Как отправлять электронные письма и тексты с подтверждением встречи, чтобы предотвратить неявку

Как человек, специализирующийся на программном обеспечении для планирования встреч, я не могу не заметить, как много компаний до сих пор используют неуклюжие методы для планирования своих встреч. Теперь проще, чем когда-либо, упростить процесс. Люди просто выбирают время и заполняют форму приема. Лучше всего то, что приложения для планирования предназначены для отправки электронных писем с подтверждением встречи и напоминаний.

Отправка сообщений с подтверждением встреч с клиентами не только помогает сократить количество неявок, но и заставляет ваших клиентов чувствовать себя ценными, поскольку они знают, что вы заботитесь об их времени и хотите, чтобы встреча состоялась именно так, как запланировано.

Читайте дальше, чтобы узнать, как повысить эффективность подтверждений встреч с помощью блестяще оформленных электронных писем и текстовых сообщений.

Почему подтверждение встречи так важно?

Отправка подтверждения о встрече важна по ряду причин. Каждая запланированная вами встреча имеет определенную денежную стоимость. Будь то время, которое вы проводите с ними, или доход, который они, как ожидается, принесут вашему бизнесу. Когда вы выделяете время для встречи, предполагается, что человек появится. Когда они этого не делают, вы несете альтернативные издержки за это потраченное впустую время.

Стоимость одной или двух пропущенных встреч может быть незначительной, но если вы вообще прекратите отправлять подтверждения, количество неявок может резко возрасти, и соответствующие расходы также вырастут соответственно.

Сообщения с подтверждением помогают защитить вас от финансовых потерь, связанных с неявкой. Ваши клиенты могут перепроверить детали встречи и убедиться, что информация верна. Они также получают напоминание о запланированной встрече и могут добавить ее в свой календарь электронной почты, чтобы получать уведомления о приближении встречи.

Вот еще несколько способов, которыми может помочь подтверждение встречи.

Совместная квитанция о согласованном времени и месте

В сообщениях с подтверждением содержится сводная информация, например о согласованном месте и времени встречи. Также могут быть включены любые специальные инструкции по совещанию. Вам может понадобиться, чтобы они подготовили что-то заранее или хотели бы направить их в определенную комнату в здании вашей компании. Подтверждение встречи включает в себя все это.

Одним из самых больших преимуществ будут виртуальные встречи, где физическое местоположение заменяется ссылкой на ваш конференц-зал. Вместо использования статической ссылки (что приводит к таким проблемам, как Zoom Bombing) клиенты получат уникальный URL-адрес встречи, который применяется только к их встрече. Они могут присоединиться к собранию одним щелчком мыши, что значительно упрощает его участие.

У вас также будет возможность указать контактную информацию на случай, если участнику потребуется связаться с вами. Это может быть номер телефона или электронная почта администратора или самого организатора собрания.

Настройка автоматических напоминаний по электронной почте и текстовых сообщений

Автоматические напоминания о встречах легко отправлять, и они очень эффективны, если у вас есть работающая система. Отправка их вручную является проблемой, и многие секретари не делают и того, и другого. Они ожидают, что посетитель проявит инициативу, что в конечном итоге дорого обходится компании.

Программное обеспечение для планирования предназначено для проверки доступности организатора собрания, а затем предоставляет людям на выбор подходящие варианты. Пока календарь электронной почты вашего хоста поддерживается в хорошем состоянии, вероятность человеческой ошибки очень мала. В случае, если ваш посетитель вводит неверную информацию, такие приложения, как Appointlet, позволят вам войти и отредактировать ответы в форме приема постфактум.

Давайте рассмотрим еще несколько способов, которыми подтверждения о встречах могут помочь повысить посещаемость собраний.

• Отмена в последнюю минуту: отправка подтверждений с соответствующими данными позволяет вашим клиентам своевременно вносить любые изменения и избегать отмен в последнюю минуту.
• Электронные письма с подтверждением записи: большинство людей имеют привычку регулярно проверять свою электронную почту. Отправка сообщений с подтверждением на их предпочтительные адреса электронной почты — это всегда отличная идея.
• Тексты подтверждения встречи (SMS): SMS-сообщения — отличный способ дополнить существующие уведомления по электронной почте. Отправка подтверждений встречи в виде SMS-сообщений может улучшить обслуживание клиентов с помощью sms и держать детали перед ними.
• Написание четкой строки темы: строка темы сообщения может быть решающим фактором в том, откроет ли кто-то электронное письмо или нет. Убедитесь, что ваши строки темы ясны и лаконичны, чтобы улучшить открываемость.
• Важные подробности о встрече: Иногда формы записи на встречу могут быть длинными. Электронное письмо с подтверждением обычно включает их ответы на форму, чтобы они могли перепроверить, все ли правильно.
• Политика предварительной отмены: сообщения с подтверждением встречи также должны иметь четкую политику предварительной отмены. Это гарантирует, что клиенты знают, как отменить встречу заранее.
• Политика в отношении неявки: если у вас есть политика возврата средств в случае неявки, включение ее в электронное письмо с подтверждением может предотвратить дальнейшие споры.
• Включение номера мобильного телефона для поддержки. Неплохо включать номер телефона в сообщения с подтверждением, чтобы участники могли связаться с любыми вопросами, которые у них могут возникнуть.

