Cum să trimiteți e-mailuri și texte de confirmare a întâlnirii pentru a preveni neprezentările

Fiind o persoană specializată în software-ul de programare, nu pot să nu observ câte companii folosesc încă metode stângace pentru a-și rezerva întâlnirile. Este mai ușor ca niciodată să simplificați procesul. Oamenii pur și simplu aleg o oră și completează formularul de admitere. Cel mai bine, aplicațiile de programare sunt concepute pentru a trimite e-mailuri de confirmare a întâlnirii și mementouri.

Trimiterea de mesaje de confirmare pentru întâlnirile clienților nu numai că ajută la reducerea neprezentărilor, ci și îi face pe clienții tăi să se simtă apreciați, deoarece știu că îți pasă de timpul lor și că dorești ca întâlnirea să aibă loc exact așa cum a fost planificat.

Citiți mai departe pentru a afla cum vă puteți face confirmările de întâlnire mai eficiente cu e-mailuri și mesaje text realizate cu brio.

De ce este atât de importantă confirmarea unei întâlniri?

Trimiterea unei confirmări de întâlnire este importantă din mai multe motive. Fiecare întâlnire pe care o programați are o anumită valoare monetară atașată. Fie că este vorba despre timpul pe care îl petreceți cu ei sau veniturile pe care se așteaptă să-l genereze pentru afacerea dvs. Când alocați timp pentru o întâlnire, se presupune că persoana respectivă va apărea. Când nu o fac, suportați un cost de oportunitate pentru acest timp pierdut.

Costul poate să nu fie substanțial pentru una sau două întâlniri ratate, dar dacă nu mai trimiteți confirmări, numărul de neprezentări poate crește vertiginos, iar costul asociat va crește în consecință.

Mesajele de confirmare vă ajută să vă protejați împotriva pierderilor financiare asociate cu neprezentările. Clienții dvs. pot verifica detaliile întâlnirii și se pot asigura că informațiile sunt corecte. De asemenea, primesc un memento al întâlnirii programate și îl pot adăuga în calendarul lor de e-mail, astfel încât să primească o notificare pe măsură ce întâlnirea se apropie.

Iată câteva alte moduri în care confirmările numirii vă pot ajuta.

O chitanță comună a orei și locației convenite

Mesajele dvs. de confirmare rezumă detalii precum locația convenită și ora unei întâlniri. Orice instrucțiuni speciale de întâlnire pot fi, de asemenea, incluse. Este posibil să aveți nevoie de ei să pregătească ceva în avans sau să doriți să-i ghidați către o anumită cameră din clădirea companiei dvs. Confirmarea numirii include toate acestea.

Unul dintre cele mai mari avantaje va fi pentru întâlnirile virtuale, unde locația fizică este înlocuită cu un link către sala de conferințe. În loc să folosească un link static (care duce la probleme precum Zoom Bombing), clienții vor primi o adresă URL de întâlnire unică care se aplică numai programării lor. Ei se pot alătura la întâlnire cu un singur clic, făcându-le foarte ușor să participe.

De asemenea, veți avea opțiunea de a include detalii de contact, în cazul în care participantul trebuie să ia legătura. Acesta ar putea fi numărul de telefon sau e-mailul unui recepționer sau gazda întâlnirii.

Configurarea e-mailurilor automate de memento și a mesajelor text

Mementourile automate pentru întâlniri sunt ușor de trimis și de-a dreptul puternice odată ce aveți un sistem funcțional. Trimiterea lor manuală este o bătaie de cap și o mulțime de secretare nici măcar nu le fac pe amândouă. Ei se așteaptă ca participantul să ia inițiativa, ceea ce în cele din urmă are un cost pentru companie.

Software-ul de programare este conceput pentru a verifica disponibilitatea gazdei întâlnirii și apoi pentru a prezenta opțiunile adecvate pentru ca oamenii să aleagă. Atâta timp cât calendarul de e-mail al gazdei dvs. este bine întreținut, există foarte puțin loc pentru erorile umane. În cazul în care participantul dvs. introduce informații greșite, aplicații precum Appointlet vă vor permite să intrați și să editați răspunsurile la formularele de primire după fapt.

Să ne uităm la câteva modalități în care confirmările numirilor ar putea fi utile în îmbunătățirea prezenței la întâlniri.

