ノーショーを防ぐための予約確認メールとテキストの送信方法

公開: 2021-08-25

アポイントメントスケジューリングソフトウェアの専門家として、いかに多くの企業がまだ会議の予約に不器用な方法を使用しているのかに気付かずにはいられません。プロセスを合理化することがこれまでになく簡単になりました。人々は単に時間を選んで、あなたの摂取フォームに記入するだけです. 何よりも、スケジューリングアプリは、予約確認メールとリマインダーを送信するように設計されています。

クライアントの予定に対して確認メッセージを送信することで、ノーショーを減らすだけでなく、あなたが自分の時間を気にかけ、予定どおりにミーティングを行ってほしいと思っていることをクライアントが知っているので、クライアントは大切にされていると感じます.

巧妙に作成された電子メールとテキストメッセージを使用して、予約の確認をより効果的にする方法については、以下をお読みください。

予約確認書はなぜそれほど重要なのですか?

予約確認書を送信することは、いくつかの理由で重要です。スケジュールした各会議には、特定の金銭的価値が関連付けられています。それは、あなたが彼らと過ごす時間であろうと、彼らがあなたのビジネスにもたらすと期待される収益であろうと. 会議の時間を取っておくと、その人が現れると想定されます。そうしないと、この無駄な時間に対して機会費用が発生します。

会議に 1 回または 2 回欠席した場合のコストはそれほど大きくないかもしれませんが、確認の送信を完全に停止すると、欠席の数が急増する可能性があり、それに応じて関連するコストも上昇します。

確認メッセージは、ノーショーに関連する経済的損失からお客様を守るのに役立ちます。クライアントはミーティングの詳細を再確認し、情報が正しいことを確認できます。また、スケジュールされた会議のリマインダーを受け取り、電子メールカレンダーに追加できるため、会議が近づくと通知を受け取ることができます。

予約の確認が役立つその他の方法をいくつか紹介します。

合意された時間と場所の共有レシート

確認メッセージには、合意された予定の場所や時間などの詳細が要約されています。特別な会議の指示も含めることができます。事前に何かを準備する必要がある場合や、会社の建物内の特定の部屋に案内したい場合があります。予約確認書にはそのすべてが含まれます。

最大の特典の 1 つは、物理的な場所が会議室へのリンクに置き換えられる仮想会議です。静的リンクを使用する代わりに (Zoom Bombing のような問題につながります)、クライアントは自分の予定にのみ適用される一意の会議 URL を取得します。ワンクリックで会議に参加できるので、非常に簡単に参加できます。

出席者が連絡を取る必要がある場合に備えて、連絡先の詳細を含めるオプションもあります。これは、受付係または会議主催者自身の電話番号または電子メールである可能性があります。

自動リマインダーメールとテキストメッセージの設定

自動化された予定のリマインダーは送信が簡単で、システムが動作するようになると非常に強力です。それらを手動で送信するのは面倒で、多くの秘書は両方とも送信しません。彼らは参加者がイニシアチブを取ることを期待していますが、これは最終的に会社にコストがかかります。

スケジューリングソフトウェアは、会議の主催者の空き状況を確認し、適切なオプションをユーザーが選択できるように提示するように設計されています。ホストのメールカレンダーが適切に管理されている限り、人為的エラーが発生する余地はほとんどありません。出席者が間違った情報を入力した場合、Appointlet などのアプリを使用すると、後で参加フォームの回答を編集できます。

予定の確認が会議への出席を改善するのに役立つ可能性があるいくつかの方法を見てみましょう。

土壇場でのキャンセル:適切な詳細を記載した確認を送信することで、クライアントは必要な変更をタイムリーに行うことができ、土壇場でのキャンセルを避けることができます。
予約確認メール:ほとんどの人は定期的にメールをチェックする習慣があります。 優先メールアドレスで確認メッセージを送信することは、常に素晴らしいアイデアです.
予約確認テキスト (SMS): SMS メッセージは、既存の電子メール通知を強化する優れた方法です。 予約確認を SMS メッセージとして送信すると、SMS カスタマーサービスが向上し、詳細が表示されます。
明確な件名を書く:メッセージの件名は、誰かが電子メールを開封するかどうかの決定要因になる可能性があります。 開封率を向上させるために、件名が明確かつ簡潔であることを確認してください。
会議に関する重要事項:予約フォームは長くなる場合があります。 通常、確認メールにはフォームの回答が含まれているため、すべてが正しいことを再確認できます。
前払いのキャンセルポリシー:予約の確認メッセージにも、明確な前払いのキャンセルポリシーが必要です。 これにより、クライアントは予約をキャンセルする方法を事前に知ることができます。
ノーショーのポリシー:ノーショーの返金ポリシーがある場合は、確認メールにこれを記載しておくと、後で口論を防ぐことができます。
サポート用の携帯電話番号を含める:確認メッセージに電話番号を含めることは悪い考えではありません。そうすれば、出席者は質問があれば連絡を取ることができます。

