Randevu Onayı E-postaları ve Metinleri, Randevu Olmamasını Önlemek İçin Nasıl Gönderilir

Randevu planlama yazılımında uzman biri olarak, kaç şirketin toplantılarını ayırtmak için hâlâ beceriksiz yöntemler kullandığını görmeden edemiyorum. Süreci kolaylaştırmak her zamankinden daha kolay. İnsanlar sadece bir zaman seçer ve alım formunuzu doldurur. Hepsinden iyisi, planlama uygulamaları, randevu onay e-postaları ve hatırlatıcıları göndermek için tasarlanmıştır.

Müşteri randevuları için onay mesajları göndermek, yalnızca gelmemeleri azaltmaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda zamanlarını önemsediğinizi bildikleri ve toplantının tam olarak planlandığı gibi olmasını istedikleri için müşterilerinizin kendilerini değerli hissetmelerini sağlar.

Mükemmel hazırlanmış e-postalar ve kısa mesajlarla randevu onaylarınızı nasıl daha etkili hale getirebileceğinizi öğrenmek için okumaya devam edin.

Randevu onayı neden bu kadar önemli?

Randevu onayı göndermek birkaç nedenden dolayı önemlidir. Planladığınız her toplantının kendisine bağlı belirli bir parasal değeri vardır. Bu, onlarla geçirdiğiniz zaman veya işletmeniz için elde etmesi beklenen gelir açısından olsun. Bir toplantı için zaman ayırdığınızda, kişinin ortaya çıkacağı varsayılır. Olmadıklarında, bu boşa harcanan zaman için bir fırsat maliyetine maruz kalırsınız.

Bir veya iki kaçırılan toplantı için maliyet önemli olmayabilir, ancak onay göndermeyi tamamen durdurursanız, gösteriye katılmama sayısı hızla artabilir ve buna bağlı olarak ilgili maliyet de artacaktır.

Onay mesajları, rezervasyonun kullanılmamasıyla ilgili mali kayıplara karşı korunmanıza yardımcı olur. Müşterileriniz, toplantı ayrıntılarını iki kez kontrol edebilir ve bilgilerin doğru olduğundan emin olabilir. Ayrıca, planlanan toplantının bir hatırlatıcısını alırlar ve bunu e-posta takvimlerine ekleyebilirler, böylece toplantı yaklaştıkça bir bildirim alırlar.

Randevu onaylarının yardımcı olabileceği birkaç yol daha.

Kararlaştırılan zaman ve yerin paylaşılan bir makbuzu

Onay mesajlarınız, kararlaştırılan yer ve randevu saati gibi ayrıntıları özetler. Herhangi bir özel toplantı talimatı da dahil edilebilir. Önceden bir şeyler hazırlamaları için onlara ihtiyacınız olabilir veya onları şirketinizin binasındaki belirli bir odaya yönlendirmek isteyebilirsiniz. Randevu onayı tüm bunları içerir.

En büyük avantajlardan biri, fiziksel konumun konferans odanıza bir bağlantı ile değiştirildiği sanal toplantılar olacaktır. Statik bir bağlantı kullanmak (Zoom Bombalama gibi sorunlara yol açar) yerine, istemciler yalnızca randevuları için geçerli olan benzersiz bir toplantı URL'si alırlar. Toplantıya tek bir tıklamayla katılabilirler, bu da katılmalarını çok kolaylaştırır.

Ayrıca, katılımcının iletişime geçmesi gerekmesi durumunda iletişim bilgilerini ekleme seçeneğine de sahip olacaksınız. Bu, bir resepsiyon görevlisinin veya toplantı sahibinin telefon numarası veya e-posta adresi olabilir.

Otomatik hatırlatma e-postaları ve metin mesajları ayarlama

Otomatik randevu hatırlatıcılarının gönderilmesi kolaydır ve çalışan bir sisteme sahip olduğunuzda düpedüz güçlüdür. Bunları manuel olarak göndermek bir güçlüktür ve birçok sekreter ikisini birden göndermez. Katılımcının inisiyatif almasını beklerler ve bu da nihayetinde şirkete bir maliyet getirir.

