Cómo enviar correos electrónicos y mensajes de texto de confirmación de cita para evitar que no se presente

Como alguien que se especializa en software de programación de citas, no puedo dejar de notar cuántas empresas todavía usan métodos torpes para programar sus reuniones. Es más fácil que nunca agilizar el proceso. Las personas simplemente eligen un momento y completan su formulario de admisión. Lo mejor de todo es que las aplicaciones de programación están diseñadas para enviar recordatorios y correos electrónicos de confirmación de citas.

Enviar mensajes de confirmación para las citas de los clientes no solo ayuda a reducir las ausencias, sino que también hace que sus clientes se sientan valorados, ya que saben que usted se preocupa por su tiempo y quiere que la reunión se lleve a cabo exactamente como se planeó.

Siga leyendo para descubrir cómo puede hacer que sus confirmaciones de citas sean más efectivas con correos electrónicos y mensajes de texto brillantemente elaborados.

¿Por qué es tan importante la confirmación de una cita?

Enviar una confirmación de cita es importante por varias razones. Cada reunión que programa tiene un cierto valor monetario asociado. Ya sea en términos del tiempo que pasa con ellos o de los ingresos que se espera que generen para su negocio. Cuando reserva tiempo para una reunión, se supone que la persona se presentará. Cuando no lo hacen, incurre en un costo de oportunidad por este tiempo perdido.

Es posible que el costo no sea sustancial para una o dos reuniones perdidas, pero si deja de enviar confirmaciones por completo, la cantidad de ausencias puede dispararse y el costo asociado también aumentará en consecuencia.

Los mensajes de confirmación ayudan a protegerlo contra las pérdidas financieras asociadas con las ausencias. Sus clientes pueden verificar los detalles de la reunión y asegurarse de que la información sea correcta. También reciben un recordatorio de la reunión programada y pueden agregarlo a su calendario de correo electrónico, por lo que reciben una notificación a medida que se acerca la reunión.

Aquí hay algunas otras formas en que las confirmaciones de citas pueden ayudar.

Un recibo compartido de la hora y el lugar acordados

Sus mensajes de confirmación resumen detalles como la ubicación acordada y la hora de una cita. También se pueden incluir instrucciones especiales para la reunión. Es posible que necesite que preparen algo con anticipación o que desee guiarlos hacia una sala específica dentro del edificio de su empresa. La confirmación de la cita incluye todo eso.

Uno de los mayores beneficios serán las reuniones virtuales, donde la ubicación física se reemplaza por un enlace a su sala de conferencias. En lugar de usar un enlace estático (que genera problemas como Zoom Bombing), los clientes obtendrán una URL de reunión única que se aplica solo a su cita. Pueden unirse a la reunión con un solo clic, por lo que es muy fácil para ellos asistir.

También tendrá la opción de incluir detalles de contacto, en caso de que el asistente necesite ponerse en contacto. Este podría ser el número de teléfono o el correo electrónico de una recepcionista o el propio anfitrión de la reunión.

Configuración de correos electrónicos de recordatorio y mensajes de texto automáticos

Los recordatorios de citas automatizados son fáciles de enviar y francamente poderosos una vez que tiene un sistema en funcionamiento. Enviarlos manualmente es una molestia y muchas secretarias ni siquiera hacen ambas cosas. Esperan que el asistente tome la iniciativa, lo que finalmente tiene un costo para la empresa.

El software de programación está diseñado para verificar la disponibilidad del anfitrión de la reunión y luego presentar las opciones apropiadas para que las personas elijan. Siempre que el calendario de correo electrónico de su anfitrión esté bien mantenido, hay muy poco margen para el error humano. En el caso de que su asistente ingrese la información incorrecta, las aplicaciones como Appointlet le permitirán ingresar y editar sus respuestas del formulario de admisión después del hecho.

Veamos algunas formas más en las que las confirmaciones de citas pueden ser útiles para mejorar la asistencia a las reuniones.

• Cancelaciones de última hora: el envío de confirmaciones con los detalles apropiados permite a sus clientes realizar los cambios que deseen a tiempo y evitar cancelaciones de última hora.
• Correos electrónicos de confirmación de citas: La mayoría de las personas tienen el hábito de revisar sus correos electrónicos con regularidad. Enviar mensajes de confirmación a sus direcciones de correo electrónico preferidas siempre es una gran idea.
• Textos de confirmación de citas (SMS): los mensajes SMS son una excelente manera de aumentar sus notificaciones de correo electrónico existentes. El envío de confirmaciones de citas como mensajes SMS puede mejorar el servicio al cliente de SMS y mantener los detalles frente a ellos.
• Escribir una línea de asunto clara: la línea de asunto de un mensaje puede ser el factor decisivo para que alguien abra un correo electrónico o no. Asegúrate de que tus líneas de asunto sean claras y concisas para mejorar tus tasas de apertura.
• Detalles importantes sobre la reunión: A veces, los formularios de reserva de citas pueden ser largos. El correo electrónico de confirmación generalmente incluye las respuestas de sus formularios para que puedan verificar que todo sea correcto.
• Política de cancelación por adelantado: los mensajes de confirmación de citas también deben tener una política de cancelación clara y por adelantado. Esto asegura que los clientes sepan cómo cancelar la cita con anticipación.
• Política para no presentarse: si tiene una política de reembolso para no presentarse, poner esto en su correo electrónico de confirmación puede evitar discusiones más adelante.
• Incluir un número de teléfono celular para soporte: No es una mala idea incluir un número de teléfono en los mensajes de confirmación, para que los asistentes puedan ponerse en contacto con cualquier consulta que puedan tener.

