Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Membuat Alamat Email Profesional
Diterbitkan: 2019-12-19Email adalah salah satu saluran yang paling banyak digunakan untuk berinteraksi dengan mitra bisnis. Anda juga dapat menggunakannya untuk memberi kesan pada calon pemberi kerja atau klien. Oleh karena itu, penting untuk membuat alamat email Anda seprofesional mungkin, sehingga nama dan merek Anda akan menonjol.
Tapi, bagaimana cara membuat alamat email profesional? Untuk menjawab pertanyaan itu, mari kita mulai dengan menjelajahi dasar-dasar email bisnis.
Dasar-dasar Alamat Email Profesional
Alamat email terdiri dari dua bagian: nama pengguna dan nama domain . Oleh karena itu, formatnya [email protected] .
Untuk membuat alamat yang terlihat profesional, Anda harus menetapkan nama asli Anda sebagai nama pengguna dan merek Anda sebagai nama domain.
Penerima tidak akan menganggap serius surat tersebut jika pengirim memiliki nama pengguna acak seperti soccerfans92 . Juga, menggunakan akun email gratis dengan nama domain generik seperti gmail.com atau yahoo.com tidak profesional.
Mari kita ambil contoh. Jika Anda ingin mengirim email promosi ke pelanggan Anda, alamat email seperti [email protected] akan lebih kredibel daripada [email protected] .
Selain memberikan kesan yang baik, apa manfaat lain dari memiliki alamat email profesional?
Mari kita mengungkap mereka!
Manfaat Alamat Email Profesional
Memiliki alamat email profesional akan memengaruhi persepsi klien atau pelanggan Anda tentang bisnis Anda. Selain itu, ia juga memberikan manfaat ini:
- Tingkatkan kredibilitas merek – alamat email profesional terlihat lebih dapat dipercaya karena menunjukkan bahwa Anda serius dengan bisnis Anda. Menggunakan akun email gratis tidak akan terlihat resmi.
- Hindari filter spam – ketika Anda secara teratur mengirim email dengan akun email gratis, penerima mungkin menganggapnya sebagai spam.
- Promosikan merek Anda – setiap kali Anda mengirim email, penerima akan melihat nama merek Anda di alamat email. Dengan demikian, ini akan membantu meningkatkan kesadaran merek Anda.
- Keamanan data – akun email gratis rentan terhadap peretasan dan serangan malware. Membuat email profesional memastikan keamanan dan Anda memiliki kontrol penuh atas email Anda.
Di bagian selanjutnya, kami akan menunjukkan panduan langkah demi langkah untuk membuat alamat email profesional!
Bagaimana Cara Membuat Alamat Email Profesional?
Langkah-langkah berikut akan memandu Anda dalam membuat alamat email profesional di cPanel Hostinger . Tetapi Anda juga dapat menerapkan proses di penyedia lain, seperti Hostgator atau GoDaddy:
1. Dapatkan Nama Domain
Pertama, Anda harus mendaftarkan nama domain . Itu harus relevan dengan bisnis Anda dan mudah diingat. Jika Anda memerlukan beberapa ide, Anda dapat melihat generator nama blog. Ini akan menunjukkan kepada Anda daftar nama domain yang tersedia untuk bisnis Anda.
Setelah Anda menemukan nama domain yang sempurna untuk bisnis Anda, Anda harus membeli dan mendaftarkannya. Beberapa generator nama domain menyediakan layanan registrar, sementara yang lain akan mengarahkan Anda ke penyedia hosting.
2. Pilih Paket Hosting
Sekarang, Anda dapat memilih apakah akan mendapatkan hosting email atau paket hosting web .
Anda mungkin ingin memilih paket hosting email jika Anda hanya memerlukan layanan hosting email dan sudah memiliki situs web atau tidak berencana membuat yang baru. Paket tersebut mungkin menawarkan fitur seperti penyaringan email tanpa batas atau pemeriksaan antivirus .
Data email Anda akan disimpan di ruang khusus di server email. Karenanya, Anda dapat mengirim dan menerima email dalam volume yang lebih tinggi.
Paket hosting web menyediakan paket lengkap dalam satu pembelian – mulai dari ruang dan sumber daya untuk membangun situs web , nama domain gratis dengan akun email bisnis. Semua data Anda akan disimpan di server yang dibagikan, atau di server pribadi dan khusus virtual.
Yang mengatakan, pilih yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Baca terus untuk melihat contoh bagaimana Anda dapat mengatur email profesional melalui cPanel Hostinger.
3. Buat Akun Email
Masuk ke dasbor cPanel Anda (atau panel kontrol penyedia hosting Anda), lalu gulir ke bawah ke bagian " Email " dan pilih " Akun Email. ”
Sekarang, ketik nama pengguna (sebaiknya nama lengkap Anda) dan kata sandi . Klik Buat untuk menyelesaikan proses.
Di bagian Kelola Akun Email , Anda dapat membuka kotak masuk dengan mengklik Email atau menghapus akun dengan memilih Hapus .
