So senden Sie Terminbestätigungs-E-Mails und -Texte, um Nichterscheinen zu verhindern

Als jemand, der sich auf Terminplanungssoftware spezialisiert hat, kann ich nicht umhin zu bemerken, wie viele Unternehmen immer noch ungeschickte Methoden verwenden, um ihre Meetings zu buchen. Es ist einfacher denn je, den Prozess zu rationalisieren. Die Leute wählen einfach eine Zeit aus und füllen Ihr Aufnahmeformular aus. Das Beste ist, dass Terminplanungs-Apps so konzipiert sind, dass sie Terminbestätigungs-E-Mails und Erinnerungen senden.

Das Versenden von Bestätigungsnachrichten für Kundentermine trägt nicht nur dazu bei, Nichterscheinen zu reduzieren, sondern gibt Ihren Kunden auch das Gefühl, geschätzt zu werden, da sie wissen, dass Sie sich um ihre Zeit kümmern und möchten, dass das Meeting genau wie geplant stattfindet.

Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie Sie Ihre Terminbestätigungen mit brillant gestalteten E-Mails und Textnachrichten effektiver gestalten können.

Warum ist eine Terminbestätigung so wichtig?

Das Versenden einer Terminbestätigung ist aus mehreren Gründen wichtig. Jedes von Ihnen geplante Meeting hat einen bestimmten Geldwert. Sei es in Bezug auf die Zeit, die Sie mit ihnen verbringen, oder auf die Einnahmen, die sie für Ihr Unternehmen erzielen sollen. Wenn Sie Zeit für ein Meeting einplanen, wird davon ausgegangen, dass die Person auftaucht. Wenn dies nicht der Fall ist, entstehen Ihnen Opportunitätskosten für diese verschwendete Zeit.

Die Kosten für ein oder zwei verpasste Meetings sind möglicherweise nicht erheblich, aber wenn Sie das Versenden von Bestätigungen ganz einstellen, kann die Anzahl der Nichterscheinen in die Höhe schnellen, und die damit verbundenen Kosten steigen ebenfalls entsprechend.

Bestätigungsnachrichten schützen Sie vor finanziellen Verlusten im Zusammenhang mit Nichterscheinen. Ihre Kunden können die Besprechungsdetails noch einmal überprüfen und sicherstellen, dass die Informationen korrekt sind. Sie erhalten auch eine Erinnerung an das geplante Meeting und können es ihrem E-Mail-Kalender hinzufügen, sodass sie eine Benachrichtigung erhalten, wenn das Meeting näher rückt.

Hier sind ein paar andere Möglichkeiten, wie Terminbestätigungen helfen können.

Ein gemeinsamer Empfang der vereinbarten Zeit und des vereinbarten Ortes

Ihre Bestätigungsnachrichten fassen Details wie den vereinbarten Ort und die Uhrzeit eines Termins zusammen. Alle speziellen Besprechungsanweisungen können ebenfalls enthalten sein. Möglicherweise müssen sie etwas im Voraus vorbereiten oder möchten sie zu einem bestimmten Raum in Ihrem Firmengebäude führen. Die Terminbestätigung beinhaltet all das.

Einer der größten Vorteile sind virtuelle Meetings, bei denen der physische Ort durch einen Link zu Ihrem Konferenzraum ersetzt wird. Anstatt einen statischen Link zu verwenden (was zu Problemen wie Zoom Bombing führt), erhalten die Kunden eine eindeutige Meeting-URL, die nur für ihren Termin gilt. Sie können dem Meeting mit einem einzigen Klick beitreten, was die Teilnahme sehr einfach macht.

Sie haben auch die Möglichkeit, Kontaktdaten anzugeben, falls der Teilnehmer sich mit Ihnen in Verbindung setzen muss. Dies kann die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eines Empfangsmitarbeiters oder des Meeting-Gastgebers selbst sein.