Planlama yazılımı, toplantı sahibinin uygunluğunu kontrol etmek ve ardından kişilerin seçebileceği uygun seçenekleri sunmak için tasarlanmıştır. Ev sahibinizin e-posta takvimi iyi korunduğu sürece, insan hatası için çok az yer vardır. Katılımcınızın yanlış bilgi girmesi durumunda, Appointlet gibi uygulamalar, giriş formu yanıtlarını olaydan sonra girmenize ve düzenlemenize izin verir.

Randevu onaylarının toplantıya katılımı iyileştirmede yardımcı olabileceği birkaç yola daha bakalım.

• Son dakika iptalleri: Uygun ayrıntılara sahip onayların gönderilmesi, müşterilerinizin istedikleri değişiklikleri zamanında yapmalarına ve son dakika iptallerinden kaçınmalarına olanak tanır.
• Randevu onay e-postaları: Çoğu insan e-postalarını düzenli olarak kontrol etme alışkanlığına sahiptir. Onay mesajlarını tercih ettikleri e-posta adreslerine göndermek her zaman harika bir fikirdir.
• Randevu onay metinleri (SMS): SMS mesajları, mevcut e-posta bildirimlerinizi artırmanın mükemmel bir yoludur. Randevu onaylarının SMS mesajı olarak gönderilmesi, sms müşteri hizmetlerini iyileştirebilir ve detayları önlerinde tutabilir.
• Net bir konu satırı yazma: Bir mesajın konu satırı, birinin bir e-postayı açıp açmayacağını belirleyen faktör olabilir. Açık oranlarınızı iyileştirmek için konu satırlarınızın net ve özlü olduğundan emin olun.
• Toplantı ile ilgili önemli detaylar: Bazen randevu rezervasyon formları uzun olabilir. Onay e-postası genellikle form yanıtlarını içerir, böylece her şeyin doğru olduğunu tekrar kontrol edebilirler.
• Peşin iptal politikası: Randevu onay mesajlarının da açık ve önceden iptal politikası olmalıdır. Bu, müşterilerin randevuyu nasıl önceden iptal edeceklerini bilmelerini sağlar.
• No-show politikası: No-show için bir geri ödeme politikanız varsa, bunu onay e-postanıza koymak, daha sonra tartışmaları önleyebilir.
• Destek için bir cep telefonu numarası eklemek: Onay mesajlarına bir telefon numarası eklemek kötü bir fikir değildir, böylece katılımcılar olabilecek tüm soruları ile iletişime geçebilirler.

Randevu Onay E-postaları ve Mesajları için En İyi Uygulamalar

Randevu onay mesajları, kısa ve kesin olduklarında en etkilidir. Yalnızca en alakalı bilgileri eklemeleri gerekir. E-postanızın başında şirketinizi belirlemek yaygın bir uygulamadır. Randevu tarihini, saatini ve yerini eklemeniz gerektiğini söylemeye gerek yok. İçeriğin geri kalanı size kalmış.

İşte bazı iyi onay mesajları yazmak için izleyebileceğiniz en iyi birkaç uygulama.

Son dakika iptallerinin karşılanması

Uygun yeniden planlama veya iptal talimatlarıyla birlikte onay mesajları göndermek, son dakika iptallerini en aza indirmeye yardımcı olur. Ancak poliçenizin ana hatları açıkça belirtilmişse ve birileri hala son dakikada iptal etmeye çalışıyorsa, sizinle neden daha önce iletişime geçmediklerine ilişkin ayrıntıları toplamalısınız. Belki toplantıyı tamamen unutmuşlardır ya da daha önemli bir şey ortaya çıkmıştır. Doğru soruları sorarak, iptalin onların hatası olup olmadığını veya sizin açınızdan bir şeyin iyileştirilip iyileştirilemeyeceğini anlayabilirsiniz. Her iki durumda da, köküne inebileceksiniz ve gelecekte bundan kaçınılabilir.

Randevu onay e-postaları

Onay e-postaları göndermek eski usul işe yarar. Ancak daha iyi sonuçlar elde etmek için müşteri yaşam döngüsündeki bu andan stratejik olarak yararlanabilirsiniz. Süslü tasarımlara veya karmaşık çözümlere ihtiyacınız yok. Anahtar, mesajınızı kısa ve basit tutmaktır.

