노쇼를 방지하기 위해 약속 확인 이메일과 문자를 보내는 방법

약속 예약 소프트웨어를 전문으로 하는 사람으로서, 얼마나 많은 회사가 여전히 회의를 예약하기 위해 서투른 방법을 사용하는지 주목하지 않을 수 없습니다. 프로세스를 간소화하는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 사람들은 단순히 시간을 선택하고 접수 양식을 작성합니다. 무엇보다도 일정 앱은 약속 확인 이메일과 미리 알림을 보내도록 설계되었습니다.

고객 약속에 대한 확인 메시지를 보내면 노쇼를 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 고객이 시간을 중요하게 생각하고 계획한 대로 정확하게 회의가 진행되기를 원한다는 사실을 알고 있기 때문에 고객이 소중하다고 느끼게 됩니다.

훌륭하게 제작된 이메일과 문자 메시지를 사용하여 약속 확인을 보다 효과적으로 만드는 방법을 알아보려면 계속 읽으십시오.

약속 확인이 왜 그렇게 중요한가요?

약속 확인서를 보내는 것은 여러 가지 이유로 중요합니다. 예약한 각 회의에는 특정 금전적 가치가 첨부되어 있습니다. 그것이 당신이 그들과 보내는 시간이나 그들이 당신의 비즈니스를 위해 창출할 것으로 예상되는 수익의 관점에서든. 회의 시간을 따로 정하면 그 사람이 나타날 것이라고 가정합니다. 그렇지 않으면 이 낭비된 시간에 대한 기회 비용이 발생합니다.

한두 번 회의에 불참하는 경우 비용이 만만치 않을 수 있지만 확인 전송을 모두 중단하면 노쇼 수가 급증하고 그에 따라 관련 비용도 증가할 수 있습니다.

확인 메시지는 노쇼와 관련된 재정적 손실을 방지하는 데 도움이 됩니다. 고객은 회의 세부 정보를 다시 확인하고 정보가 올바른지 확인할 수 있습니다. 또한 예약된 회의에 대한 알림을 받고 이메일 일정에 추가할 수 있으므로 회의가 다가오면 알림을 받을 수 있습니다.

다음은 약속 확인이 도움이 될 수 있는 몇 가지 다른 방법입니다.

합의된 시간과 장소에 대한 공유 영수증

확인 메시지에는 약속 장소 및 약속 시간과 같은 세부 정보가 요약되어 있습니다. 특별 회의 지침도 포함될 수 있습니다. 사전에 무언가를 준비하거나 회사 건물 내 특정 방으로 안내하기 위해 필요할 수 있습니다. 약속 확인에는 그 모든 것이 포함됩니다.

가장 큰 혜택 중 하나는 가상 회의에 대한 것입니다. 가상 회의에서는 실제 위치가 회의실로 연결되는 링크로 대체됩니다. (Zoom Bombing과 같은 문제로 이어지는) 정적 링크를 사용하는 대신 클라이언트는 약속에만 적용되는 고유한 회의 URL을 받게 됩니다. 클릭 한 번으로 회의에 참여할 수 있으므로 매우 쉽게 참석할 수 있습니다.

참석자가 연락해야 하는 경우에 대비하여 연락처 세부 정보를 포함할 수도 있습니다. 이것은 접수원이나 회의 주최자의 전화번호나 이메일일 수 있습니다.

자동 알림 이메일 및 문자 메시지 설정

자동화된 약속 알림은 보내기 쉽고 일단 시스템이 작동하면 매우 강력합니다. 수동으로 보내는 것은 번거롭고 많은 비서가 둘 다 하지 않습니다. 그들은 참석자가 주도권을 잡길 기대하며, 이는 궁극적으로 회사에 비용을 초래합니다.

예약 소프트웨어는 회의 호스트의 가용성을 확인한 다음 사람들이 선택할 수 있는 적절한 옵션을 제공하도록 설계되었습니다. 호스트의 이메일 일정이 잘 유지되는 한 사람이 실수할 여지는 거의 없습니다. 참석자가 잘못된 정보를 입력한 경우 Appointlet과 같은 앱을 사용하면 사실 이후에 참석 양식 응답을 편집할 수 있습니다.

약속 확인이 회의 참석률을 높이는 데 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법을 더 살펴보겠습니다.