Automatische Erinnerungs-E-Mails und Textnachrichten einrichten

Automatisierte Terminerinnerungen sind einfach zu senden und ausgesprochen leistungsfähig, sobald Sie ein funktionierendes System haben. Das manuelle Versenden ist mühsam und viele Sekretärinnen tun nicht einmal beides. Sie erwarten, dass der Teilnehmer die Initiative ergreift, was letztendlich zu Lasten des Unternehmens geht.

Planungssoftware ist so konzipiert, dass sie die Verfügbarkeit des Meeting-Gastgebers überprüft und dann die geeigneten Optionen zur Auswahl präsentiert. Solange der E-Mail-Kalender Ihres Gastgebers gut gepflegt ist, gibt es nur sehr wenig Raum für menschliche Fehler. Für den Fall, dass Ihr Teilnehmer die falschen Informationen eingibt, lassen Apps wie Appointlet Sie hineingehen und ihre Antworten auf das Aufnahmeformular nachträglich bearbeiten.

Sehen wir uns noch ein paar weitere Möglichkeiten an, wie Terminbestätigungen hilfreich sein können, um die Teilnahme an Besprechungen zu verbessern.

• Stornierungen in letzter Minute: Durch das Versenden von Bestätigungen mit den entsprechenden Details können Ihre Kunden alle gewünschten Änderungen rechtzeitig vornehmen und Stornierungen in letzter Minute vermeiden.
• Terminbestätigungs-E-Mails: Die meisten Menschen haben es sich zur Gewohnheit gemacht, ihre E-Mails regelmäßig zu checken. Das Versenden von Bestätigungsnachrichten an ihre bevorzugten E-Mail-Adressen ist immer eine gute Idee.
• Terminbestätigungstexte (SMS): SMS-Nachrichten sind eine hervorragende Möglichkeit, Ihre bestehenden E-Mail-Benachrichtigungen zu ergänzen. Das Versenden von Terminbestätigungen als SMS-Nachrichten kann den SMS-Kundenservice verbessern und die Details im Auge behalten.
• Klare Betreffzeile schreiben: Die Betreffzeile einer Nachricht kann darüber entscheiden, ob jemand eine E-Mail öffnet oder nicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Betreffzeilen klar und prägnant sind, um Ihre Öffnungsraten zu verbessern.
• Wichtige Details zum Meeting: Manchmal können Terminbuchungsformulare lang sein. Die Bestätigungs-E-Mail enthält normalerweise ihre Formularantworten, damit sie überprüfen können, ob alles korrekt ist.
• Stornierungsrichtlinie im Voraus: Terminbestätigungsnachrichten sollten auch eine klare und im Voraus erfolgende Stornierungsrichtlinie enthalten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kunden wissen, wie sie den Termin im Voraus stornieren können.
• Richtlinie für Nichterscheinen: Wenn Sie eine Rückerstattungsrichtlinie für Nichterscheinen haben, kann die Aufnahme dieser in Ihre Bestätigungs-E-Mail spätere Streitigkeiten verhindern.
• Einfügen einer Mobiltelefonnummer für den Support: Es ist keine schlechte Idee, eine Telefonnummer in den Bestätigungsnachrichten anzugeben, damit sich die Teilnehmer bei eventuellen Fragen mit ihnen in Verbindung setzen können.

Best Practices für Terminbestätigungs-E-Mails und -Nachrichten

Terminbestätigungsnachrichten sind am effektivsten, wenn sie kurz und präzise sind. Sie müssen nur die relevantesten Informationen enthalten. Es ist gängige Praxis, Ihr Unternehmen oben in Ihrer E-Mail zu identifizieren. Es versteht sich von selbst, dass Sie Datum, Uhrzeit und Ort des Termins angeben sollten. Der Rest des Inhalts liegt bei Ihnen.

Hier sind ein paar Best Practices, die Sie befolgen können, um einige gute Bestätigungsnachrichten zu schreiben.

