Profesyonel Bir E-posta Adresi Oluşturma Hakkında Adım Adım Kılavuz
Yayınlanan: 2019-12-19E-posta, iş ortaklarıyla etkileşim kurmak için en çok kullanılan kanallardan biridir. Potansiyel işverenler veya müşteriler üzerinde bir izlenim bırakmak için de kullanabilirsiniz. Bu nedenle, adınız ve markanızın öne çıkması için e-posta adresinizi olabildiğince profesyonel hale getirmeniz çok önemlidir.
Ancak, profesyonel bir e-posta adresi nasıl oluşturulur? Bu soruyu yanıtlamak için iş e-postasının temellerini keşfederek başlayalım.
Profesyonel E-posta Adresinin Temelleri
Bir e-posta adresi iki bölümden oluşur: kullanıcı adı ve alan adı . Bu nedenle, biçim [e-posta korumalı] şeklindedir.
Profesyonel görünümlü bir adres oluşturmak için kullanıcı adı olarak gerçek adınızı ve alan adı olarak markanızı belirlemelisiniz.
Göndericinin futbolfans92 gibi rastgele bir kullanıcı adı varsa, alıcılar postayı ciddiye almazlar. Ayrıca, gmail.com veya yahoo.com gibi genel bir alan adına sahip ücretsiz bir e-posta hesabı kullanmak profesyonel değildir.
Bir örnek alalım. Müşterilerinize promosyon amaçlı e-postalar göndermek istiyorsanız, [e-posta korumalı] gibi bir e-posta adresi [e-posta korumalı] yerine daha güvenilir olacaktır.
Harika bir izlenim bırakmanın yanı sıra, profesyonel bir e-posta adresine sahip olmanın diğer faydaları nelerdir?
Hadi onları ortaya çıkaralım!
Profesyonel E-posta Adresinin Faydaları
Profesyonel bir e-posta adresine sahip olmak, müşterilerinizin veya müşterilerinizin işletmenize ilişkin algısını etkileyecektir. Ayrıca, şu faydaları da sağlar:
- Marka güvenilirliğini artırın - profesyonel bir e-posta adresi, işiniz konusunda ciddi olduğunuzu gösterdiğinden daha güvenilir görünür. Ücretsiz bir e-posta hesabı kullanmak resmi olarak görülmeyecektir.
- İstenmeyen e-posta filtrelerinden kaçının - ücretsiz bir e-posta hesabıyla düzenli olarak e-posta gönderdiğinizde, alıcılar bunları spam olarak görebilir.
- Markanızı tanıtın – her e-posta gönderdiğinizde, alıcılar e-posta adresinde markanızın adını görecektir. Böylece, marka bilinirliğinizi artırmanıza yardımcı olacaktır.
- Veri güvenliği – ücretsiz e-posta hesapları, bilgisayar korsanlığı ve kötü amaçlı yazılım saldırılarına eğilimlidir. Profesyonel bir e-posta oluşturmak, güvenliği ve e-postalarınız üzerinde tam kontrole sahip olmanızı sağlar.
Bir sonraki bölümde, profesyonel bir e-posta adresi oluşturmak için size adım adım bir kılavuz göstereceğiz!
Profesyonel E-posta Adresi Nasıl Oluşturulur?
Aşağıdaki adımlar, Hostinger'ın cPanel'inde profesyonel bir e-posta adresi oluşturma konusunda size rehberlik edecektir. Ancak işlemi Hostgator veya GoDaddy gibi diğer sağlayıcılarda da uygulayabilirsiniz:
1. Bir Alan Adı Alın
İlk olarak, bir alan adı kaydetmeniz gerekir. İşletmenizle alakalı ve hatırlaması kolay olmalıdır. Bazı fikirlere ihtiyacınız varsa, blog adı oluşturucularına göz atabilirsiniz. Size işletmeniz için mevcut alan adlarının listesini gösterecektir.
İşletmeniz için mükemmel bir alan adı bulduğunuzda, satın almanız ve kaydetmeniz gerekir. Bazı alan adı oluşturucular kayıt şirketi hizmetleri sağlarken, diğerleri sizi barındırma sağlayıcılarına yönlendirir.
