki dotyczące profesjonalnego korzystania z poczty e-mail
Gratulacje! Twój adres e-mail ma profesjonalny klimat.
Jednak to nie wystarczy, jeśli nie umiesz profesjonalnie pisać e-maili. Na poniższej liście spójrzmy więc na kilka wskazówek i dobrych praktyk, które pomogą Ci pisać lepsze e-maile.
Użyj angażującego wiersza tematu
Aby zwiększyć wskaźnik otwarć swoich e-maili, spróbuj stworzyć angażujący temat, biorąc pod uwagę perspektywę odbiorcy.
Po pierwsze, musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć, wysyłając te e-maile. Chcesz sprzedawać produkty? A może chcesz wysłać maila edukacyjnego? Mając inny cel, musisz sprawić wyraźne wrażenie.
Jednak nie możesz być całkowicie pewien bez eksperymentowania. Możesz więc wypróbować testy A/B – za pomocą narzędzi takich jak Google Analytics czy Optimizely. Jest to metoda jednoczesnego porównywania wyników z dwóch różnych tematów w tym samym celu.
To powiedziawszy, bez względu na to, jak dobry jest twój temat, staraj się nie obiecywać czegoś, czego nie możesz dostarczyć. Niezwykle ważne jest zaangażowanie potencjalnych klientów, ale jeszcze ważniejsze jest utrzymanie ich zaufania.
Ponadto ważne jest, aby Twój e-mail wyróżniał się w skrzynce odbiorczej odbiorcy. Ale nigdy nie używaj wszystkich wersalików i wykrzykników . Będzie wydawać się zbyt agresywny, a odbiorca może uznać to za spam.
Jak więc wyróżnić swoją pocztę? Sprawdź te metody:
- Spersonalizuj – użyj imienia i nazwiska odbiorcy w temacie. Spraw, by wyglądało na to, że komunikujesz się z nimi bezpośrednio.
- Ograniczenie użytkowania – termin może stwarzać poczucie pilności, np. „ Zostały tylko dwa dni do zamknięcia rejestracji (wydarzenia). “
- Zaoferuj nagrodę — jeśli coś oferujesz, na przykład zniżkę lub bonus, zaznacz to wyraźnie w temacie.
Na koniec zwróć uwagę na długość. Idealna długość to 41 znaków, ponieważ dla użytkowników urządzeń mobilnych staraj się nie przekraczać 40 znaków – w przeciwnym razie reszta tematu zostanie przycięta.
Stwórz lepsze powitanie
Możesz się zastanawiać, dlaczego tak ważne jest rozpoczęcie e-maili we właściwy sposób? Ponieważ może to wpłynąć na profesjonalny wygląd.
Teraz lepiej wiedzieć, kto otrzyma Twoją pocztę. Postaraj się więc zawrzeć ich imię w pozdrowieniu, ale nie rób tego błędnie. Na przykład możesz użyć „ Cześć panie (nazwisko) ” lub „ Witaj pani (nazwisko). ”
Unikaj pozdrowień typu „ Do kogo to może dotyczyć ” lub „ Witaj panie lub pani ”. Pokazuje, że nie masz pojęcia, kto otrzyma pocztę.
Podobnie jak w przypadku wiersza tematu, unikaj używania wykrzykników – zwłaszcza jeśli piszesz wiadomość biznesową. Byłoby to uważane za nieformalne i agresywne.
Napisz jasne i zwięzłe ciało
Ciało niesie główne przesłanie. Powinno być zgodne z tym, co napisałeś w temacie. Jasno określ, co chcesz przekazać.
Nie oznacza to jednak, że musisz wszystko szczegółowo wyjaśniać. Skoncentruj się tylko na kluczowych punktach, aby czytelnicy nie musieli go przeglądać, aby to zrozumieć.
Zwróć uwagę na długość każdego akapitu. Jeśli to możliwe, podziel je na bardziej zwięzłe zdania.
Unikaj słów wypełniających, takich jak „ Myślę ” lub „ Zasadniczo ”. Te zdania sprawią, że Twoje oświadczenie będzie wydawać się niepewne. Podaj pomysł od razu i przedstaw go.
Przede wszystkim lepiej spojrzeć z perspektywy czytelników. Zadaj sobie pytanie, czy ciało jest łatwe do zrozumienia. Upewnij się również, że główna wiadomość nie jest pochowana w zdaniach wypełniających.
Po zakończeniu przeczytaj ponownie każdy akapit, aby zidentyfikować błędy, takie jak literówki, błędy gramatyczne lub rozwlekłe wyjaśnienia.
Zamknij pocztę poprawnie
Zamknięcie powinno być prostą frazą lub słowami, po których następuje podpis. Koniecznie zwróć uwagę na frazę – w zależności od rodzaju wysyłanej poczty.
Jeśli wysyłasz pocztę biznesową, postaraj się, aby była ona formalna. Lepsze byłoby zamknięcie typu „ Pozdrawiam ” lub „ Z poważaniem ”. Może się to wydawać zbyt proste, ale ważne jest, aby wszystko było profesjonalnie.
Następnie, w kontekście twojego maila, pogratuluj komuś, użyj „ Najlepsze życzenia ”. Możesz także użyć słowa „ Pozdrawiam ”, jeśli wysyłasz zwykłą wiadomość do znajomych lub krewnych, ponieważ wyrażenie jest mniej formalne i brzmi przyjaźniej.
Nie używaj skróconych słów, takich jak „ Dziękuję ”, ponieważ wyglądałoby to nieprofesjonalnie. Nie pozwól też, aby Twój e-mail zakończył się bez frazy zamykającej i podpisu i zawsze korzystaj z najlepszego oprogramowania do e-mail marketingu.
Wniosek
Z tego artykułu dowiedziałeś się, jak stworzyć profesjonalny adres e-mail. Pamiętaj, aby użyć swojego prawdziwego imienia i nazwiska jako nazwy użytkownika i swojej marki jako nazwy domeny .
Możesz użyć domyślnej usługi poczty e-mail dostawcy hostingu, ale możesz też połączyć swoje konto e-mail z Gmailem, aby uzyskać lepszą użyteczność i lepsze zarządzanie pocztą.
Oprócz tego, że adres będzie wyglądał profesjonalnie, musisz profesjonalnie pisać e-maile, zwracając uwagę na temat e-maila , powitanie, treść i zamknięcie . Nie zapomnij sprawdzić każdej sekcji, gdy skończysz ją pisać.
Masz pytania dotyczące tematu? Podziel się swoimi przemyśleniami w sekcji komentarzy poniżej!