予約確認メールとメッセージのベストプラクティス

予約確認メッセージは、短く正確な場合に最も効果的です。最も関連性の高い情報のみを含める必要があります。メールの冒頭で会社を特定することは一般的な方法です。予約の日付、時間、場所を含める必要があることは言うまでもありません。残りのコンテンツはあなた次第です。

適切な確認メッセージを作成するために従うことができるいくつかのベストプラクティスを次に示します。

直前のキャンセルにも対応

適切な再スケジュールまたはキャンセルの指示を含む確認メッセージを送信すると、土壇場でのキャンセルを最小限に抑えることができます。ただし、ポリシーの概要が明確に示されているのに、土壇場になってもキャンセルしようとする人がいる場合は、なぜあなたに連絡しなかったのかについて詳細を収集する必要があります。会議のことをすっかり忘れてしまったか、もっと重要なことが起こったのかもしれません。適切な質問をすることで、キャンセルが彼らのせいなのか、それともあなたの側で何か改善できるのかを理解することができます. いずれにせよ、あなたはその根源にたどり着くことができ、将来的には回避することができます.

予約確認メール

昔ながらの方法で確認メールを送信します。しかし、顧客ライフサイクルのこの瞬間を戦略的に活用して、より良い結果を得ることができます。派手なデザインや複雑なソリューションは必要ありません。重要なのは、メッセージを短くシンプルにすることです。

予約確認メール（SMS）

平均 SMS 開封率は98%に近く、電子メールのほぼ 3 倍です。これにより、SMS 確認がさらに効果的なメールであることがわかります。

メールとは異なり、SMS メッセージで共有できるテキストの量には制限があります。最も重要な情報のみを含めるようにしてください。予定のタイトル、日付、時間、場所を共有するだけで十分です。一部の企業は、出席者に直接返信することで、メッセージを受信したことを確認するよう求めています。

テキストメッセージのリマインダーは、確認よりもさらに重要であると主張することができます. SMS リマインダーメッセージにより、ミーティングが近づいても忘れないようにすることができます。

明確な件名を書く

マーケティングメールとは異なり、予約確認の件名は派手である必要はありません。「会議が確認されました: Jane Doe による製品デモ」のようなものは、会議の対象者とその内容を特定するのに役立ちます。送信者の電子メールアドレスは、送信者がどの会社に関するものであるかを知らせます。後で予定の詳細を確認する必要がある場合、この形式を使用すると、確認を簡単にスキャンして見つけることができます。

会議に関する重要な詳細を含む

確認メッセージに会議に関する重要な詳細を含めることを忘れないでください。これにより、両当事者が会議の準備をするのに役立ち、最終的に会ったときに、お互いの時間を無駄にすることなくビジネスを話すことができます。この情報を含めることは、クライアントが適切な人との適切な会議を予約したことを再確認できるようにするためにも重要です.

前払いのキャンセルポリシー

明確なキャンセルポリシーを作成して伝えることで、クライアントは必要に応じてキャンセルできます。自動スケジューリングツールを使用すると、キャンセルに必要な最小限の通知を定義できます。会議に一定の出席料がかかる場合は、この慣行を思いとどまらせるためだけに、遅れてキャンセルした場合にペナルティを課すことができます. また、確認メールでキャンセル方法を明確にしてください。テキストメッセージ、電子メール、電話、または自動化されたリンクを介して送信できます。

ノーショーポリシー

ノーショーを防ぐことで、収益が大幅に増加する可能性があります。スケジュールフローに利用規約ドキュメントを追加することを検討してください。チェックボックスをオンにして、条件を読んで承認したことを確認できます。これには、会議が中止された場合のペナルティが含まれる場合があります。そうは言っても、クライアントが連絡を取り、深刻な状況のために現れない場合は、ルールに 1 回限りの例外を設けることを検討してください。あなたは彼らのことを気にかけているというシグナルを送ることになり、これはブランドの忠誠心を向上させることができます.