Mejores prácticas para correos electrónicos y mensajes de confirmación de citas

Los mensajes de confirmación de citas son más efectivos cuando son breves y precisos. Solo necesitan incluir la información más relevante. La identificación de su empresa en la parte superior de su correo electrónico es una práctica común. No hace falta decir que debe incluir la fecha, la hora y el lugar de la cita. El resto del contenido depende de ti.

Aquí hay algunas mejores prácticas que puede seguir para escribir algunos buenos mensajes de confirmación.

Aceptamos cancelaciones de última hora

El envío de mensajes de confirmación con instrucciones de reprogramación o cancelación adecuadas ayuda a minimizar las cancelaciones de última hora. Pero si su política se describió claramente y alguien aún intenta cancelar en el último minuto, debe recopilar detalles sobre por qué no se comunicaron con usted antes. Tal vez se olvidaron por completo de la reunión, o surgió algo más importante. Al hacer las preguntas correctas, podrá comprender si la cancelación fue su culpa o si se puede mejorar algo de su parte. De cualquier manera, podrá llegar a la raíz y podría evitarse en el futuro.

Correos electrónicos de confirmación de cita

El envío de correos electrónicos de confirmación funciona a la antigua. Pero puede aprovechar estratégicamente este momento en el ciclo de vida del cliente para obtener mejores resultados. No necesita diseños sofisticados ni soluciones complicadas. La clave es mantener su mensaje corto y simple.

Textos de confirmación de cita (SMS)

Las tasas de apertura promedio de SMS están cerca del 98% , casi tres veces más que el correo electrónico. Esto nos permite saber que las confirmaciones por SMS son correos electrónicos aún más efectivos.

A diferencia de un correo electrónico, el volumen de texto que puede compartir en los mensajes SMS es limitado. Asegúrate de incluir solo la información más importante. Compartir el título, la fecha, la hora y la ubicación de la cita debería ser suficiente. Algunas empresas piden a los asistentes que confirmen que recibieron el mensaje respondiendo directamente.

Se podría argumentar que los recordatorios de mensajes de texto son incluso más importantes que la confirmación. Un mensaje de recordatorio SMS asegurará que tengan en cuenta la reunión a medida que se acerca.

Escribir una línea de asunto clara

A diferencia de los correos electrónicos de marketing, la línea de asunto de la confirmación de su cita no necesita ser llamativa. Algo como "Reunión confirmada: Demostración del producto con Jane Doe" les ayudará a identificar con quién se van a reunir y de qué se trata. La dirección de correo electrónico del remitente les permitirá saber a qué empresa se refiere. Más tarde, si necesitan verificar los detalles de su cita, este formato facilita el escaneo y la ubicación de la confirmación.

Incluir detalles importantes sobre la reunión.

No olvide incluir detalles importantes sobre la reunión en sus mensajes de confirmación. Esto ayuda a ambas partes a prepararse para la reunión para que, cuando finalmente se reúnan, puedan hablar de negocios sin perder el tiempo. Incluir esta información también es importante para que los clientes puedan verificar que programaron la reunión correcta con las personas adecuadas.

Política de cancelación por adelantado

Crear y comunicar una política de cancelación clara permite a sus clientes retirarse si es necesario. Con una herramienta de programación automatizada, puede definir el aviso mínimo requerido para cancelar. Si la reunión tiene una tarifa de asistencia determinada, puede imponer una penalización por cancelaciones tardías solo para desalentar esta práctica. Además, deja muy claro en el correo electrónico de confirmación cómo te gustaría que cancelaran; podría ser a través de un mensaje de texto, correo electrónico, llamada telefónica o un enlace automático.

Política de no presentación

La protección contra las ausencias puede conducir a un aumento significativo de los ingresos. Considere agregar un documento de Términos y condiciones a su flujo de programación. Pueden marcar la casilla para confirmar que han leído y aprobado los términos. Esto puede incluir una sanción si se abandona la reunión. Dicho esto, si el cliente se acerca y no puede presentarse debido a circunstancias graves, considere hacer una única excepción a su regla. Estarás indicando que te preocupas por ellos y esto puede mejorar la lealtad a la marca.

Incluir un número de teléfono para soporte

Algunos clientes se inscriben en una reunión pero tienen preguntas adicionales que desean que se respondan antes de que se lleve a cabo la reunión. Por esta razón, no es una mala idea incluir un número de contacto para el representante de su empresa. Si no es posible agregar un número de teléfono, puede incluir una dirección de correo electrónico de respuesta en su lugar.