• Anulări de ultimă oră: trimiterea de confirmări cu detalii adecvate permite clienților tăi să facă orice modificări pe care le doresc în timp util și să evite anulările de ultim moment.
• E-mailuri de confirmare a programării: Majoritatea oamenilor au obiceiul de a-și verifica e-mailurile în mod regulat. Trimiterea mesajelor de confirmare la adresele de e-mail preferate este întotdeauna o idee grozavă.
• Texte de confirmare a întâlnirii (SMS): mesajele SMS sunt o modalitate excelentă de a vă spori notificările existente prin e-mail. Trimiterea confirmărilor de întâlnire ca mesaje SMS poate îmbunătăți serviciul pentru clienți prin SMS și poate păstra detaliile în fața lor.
• Scrierea unui subiect clar: linia de subiect a unui mesaj poate fi factorul decisiv pentru a deschide cineva un e-mail sau nu. Asigurați-vă că liniile de subiect sunt clare și concise pentru a vă îmbunătăți ratele de deschidere.
• Detalii importante despre întâlnire: Uneori formularele de rezervare pentru programare pot fi lungi. E-mailul de confirmare include de obicei răspunsurile la formular, astfel încât aceștia să poată verifica din nou dacă totul este corect.
• Politica de anulare în avans: mesajele de confirmare a programării ar trebui să aibă, de asemenea, o politică de anulare clară și în avans. Acest lucru asigură că clienții știu cum să anuleze programarea în avans.
• Politica pentru neprezentări: dacă aveți o politică de rambursare pentru neprezentări, introducerea acesteia în e-mailul de confirmare poate preveni argumentele mai târziu.
• Includerea unui număr de telefon mobil pentru asistență: nu este o idee rea să includeți un număr de telefon în mesajele de confirmare, astfel încât participanții să poată lua legătura cu orice întrebări pe care le-ar putea avea.

Cele mai bune practici pentru e-mailurile și mesajele de confirmare a programării

Mesajele de confirmare a programării sunt cele mai eficiente atunci când sunt scurte și precise. Trebuie doar să includă cele mai relevante informații. Identificarea companiei dvs. în partea de sus a e-mailului este o practică obișnuită. Este de la sine înțeles că ar trebui să includeți data, ora și locul întâlnirii. Restul conținutului depinde de tine.

Iată câteva bune practici pe care le puteți urma pentru a scrie câteva mesaje bune de confirmare.

Acomodarea anulărilor de ultim moment

Trimiterea mesajelor de confirmare cu instrucțiuni adecvate de reprogramare sau anulare ajută la minimizarea anulărilor de ultim moment. Dar dacă politica ta a fost clar conturată și cineva încearcă totuși să anuleze în ultimul moment, ar trebui să colectezi detalii despre motivul pentru care nu te-a contactat mai devreme. Poate că au uitat cu totul de întâlnire sau a apărut ceva mai important. Punând întrebările potrivite, vei putea înțelege dacă anularea a fost vina lor sau dacă ceva din partea ta poate fi îmbunătățit. În orice caz, veți putea ajunge la rădăcină și ar putea fi evitată în viitor.

E-mailuri de confirmare a programării

Trimiterea de e-mailuri de confirmare funcționează de modă veche. Dar puteți profita strategic de acest moment din ciclul de viață al clientului pentru a obține rezultate mai bune. Nu aveți nevoie de nici un design elegant sau soluții complicate. Cheia este să vă păstrați mesajul scurt și simplu.

Texte de confirmare a programării (SMS)

Ratele medii de deschidere a SMS-urilor sunt aproape de 98% , de aproape trei ori mai mari decât e-mailul. Acest lucru ne permite să știm că confirmările prin SMS sunt e-mailuri și mai eficiente.

Spre deosebire de un e-mail, volumul de text pe care îl puteți partaja în mesajele SMS este limitat. Asigurați-vă că includeți doar cele mai importante informații. Partajarea titlului întâlnirii, a datei, a orei și a locației ar trebui să fie suficientă. Unele companii cer participanților să confirme că au primit mesajul, răspunzând direct.

Ai putea argumenta că mementourile mesajelor text sunt chiar mai importante decât confirmarea. Un mesaj de memento prin SMS se va asigura că țin cont de întâlnire pe măsură ce se apropie.