2. Bir Barındırma Planı Seçin
Artık, bir e-posta barındırma veya bir web barındırma planı almayı seçebilirsiniz.
Yalnızca bir e-posta barındırma hizmetine ihtiyacınız varsa ve zaten bir web siteniz varsa veya yeni bir web sitesi oluşturmayı planlamıyorsanız, bir e-posta barındırma planı seçmek isteyebilirsiniz. Plan, sınırsız e-posta filtreleme veya antivirüs denetimi gibi özellikler sunabilir.
E-posta verileriniz, bir e-posta sunucusunda özel bir alanda saklanacaktır. Bu nedenle, daha yüksek bir hacimde e-posta gönderip alabilirsiniz.
Bir web barındırma planı , tek bir satın almada eksiksiz bir paket sağlar - alan ve kaynaklardan bir web sitesi oluşturmaya , bir iş e-posta hesabıyla ücretsiz bir alan adına kadar. Tüm verileriniz, paylaşılan bir sunucuda veya sanal özel ve özel sunucularda depolanacaktır.
Bu, ihtiyaçlarınıza uygun olanı seçin dedi. Hostinger'ın cPanel'i aracılığıyla profesyonel bir e-postayı nasıl kurabileceğinize dair bir örnek görmek için okumaya devam edin.
3. Bir E-posta Hesabı Oluşturun
cPanel kontrol panelinize (veya barındırma sağlayıcınızın kontrol paneline) giriş yapın, ardından " E-postalar " bölümüne gidin ve " E-posta Hesapları'nı seçin. ”
Şimdi kullanıcı adını (tercihen tam adınızı) ve şifreyi girin . İşlemi tamamlamak için Oluştur'a tıklayın.
E-posta Hesaplarını Yönet bölümünde, E-posta'yı tıklayarak gelen kutusunu açabilir veya Kaldır'ı seçerek hesabı silebilirsiniz.
Ayrıca, spam filtrelerini ve antivirüsü etkinleştirme gibi yapılandırmaları yönetmek veya şifrenizi değiştirmek için Ayarlar'a dokunabilirsiniz.
Bu kadar! Yeni adresle e-posta gönderip almaya başlayabilirsiniz.
4. Gmail'e bağlanın
Barındırma sağlayıcısının varsayılan e-posta hizmetini kullanmak yerine, e-posta göndermek ve almak için Gmail'i kullanmak isteyebilirsiniz. E-postalarınızı kontrol etmek için her seferinde barındırma panelinize giriş yapmanız gerekmediğinden çok daha uygundur.
İyi haber şu ki, herhangi bir e-posta hizmeti hesabını Gmailify adlı bir işlemle Gmail'e bağlayabilirsiniz.
Bunu yapmak için mevcut bir Gmail hesabına gidin. Ardından, Ayarlar -> Ayarlar'a gidin ve Hesaplar ve İçe Aktarma sekmesine tıklayın .
Ardından, yeni e-posta adresinizi yazabileceğiniz bir açılır pencereyi tetikleyen Posta Hesabı Ekle bağlantısını tıklayın . Ancak, e-posta hizmetiniz Gmailify'da kullanılamıyorsa, Diğer hesabımdan e-postaları içe aktar (POP3) öğesini seçerek devam edebilir ve İleri 'yi tıklayabilirsiniz.
Ardından, gerekli bilgileri girin: kullanıcı adı – tam e-posta adresiniz, şifreniz ve e-posta hizmetinizin POP sunucusu . Ardından, bağlantı noktasını 995'e getirin ve güvenli bir bağlantı (SSL) seçmeyi unutmayın. İşiniz bittiğinde, “ Hesap Ekle ” düğmesine basın.
Artık, yeni adresten posta göndermeye izin vermek için ayarları yapılandırabilirsiniz. İlk önce görünen adı yazın, ardından aynı gelen kutusunda e-posta almak istiyorsanız, Takma ad olarak davran onay kutusunu işaretleyin.
Bir sonraki adımda, barındırma kontrol panelinizin e-posta ayarlarında bulabileceğiniz e-posta hizmetinizin SMTP sunucusunu ve bağlantı noktasını doldurmanız gerekir. Ardından, tam e-posta adresinizi ve şifrenizi içeren kullanıcı adını yazın.