• 막바지 취소: 적절한 세부 정보가 포함된 확인을 보내면 고객이 원하는 대로 변경하고 막바지 취소를 방지할 수 있습니다.
• 약속 확인 이메일: 대부분의 사람들은 이메일을 정기적으로 확인하는 습관이 있습니다. 선호하는 이메일 주소로 확인 메시지를 보내는 것은 항상 좋은 생각입니다.
• 약속 확인 문자(SMS): SMS 메시지는 기존 이메일 알림을 보강하는 훌륭한 방법입니다. 약속 확인을 SMS 메시지로 보내면 SMS 고객 서비스를 개선하고 세부 정보를 미리 확인할 수 있습니다.
• 명확한 제목 줄 작성: 메시지의 제목 줄은 누군가가 이메일을 여는지 여부를 결정하는 요소가 될 수 있습니다. 오픈율을 높이려면 제목을 명확하고 간결하게 만드세요.
• 회의에 대한 중요 세부 정보: 때때로 약속 예약 양식이 길 수 있습니다. 확인 이메일에는 일반적으로 양식 응답이 포함되어 있으므로 모든 내용이 올바른지 다시 확인할 수 있습니다.
• 사전 취소 정책: 약속 확인 메시지에도 명확하고 사전 취소 정책이 있어야 합니다. 이렇게 하면 고객이 미리 약속을 취소하는 방법을 알 수 있습니다.
• 노쇼에 대한 정책: 노쇼에 대한 환불 정책이 있는 경우 확인 이메일에 이를 기재하면 나중에 논쟁을 방지할 수 있습니다.
• 지원을 위한 휴대폰 번호 포함: 확인 메시지에 전화번호를 포함하는 것은 좋은 생각이 아닙니다. 그래야 참석자가 궁금한 점이 있으면 연락할 수 있습니다.

약속 확인 이메일 및 메시지 모범 사례

약속 확인 메시지는 짧고 정확할 때 가장 효과적입니다. 가장 관련성이 높은 정보만 포함하면 됩니다. 이메일 상단에서 회사를 식별하는 것은 일반적인 관행입니다. 약속 날짜, 시간 및 장소를 포함해야 함은 물론입니다. 나머지 내용은 귀하에게 달려 있습니다.

다음은 몇 가지 좋은 확인 메시지를 작성하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 모범 사례입니다.

막바지 취소 수용

적절한 일정 변경 또는 취소 지침이 포함된 확인 메시지를 보내면 막바지 취소를 최소화하는 데 도움이 됩니다. 그러나 귀하의 정책이 명확하게 설명되어 있고 누군가가 마지막 순간에 여전히 취소를 시도하는 경우 더 빨리 연락하지 않은 이유에 대한 세부 정보를 수집해야 합니다. 어쩌면 그들은 회의를 완전히 잊어 버렸거나 더 중요한 일이 생겼습니다. 올바른 질문을 하면 취소가 그들의 잘못인지, 아니면 개선할 수 있는 부분이 있는지 이해할 수 있을 것입니다. 어느 쪽이든, 당신은 그것의 근원에 도달할 수 있을 것이고 미래에는 그것을 피할 수 있을 것입니다.

약속 확인 이메일

확인 이메일을 보내는 것은 구식 방식으로 작동합니다. 그러나 고객 라이프사이클에서 이 순간을 전략적으로 활용하여 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다. 멋진 디자인이나 복잡한 솔루션이 필요하지 않습니다. 핵심은 메시지를 짧고 간단하게 유지하는 것입니다.

약속 확인 문자(SMS)

평균 SMS 공개율은 98% 에 가깝고 이메일보다 거의 3배 이상 높습니다. 이를 통해 SMS 확인이 훨씬 더 효과적인 이메일임을 알 수 있습니다.

이메일과 달리 SMS 메시지에서 공유할 수 있는 텍스트의 양은 제한되어 있습니다. 가장 중요한 정보만 포함해야 합니다. 약속 제목, 날짜, 시간 및 장소를 공유하는 것으로 충분해야 합니다. 일부 회사는 참석자에게 직접 회신하여 메시지를 수신했는지 확인하도록 요청합니다.

문자 메시지 알림이 확인보다 훨씬 더 중요하다고 주장할 수 있습니다. SMS 알림 메시지는 회의가 다가오면 회의를 염두에 두도록 합니다.