Scrierea unui subiect clar

Spre deosebire de e-mailurile de marketing, subiectul confirmării numirii tale nu trebuie să fie strălucitor. Ceva de genul „Întâlnirea confirmată: Demo de produs cu Jane Doe” îi va ajuta să identifice cu cine se întâlnesc și despre ce este vorba. Adresa de e-mail a expeditorului îi va informa despre ce companie este. Ulterior, dacă trebuie să verifice detaliile programării, acest format facilitează scanarea și localizarea confirmării.

Inclusiv detalii importante despre întâlnire

Nu uitați să includeți detalii importante despre întâlnire în mesajele de confirmare. Acest lucru ajută ambele părți să se pregătească pentru întâlnire, astfel încât, atunci când se întâlnesc în sfârșit, să poată vorbi de afaceri fără a-și pierde timpul reciproc. Includerea acestor informații este de asemenea importantă, astfel încât clienții să poată verifica din nou dacă au rezervat întâlnirea potrivită cu persoanele potrivite.

Politica de anulare anticipată

Crearea și comunicarea unei politici clare de anulare permite clienților să se retragă dacă au nevoie. Cu un instrument de programare automată, puteți defini notificarea minimă necesară pentru anulare. Dacă întâlnirea are o anumită taxă de participare, puteți impune o penalizare pentru anulările cu întârziere doar pentru a descuraja această practică. De asemenea, indicați foarte clar în e-mailul de confirmare cum doriți să anuleze; ar putea fi printr-un mesaj text, e-mail, apel telefonic sau o legătură automată.

Politică pentru neprezentări

Protejarea împotriva neprezentărilor poate duce la o creștere semnificativă a veniturilor. Luați în considerare adăugarea unui document de Termeni și condiții la fluxul dvs. de programare. Aceștia pot bifa caseta pentru a confirma că au citit și au aprobat termenii. Aceasta poate include o penalizare în cazul în care întâlnirea este abandonată. Acestea fiind spuse, dacă clientul se adresează și nu poate apărea din cauza unor circumstanțe grave, luați în considerare să faceți o excepție unică de la regula dvs. Veți semnala că vă pasă de ei și acest lucru poate îmbunătăți loialitatea mărcii.

Inclusiv un număr de telefon pentru asistență

Unii clienți se înscriu pentru o întâlnire, dar au întrebări suplimentare la care doresc să se răspundă înainte de a avea loc întâlnirea. Din acest motiv, nu este o idee rea să includeți un număr de contact pentru reprezentantul companiei dvs. Dacă nu este posibilă adăugarea unui număr de telefon, puteți include în schimb o adresă de e-mail de răspuns.

Șabloane de e-mail de confirmare a programării

Multe companii au trecut la rezervarea întâlnirilor cu o soluție de programare online. Acest lucru facilitează automatizarea confirmărilor de e-mail de ieșire pe care le primesc oamenii.

Appointlet vă permite să creați pagini de rezervare personalizate care pot fi atașate paginilor dvs. de destinație sau partajate într-un e-mail. Când oamenii aleg o oră și completează formularul dvs. de participare, datele de rezervare sunt stocate în siguranță în contul dvs. Toate informațiile sunt prezentate participantului la sfârșitul fluxului de rezervare într-un mod foarte ușor de citit, astfel încât clienții să obțină totul dintr-o privire și să nu fie nevoiți să le parcurgă din nou și din nou. Iată cum arată mesajele de confirmare în Appointlet.

Dacă decideți să programați manual întâlnirile și doriți să accelerați procesul de confirmare a programării, încercați să creați un șablon de e-mail și să-l salvați ca schiță. Acest lucru va facilita editarea și trimiterea unui mesaj nou după cum este necesar:

Bună [Prenumele],

[Titlul întâlnirii] la [Data și ora întâlnirii] a fost programat.

Vă mulțumim că ați programat o întâlnire cu noi. Așteptăm cu nerăbdare să discutăm preocupările dumneavoastră și să răspundem la orice întrebări pe care le puteți avea!

Dacă aveți nevoie de ajutor înainte de întâlnire, vă rugăm să ne trimiteți un e-mail direct sau să sunați la linia noastră de asistență pentru clienți la [Număr de telefon].