Plantillas de correo electrónico de confirmación de cita

Muchas empresas han pasado a reservar sus citas con una solución de programación en línea. Esto facilita la automatización de las confirmaciones de correo electrónico salientes que reciben las personas.

Appointlet le permite crear páginas de reserva personalizadas que se pueden adjuntar a sus páginas de destino o compartir en un correo electrónico. Cuando las personas eligen una hora y completan su formulario de admisión, los datos de la reserva se almacenan de forma segura en su cuenta. Toda la información se presenta al asistente al final del flujo de reserva de una manera muy legible para que los clientes obtengan todo de un vistazo y no tengan que revisarlo una y otra vez. Así es como se ven los mensajes de confirmación en Appointlet.

Si decide programar reuniones manualmente y desea acelerar el proceso de confirmación de citas, intente crear una plantilla de correo electrónico y guardarla como borrador. Esto facilitará la edición y el envío de un nuevo mensaje según sea necesario:

Hola [Nombre],

Su [Título de la reunión] en [Fecha y hora de la reunión] ha sido programada.

Gracias por programar una reunión con nosotros. ¡Esperamos poder analizar sus inquietudes y responder a cualquier pregunta que pueda tener!

Si necesita ayuda antes de la reunión, envíenos un correo electrónico directamente o llame a nuestra línea de atención al cliente al [Número de teléfono].

Si no puede asistir, siempre puede cancelar o reprogramar.

Saludos,[Su nombre]

preguntas frecuentes

Hemos cubierto todos los fundamentos de las confirmaciones de citas en este artículo, pero aquí hay algunas preguntas que las personas suelen tener sobre las mejores prácticas.

¿Cómo automatizo mis correos electrónicos de confirmación de cita?

Puede automatizar sus correos electrónicos de confirmación de citas con una herramienta de programación de citas como Appointlet. Durante la configuración, agregará las instrucciones de la reunión a la plantilla de la reunión. Luego, compartirá esa página de programación con sus clientes y, cuando reserven una cita, se enviará automáticamente un correo electrónico de confirmación personalizado.

¿Cuál es la mejor herramienta para automatizar las confirmaciones de citas?

Depende de tus necesidades. Appointlet ha sido votada como la mejor aplicación gratuita de programación de citas en línea, con la opción de funciones premium como notificaciones automáticas de recordatorio. Si necesita una solución certificada por HIPAA, considere una solución empresarial como Setmore.

¿Cuáles son las cosas más importantes a cubrir en una confirmación de cita?

Los mensajes de confirmación de citas deben ser claros y directos. Evite usar un lenguaje comercial e incluya detalles importantes de la reunión, como la fecha, la hora y el lugar. También puede incluir la opción 'Agregar al calendario' para que puedan incluir la reunión en su agenda fácilmente. Appointlet ofrece una función de invitación de calendario que agrega automáticamente el evento al calendario de correo electrónico del asistente.

¿Cómo evito las no presentaciones y las cancelaciones de última hora?

La mejor manera de evitar no presentarse y cancelaciones de última hora es con una política clara por adelantado. También querrá enviar notificaciones de recordatorio y confirmación de la cita al asistente. Estas dos mejoras por sí solas pueden tener un gran impacto.

¿Los anfitriones también pueden recibir una confirmación de cita?

Sí, es importante que tanto los anfitriones como los invitados reciban un mensaje de confirmación de la cita una vez reservada. Herramientas como Appointlet envían mensajes de confirmación a ambas partes. Los anfitriones pueden usar esas notificaciones para prepararse mejor para la reunión y hacer los preparativos necesarios con anticipación.

¿Qué debo evitar al escribir una confirmación de cita?

Los mensajes de confirmación de cita no deben incluir un argumento de venta. Evite agregar detalles innecesarios que distraigan los detalles de la reunión. Apéguese al enfoque central de su correo electrónico y debería estar listo para comenzar.

¿Debo enviar una nueva confirmación de cita si tenemos que reprogramarla?

Sí, siempre debe enviar una nueva confirmación de cita cuando se reprograma una reunión. Este debe incluir los detalles actualizados junto con su información de contacto. Appointlet envía confirmaciones de reprogramación automáticamente, para que no tengas que preocuparte por eso.

¿Cuál es el mejor servicio de SMS para confirmar citas?

ClickSend es una de las mejores herramientas para enviar mensajes SMS a tus clientes. Puede integrar ClickSend con Appointlet para enviar confirmaciones, recordatorios y seguimientos totalmente personalizados para las próximas citas. La herramienta también le permite recibir respuestas y realizar un seguimiento de la tasa de respuesta. Tenga en cuenta que los mensajes SMS pueden tener un costo adicional. Tienden a ser baratos cuando se compran a granel.

El tiempo es su activo más valioso; no dejes que se desperdicie.

El mayor dilema del siglo XXI es que hay tanto por hacer, pero tan poco tiempo para hacerlo. No deje que la gente pierda su tiempo con ausencias y citas perdidas. Enviar los mensajes de confirmación correctos te ayudará a ahorrar estos valiosos minutos, así que utilízalos para tu beneficio y aprovéchalos al máximo.