Лучшие практики для электронных писем и сообщений с подтверждением встречи

Сообщения с подтверждением встречи наиболее эффективны, когда они короткие и точные. Они должны включать только самую актуальную информацию. Идентификация вашей компании в верхней части вашего электронного письма является обычной практикой. Само собой разумеется, что вы должны указать дату, время и место встречи. Остальной контент зависит от вас.

Вот несколько лучших практик, которым вы можете следовать, чтобы написать несколько хороших подтверждающих сообщений.

Отмена в последнюю минуту

Отправка подтверждающих сообщений с надлежащими инструкциями по изменению расписания или отмене помогает свести к минимуму отмену в последнюю минуту. Но если ваша политика была четко изложена, а кто-то все еще пытается отменить в последнюю минуту, вам следует собрать подробную информацию о том, почему они не связались с вами раньше. Может, про встречу вообще забыли, или придумалось что-то более важное. Задавая правильные вопросы, вы сможете понять, была ли отмена по их вине или что-то с вашей стороны можно улучшить. В любом случае, вы сможете добраться до корня этого, и этого можно избежать в будущем.

Письма с подтверждением записи

Отправка писем с подтверждением работает по старинке. Но вы можете стратегически использовать этот момент в жизненном цикле клиента, чтобы получить лучшие результаты. Вам не нужны какие-либо причудливые конструкции или сложные решения. Главное, чтобы ваше сообщение было коротким и простым.

Тексты подтверждения записи (SMS)

Средние показатели открытия SMS приближаются к 98% , что почти в три раза больше, чем по электронной почте. Это дает нам понять, что SMS-подтверждения даже более эффективны, чем электронные письма.

В отличие от электронной почты, объем текста, которым вы можете поделиться в SMS-сообщениях, ограничен. Убедитесь, что вы включили только самую важную информацию. Сообщения о назначении встречи, дате, времени и месте должно быть достаточно. Некоторые компании просят участников подтвердить, что они получили сообщение, ответив напрямую.

Вы можете возразить, что напоминания в виде текстовых сообщений даже важнее, чем подтверждение. SMS-сообщение с напоминанием гарантирует, что они будут помнить о встрече по мере ее приближения.

Написание четкой темы письма

В отличие от маркетинговых электронных писем, тема подтверждения вашего визита не должна быть кричащей. Что-то вроде «Встреча подтверждена: демонстрация продукта с Джейн Доу» поможет им определить, с кем они встречаются и о чем идет речь. Адрес электронной почты отправителя позволит ему узнать, к какой компании он относится. Позже, если им нужно будет проверить детали своей встречи, этот формат позволяет легко сканировать и находить подтверждение.

Включая важные подробности о встрече

Не забудьте включить важные сведения о встрече в сообщения с подтверждением. Это помогает обеим сторонам подготовиться к встрече, чтобы, когда они наконец встретятся, они могли поговорить о делах, не тратя время друг друга. Включение этой информации также важно, чтобы клиенты могли перепроверить, забронировали ли они правильную встречу с нужными людьми.

Политика предварительной отмены

Создание и распространение четкой политики отмены позволит вашим клиентам отказаться, если это необходимо. С помощью автоматизированного инструмента планирования вы можете определить минимальное уведомление, необходимое для отмены. Если на собрании предусмотрена определенная плата за участие, вы можете наложить штраф за несвоевременную отмену только для того, чтобы воспрепятствовать такой практике. Кроме того, четко укажите в электронном письме с подтверждением, как вы хотите, чтобы они отменили подписку; это может быть текстовое сообщение, электронная почта, телефонный звонок или автоматическая ссылка.

Политика неявки

Защита от неявок может привести к значительному увеличению доходов. Рассмотрите возможность добавления документа «Положения и условия» в процесс планирования. Они могут установить флажок, чтобы подтвердить, что они прочитали и одобрили условия. Это может включать в себя штраф, если встреча будет прервана. При этом, если клиент протягивает руку и не может появиться из-за серьезных обстоятельств, подумайте о том, чтобы сделать разовое исключение из вашего правила. Вы будете сигнализировать о том, что заботитесь о них, и это может повысить лояльность к бренду.

В том числе номер телефона для поддержки

Некоторые клиенты записываются на встречу, но перед ее проведением у них есть дополнительные вопросы, на которые они хотят получить ответы. По этой причине было бы неплохо указать контактный номер представителя вашей компании. Если добавить номер телефона невозможно, вместо него можно указать адрес электронной почты для ответа.