Anpassung an Last-Minute-Stornierungen

Das Versenden von Bestätigungsnachrichten mit ordnungsgemäßen Umbuchungs- oder Stornierungsanweisungen trägt dazu bei, Stornierungen in letzter Minute zu minimieren. Aber wenn Ihre Police klar umrissen war und jemand immer noch versucht, in letzter Minute zu kündigen, sollten Sie Details darüber sammeln, warum er Sie nicht früher kontaktiert hat. Vielleicht haben sie das Treffen ganz vergessen, oder es kam etwas Wichtigeres dazwischen. Indem Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie nachvollziehen, ob die Stornierung ihre Schuld war oder ob etwas auf Ihrer Seite verbessert werden kann. In jedem Fall werden Sie in der Lage sein, der Ursache auf den Grund zu gehen, und es könnte in Zukunft vermieden werden.

Terminbestätigungs-E-Mails

Das Versenden von Bestätigungs-E-Mails auf altmodische Weise funktioniert. Aber Sie können diesen Moment im Kundenlebenszyklus strategisch nutzen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Sie brauchen keine ausgefallenen Designs oder komplizierten Lösungen. Der Schlüssel ist, Ihre Nachricht kurz und einfach zu halten.

Terminbestätigungstexte (SMS)

Die durchschnittlichen Öffnungsraten von SMS liegen bei fast 98 % , fast dreimal so hoch wie bei E-Mails. Dies lässt uns wissen, dass SMS-Bestätigungen noch effektivere E-Mails sind.

Im Gegensatz zu einer E-Mail ist die Textmenge, die Sie in SMS-Nachrichten teilen können, begrenzt. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die wichtigsten Informationen angeben. Das Teilen von Titel, Datum, Uhrzeit und Ort des Termins sollte ausreichen. Einige Unternehmen bitten die Teilnehmer, den Erhalt der Nachricht zu bestätigen, indem sie direkt antworten.

Man könnte argumentieren, dass SMS-Erinnerungen noch wichtiger sind als die Bestätigung. Eine SMS-Erinnerungsnachricht stellt sicher, dass sie das Meeting im Auge behalten, wenn es näher rückt.

Schreiben Sie eine klare Betreffzeile

Im Gegensatz zu Marketing-E-Mails muss die Betreffzeile Ihrer Terminbestätigung nicht auffällig sein. So etwas wie „Meeting bestätigt: Produktdemo mit Jane Doe“ hilft ihnen zu erkennen, mit wem sie sich treffen und worum es geht. Die E-Mail-Adresse des Absenders lässt ihn wissen, um welches Unternehmen es sich handelt. Wenn sie später ihre Termindetails überprüfen müssen, erleichtert dieses Format das Scannen und Auffinden der Bestätigung.

Einschließlich wichtiger Details zum Meeting

Vergessen Sie nicht, wichtige Details zum Meeting in Ihre Bestätigungsnachrichten aufzunehmen. Dies hilft beiden Parteien, sich auf das Treffen vorzubereiten, damit sie bei ihrem letzten Treffen über Geschäfte sprechen können, ohne die Zeit des anderen zu verschwenden. Die Angabe dieser Informationen ist auch wichtig, damit die Kunden überprüfen können, ob sie das richtige Meeting mit den richtigen Personen gebucht haben.

Stornierungsbedingungen im Voraus

Das Erstellen und Kommunizieren einer klaren Stornierungsrichtlinie ermöglicht es Ihren Kunden, bei Bedarf auszusteigen. Mit einem automatisierten Planungstool können Sie die für die Kündigung erforderliche Mindestkündigungsfrist festlegen. Wenn für das Meeting eine bestimmte Teilnahmegebühr erhoben wird, können Sie eine Strafe für verspätete Absagen verhängen, nur um diese Praxis zu unterbinden. Machen Sie in der Bestätigungs-E-Mail auch sehr deutlich, wie Sie stornieren möchten; Dies kann über eine Textnachricht, eine E-Mail, einen Anruf oder einen automatisierten Link erfolgen.