Daha sonra Gmail, doğrulama için yeni adresinize bir e-posta gönderecektir. Açın, onay bağlantısını tıklayın ve gitmeye hazırsınız!
5. Hesabınızı Kişiselleştirin
Artık e-posta hesabınıza profesyonel bir dokunuş ekleyebilirsiniz. Başlangıç olarak profil resmini ve imzayı belirliyoruz.
“Ayarlar -> Ayarlar ”a gidin, ardından “ Genel ” sekmesine gidin. İlerleyin ve ekran resmini değiştirebileceğiniz “ Resmim ” bölümünü bulacaksınız.
Kişisel bir e-posta adresiyse, fotoğrafınızı yükleyin – profesyonel göründüğünden emin olun. Ancak adres bir şirketi (bir kişiyi değil) temsil ediyorsa, onu şirketin logosuna değiştirebilirsiniz.
Ardından, bir imza oluşturalım. Markanızın karakterini göstereceği ve alıcılara iletişim bilgilerini sağlayacağı için önemlidir.
Bir imza ayarlamak için Genel sekmesinde kalın ve İmza bölümüne ilerleyin. Yeni e-posta adresinizi seçin ve imza kutusunu doldurun. Tamamlandığında, Değişiklikleri Kaydet 'i tıklamayı unutmayın.
Harika bir imza oluşturma konusunda fikirlere ihtiyacınız varsa, Posta İmzaları veya Hubspot'un Posta İmza Üreticisi gibi araçlara göz atabilirsiniz.
E-postayı Profesyonel Olarak Kullanmak İçin Ekstra İpuçları
Tebrikler! E-posta adresinizin profesyonel bir havası var.
Ancak, profesyonel olarak e-posta yazamıyorsanız bu yeterli değildir. Bu nedenle, aşağıdaki listede, daha iyi e-postalar yazmanıza yardımcı olacak bazı ipuçlarına ve iyi uygulamalara bakalım.
İlgi Çekici Bir Konu Satırı Kullanın
E-postalarınızın açılma oranını yükseltmek için alıcının bakış açısını dikkate alarak ilgi çekici bir konu satırı oluşturmaya çalışın.
Öncelikle, bu e-postaları göndererek ne elde etmeye çalıştığınızı bilmelisiniz. Ürün satmak mı istiyorsunuz? Yoksa bir eğitim maili mi göndermek istiyorsunuz? Farklı bir amaca sahip olarak, farklı bir izlenim vermelisiniz.
Ancak, denemeden tamamen emin olamazsınız. Bu nedenle, Google Analytics veya Optimizely gibi araçlar aracılığıyla A/B Testini denemek isteyebilirsiniz. Aynı anda aynı amaca sahip iki farklı konu satırından elde edilen sonuçları karşılaştırma yöntemidir.
Bununla birlikte, konu satırınız ne kadar iyi olursa olsun, yerine getiremeyeceğiniz bir şey için söz vermemeye çalışın. Potansiyel müşterilerinizle etkileşim kurmak çok önemlidir, ancak onların güvenini korumak daha da önemlidir.
Ayrıca, e-postanızı alıcının gelen kutusunda öne çıkarmak çok önemlidir. Ancak hiçbir zaman tamamı büyük harf ve ünlem işareti kullanmayın. Çok agresif görünecek ve alıcı bunu spam olarak değerlendirebilir.
Peki, postanızı nasıl öne çıkaracaksınız? Bu yöntemlere göz atın:
- Kişiselleştirin – konu satırında alıcının adını kullanın. Onlarla doğrudan iletişim kuruyormuş gibi görünmesini sağlayın.
- Kullanım sınırlaması – bir son tarih, “ (bir etkinlik) kaydının kapanmasına sadece iki gün kaldı” gibi bir aciliyet duygusu yaratabilir. “
- Bir ödül teklif edin – indirim veya bonus gibi bir şey teklif ediyorsanız, bunu konu satırında açıkça belirtin.
Son olarak, uzunluğa dikkat edin. İdeal uzunluk 41 karakter olacaktır, mobil cihaz kullanıcıları için 40 karakteri geçmemeye çalışın - aksi takdirde konu satırının geri kalanı kırpılacaktır.