Selanjutnya, Anda dapat mengetuk Pengaturan untuk mengelola konfigurasi seperti mengaktifkan filter spam dan antivirus atau mengubah kata sandi Anda .
Itu dia! Anda dapat mulai mengirim dan menerima email dengan alamat baru.
4. Hubungkan ke Gmail
Daripada menggunakan layanan email default penyedia hosting, Anda mungkin ingin menggunakan Gmail untuk mengirim dan menerima email. Jauh lebih nyaman karena Anda tidak perlu masuk ke panel hosting Anda setiap kali untuk memeriksa email Anda.
Kabar baiknya adalah, Anda dapat menghubungkan akun layanan email apa pun ke Gmail melalui proses yang disebut Gmailify.
Untuk melakukannya, buka akun Gmail yang ada. Kemudian, navigasikan ke Pengaturan -> Pengaturan dan klik tab Akun dan Impor .
Selanjutnya, klik tautan Tambahkan Akun Email , yang akan memicu jendela pop-up tempat Anda dapat mengetikkan alamat email baru. Namun, jika layanan email Anda tidak tersedia di Gmailify, Anda dapat melanjutkan dengan memilih Impor email dari akun saya yang lain (POP3) , dan klik Berikutnya .
Setelah itu, isi informasi yang diperlukan: nama pengguna – alamat email lengkap Anda, kata sandi , dan server POP layanan email Anda . Kemudian, masukkan port ke 995 , dan jangan lupa untuk memilih koneksi aman (SSL). Setelah selesai, tekan tombol “ Tambah Akun ”.
Sekarang, Anda dapat mengonfigurasi pengaturan untuk mengizinkan pengiriman email dari alamat baru. Pertama, ketik nama tampilan , lalu centang kotak Perlakukan sebagai alias jika Anda ingin menerima email di kotak masuk yang sama.
Pada langkah selanjutnya, Anda harus mengisi server dan port SMTP layanan email Anda – yang dapat Anda temukan di pengaturan email panel kontrol hosting Anda. Kemudian, ketik nama pengguna dengan alamat email lengkap dan kata sandi Anda.
Setelah itu, Gmail akan mengirimkan email ke alamat baru Anda untuk verifikasi. Buka, klik tautan konfirmasi , dan Anda siap berangkat!
5. Personalisasi Akun Anda
Anda sekarang dapat menambahkan sentuhan profesional ke akun email Anda. Sebagai permulaan, kami mengatur gambar profil dan tanda tangan .
Arahkan ke "Pengaturan -> Pengaturan ", lalu buka tab " Umum ". Gulir, dan Anda akan menemukan bagian " Gambar Saya " di mana Anda dapat mengubah gambar tampilan.
Jika itu adalah alamat email pribadi, unggah foto Anda – pastikan itu terlihat profesional. Tetapi jika alamat tersebut mewakili perusahaan (bukan orang), Anda dapat mengubahnya menjadi logo perusahaan.
Selanjutnya, mari kita buat tanda tangan. Ini penting karena akan menunjukkan karakter merek Anda dan memberikan informasi kontak kepada penerima.
Untuk mengatur tanda tangan, tetap di tab Umum dan gulir ke bagian Tanda Tangan. Pilih alamat email baru Anda dan isi kotak tanda tangan. Setelah selesai, jangan lupa klik Simpan Perubahan .
Jika Anda membutuhkan ide untuk membuat tanda tangan yang hebat, Anda dapat melihat alat seperti Mail-Signatures atau Generator Tanda Tangan Email Hubspot.
Kiat Ekstra untuk Menggunakan Email Secara Profesional
Selamat! Alamat email Anda memiliki getaran profesional.
Namun, itu tidak cukup jika Anda tidak bisa menulis email secara profesional. Jadi, dalam daftar berikut, mari kita lihat beberapa tip dan praktik baik yang akan membantu Anda menulis email dengan lebih baik.
Gunakan Baris Subjek yang Menarik
Untuk meningkatkan tingkat buka email Anda, cobalah untuk membuat baris subjek yang menarik dengan mempertimbangkan perspektif penerima.
Pertama, Anda harus tahu apa yang ingin Anda capai dengan mengirimkan email tersebut. Apakah Anda ingin menjual produk? Atau apakah Anda ingin mengirim surat pendidikan? Dengan memiliki tujuan yang berbeda, Anda harus memberikan kesan yang berbeda.
Namun, Anda tidak dapat sepenuhnya yakin tanpa bereksperimen. Jadi, Anda mungkin ingin mencoba Pengujian A/B – melalui alat seperti Google Analytics atau Optimizely. Ini adalah metode untuk membandingkan hasil dari dua baris subjek yang berbeda dengan tujuan yang sama pada waktu yang sama.
Yang mengatakan, tidak peduli seberapa bagus baris subjek Anda, cobalah untuk tidak menjanjikan sesuatu yang tidak dapat Anda berikan. Sangat penting untuk melibatkan pelanggan potensial Anda, tetapi lebih penting lagi untuk mempertahankan kepercayaan mereka.