Richtlinie für Nichterscheinen

Der Schutz vor No-Shows kann zu einer erheblichen Umsatzsteigerung führen. Erwägen Sie, Ihrem Planungsablauf ein Dokument mit den Allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzuzufügen. Sie können das Kontrollkästchen aktivieren, um zu bestätigen, dass sie die Bedingungen gelesen und akzeptiert haben. Dies kann eine Strafe beinhalten, wenn das Meeting abgebrochen wird. Wenn der Kunde sich meldet und aufgrund schwerwiegender Umstände nicht erscheinen kann, sollten Sie eine einmalige Ausnahme von Ihrer Regel in Betracht ziehen. Sie signalisieren, dass Sie sich um sie kümmern, und dies kann die Markentreue verbessern.

Einschließlich einer Telefonnummer für den Support

Einige Kunden melden sich für ein Meeting an, haben aber zusätzliche Fragen, die sie vor dem Meeting beantwortet haben möchten. Aus diesem Grund ist es keine schlechte Idee, eine Kontaktnummer für Ihren Unternehmensvertreter anzugeben. Wenn das Hinzufügen einer Telefonnummer nicht möglich ist, können Sie stattdessen eine Antwort-E-Mail-Adresse angeben.

E-Mail-Vorlagen für Terminbestätigungen

Viele Unternehmen sind dazu übergegangen, ihre Termine mit einer Online-Terminplanungslösung zu buchen. Dies macht es einfach, die ausgehenden E-Mail-Bestätigungen zu automatisieren, die die Leute erhalten.

Mit Appointlet können Sie benutzerdefinierte Buchungsseiten erstellen, die an Ihre Zielseiten angehängt oder in einer E-Mail geteilt werden können. Wenn Leute eine Zeit auswählen und Ihr Aufnahmeformular ausfüllen, werden die Buchungsdaten sicher in Ihrem Konto gespeichert. Alle Informationen werden dem Teilnehmer am Ende des Buchungsablaufs gut lesbar präsentiert, sodass die Kunden alles auf einen Blick erhalten und nicht immer wieder durchgehen müssen. So sehen Bestätigungsnachrichten in Appointlet aus.

Wenn Sie Meetings manuell planen und den Terminbestätigungsprozess beschleunigen möchten, versuchen Sie, eine E-Mail-Vorlage zu erstellen und als Entwurf zu speichern. Dies erleichtert das Bearbeiten und Versenden einer neuen Nachricht nach Bedarf:

Hallo [Vorname],

Ihr [Meeting Title] am [Meeting Date and Time] wurde angesetzt.

Vielen Dank, dass Sie einen Termin mit uns vereinbart haben. Wir freuen uns darauf, Ihr Anliegen zu besprechen und Ihre Fragen zu beantworten!

Wenn Sie vor dem Meeting Hilfe benötigen, senden Sie uns bitte direkt eine E-Mail oder rufen Sie unseren Kundendienst unter [Telefonnummer] an.

Wenn Sie es nicht schaffen, können Sie jederzeit stornieren oder verschieben.

Mit freundlichen Grüßen,[Ihren Namen]

Häufig gestellte Fragen

Wir haben in diesem Artikel alle Grundlagen von Terminbestätigungen behandelt, aber hier sind ein paar Fragen, die häufig zu Best Practices gestellt werden.

Wie automatisiere ich meine Terminbestätigungs-E-Mails?

Sie können Ihre Terminbestätigungs-E-Mails mit einem Terminplanungstool wie Appointlet automatisieren. Während der Einrichtung fügen Sie der Besprechungsvorlage alle Besprechungsanweisungen hinzu. Dann teilen Sie diese Planungsseite mit Ihren Kunden und wenn sie einen Termin buchen, wird automatisch eine personalisierte Bestätigungs-E-Mail versendet.

