Comment envoyer des e-mails et des SMS de confirmation de rendez-vous pour éviter les non-présentations

En tant que spécialiste des logiciels de prise de rendez-vous, je ne peux m'empêcher de remarquer combien d'entreprises utilisent encore des méthodes maladroites pour réserver leurs réunions. Il est plus facile que jamais de rationaliser le processus. Les gens choisissent simplement une heure et remplissent votre formulaire d'admission. Mieux encore, les applications de planification sont conçues pour envoyer des e-mails de confirmation de rendez-vous et des rappels.

L'envoi de messages de confirmation pour les rendez-vous avec les clients aide non seulement à réduire les absences, mais permet également à vos clients de se sentir valorisés car ils savent que vous vous souciez de leur temps et que vous souhaitez que la réunion se déroule exactement comme prévu.

Lisez la suite pour découvrir comment vous pouvez rendre vos confirmations de rendez-vous plus efficaces avec des e-mails et des SMS brillamment conçus.

Pourquoi une confirmation de rendez-vous est-elle si importante ?

L'envoi d'une confirmation de rendez-vous est important pour plusieurs raisons. Chaque réunion que vous programmez a une certaine valeur monétaire qui lui est attachée. Que ce soit en termes de temps que vous passez avec eux ou de revenus qu'ils sont censés générer pour votre entreprise. Lorsque vous réservez du temps pour une réunion, on suppose que la personne se présentera. S'ils ne le font pas, vous encourez un coût d'opportunité pour ce temps perdu.

Le coût peut ne pas être substantiel pour une ou deux réunions manquées, mais si vous arrêtez complètement d'envoyer des confirmations, le nombre de non-présentations peut monter en flèche et le coût associé augmentera également en conséquence.

Les messages de confirmation vous aident à vous protéger contre les pertes financières associées aux absences. Vos clients peuvent vérifier les détails de la réunion et s'assurer que les informations sont correctes. Ils reçoivent également un rappel de la réunion planifiée et peuvent l'ajouter à leur calendrier de messagerie, de sorte qu'ils reçoivent une notification à l'approche de la réunion.

Voici quelques autres façons dont les confirmations de rendez-vous peuvent vous aider.

Un reçu partagé de l'heure et du lieu convenus

Vos messages de confirmation résument des détails tels que le lieu et l'heure convenus d'un rendez-vous. Toutes les instructions de réunion spéciales peuvent également être incluses. Vous pouvez avoir besoin d'eux pour préparer quelque chose à l'avance ou vouloir les guider vers une pièce spécifique au sein du bâtiment de votre entreprise. La confirmation de rendez-vous comprend tout cela.

L'un des plus grands avantages sera les réunions virtuelles, où l'emplacement physique est remplacé par un lien vers votre salle de conférence. Au lieu d'utiliser un lien statique (ce qui entraîne des problèmes tels que Zoom Bombing), les clients obtiendront une URL de réunion unique qui s'applique uniquement à leur rendez-vous. Ils peuvent rejoindre la réunion en un seul clic, ce qui leur permet d'y assister très facilement.

Vous aurez également la possibilité d'inclure des coordonnées, au cas où le participant aurait besoin de vous contacter. Il peut s'agir du numéro de téléphone ou de l'adresse e-mail d'une réceptionniste ou de l'hôte de la réunion lui-même.

Configuration d'e-mails et de SMS de rappel automatisés

Les rappels de rendez-vous automatisés sont faciles à envoyer et carrément puissants une fois que vous avez un système fonctionnel. Les envoyer manuellement est une corvée et beaucoup de secrétaires ne font même pas les deux. Ils s'attendent à ce que le participant prenne l'initiative, ce qui a finalement un coût pour l'entreprise.

Le logiciel de planification est conçu pour vérifier la disponibilité de l'hôte de la réunion, puis présenter les options appropriées parmi lesquelles les personnes peuvent choisir. Tant que le calendrier de messagerie de votre hôte est bien entretenu, il y a très peu de place pour l'erreur humaine. Dans le cas où votre participant entre des informations erronées, des applications comme Appointlet vous permettront d'entrer et de modifier leurs réponses au formulaire d'admission après coup.

Examinons quelques autres façons dont les confirmations de rendez-vous pourraient être utiles pour améliorer la participation aux réunions.