Randevu onay metinleri (SMS)

Ortalama SMS açılma oranları %98'e yakın , e-postadan neredeyse üç kat daha fazla. Bu, SMS onaylarının daha da etkili e-postalar olduğunu bilmemizi sağlar.

Bir e-postadan farklı olarak, SMS mesajlarında paylaşabileceğiniz metin hacmi sınırlıdır. Yalnızca en önemli bilgileri eklediğinizden emin olun. Randevu başlığını, tarihini, saatini ve yerini paylaşmak yeterli olacaktır. Bazı şirketler, katılımcılardan doğrudan yanıt vererek mesajı aldıklarını onaylamalarını ister.

Kısa mesaj hatırlatıcılarının onaydan bile daha önemli olduğunu iddia edebilirsiniz. Bir SMS hatırlatma mesajı, toplantı yaklaştıkça akıllarında kalmasını sağlayacaktır.

Net bir konu satırı yazma

Pazarlama e-postalarının aksine, randevu onayınızın konu satırının gösterişli olması gerekmez. "Toplantı onaylandı: Jane Doe ile Ürün Demosu" gibi bir şey, kiminle görüştüklerini ve ne hakkında olduğunu belirlemelerine yardımcı olur. Gönderenin e-posta adresi, hangi şirketle ilgili olduğunu onlara bildirecektir. Daha sonra, randevu ayrıntılarını kontrol etmeleri gerekirse, bu format, onayı taramayı ve bulmayı kolaylaştırır.

Toplantıyla ilgili önemli ayrıntıları içeren

Onay mesajlarınıza toplantı ile ilgili önemli detayları eklemeyi unutmayınız. Bu, her iki tarafın da toplantıya hazırlanmasına yardımcı olur, böylece nihayet bir araya geldiklerinde birbirlerinin zamanını boşa harcamadan iş konuşabilirler. Bu bilgilerin dahil edilmesi, müşterilerin doğru kişilerle doğru toplantıyı ayarladıklarını tekrar kontrol edebilmeleri için de önemlidir.

Peşin iptal politikası

Açık bir iptal politikası oluşturmak ve iletmek, müşterilerinizin ihtiyaç duymaları halinde geri çekilmelerine olanak tanır. Otomatik bir zamanlama aracıyla, iptal için gereken minimum bildirimi tanımlayabilirsiniz. Toplantının belirli bir katılım ücreti varsa, bu uygulamayı caydırmak için geç iptaller için bir ceza uygulayabilirsiniz. Ayrıca, onay e-postasında nasıl iptal etmelerini istediğinizi açıkça belirtin; kısa mesaj, e-posta, telefon görüşmesi veya otomatik bir bağlantı yoluyla olabilir.

Ziyarete gelmeme politikası

No-show'lara karşı koruma, gelirde önemli bir artışa yol açabilir. Planlama akışınıza bir Hüküm ve Koşullar belgesi eklemeyi düşünün. Şartları okuyup onayladıklarını onaylamak için kutuyu işaretleyebilirler. Bu, toplantıdan vazgeçilirse bir ceza içerebilir. Bununla birlikte, müşteri ulaşırsa ve ciddi koşullar nedeniyle gelemezse, kuralınıza bir kerelik istisna yapmayı düşünün. Onları önemsediğinizin sinyallerini veriyor olacaksınız ve bu marka sadakatini artırabilir.

Destek için bir telefon numarası dahil

Bazı müşteriler bir toplantıya kaydolur, ancak toplantı yapılmadan önce yanıtlanmasını istedikleri ek soruları vardır. Bu nedenle, şirket temsilciniz için bir iletişim numarası eklemek kötü bir fikir değildir. Telefon numarası eklemek mümkün değilse, bunun yerine bir yanıt e-posta adresi ekleyebilirsiniz.

Randevu onayı e-posta şablonları

Birçok şirket, randevularını çevrimiçi bir zamanlama çözümüyle ayırmaya geçti. Bu, insanların aldığı giden e-posta onaylarını otomatikleştirmeyi kolaylaştırır.