명확한 주제 라인 쓰기

마케팅 이메일과 달리 약속 확인의 제목은 화려할 필요가 없습니다. "미팅 확인됨: Jane Doe와 함께하는 제품 데모"와 같은 것은 그들이 누구를 만나고 무엇에 관한 것인지 식별하는 데 도움이 될 것입니다. 발신자의 이메일 주소는 관련 회사를 알려줍니다. 나중에 약속 세부 정보를 확인해야 하는 경우 이 형식을 사용하면 확인을 쉽게 스캔하고 찾을 수 있습니다.

회의에 대한 중요한 세부정보 포함

확인 메시지에 회의에 대한 중요한 세부 정보를 포함하는 것을 잊지 마십시오. 이것은 양 당사자가 회의를 준비하는 데 도움이 되어 마침내 만났을 때 서로의 시간을 낭비하지 않고 비즈니스에 대해 이야기할 수 있습니다. 이 정보를 포함하는 것도 중요하므로 고객이 적절한 사람과 적절한 회의를 예약했는지 다시 확인할 수 있습니다.

선결제 취소 정책

명확한 취소 정책을 만들고 전달하면 고객이 필요한 경우 취소할 수 있습니다. 자동화된 일정 도구를 사용하여 취소에 필요한 최소 통지를 정의할 수 있습니다. 회의에 일정 참석비가 있는 경우 이러한 관행을 방지하기 위해 늦은 취소에 대한 벌금을 부과할 수 있습니다. 또한 확인 이메일에 취소 방법을 명확하게 명시하십시오. 문자 메시지, 이메일, 전화 통화 또는 자동 링크를 통해 이루어질 수 있습니다.

노쇼에 대한 정책

노쇼를 방지하면 수익이 크게 증가할 수 있습니다. 일정 흐름에 이용 약관 문서를 추가하는 것을 고려하십시오. 사용자는 확인란을 선택하여 약관을 읽고 승인했는지 확인할 수 있습니다. 여기에는 회의가 중단된 경우 패널티가 포함될 수 있습니다. 즉, 클라이언트가 연락을 취했는데 심각한 상황으로 인해 나타날 수 없는 경우 규칙에 대한 일회성 예외를 고려하는 것이 좋습니다. 당신은 당신이 그들에 대해 관심을 갖고 있다는 신호를 보낼 것이고 이것은 브랜드 충성도를 향상시킬 수 있습니다.

지원을 위한 전화번호 포함

일부 고객은 회의에 등록했지만 회의가 열리기 전에 답변을 원하는 추가 질문이 있습니다. 이러한 이유로 회사 담당자의 연락처를 포함하는 것은 나쁜 생각이 아닙니다. 전화번호를 추가할 수 없는 경우 대신 회신 이메일 주소를 포함할 수 있습니다.

약속 확인 이메일 템플릿

많은 회사에서 온라인 일정 솔루션을 사용하여 약속을 예약하는 방식으로 전환했습니다. 이렇게 하면 사람들이 받는 아웃바운드 이메일 확인을 쉽게 자동화할 수 있습니다.

Appointlet을 사용하면 랜딩 페이지에 첨부하거나 이메일로 공유할 수 있는 맞춤형 예약 페이지를 생성할 수 있습니다. 사람들이 시간을 선택하고 접수 양식을 작성하면 예약 데이터가 귀하의 계정에 안전하게 저장됩니다. 모든 정보는 예약 흐름이 끝날 때 참석자에게 매우 읽기 쉬운 방식으로 제공되므로 고객은 모든 것을 한 눈에 볼 수 있고 반복해서 살펴볼 필요가 없습니다. 다음은 Appointlet에서 확인 메시지가 표시되는 방식입니다.

수동으로 회의를 예약하기로 결정하고 약속 확인 프로세스의 속도를 높이려면 이메일 템플릿을 만들어 초안으로 저장해 보십시오. 이렇게 하면 필요에 따라 새 메시지를 쉽게 편집하고 보낼 수 있습니다.

[이름]님, 안녕하세요.

[회의 날짜 및 시간]에 [회의 제목]이 예약되었습니다.

회의 일정을 잡아주셔서 감사합니다. 귀하의 우려 사항을 논의하고 질문에 대한 답변을 기다리겠습니다!

미팅 전에 도움이 필요하시면 직접 이메일을 보내주시거나 [전화번호]로 고객지원팀으로 전화주세요.

