Como enviar e-mails e textos de confirmação de compromisso para evitar não comparências

Como alguém especializado em software de agendamento de compromissos, não posso deixar de notar quantas empresas ainda estão usando métodos desajeitados para agendar suas reuniões. Está mais fácil do que nunca agilizar o processo. As pessoas simplesmente escolhem um horário e preenchem seu formulário de admissão. O melhor de tudo é que os aplicativos de agendamento são projetados para enviar e-mails e lembretes de confirmação de agendamento.

O envio de mensagens de confirmação para compromissos com clientes não apenas ajuda a reduzir os não comparecimentos, mas também faz com que seus clientes se sintam valorizados, pois sabem que você se preocupa com o tempo deles e deseja que a reunião aconteça exatamente como planejado.

Continue lendo para descobrir como você pode tornar suas confirmações de compromissos mais eficazes com e-mails e mensagens de texto brilhantemente elaborados.

Por que a confirmação da consulta é tão importante?

O envio de uma confirmação de compromisso é importante por vários motivos. Cada reunião que você agenda tem um certo valor monetário associado a ela. Seja em termos do tempo que você gasta com eles ou da receita que eles devem gerar para o seu negócio. Quando você reserva um tempo para uma reunião, supõe-se que a pessoa aparecerá. Quando isso não acontece, você incorre em um custo de oportunidade por esse tempo perdido.

O custo pode não ser substancial para uma ou duas reuniões perdidas, mas se você parar de enviar confirmações, o número de não comparecimentos pode disparar e o custo associado também aumentará de acordo.

As mensagens de confirmação ajudam a protegê-lo contra perdas financeiras associadas ao não comparecimento. Seus clientes podem verificar novamente os detalhes da reunião e garantir que as informações estejam corretas. Eles também recebem um lembrete da reunião agendada e podem adicioná-lo ao calendário de e-mail, para que recebam uma notificação à medida que a reunião se aproxima.

Aqui estão algumas outras maneiras pelas quais as confirmações de compromissos podem ajudar.

Um recibo compartilhado do horário e local acordados

Suas mensagens de confirmação resumem detalhes como o local acordado e o horário de um compromisso. Quaisquer instruções especiais de reunião também podem ser incluídas. Você pode precisar deles para preparar algo com antecedência ou querer guiá-los para uma sala específica dentro do prédio da sua empresa. A confirmação da nomeação inclui tudo isso.

Uma das maiores vantagens será para reuniões virtuais, onde o local físico é substituído por um link para sua sala de conferências. Em vez de usar um link estático (o que leva a problemas como o Zoom Bombing), os clientes receberão um URL de reunião exclusivo que se aplica apenas ao seu compromisso. Eles podem participar da reunião com um único clique, tornando super fácil para eles participarem.

Você também terá a opção de incluir detalhes de contato, caso o participante precise entrar em contato. Pode ser o número de telefone ou e-mail de uma recepcionista ou do próprio anfitrião da reunião.

Configurando e-mails de lembrete automatizados e mensagens de texto

Lembretes de compromissos automatizados são fáceis de enviar e extremamente poderosos quando você tem um sistema funcionando. Enviá-los manualmente é um aborrecimento e muitas secretárias nem os dois. Eles esperam que o participante tome a iniciativa, o que acaba tendo um custo para a empresa.

O software de agendamento é projetado para verificar a disponibilidade do organizador da reunião e, em seguida, apresentar as opções apropriadas para as pessoas escolherem. Contanto que o calendário de e-mail do seu host seja bem mantido, há muito pouco espaço para erros humanos. Caso seu participante insira as informações erradas, aplicativos como o Appointlet permitirão que você entre e edite as respostas do formulário de entrada após o fato.

Vejamos mais algumas maneiras pelas quais as confirmações de compromissos podem ser úteis para melhorar a participação nas reuniões.

• Cancelamentos de última hora: o envio de confirmações com detalhes apropriados permite que seus clientes façam as alterações que quiserem em tempo hábil e evitem cancelamentos de última hora.
• E-mails de confirmação de agendamento: a maioria das pessoas tem o hábito de verificar seus e-mails regularmente. Enviar mensagens de confirmação em seus endereços de e-mail preferidos é sempre uma ótima ideia.
• Textos de confirmação de compromisso (SMS): as mensagens SMS são uma excelente maneira de aumentar suas notificações de e-mail existentes. O envio de confirmações de agendamento como mensagens SMS pode melhorar o atendimento ao cliente por SMS e manter os detalhes à sua frente.
• Escrevendo uma linha de assunto clara: A linha de assunto de uma mensagem pode ser o fator decisivo para alguém abrir um e-mail ou não. Certifique-se de que suas linhas de assunto sejam claras e concisas para melhorar suas taxas de abertura.
• Detalhes importantes sobre a reunião: Às vezes, os formulários de agendamento podem ser longos. O e-mail de confirmação geralmente inclui as respostas do formulário para que eles possam verificar novamente se tudo está correto.
• Política de cancelamento antecipado: as mensagens de confirmação de agendamento também devem ter uma política de cancelamento clara e antecipada. Isso garante que os clientes saibam como cancelar o compromisso com antecedência.
• Política de não comparecimento: se você tiver uma política de reembolso para não comparecimento, colocar isso em seu e-mail de confirmação pode evitar discussões posteriores.
• Incluindo um número de telefone celular para suporte: Não é uma má ideia incluir um número de telefone nas mensagens de confirmação, para que os participantes possam entrar em contato com qualquer dúvida que possam ter.