• Annulations de dernière minute : l'envoi de confirmations avec les détails appropriés permet à vos clients d'apporter les modifications qu'ils souhaitent en temps opportun et d'éviter les annulations de dernière minute.
• E-mails de confirmation de rendez-vous : La plupart des gens ont l'habitude de consulter régulièrement leurs e-mails. Envoyer des messages de confirmation à leurs adresses e-mail préférées est toujours une bonne idée.
• Textes de confirmation de rendez-vous (SMS) : les messages SMS sont un excellent moyen d'augmenter vos notifications par e-mail existantes. L'envoi de confirmations de rendez-vous sous forme de messages SMS peut améliorer le service client SMS et garder les détails devant eux.
• Écrire une ligne d'objet claire : la ligne d'objet d'un message peut être le facteur décisif pour savoir si quelqu'un ouvre ou non un e-mail. Assurez-vous que vos lignes d'objet sont claires et concises pour améliorer vos taux d'ouverture.
• Détails importants sur la réunion : Parfois, les formulaires de prise de rendez-vous peuvent être longs. L'e-mail de confirmation inclut généralement leurs réponses au formulaire afin qu'ils puissent vérifier que tout est correct.
• Politique d'annulation à l'avance : les messages de confirmation de rendez-vous doivent également contenir une politique d'annulation claire et à l'avance. Cela garantit que les clients savent comment annuler le rendez-vous à l'avance.
• Politique en cas de non-présentation : si vous avez une politique de remboursement en cas de non-présentation, indiquez-la dans votre e-mail de confirmation pour éviter les disputes ultérieures.
• Inclure un numéro de téléphone portable pour l'assistance : ce n'est pas une mauvaise idée d'inclure un numéro de téléphone dans les messages de confirmation, afin que les participants puissent prendre contact avec toutes les questions qu'ils pourraient avoir.

Meilleures pratiques pour les e-mails et messages de confirmation de rendez-vous

Les messages de confirmation de rendez-vous sont plus efficaces lorsqu'ils sont courts et précis. Ils ne doivent inclure que les informations les plus pertinentes. Identifier votre entreprise en haut de votre e-mail est une pratique courante. Il va sans dire que vous devez inclure la date, l'heure et le lieu du rendez-vous. Le reste du contenu dépend de vous.

Voici quelques bonnes pratiques que vous pouvez suivre pour rédiger de bons messages de confirmation.

Accepter les annulations de dernière minute

L'envoi de messages de confirmation avec des instructions de report ou d'annulation appropriées aide à minimiser les annulations de dernière minute. Mais si votre politique a été clairement définie et que quelqu'un tente toujours d'annuler à la dernière minute, vous devez collecter des détails sur les raisons pour lesquelles il ne vous a pas contacté plus tôt. Peut-être qu'ils ont complètement oublié la réunion, ou quelque chose de plus important est arrivé. En posant les bonnes questions, vous pourrez comprendre si l'annulation était de leur faute ou si quelque chose de votre côté peut être amélioré. Quoi qu'il en soit, vous serez en mesure d'aller à la racine et cela pourrait être évité à l'avenir.

Courriels de confirmation de rendez-vous

L'envoi d'e-mails de confirmation à l'ancienne fonctionne. Mais vous pouvez exploiter stratégiquement ce moment du cycle de vie du client pour obtenir de meilleurs résultats. Vous n'avez pas besoin de conceptions fantaisistes ou de solutions compliquées. La clé est de garder votre message court et simple.

Textes de confirmation de rendez-vous (SMS)

Les taux d'ouverture moyens des SMS sont proches de 98 % , soit près de trois fois plus que les e-mails. Cela nous permet de savoir que les confirmations par SMS sont des e-mails encore plus efficaces.

Contrairement à un e-mail, le volume de texte que vous pouvez partager dans les messages SMS est limité. Assurez-vous de n'inclure que les informations les plus importantes. Partager le titre, la date, l'heure et le lieu du rendez-vous devrait suffire. Certaines entreprises demandent aux participants de confirmer qu'ils ont bien reçu le message en répondant directement.

Vous pourriez dire que les rappels par SMS sont encore plus importants que la confirmation. Un message de rappel par SMS garantira qu'ils gardent la réunion à l'esprit à mesure qu'elle approche.