Daha İyi Karşılama Oluşturun
Merak edebilirsiniz, e-postanıza doğru şekilde başlamak neden önemlidir? Çünkü ne kadar profesyonel göründüğünü etkileyebilir.
Şimdi, postanızı kimin alacağını bilmek daha iyi. Bu nedenle, selamlamaya isimlerini eklemeye çalışın, ancak yanlış yazmayın. Örneğin, “ Merhaba Bay (Soyadı) ” veya “ Merhaba Bayan (Soyadı) kullanabilirsiniz. ”
“ Kiminle ilgili olabilir ” veya “ Merhaba efendim ya da hanımefendi ” gibi selamlardan kaçının. Bu, postayı kimin alacağı konusunda hiçbir fikriniz olmadığını gösterir.
Konu satırına benzer şekilde, özellikle bir iş postası yazıyorsanız, ünlem işareti kullanmaktan kaçının. Gayri resmi ve agresif olarak kabul edilir.
Açık ve Özlü Bir Gövde Yazın
Vücut ana mesajı taşır. Konu satırında söylediklerinizle uyumlu olmalıdır. Ne iletmeye çalıştığınız konusunda net olun.
Ancak bu, her şeyi ayrıntılı olarak açıklamanız gerektiği anlamına gelmez. Yalnızca kilit noktalara odaklanın, böylece okuyucular anlamak için onu gözden kaçırmak zorunda kalmazlar.
Her paragrafın uzunluğuna dikkat edin. Mümkünse bunları daha kısa cümlelere ayırın.
“ Sanırım ” veya “ Temelde ” gibi doldurucu sözcüklerden kaçının. Bu cümleler, ifadenizin kendinden emin görünmemesine neden olacaktır. Fikri hemen belirtin ve basitleştirin.
Her şeyden önce, kendinizi okuyucuların bakış açısına sokmak daha iyidir. Vücudun anlaşılmasının kolay olup olmadığını kendinize sorun. Ayrıca, ana mesajın dolgu cümleleri içine gömülmediğinden emin olun.
Bittiğinde, yazım hataları, dilbilgisi hataları veya uzun soluklu açıklamalar gibi hataları belirlemek için her paragrafı yeniden okuyun.
Postayı Düzgün Kapatın
Kapanış, basit bir cümle veya imzanın ardından gelen kelimeler olacaktır. Gönderdiğiniz postanın türüne bağlı olarak ifadeye dikkat etmek önemlidir.
Bir iş postası gönderiyorsanız, bunu resmileştirmeye çalışın. “ Saygılarımızla ” veya “ Saygılarımızla ” gibi kapanışlar tercih edilir. Çok basit görünebilir, ancak her şeyi profesyonel bir şekilde tutmak çok önemlidir.
Ardından, postanız bağlamında birisini tebrik etmek için " En iyi dileklerimle " ifadesini kullanın. İfade daha az resmi ve kulağa daha dostça geldiği için arkadaşlarınıza veya akrabalarınıza sıradan bir posta gönderiyorsanız “ Şerefe ”yi de kullanabilirsiniz.
Profesyonelce görünmeyeceği için “ Thx ” gibi kısaltılmış kelimeler kullanmayın. Ayrıca, e-postanızın bir kapanış cümlesi ve imzası olmadan bitmesine izin vermeyin ve her zaman en iyi e-posta pazarlama yazılımını kullanın.
Çözüm
Bu makalede, profesyonel bir e-posta adresinin nasıl oluşturulacağını öğrendiniz. Kullanıcı adı olarak gerçek adınızı ve alan adı olarak markanızı kullandığınızdan emin olun.
Barındırma sağlayıcısının varsayılan e-posta hizmetini kullanabilirsiniz, ancak daha iyi kullanılabilirlik ve posta yönetimi için e-posta hesabınızı Gmail'e de bağlayabilirsiniz.
Adresin profesyonel görünmesini sağlamanın yanı sıra, e-postanın konu satırına, selamlamaya, gövdesine ve kapanışına dikkat ederek e-postaları profesyonelce yazmalısınız. Yazmayı bitirdikten sonra her bölümü tekrar okumayı unutmayın.
Konuyla ilgili herhangi bir sorunuz var mı? Düşüncelerinizi aşağıdaki yorum bölümünde paylaşın!