Dacă nu reușiți, puteți oricând să anulați sau să reprogramați.

Toate cele bune,[Numele dumneavoastră]

Întrebări frecvente

Am acoperit toate elementele fundamentale ale confirmărilor de numire în acest articol, dar iată câteva întrebări pe care oamenii le au adesea despre cele mai bune practici.

Cum îmi automatizez e-mailurile de confirmare a programării?

Puteți automatiza e-mailurile de confirmare a programării cu un instrument de programare a programării, cum ar fi Appointlet. În timpul configurării, veți adăuga orice instrucțiuni de întâlnire la șablonul de întâlnire. Apoi veți partaja acea pagină de programare cu clienții dvs. și, atunci când își rezervă o întâlnire, e-mailul de confirmare personalizat va ieși automat.

Care este cel mai bun instrument pentru automatizarea confirmărilor de întâlniri?

Depinde de nevoile tale. Appointlet a fost votată cea mai bună aplicație online gratuită de programare a întâlnirilor, cu opțiunea pentru funcții premium, cum ar fi notificările automate de memento. Dacă aveți nevoie de o soluție certificată HIPAA, luați în considerare o soluție de întreprindere precum Setmore.

Care sunt cele mai importante lucruri de acoperit într-o confirmare de întâlnire?

Mesajele de confirmare a programării trebuie să fie clare și la obiect. Evitați utilizarea unui limbaj de vânzări și includeți detalii importante ale întâlnirii, cum ar fi data, ora și locația. De asemenea, poate doriți să includeți o opțiune „Adăugați la calendar”, astfel încât să poată include cu ușurință întâlnirea în programul lor. Appointlet oferă o funcție de invitație în calendar care adaugă automat evenimentul în calendarul de e-mail al participanților.

Cum pot opri neprezentările și anulările de ultim moment?

Cea mai bună modalitate de a evita neprezentările și anulările de ultim moment este cu o politică clară în avans. De asemenea, veți dori să trimiteți participanților notificări de confirmare a întâlnirii și de memento. Numai aceste două îmbunătățiri pot avea un impact mare.

Gazdele pot primi și o confirmare de întâlnire?

Da, este important ca atât gazdele, cât și oaspeții să primească un mesaj de confirmare a programării odată ce aceasta este rezervată. Instrumente precum Appointlet trimit mesaje de confirmare ambelor părți. Gazdele pot folosi aceste notificări pentru a se pregăti mai bine pentru întâlnire și pentru a face toate pregătirile necesare în avans.

Ce ar trebui să evit când scriu o confirmare de întâlnire?

Mesajele de confirmare a programării nu trebuie să includă un argument de vânzare. Evitați să adăugați detalii inutile care distrag atenția de la detaliile întâlnirii. Rămâneți la punctul central al e-mailului dvs. și ar trebui să fiți gata.

Ar trebui să trimit o nouă confirmare de programare dacă trebuie să reprogramăm?

Da, ar trebui să trimiteți întotdeauna o nouă confirmare de întâlnire atunci când o întâlnire este reprogramată. Acesta ar trebui să includă detaliile actualizate împreună cu informațiile dvs. de contact. Appointlet trimite automat confirmări de reprogramare, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji.

Care este cel mai bun serviciu SMS pentru confirmările programărilor?

ClickSend este unul dintre cele mai bune instrumente pentru a trimite mesaje SMS clienților tăi. Puteți integra ClickSend cu Appointlet pentru a trimite confirmări, mementouri și urmăriri complet personalizate pentru întâlnirile viitoare. Instrumentul vă permite, de asemenea, să primiți răspunsuri și să urmăriți rata de răspuns. Rețineți că mesajele SMS pot avea un cost suplimentar. Ele tind să fie ieftine atunci când sunt cumpărate în vrac.

Timpul este cel mai valoros bun al tău; nu-l lăsa să se irosească.

Cea mai mare dilemă a secolului XXI este că există atât de multe de făcut, dar atât de puțin timp pentru a le face. Nu lăsați oamenii să vă piardă timpul cu neprezentări și întâlniri ratate. Trimiterea mesajelor de confirmare corecte vă va ajuta să economisiți aceste minute valoroase, așa că folosiți-le în beneficiul dvs. și profitați la maximum de ele.