Écrire une ligne d'objet claire

Contrairement aux e-mails marketing, la ligne d'objet de votre confirmation de rendez-vous n'a pas besoin d'être flashy. Quelque chose comme « Réunion confirmée : démonstration du produit avec Jane Doe » les aidera à identifier qui ils rencontrent et de quoi il s'agit. L'adresse e-mail de l'expéditeur leur indiquera de quelle entreprise il s'agit. Plus tard, s'ils ont besoin de vérifier les détails de leur rendez-vous, ce format facilite la numérisation et la localisation de la confirmation.

Inclure des détails importants sur la réunion

N'oubliez pas d'inclure des détails importants sur la réunion dans vos messages de confirmation. Cela aide les deux parties à se préparer pour la réunion afin que lorsqu'elles se rencontrent enfin, elles puissent parler affaires sans perdre de temps l'une à l'autre. L'inclusion de ces informations est également importante pour que les clients puissent vérifier qu'ils ont réservé le bon rendez-vous avec les bonnes personnes.

Politique d'annulation à l'avance

Créer et communiquer une politique d'annulation claire permet à vos clients de se retirer s'ils en ont besoin. Avec un outil de planification automatisé, vous pouvez définir le préavis minimum requis pour annuler. Si la réunion a un certain jeton de présence, vous pouvez imposer une pénalité pour les annulations tardives juste pour décourager cette pratique. Indiquez également très clairement dans l'e-mail de confirmation comment vous souhaitez qu'ils annulent ; il peut s'agir d'un SMS, d'un e-mail, d'un appel téléphonique ou d'un lien automatisé.

Politique de non-présentation

Se prémunir contre les non-présentations peut entraîner une augmentation significative des revenus. Envisagez d'ajouter un document Termes et conditions à votre flux de planification. Ils peuvent cocher la case pour confirmer qu'ils ont lu et approuvé les conditions. Cela peut inclure une pénalité si la réunion est abandonnée. Cela étant dit, si le client vous contacte et ne peut pas se présenter en raison de circonstances graves, envisagez de faire une exception unique à votre règle. Vous signalerez que vous vous souciez d'eux et cela peut améliorer la fidélité à la marque.

Y compris un numéro de téléphone pour l'assistance

Certains clients s'inscrivent à une réunion, mais ont des questions supplémentaires auxquelles ils souhaitent répondre avant que la réunion n'ait lieu. Pour cette raison, ce n'est pas une mauvaise idée d'inclure un numéro de contact pour le représentant de votre entreprise. S'il n'est pas possible d'ajouter un numéro de téléphone, vous pouvez inclure une adresse e-mail de réponse à la place.

Modèles d'e-mail de confirmation de rendez-vous

De nombreuses entreprises sont passées à la prise de rendez-vous avec une solution de planification en ligne. Cela facilite l'automatisation des confirmations d'e-mails sortants que les utilisateurs reçoivent.

Appointlet vous permet de créer des pages de réservation personnalisées qui peuvent être jointes à vos pages de destination ou partagées dans un e-mail. Lorsque les gens choisissent une heure et remplissent votre formulaire d'admission, les données de réservation sont stockées en toute sécurité dans votre compte. Toutes les informations sont présentées au participant à la fin du processus de réservation d'une manière très lisible afin que les clients obtiennent tout en un coup d'œil et n'aient pas à les parcourir encore et encore. Voici à quoi ressemblent les messages de confirmation dans Appointlet.

Si vous décidez de programmer des réunions manuellement et souhaitez accélérer le processus de confirmation de rendez-vous, essayez de créer un modèle d'e-mail et de l'enregistrer en tant que brouillon. Cela facilitera la modification et l'envoi d'un nouveau message si nécessaire :

Salut [Prénom],

Votre [Titre de la réunion] à [Date et heure de la réunion] a été planifiée.

Merci d'avoir pris rendez-vous avec nous. Nous sommes impatients de discuter de vos préoccupations et de répondre à toutes vos questions!

Si vous avez besoin d'aide avant la réunion, veuillez nous envoyer un e-mail directement ou appeler notre service client au [numéro de téléphone].