Was ist das beste Tool zur Automatisierung von Terminbestätigungen?

Es hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Appointlet wurde zur besten kostenlosen Online-Terminplanungs-App gewählt, mit der Option für Premium-Funktionen wie automatische Erinnerungsbenachrichtigungen. Wenn Sie eine HIPAA-zertifizierte Lösung benötigen, ziehen Sie stattdessen eine Unternehmenslösung wie Setmore in Betracht.

Was ist das Wichtigste in einer Terminbestätigung?

Terminbestätigungsnachrichten sollten klar und auf den Punkt gebracht sein. Vermeiden Sie Verkaufssprache und geben Sie wichtige Besprechungsdetails wie Datum, Uhrzeit und Ort an. Sie können auch eine Option „Zum Kalender hinzufügen“ hinzufügen, damit sie das Meeting problemlos in ihren Zeitplan aufnehmen können. Appointlet bietet eine Kalendereinladungsfunktion , die das Ereignis automatisch zum E-Mail-Kalender der Teilnehmer hinzufügt.

Wie stoppe ich No-Shows und Last-Minute-Stornierungen?

Der beste Weg, No-Shows und Last-Minute-Stornierungen zu vermeiden, ist eine klare Richtlinie im Voraus. Sie möchten dem Teilnehmer auch Terminbestätigungen und Erinnerungsbenachrichtigungen senden. Allein diese beiden Verbesserungen können eine große Wirkung haben.

Können Gastgeber auch eine Terminbestätigung erhalten?

Ja, es ist wichtig, dass sowohl die Gastgeber als auch die Gäste nach der Buchung eine Terminbestätigung erhalten. Tools wie Appointlet senden Bestätigungsnachrichten an beide Parteien. Gastgeber können diese Benachrichtigungen verwenden, um sich besser auf das Meeting vorzubereiten und alle notwendigen Vorbereitungen im Voraus zu treffen.

Was sollte ich beim Schreiben einer Terminbestätigung vermeiden?

Terminbestätigungsnachrichten sollten kein Verkaufsargument enthalten. Vermeiden Sie es, unnötige Details hinzuzufügen, die von den Besprechungsdetails ablenken. Halten Sie sich an den Kern Ihrer E-Mail und Sie sollten bereit sein.

Soll ich eine neue Terminbestätigung schicken, wenn wir den Termin verschieben müssen?

Ja, Sie sollten immer eine neue Terminbestätigung senden, wenn ein Meeting verschoben wird. Dieser sollte die aktualisierten Details zusammen mit Ihren Kontaktinformationen enthalten. Appointlet versendet Umbuchungsbestätigungen automatisch, sodass Sie sich darüber keine Gedanken machen müssen.

Was ist der beste SMS-Dienst für Terminbestätigungen?

ClickSend ist eines der besten Tools, um SMS-Nachrichten an Ihre Kunden zu senden. Sie können ClickSend mit Appointlet integrieren , um vollständig angepasste Bestätigungen, Erinnerungen und Nachverfolgungen für anstehende Termine zu senden. Mit dem Tool können Sie auch Antworten erhalten und die Rücklaufquote verfolgen. Beachten Sie, dass für SMS-Nachrichten zusätzliche Kosten anfallen können. Sie sind in der Regel billig, wenn sie in großen Mengen gekauft werden.

Zeit ist Ihr wertvollstes Gut; lass es nicht vergeuden.

Das größte Dilemma des 21. Jahrhunderts ist, dass es so viel zu tun gibt, aber so wenig Zeit dafür. Lassen Sie nicht zu, dass andere Ihre Zeit mit Nichterscheinen und verpassten Terminen verschwenden. Das Senden der richtigen Bestätigungsnachrichten hilft Ihnen, diese wertvollen Minuten zu sparen, also nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil und holen Sie das Beste aus ihnen heraus.