Práticas recomendadas para e-mails e mensagens de confirmação de agendamento

As mensagens de confirmação de compromisso são mais eficazes quando são curtas e precisas. Eles só precisam incluir as informações mais relevantes. Identificar sua empresa no topo do seu e-mail é uma prática comum. Escusado será dizer que você deve incluir a data, hora e local da consulta. O resto do conteúdo fica por sua conta.

Aqui estão algumas práticas recomendadas que você pode seguir para escrever algumas boas mensagens de confirmação.

Acomodando cancelamentos de última hora

O envio de mensagens de confirmação com instruções adequadas de reagendamento ou cancelamento ajuda a minimizar os cancelamentos de última hora. Mas se sua política foi claramente definida e alguém ainda tenta cancelar no último minuto, você deve coletar detalhes sobre por que eles não entraram em contato com você antes. Talvez eles tenham se esquecido completamente da reunião, ou algo mais importante surgiu. Ao fazer as perguntas certas, você poderá entender se o cancelamento foi culpa deles ou se algo do seu lado pode ser melhorado. De qualquer forma, você será capaz de chegar à raiz do problema e isso pode ser evitado no futuro.

E-mails de confirmação de agendamento

Enviar e-mails de confirmação da maneira antiga funciona. Mas você pode aproveitar esse momento no ciclo de vida do cliente estrategicamente para obter melhores resultados. Você não precisa de designs sofisticados ou soluções complicadas. A chave é manter sua mensagem curta e simples.

Textos de confirmação de agendamento (SMS)

As taxas médias de abertura de SMS estão próximas de 98% , quase três vezes mais que o e-mail. Isso nos permite saber que as confirmações por SMS são e-mails ainda mais eficazes.

Ao contrário de um e-mail, o volume de texto que você pode compartilhar em mensagens SMS é limitado. Certifique-se de incluir apenas as informações mais importantes. Compartilhar o título, data, hora e local do compromisso deve ser suficiente. Algumas empresas pedem aos participantes que confirmem que receberam a mensagem respondendo diretamente.

Você pode argumentar que os lembretes de mensagens de texto são ainda mais importantes do que a confirmação. Uma mensagem de lembrete SMS garantirá que eles mantenham a reunião em mente à medida que ela se aproxima.

Escrevendo uma linha de assunto clara

Ao contrário dos e-mails de marketing, a linha de assunto da confirmação do seu compromisso não precisa ser chamativa. Algo como “Reunião confirmada: Demonstração do produto com Jane Doe” irá ajudá-los a identificar com quem estão se encontrando e do que se trata. O endereço de e-mail do remetente informará a qual empresa se refere. Mais tarde, se eles precisarem verificar os detalhes do compromisso, esse formato facilita a digitalização e a localização da confirmação.

Incluindo detalhes importantes sobre a reunião

Não se esqueça de incluir detalhes importantes sobre a reunião em suas mensagens de confirmação. Isso ajuda ambas as partes a se prepararem para a reunião para que, quando finalmente se encontrarem, possam conversar sobre negócios sem desperdiçar o tempo um do outro. Incluir essas informações também é importante para que os clientes possam verificar se marcaram a reunião certa com as pessoas certas.

Política de cancelamento antecipado

Criar e comunicar uma política de cancelamento clara permite que seus clientes desistam, se necessário. Com uma ferramenta de agendamento automatizado, você pode definir o prazo mínimo necessário para o cancelamento. Se a reunião tiver uma certa taxa de participação, você poderá impor uma multa por cancelamentos tardios apenas para desencorajar essa prática. Além disso, deixe bem claro no e-mail de confirmação como você gostaria que eles cancelassem; pode ser através de uma mensagem de texto, e-mail, telefonema ou um link automático.

Política de não comparecimento

A proteção contra não comparecimentos pode levar a um aumento significativo na receita. Considere adicionar um documento de Termos e Condições ao seu fluxo de agendamento. Eles podem marcar a caixa para confirmar que leram e aprovaram os termos. Isso pode incluir uma penalidade se a reunião for abandonada. Dito isto, se o cliente entrar em contato e não puder comparecer devido a circunstâncias graves, considere fazer uma exceção única à sua regra. Você estará sinalizando que se importa com eles e isso pode melhorar a fidelidade à marca.

Incluindo um número de telefone para suporte

Alguns clientes se inscrevem em uma reunião, mas têm perguntas adicionais que desejam responder antes da reunião. Por esse motivo, não é uma má ideia incluir um número de contato para o representante da sua empresa. Se não for possível adicionar um número de telefone, você pode incluir um endereço de e-mail de resposta.

