Una guía paso a paso para crear una dirección de correo electrónico profesional
Publicado: 2019-12-19El correo electrónico es uno de los canales más utilizados para interactuar con socios comerciales. También puede usarlo para impresionar a posibles empleadores o clientes. Por lo tanto, es esencial que su dirección de correo electrónico sea lo más profesional posible, para que su nombre y marca se destaquen.
Pero, ¿cómo crear una dirección de correo electrónico profesional? Para responder a esa pregunta, comencemos explorando los conceptos básicos del correo electrónico comercial.
Fundamentos de la dirección de correo electrónico profesional
Una dirección de correo electrónico consta de dos partes: el nombre de usuario y el nombre de dominio . Por lo tanto, el formato es [email protected] .
Para crear una dirección de aspecto profesional, debe establecer su nombre real como nombre de usuario y su marca como nombre de dominio.
Los destinatarios no tomarían el correo en serio si el remitente tiene un nombre de usuario aleatorio como soccerfans92 . Además, usar una cuenta de correo electrónico gratuita con un nombre de dominio genérico como gmail.com o yahoo.com no es profesional.
Tomemos un ejemplo. Si desea enviar correos electrónicos promocionales a sus clientes, una dirección de correo electrónico como [email protected] sería más creíble que [email protected] .
Además de dar una gran impresión, ¿cuáles son los otros beneficios de tener una dirección de correo electrónico profesional?
¡Vamos a descubrirlos!
Beneficios de la dirección de correo electrónico profesional
Tener una dirección de correo electrónico profesional afectará la percepción que tienen tus clientes de tu negocio. Además, también proporciona estos beneficios:
- Aumente la credibilidad de la marca : una dirección de correo electrónico profesional parece más confiable, ya que demuestra que se toma en serio su negocio. El uso de una cuenta de correo electrónico gratuita no se considerará oficial.
- Evite los filtros de spam : cuando envía correos electrónicos regularmente con una cuenta de correo electrónico gratuita, los destinatarios pueden considerarlos como spam.
- Promocione su marca : cada vez que envíe un correo electrónico, los destinatarios verán el nombre de su marca en la dirección de correo electrónico. Por lo tanto, ayudará a mejorar el conocimiento de su marca.
- Seguridad de datos : las cuentas de correo electrónico gratuitas son propensas a ataques de piratería y malware. La creación de un correo electrónico profesional garantiza la seguridad y que usted tenga control total sobre sus correos electrónicos.
¡En la siguiente sección, le mostraremos una guía paso a paso para crear una dirección de correo electrónico profesional!
¿Cómo crear una dirección de correo electrónico profesional?
Los siguientes pasos lo guiarán a través de la creación de una dirección de correo electrónico profesional en el cPanel de Hostinger . Pero también puedes aplicar el proceso en otros proveedores, como Hostgator o GoDaddy:
1. Obtenga un nombre de dominio
Primero, tienes que registrar un nombre de dominio . Debe ser relevante para su negocio y fácil de recordar. Si necesita algunas ideas, puede consultar los generadores de nombres de blog. Le mostrará la lista de nombres de dominio disponibles para su negocio.
Una vez que haya encontrado un nombre de dominio perfecto para su empresa, deberá comprarlo y registrarlo. Algunos generadores de nombres de dominio brindan servicios de registro, mientras que otros lo redirigirán a proveedores de alojamiento.
2. Elige un Plan de Alojamiento
Ahora, puede elegir si desea obtener un alojamiento de correo electrónico o un plan de alojamiento web .
Es posible que desee elegir un plan de alojamiento de correo electrónico si solo necesita un servicio de alojamiento de correo electrónico y ya tiene un sitio web o no planea crear uno nuevo. El plan podría ofrecer funciones como filtrado de correo electrónico ilimitado o verificación de antivirus .
Sus datos de correo electrónico se almacenarán en un espacio dedicado en un servidor de correo electrónico. Por lo tanto, puede enviar y recibir correos electrónicos en un volumen mayor.
Un plan de alojamiento web proporciona un paquete completo en una sola compra: desde espacio y recursos para crear un sitio web , un nombre de dominio gratuito con una cuenta de correo electrónico comercial. Todos sus datos se almacenarán en un servidor compartido o en servidores virtuales privados y dedicados.
Dicho esto, elige el que se adapte a tus necesidades. Siga leyendo para ver un ejemplo de cómo puede configurar un correo electrónico profesional a través del cPanel de Hostinger.