Si vous ne pouvez pas venir, vous pouvez toujours annuler ou reporter.

Cordialement,[Votre nom]

FAQ

Nous avons couvert tous les principes fondamentaux des confirmations de rendez-vous dans cet article, mais voici quelques questions que les gens se posent souvent sur les meilleures pratiques.

Comment automatiser mes e-mails de confirmation de rendez-vous ?

Vous pouvez automatiser vos e-mails de confirmation de rendez-vous avec un outil de prise de rendez-vous comme Appointlet. Lors de la configuration, vous ajouterez toutes les instructions de réunion au modèle de réunion. Ensuite, vous partagerez cette page de planification avec vos clients et lorsqu'ils prendront rendez-vous, un e-mail de confirmation personnalisé sera automatiquement envoyé.

Quel est le meilleur outil pour automatiser les confirmations de rendez-vous ?

Cela dépend de vos besoins. Appointlet a été élue meilleure application gratuite de prise de rendez-vous en ligne, avec l'option de fonctionnalités premium telles que les notifications de rappel automatisées. Si vous avez besoin d'une solution certifiée HIPAA, envisagez plutôt une solution d'entreprise comme Setmore.

Quelles sont les choses les plus importantes à couvrir dans une confirmation de rendez-vous ?

Les messages de confirmation de rendez-vous doivent être clairs et précis. Évitez d'utiliser un langage commercial et incluez des détails importants sur la réunion comme la date, l'heure et le lieu. Vous pouvez également inclure une option "Ajouter au calendrier" afin qu'ils puissent facilement inclure la réunion dans leur calendrier. Appointlet propose une fonctionnalité d' invitation au calendrier qui ajoute automatiquement l'événement au calendrier des e-mails des participants.

Comment arrêter les no-shows et les annulations de dernière minute ?

La meilleure façon d'éviter les non-présentations et les annulations de dernière minute est d'avoir une politique claire dès le départ. Vous souhaiterez également envoyer des notifications de confirmation de rendez-vous et de rappel au participant. Ces deux améliorations peuvent à elles seules avoir un impact important.

Les hôtes peuvent-ils également recevoir une confirmation de rendez-vous ?

Oui, il est important que les hôtes et les invités reçoivent un message de confirmation de rendez-vous une fois la réservation effectuée. Des outils comme Appointlet envoient des messages de confirmation aux deux parties. Les organisateurs peuvent utiliser ces notifications pour mieux préparer la réunion et effectuer les préparatifs nécessaires à l'avance.

Que dois-je éviter lors de la rédaction d'une confirmation de rendez-vous ?

Les messages de confirmation de rendez-vous ne doivent pas inclure d'argumentaire de vente. Évitez d'ajouter des détails inutiles qui détournent l'attention des détails de la réunion. Tenez-vous en à l'objectif principal de votre e-mail et vous devriez être prêt à partir.

Dois-je envoyer une nouvelle confirmation de rendez-vous si nous devons reprogrammer ?

Oui, vous devez toujours envoyer une nouvelle confirmation de rendez-vous lorsqu'une réunion est reportée. Celui-ci devrait inclure les détails mis à jour ainsi que vos coordonnées. Appointlet envoie automatiquement des confirmations de replanification, vous n'avez donc pas à vous en soucier.

Quel est le meilleur service SMS pour les confirmations de rendez-vous ?

ClickSend est l'un des meilleurs outils pour envoyer des SMS à vos clients. Vous pouvez intégrer ClickSend à Appointlet pour envoyer des confirmations, des rappels et des suivis entièrement personnalisés pour les rendez-vous à venir. L'outil vous permet également de recevoir des réponses et de suivre le taux de réponse. Gardez à l'esprit que les messages SMS peuvent entraîner des frais supplémentaires. Ils ont tendance à être peu coûteux lorsqu'ils sont achetés en vrac.

Le temps est votre atout le plus précieux; ne le laissez pas se perdre.

Le plus grand dilemme du XXIe siècle est qu'il y a tant à faire, mais si peu de temps pour le faire. Ne laissez pas les gens perdre votre temps avec des absences et des rendez-vous manqués. L'envoi des bons messages de confirmation vous aidera à économiser ces précieuses minutes, alors utilisez-les à votre avantage et tirez-en le meilleur parti.