サポート用の電話番号を含める

一部の顧客は、会議にサインアップしますが、会議が行われる前に回答が必要な追加の質問があります。このため、会社の代表者の連絡先番号を含めることは悪い考えではありません。電話番号を追加できない場合は、代わりに返信先のメールアドレスを含めることができます。

予約確認メールテンプレート

多くの企業は、オンラインスケジューリングソリューションを使用して予定を予約することに移行しています。これにより、人々が受け取る送信メールの確認を簡単に自動化できます。

アポイントレットを使用すると、ランディングページに添付したり、メールで共有したりできる、カスタマイズされた予約ページを作成できます。時間を選んで受付フォームに記入すると、予約データがアカウントに安全に保存されます。すべての情報は、予約フローの最後に非常に読みやすい方法で出席者に提示されるため、クライアントは一目ですべてを把握でき、何度も何度も確認する必要はありません。 Appointlet で確認メッセージがどのように表示されるかを次に示します。

予約確認メール例

会議を手動でスケジュールすることに決め、予定の確認プロセスをスピードアップしたい場合は、電子メールテンプレートを作成して下書きとして保存してみてください。これにより、必要に応じて新しいメッセージを簡単に編集して送信できます。

[名前]さん、

[ミーティングの日時] に [ミーティングのタイトル] がスケジュールされました。

私たちとの会議をスケジュールしていただきありがとうございます。 あなたの懸念について話し合い、あなたの質問に答えるのを楽しみにしています！

会議の前にサポートが必要な場合は、直接メールでお問い合わせいただくか、[電話番号] のカスタマーサポートラインにお電話ください。

都合がつかない場合は、いつでもキャンセルまたは再スケジュールできます。

よろしくお願いします、[あなたの名前]

よくある質問

この記事では、予約確認の基本事項をすべて説明しましたが、ベストプラクティスについてよくある質問をいくつか紹介します。

予約確認メールを自動化するにはどうすればよいですか?

Appointlet などの予約スケジューリングツールを使用して、予約確認メールを自動化できます。セットアップ中に、会議の指示を会議テンプレートに追加します。次に、そのスケジュールページをクライアントと共有します。クライアントが予約すると、パーソナライズされた確認メールが自動的に送信されます。

予約確認を自動化するための最適なツールは何ですか?

それはあなたのニーズに依存します。 Appointlet は、自動リマインダー通知などのプレミアム機能のオプションを備えた、最高の無料オンライン予約スケジューリングアプリに選ばれました。 HIPAA 認定のソリューションが必要な場合は、代わりに Setmore のようなエンタープライズソリューションを検討してください。

予約確認でカバーする最も重要なことは何ですか?

予約確認メッセージは、明確かつ要点を明確にする必要があります。売り込み言葉の使用を避け、日付、時間、場所などの重要な会議の詳細を含めます。また、会議をスケジュールに簡単に含めることができるように、[カレンダーに追加] オプションを含めることもできます。 Appointlet は、出席者の電子メールカレンダーにイベントを自動的に追加するカレンダー招待機能を提供します。

ノーショーや土壇場でのキャンセルを止めるにはどうすればよいですか?

ノーショーや土壇場でのキャンセルを避ける最善の方法は、明確なポリシーを前もって設定することです。また、出席者に予定の確認とリマインダー通知を送信する必要があります。これら 2 つの改善だけでも、大きな影響を与えることができます。

ホストも予約確認書を受け取ることができますか?

はい、予約が完了したら、ホストとゲストの両方が予約確認メッセージを受け取ることが重要です。 Appointlet などのツールは、両方の当事者に確認メッセージを送信します。主催者はこれらの通知を使用して、ミーティングの準備を改善し、事前に必要な準備を行うことができます。

予約確認書を書くときに避けるべきことは何ですか?

予約確認メッセージには売り込みを含めないでください。会議の詳細から注意をそらす不必要な詳細を追加しないでください。メールの核となる部分に固執すれば、準備完了です。

スケジュールを変更する必要がある場合、新しい予約確認書を送信する必要がありますか?

はい、会議が再スケジュールされた場合は、常に新しい予約確認を送信する必要があります。これには、連絡先情報とともに更新された詳細が含まれている必要があります。 Appointlet は、再スケジュールの確認を自動的に送信するので、心配する必要はありません。

予約確認に最適な SMS サービスは?

ClickSend は、顧客に SMS メッセージを送信するための最良のツールの 1 つです。 ClickSend をAppointletと統合して、完全にカスタマイズされた確認、リマインダー、および今後の予定のフォローアップを送信できます。このツールを使用すると、返信を受け取り、返信率を追跡することもできます。 SMS メッセージには追加料金がかかる場合があることに注意してください。まとめて購入すると安くなる傾向があります。

時間は最も貴重な資産です。無駄にしないでください。

21 世紀の最大のジレンマは、やるべきことがたくさんあるのに、それを行う時間がほとんどないということです。ノーショーやアポイントメントの欠席で時間を無駄にしないようにしましょう。適切な確認メッセージを送信すると、これらの貴重な時間を節約するのに役立ちます。そのため、時間を有効に使い、最大限に活用してください。