3. Crea una cuenta de correo electrónico
Inicie sesión en su panel de control de cPanel (o en el panel de control de su proveedor de alojamiento), luego desplácese hacia abajo hasta la sección " Correos electrónicos " y seleccione " Cuentas de correo electrónico". ”
Ahora, escriba el nombre de usuario (preferiblemente su nombre completo) y la contraseña . Haga clic en Crear para finalizar el proceso.
En la sección Administrar cuentas de correo electrónico , puede abrir la bandeja de entrada haciendo clic en Correo electrónico o eliminar la cuenta seleccionando Eliminar .
Además, puede tocar en Configuración para administrar configuraciones como activar filtros de spam y antivirus o cambiar su contraseña .
¡Eso es todo! Puede comenzar a enviar y recibir correos electrónicos con la nueva dirección.
4. Conéctate a Gmail
En lugar de utilizar el servicio de correo electrónico predeterminado del proveedor de alojamiento, es posible que desee utilizar Gmail para enviar y recibir correos electrónicos. Es mucho más conveniente ya que no tiene que iniciar sesión en su panel de alojamiento cada vez que revisa sus correos electrónicos.
La buena noticia es que puede conectar cualquier cuenta de servicio de correo electrónico a Gmail a través de un proceso llamado Gmailify.
Para hacer eso, vaya a una cuenta de Gmail existente. Luego, vaya a Configuración -> Configuración y haga clic en la pestaña Cuentas e importación .
A continuación, haga clic en el enlace Agregar una cuenta de correo , lo que activará una ventana emergente donde podrá escribir su nueva dirección de correo electrónico. Sin embargo, si su servicio de correo electrónico no está disponible en Gmailify, puede continuar eligiendo Importar correos electrónicos de mi otra cuenta (POP3) y hacer clic en Siguiente .
Luego, complete la información requerida: el nombre de usuario : su dirección de correo electrónico completa, contraseña y el servidor POP de su servicio de correo electrónico . Luego, pon el puerto en 995 y no olvides seleccionar una conexión segura (SSL). Cuando haya terminado, presione el botón " Agregar cuenta ".
Ahora, puede configurar los ajustes para permitir el envío de correos desde la nueva dirección. Primero, escriba el nombre para mostrar , luego marque la casilla de verificación Tratar como un alias si desea recibir correos electrónicos en la misma bandeja de entrada.
En el siguiente paso, debe completar el puerto y el servidor SMTP de su servicio de correo electrónico, que puede encontrar en la configuración de correo electrónico del panel de control de su alojamiento. Luego, ingrese el nombre de usuario con su dirección de correo electrónico completa y contraseña .
Posteriormente, Gmail enviará un correo electrónico a su nueva dirección para su verificación. Ábralo, haga clic en el enlace de confirmación y ¡ya está listo!
5. Personaliza tu cuenta
Ahora puede agregar un toque profesional a su cuenta de correo electrónico. Como entrante, configuramos la foto de perfil y la firma .
Vaya a "Configuración -> Configuración ", luego vaya a la pestaña " General ". Desplácese y encontrará la sección " Mi imagen ", donde puede cambiar la imagen de visualización.
Si es una dirección de correo electrónico personal, cargue su foto; asegúrese de que se vea profesional. Pero si la dirección representa a una empresa (no a una persona), puede cambiarla por el logotipo de la empresa.
A continuación, vamos a crear una firma. Es importante porque mostrará el carácter de su marca y proporcionará información de contacto a los destinatarios.
Para configurar una firma, permanezca en la pestaña General y desplácese hasta la sección Firma. Elija su nueva dirección de correo electrónico y complete el cuadro de firma. Una vez hecho esto, no olvide hacer clic en Guardar cambios .
Si necesita ideas para crear una gran firma, puede consultar herramientas como Mail-Signatures o Mail Signature Generator de Hubspot.
Consejos adicionales para usar el correo electrónico profesionalmente
¡Felicidades! Su dirección de correo electrónico tiene ese ambiente profesional.
Sin embargo, no es suficiente si no puedes escribir correos electrónicos profesionalmente. Entonces, en la siguiente lista, veamos algunos consejos y buenas prácticas que te ayudarán a escribir mejores correos electrónicos.
Use una línea de asunto atractiva
Para aumentar la tasa de apertura de sus correos electrónicos, intente crear una línea de asunto atractiva teniendo en cuenta la perspectiva del destinatario.
Primero, debe saber lo que está tratando de lograr al enviar esos correos electrónicos. ¿Quieres vender productos? ¿O quieres enviar un correo educativo? Al tener un propósito diferente, tienes que dar una impresión distinta.