Juga, Sangat penting untuk membuat email Anda menonjol di kotak masuk penerima. Tapi, jangan pernah menggunakan semua huruf besar dan tanda seru . Ini akan tampak terlalu agresif, dan penerima mungkin menganggapnya sebagai spam.
Jadi, bagaimana membuat surat Anda menonjol? Lihat metode ini:
- Jadikan pribadi – gunakan nama penerima di baris subjek. Buatlah seolah-olah Anda sedang berkomunikasi dengan mereka secara langsung.
- Batasan penggunaan – tenggat waktu dapat menimbulkan perasaan mendesak, seperti “ Tinggal dua hari lagi sampai pendaftaran (suatu acara) ditutup. “
- Tawarkan hadiah – jika Anda menawarkan sesuatu, seperti diskon atau bonus, jelaskan di baris subjek.
Terakhir, perhatikan panjangnya. Panjang yang ideal adalah 41 karakter, sedangkan untuk pengguna perangkat seluler, cobalah untuk tidak melebihi 40 karakter – jika tidak, sisa baris subjek akan dipangkas.
Buat Salam Lebih Baik
Anda mungkin bertanya-tanya, mengapa penting untuk memulai email Anda dengan cara yang benar? Karena itu bisa mempengaruhi seberapa profesional tampilannya.
Sekarang, lebih baik untuk mengetahui siapa yang akan menerima email Anda. Jadi, cobalah untuk memasukkan nama mereka dalam salam, tetapi jangan salah mengejanya. Misalnya, Anda dapat menggunakan “ Hai Tuan (Nama Belakang), ” atau “ Halo Bu (Nama Belakang). ”
Hindari sapaan seperti " Kepada siapa yang berkepentingan ," atau " Halo tuan atau nyonya ." Ini menunjukkan bahwa Anda tidak tahu siapa yang akan menerima surat itu.
Mirip dengan baris subjek, hindari penggunaan tanda seru – terutama jika Anda menulis surat bisnis. Itu akan dianggap informal dan agresif.
Tulis Tubuh yang Jelas dan Ringkas
Tubuh membawa pesan utama. Itu harus sejalan dengan apa yang Anda katakan di baris subjek. Perjelas apa yang ingin Anda sampaikan.
Namun, bukan berarti Anda harus menjelaskan semuanya secara detail. Fokus saja pada poin-poin penting, sehingga pembaca tidak perlu membaca sekilas untuk memahaminya.
Perhatikan panjang setiap paragraf. Potong menjadi kalimat yang lebih ringkas, jika memungkinkan.
Hindari kata-kata pengisi seperti " Saya pikir " atau " Pada dasarnya ." Kalimat-kalimat tersebut akan membuat pernyataan Anda terkesan tidak percaya diri. Nyatakan idenya segera dan buatlah menjadi jelas.
Di atas segalanya, lebih baik menempatkan diri Anda dalam perspektif pembaca. Tanyakan pada diri Anda apakah tubuh itu mudah dipahami. Juga, pastikan bahwa pesan utama tidak terkubur di dalam kalimat pengisi.
Setelah selesai, baca kembali setiap paragraf untuk mengidentifikasi kesalahan seperti kesalahan ketik, kesalahan tata bahasa, atau penjelasan yang bertele-tele.
Tutup Surat dengan Benar
Penutup akan berupa frasa atau kata sederhana yang diikuti dengan tanda tangan. Sangat penting untuk memperhatikan frase – tergantung pada jenis email yang Anda kirim.
Jika Anda mengirim surat bisnis, cobalah membuatnya formal. Penutupan seperti " Salam ," atau " Hormat kami , " akan lebih disukai. Ini mungkin terlihat terlalu sederhana, tetapi penting untuk menjaga semuanya secara profesional.
Selanjutnya, dalam konteks surat Anda adalah untuk memberi selamat kepada seseorang, gunakan " Harapan terbaik ." Anda juga dapat menggunakan " Cheers ," jika Anda mengirim surat biasa ke teman atau kerabat Anda karena frasa tersebut kurang formal dan terdengar lebih ramah.
Jangan gunakan kata-kata yang disingkat seperti “ Thx ,” karena akan terlihat tidak profesional. Juga, jangan biarkan email Anda berakhir tanpa frasa penutup dan tanda tangan, dan selalu gunakan perangkat lunak pemasaran email terbaik.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, Anda telah mempelajari cara membuat alamat email profesional. Pastikan untuk menggunakan nama asli Anda sebagai nama pengguna dan merek Anda sebagai nama domain .
Anda dapat menggunakan layanan email default penyedia hosting, tetapi Anda juga dapat menghubungkan akun email Anda ke Gmail untuk kegunaan dan pengelolaan email yang lebih baik.
Selain membuat alamat terlihat profesional, Anda harus menulis email secara profesional dengan memperhatikan subject email, salam, isi , dan penutup email. Jangan lupa untuk mengoreksi setiap bagian setelah Anda selesai menulisnya.
Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang topik? Bagikan pemikiran Anda di bagian komentar di bawah!