Modelos de e-mail de confirmação de agendamento

Muitas empresas fizeram a transição para agendar seus compromissos com uma solução de agendamento online. Isso facilita a automatização das confirmações de e-mail de saída que as pessoas recebem.

O Appointlet permite criar páginas de reserva personalizadas que podem ser anexadas às suas páginas de destino ou compartilhadas em um e-mail. Quando as pessoas escolhem um horário e preenchem seu formulário de inscrição, os dados da reserva são armazenados com segurança em sua conta. Todas as informações são apresentadas ao participante no final do fluxo de reserva de uma forma altamente legível para que os clientes vejam tudo rapidamente e não precisem repassá-lo várias vezes. Veja como as mensagens de confirmação se parecem no Appointlet.

Se você decidir agendar reuniões manualmente e quiser acelerar o processo de confirmação do compromisso, tente criar um modelo de email e salvá-lo como rascunho. Isso facilitará a edição e o envio de uma nova mensagem conforme necessário:

Oi [Nome],

Seu [Título da reunião] em [Data e hora da reunião] foi agendado.

Obrigado por agendar uma reunião conosco. Estamos ansiosos para discutir suas preocupações e responder a quaisquer perguntas que você possa ter!

Se precisar de ajuda antes da reunião, envie-nos um e-mail diretamente ou ligue para nossa linha de suporte ao cliente em [Número de telefone].

Se não puder ir, pode sempre cancelar ou remarcar.

Cumprimentos,[Seu nome]

Perguntas frequentes

Cobrimos todos os fundamentos das confirmações de compromissos neste artigo, mas aqui estão algumas perguntas que as pessoas costumam ter sobre as práticas recomendadas.

Como automatizo meus e-mails de confirmação de agendamento?

Você pode automatizar seus e-mails de confirmação de agendamento com uma ferramenta de agendamento de agendamento como o Appointlet. Durante a configuração, você adicionará as instruções de reunião ao modelo de reunião. Em seguida, você compartilhará essa página de agendamento com seus clientes e, quando eles agendarem um horário, um e-mail de confirmação personalizado será enviado automaticamente.

Qual é a melhor ferramenta para automatizar as confirmações de agendamento?

Isso depende de suas necessidades. O Appointlet foi eleito o melhor aplicativo gratuito de agendamento de consultas online, com a opção de recursos premium, como notificações automatizadas de lembretes. Se você precisar de uma solução certificada pela HIPAA, considere uma solução corporativa como a Setmore.

Quais são as coisas mais importantes a serem cobertas em uma confirmação de consulta?

As mensagens de confirmação de compromisso devem ser claras e diretas. Evite usar linguagem de vendas e inclua detalhes importantes da reunião, como data, hora e local. Você também pode querer incluir uma opção 'Adicionar ao Calendário' para que eles possam incluir a reunião em sua agenda facilmente. O Appointlet oferece um recurso de convite de calendário que adiciona automaticamente o evento ao calendário de e-mail do participante.

Como faço para interromper os não comparecimentos e cancelamentos de última hora?

A melhor maneira de evitar não comparecimentos e cancelamentos de última hora é com uma política clara com antecedência. Você também desejará enviar confirmação de compromisso e notificações de lembrete ao participante. Essas duas melhorias por si só podem ter um grande impacto.

Os anfitriões também podem receber uma confirmação de agendamento?

Sim, é importante que tanto os anfitriões como os hóspedes recebam uma mensagem de confirmação da marcação assim que a reserva for efetuada. Ferramentas como o Appointlet enviam mensagens de confirmação para ambas as partes. Os organizadores podem usar essas notificações para se preparar melhor para a reunião e fazer os preparativos necessários com antecedência.

O que devo evitar ao escrever uma confirmação de consulta?

As mensagens de confirmação de compromisso não devem incluir um discurso de vendas. Evite adicionar detalhes desnecessários que distraiam os detalhes da reunião. Atenha-se ao foco principal do seu e-mail e você deve estar pronto para ir.

Devo enviar uma nova confirmação de agendamento se tivermos que remarcar?

Sim, você deve sempre enviar uma nova confirmação de agendamento quando uma reunião for reagendada. Este deve incluir os detalhes atualizados junto com suas informações de contato. Appointlet envia confirmações de reagendamento automaticamente, para que você não precise se preocupar com isso.

Qual é o melhor serviço de SMS para confirmação de consultas?

ClickSend é uma das melhores ferramentas para enviar mensagens SMS para seus clientes. Você pode integrar o ClickSend com o Appointlet para enviar confirmações, lembretes e acompanhamentos totalmente personalizados para compromissos futuros. A ferramenta também permite receber respostas e acompanhar a taxa de resposta. Lembre-se de que as mensagens SMS podem ter um custo adicional. Eles tendem a ser baratos quando comprados a granel.

O tempo é o seu bem mais valioso; não o desperdice.

O maior dilema do século XXI é que há tanto para fazer, mas tão pouco tempo para fazê-lo. Não deixe que as pessoas percam seu tempo com não comparecimentos e compromissos perdidos. O envio das mensagens de confirmação corretas ajudará você a economizar esses valiosos minutos, portanto, use-os em seu benefício e tire o máximo proveito deles.