Шаблоны писем с подтверждением встречи

Многие компании перешли на бронирование встреч с помощью онлайн-решения для планирования. Это позволяет легко автоматизировать исходящие подтверждения по электронной почте, которые получают люди.

Apppointlet позволяет создавать настраиваемые страницы бронирования, которые можно прикрепить к целевым страницам или отправить по электронной почте. Когда люди выбирают время и заполняют форму приема, данные о бронировании надежно сохраняются в вашей учетной записи. Вся информация представляется посетителю в конце процесса бронирования в легко читаемой форме, поэтому клиенты получают все сразу и не должны просматривать ее снова и снова. Вот как выглядят подтверждающие сообщения в Apppointlet.

Если вы решили планировать встречи вручную и хотите ускорить процесс подтверждения встречи, попробуйте создать шаблон электронной почты и сохранить его как черновик. Это упростит редактирование и отправку нового сообщения по мере необходимости:

Привет [Имя],

Ваша [Название встречи] в [Дата и время встречи] запланирована.

Благодарим вас за то, что запланировали встречу с нами. Мы будем рады обсудить ваши проблемы и ответить на любые ваши вопросы!

Если вам нужна помощь перед встречей, пожалуйста, напишите нам напрямую или позвоните в нашу службу поддержки по телефону [Номер телефона].

Если не успеваете, всегда можно отменить или перенести.

С уважением,[Ваше имя]

Часто задаваемые вопросы

В этой статье мы рассмотрели все основы подтверждения встреч, но вот несколько вопросов, которые часто возникают у людей о передовых методах.

Как автоматизировать электронные письма с подтверждением встречи?

Вы можете автоматизировать электронные письма с подтверждением встречи с помощью инструмента планирования встреч, такого как Appointlet. Во время настройки вы добавите все инструкции к собранию в шаблон собрания. Затем вы поделитесь этой страницей расписания со своими клиентами, и когда они запишутся на прием, персонализированное электронное письмо с подтверждением будет отправлено автоматически.

Какой инструмент лучше всего подходит для автоматизации подтверждения встреч?

Это зависит от ваших потребностей. Appointlet был признан лучшим бесплатным онлайн-приложением для планирования встреч с возможностью дополнительных функций, таких как автоматические напоминания. Если вам нужно решение с сертификацией HIPAA, рассмотрите вместо этого корпоративное решение, такое как Setmore.

Какие наиболее важные моменты необходимо указать в подтверждении встречи?

Сообщения о подтверждении встречи должны быть четкими и конкретными. Избегайте продажного языка и указывайте важные детали встречи, такие как дата, время и место. Вы также можете включить опцию «Добавить в календарь», чтобы они могли легко включить встречу в свое расписание. Appointlet предлагает функцию приглашения календаря , которая автоматически добавляет событие в календарь электронной почты участника.

Как предотвратить неявку и отмену в последнюю минуту?

Лучший способ избежать незаездов и отмен бронирования в последнюю минуту — заранее разработать четкую политику. Вы также захотите отправить участнику подтверждение встречи и напоминания. Только эти два улучшения могут оказать большое влияние.

Могут ли хозяева также получать подтверждение встречи?

Да, важно, чтобы и хозяева, и гости получали сообщение с подтверждением встречи после ее бронирования. Такие инструменты, как Appointlet, отправляют подтверждающие сообщения обеим сторонам. Организаторы могут использовать эти уведомления, чтобы лучше подготовиться к собранию и сделать все необходимые приготовления заранее.

Чего следует избегать при написании подтверждения о встрече?

Сообщения с подтверждением встречи не должны содержать коммерческого предложения. Избегайте добавления ненужных деталей, которые отвлекают от деталей встречи. Придерживайтесь основного направления вашей электронной почты, и все будет хорошо.

Должен ли я отправить новое подтверждение встречи, если нам придется перенести ее?

Да, вы всегда должны отправлять новое подтверждение встречи, когда встреча переносится. Это должно включать обновленные данные вместе с вашей контактной информацией. Appointlet автоматически отправляет подтверждения о переносе, так что вам не нужно об этом беспокоиться.

Какой лучший SMS-сервис для подтверждения встречи?

ClickSend — один из лучших инструментов для отправки SMS-сообщений вашим клиентам. Вы можете интегрировать ClickSend с Appointlet для отправки полностью настраиваемых подтверждений, напоминаний и последующих действий для предстоящих встреч. Инструмент также позволяет получать ответы и отслеживать скорость ответов. Имейте в виду, что за SMS-сообщения может взиматься дополнительная плата. Они, как правило, недороги при покупке оптом.

Время — ваш самый ценный актив; не позволяйте ему пропадать зря.

Самая большая дилемма двадцать первого века заключается в том, что так много нужно сделать, но так мало времени для этого. Не позволяйте людям тратить ваше время на неявки и пропущенные встречи. Отправка правильных подтверждающих сообщений поможет вам сэкономить эти драгоценные минуты, так что используйте их с пользой и получите от них максимальную отдачу.