도착하지 못할 경우 언제든지 취소하거나 일정을 변경할 수 있습니다.

친애하는,[당신의 이름]

자주 묻는 질문

이 기사에서 약속 확인의 모든 기본 사항을 다루었지만, 여기 사람들이 모범 사례에 대해 자주 묻는 몇 가지 질문이 있습니다.

내 약속 확인 이메일을 어떻게 자동화합니까?

Appointlet과 같은 약속 예약 도구를 사용하여 약속 확인 이메일을 자동화할 수 있습니다. 설정하는 동안 회의 템플릿에 회의 지침을 추가합니다. 그런 다음 해당 일정 페이지를 고객과 공유하고 고객이 약속을 예약하면 개인화된 확인 이메일이 자동으로 발송됩니다.

약속 확인을 자동화하는 가장 좋은 도구는 무엇입니까?

귀하의 필요에 따라 다릅니다. Appointlet은 자동 미리 알림 알림과 같은 프리미엄 기능 옵션과 함께 최고의 무료 온라인 약속 예약 앱으로 선정되었습니다. HIPAA 인증 솔루션이 필요한 경우 대신 Setmore와 같은 엔터프라이즈 솔루션을 고려하십시오.

약속 확인서에서 다루어야 할 가장 중요한 사항은 무엇입니까?

약속 확인 메시지는 명확하고 핵심이 있어야 합니다. 판매적인 언어를 사용하지 말고 날짜, 시간 및 장소와 같은 중요한 회의 세부 정보를 포함하십시오. 일정에 회의를 쉽게 포함할 수 있도록 '캘린더에 추가' 옵션을 포함할 수도 있습니다. Appointlet은 참석자 이메일 캘린더에 이벤트를 자동으로 추가하는 캘린더 초대 기능을 제공합니다.

노쇼 및 막바지 취소는 어떻게 중지합니까?

노쇼와 막바지 취소를 피하는 가장 좋은 방법은 명확한 정책을 미리 세우는 것입니다. 참석자에게 약속 확인 및 미리 알림 알림을 보낼 수도 있습니다. 이 두 가지 개선 사항만으로도 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

호스트도 약속 확인서를 받을 수 있습니까?

예, 예약이 완료되면 호스트와 게스트 모두 약속 확인 메시지를 받는 것이 중요합니다. Appointlet과 같은 도구는 양 당사자에게 확인 메시지를 보냅니다. 주최자는 이러한 알림을 사용하여 회의를 더 잘 준비하고 필요한 준비를 미리 할 수 ​​있습니다.

약속 확인서를 작성할 때 피해야 할 사항은 무엇입니까?

약속 확인 메시지에는 영업 프레젠테이션이 포함되어서는 안 됩니다. 회의 세부 사항에서 주의를 산만하게 하는 불필요한 세부 사항을 추가하지 마십시오. 이메일의 핵심 초점에 충실하고 잘 진행해야 합니다.

일정을 변경해야 하는 경우 새 약속 확인서를 보내야 합니까?

예, 회의 일정이 변경되면 항상 새 약속 확인서를 보내야 합니다. 여기에는 연락처 정보와 함께 업데이트된 세부 정보가 포함되어야 합니다. Appointlet은 일정 변경 확인을 자동으로 보내므로 걱정할 필요가 없습니다.

약속 확인을 위한 최고의 SMS 서비스는 무엇입니까?

ClickSend는 고객에게 SMS 메시지를 보내는 최고의 도구 중 하나입니다. ClickSend 를 Appointlet과 통합 하여 예정된 약속에 대해 완전히 맞춤화된 확인, 미리 알림 및 후속 조치를 보낼 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 응답을 수신하고 응답 속도를 추적할 수도 있습니다. SMS 메시지는 추가 비용이 부과될 수 있습니다. 대량 구매시 가격이 저렴한 편입니다.

시간은 가장 소중한 자산입니다. 헛되이 보내지 마십시오.

21세기의 가장 큰 딜레마는 할 일은 많은데 할 시간이 너무 적다는 것입니다. 사람들이 노쇼(no-show)와 약속을 놓쳐서 시간을 낭비하게 하지 마십시오. 올바른 확인 메시지를 보내면 이 소중한 시간을 절약하는 데 도움이 되므로 이점을 활용하고 최대한 활용하십시오.