Sin embargo, no puedes estar completamente seguro sin experimentar. Por lo tanto, es posible que desee probar las pruebas A/B, a través de herramientas como Google Analytics u Optimizely. Es un método para comparar los resultados de dos líneas de asunto diferentes con el mismo propósito al mismo tiempo.
Dicho esto, no importa cuán bueno sea su asunto, trate de no prometer algo que no pueda cumplir. Es esencial involucrar a sus clientes potenciales, pero es aún más crítico mantener su confianza.
Además, es esencial que su correo electrónico se destaque en la bandeja de entrada del destinatario. Pero, nunca use mayúsculas y signos de exclamación . Parecerá demasiado agresivo y el destinatario podría considerarlo como spam.
Entonces, ¿cómo hacer que su correo se destaque? Mira estos métodos:
- Hágalo personal : use el nombre del destinatario en la línea de asunto. Haz que parezca que te estás comunicando con ellos directamente.
- Limitación de uso : una fecha límite podría crear una sensación de urgencia, como “ Solo quedan dos días para que se cierre el registro (de un evento). “
- Ofrezca una recompensa : si está ofreciendo algo, como un descuento o una bonificación, déjelo claro en la línea de asunto.
Por último, preste atención a la longitud. La longitud ideal sería de 41 caracteres, en cuanto a los usuarios de dispositivos móviles, trate de no exceder los 40 caracteres ; de lo contrario, el resto de la línea de asunto se recortará.
Crear un mejor saludo
Quizás se pregunte, ¿por qué es esencial comenzar su correo electrónico de la manera correcta? Porque podría afectar la apariencia profesional.
Ahora, es mejor saber quién recibirá su correo. Por lo tanto, intente incluir su nombre en el saludo, pero no lo escriba mal. Por ejemplo, puede usar " Hola Sr. (Apellido) " o " Hola Sra. (Apellido)". ”
Evite saludos como “ A quien corresponda ” o “ Hola señor o señora ”. Muestra que no tienes idea de quién recibirá el correo.
De manera similar a la línea de asunto, evite usar signos de exclamación , especialmente si está escribiendo un correo comercial. Sería considerado como informal y agresivo.
Escriba un cuerpo claro y conciso
El cuerpo lleva el mensaje principal. Debe estar en línea con lo que dijo en la línea de asunto. Sea claro en lo que está tratando de transmitir.
Sin embargo, eso no significa que tengas que explicar todo en detalle. Solo concéntrese en los puntos clave, para que los lectores no tengan que hojearlo para entenderlo.
Preste atención a la longitud de cada párrafo. Córtelos en oraciones más concisas, si es posible.
Evite palabras de relleno como “ Creo ” o “ Básicamente ”. Esas oraciones harán que su declaración no parezca segura. Indique la idea de inmediato y hágala sencilla.
Sobre todo, es mejor ponerse en la perspectiva de los lectores. Pregúntese si el cuerpo es fácil de comprender. Además, asegúrese de que el mensaje principal no esté enterrado dentro de oraciones de relleno.
Una vez hecho esto, vuelva a leer cada párrafo para identificar errores como errores tipográficos, errores gramaticales o explicaciones prolijas.
Cerrar el correo correctamente
El cierre sería una frase o palabras simples seguidas de la firma. Es fundamental prestar atención a la frase, según el tipo de correo que envíe.
Si está enviando un correo comercial, intente que sea formal. Sería preferible cerrar como " Saludos " o " Sinceramente ". Puede parecer demasiado simple, pero es esencial mantener todo de manera profesional.
A continuación, en el contexto de tu correo para felicitar a alguien, utiliza “ Mis mejores deseos ”. También puede usar " Cheers ", si está enviando un correo informal a sus amigos o familiares, ya que la frase es menos formal y suena más amigable.
No use palabras abreviadas como “ Thx ”, ya que parecería poco profesional. Además, no permita que su correo electrónico termine sin una frase de cierre y una firma, y use siempre el mejor software de marketing por correo electrónico.
Conclusión
En este artículo, ha aprendido cómo crear una dirección de correo electrónico profesional. Asegúrese de utilizar su nombre real como nombre de usuario y su marca como nombre de dominio .
Puede usar el servicio de correo electrónico predeterminado del proveedor de alojamiento, pero también puede conectar su cuenta de correo electrónico a Gmail para una mejor usabilidad y administración del correo.
Además de hacer que la dirección se vea profesional, debe escribir correos electrónicos de manera profesional prestando atención a la línea de asunto, el saludo, el cuerpo y el cierre del correo electrónico. No olvide revisar cada sección una vez que haya terminado de escribirla.
¿Tienes alguna pregunta sobre el tema? ¡Comparta sus pensamientos en la sección de comentarios a continuación!