Appointlet, açılış sayfalarınıza eklenebilecek veya bir e-postayla paylaşılabilecek özelleştirilmiş rezervasyon sayfaları oluşturmanıza olanak tanır. İnsanlar bir zaman seçip alım formunuzu doldurduklarında, rezervasyon verileri hesabınızda güvenli bir şekilde saklanır. Tüm bilgiler, rezervasyon akışının sonunda oldukça okunabilir bir şekilde katılımcıya sunulur, böylece müşteriler her şeyi bir bakışta alır ve tekrar tekrar gözden geçirmek zorunda kalmazlar. Appointlet'te onay mesajlarının nasıl göründüğü aşağıda açıklanmıştır.

Toplantıları manuel olarak planlamaya karar verirseniz ve randevu onay sürecini hızlandırmak istiyorsanız, bir e-posta şablonu oluşturup taslak olarak kaydetmeyi deneyin. Bu, gerektiğinde yeni bir mesajı düzenlemeyi ve göndermeyi kolaylaştıracaktır:

Merhaba [Ad],

[Toplantı Tarihi ve Saati]'ndeki [Toplantı Başlığı] planlandı.

Bizimle bir toplantı planladığınız için teşekkür ederiz. Endişelerinizi tartışmak ve olabilecek tüm soruları yanıtlamak için sabırsızlanıyoruz!

Toplantıdan önce yardıma ihtiyacınız olursa, lütfen doğrudan bize e-posta gönderin veya [Telefon Numarası]'ndan müşteri destek hattımızı arayın.

Yapamazsanız, her zaman iptal edebilir veya yeniden planlayabilirsiniz.

Saygılarımla,[Adınız]

SSS

Bu makalede, randevu onaylarının tüm temellerini ele aldık, ancak burada, insanların en iyi uygulamalar hakkında sık sık sorduğu birkaç soru var.

Randevu onay e-postalarımı nasıl otomatikleştiririm?

Randevu onay e-postalarınızı Appointlet gibi bir randevu planlama aracıyla otomatikleştirebilirsiniz. Kurulum sırasında, toplantı şablonuna toplantı talimatlarını ekleyeceksiniz. Ardından, bu planlama sayfasını müşterilerinizle paylaşacaksınız ve randevu aldıklarında, kişiselleştirilmiş onay e-postası otomatik olarak gönderilecek.

Randevu onaylarını otomatikleştirmek için en iyi araç nedir?

Bu sizin ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Appointlet, otomatik hatırlatma bildirimleri gibi premium özellikler seçeneğiyle en iyi ücretsiz çevrimiçi randevu planlama uygulaması seçildi. HIPAA sertifikalı bir çözüme ihtiyacınız varsa, bunun yerine Setmore gibi bir kurumsal çözümü düşünün.

Randevu onayında ele alınması gereken en önemli hususlar nelerdir?

Randevu onay mesajları açık ve net olmalıdır. Ucuz bir dil kullanmaktan kaçının ve tarih, saat ve yer gibi önemli toplantı ayrıntılarını ekleyin. Toplantıyı programlarına kolayca dahil edebilmeleri için bir 'Takvime Ekle' seçeneği de eklemek isteyebilirsiniz. Appointlet, etkinliği otomatik olarak katılımcı e-posta takvimine ekleyen bir Takvim Davetiyesi özelliği sunar.

No-show'ları ve son dakika iptallerini nasıl durdurabilirim?

Rezervasyonu kullanmama ve son dakika iptallerinden kaçınmanın en iyi yolu, önceden net bir politika belirlemektir. Ayrıca, katılımcıya randevu onayı ve hatırlatma bildirimleri göndermek isteyeceksiniz. Bu iki gelişmenin tek başına büyük bir etkisi olabilir.

Ev sahipleri de randevu onayı alabilir mi?

Evet, rezervasyon yapıldıktan sonra hem ev sahiplerinin hem de misafirlerin bir randevu onay mesajı alması önemlidir. Appointlet gibi araçlar her iki tarafa da onay mesajları gönderir. Toplantı sahipleri, toplantıya daha iyi hazırlanmak ve önceden gerekli hazırlıkları yapmak için bu bildirimleri kullanabilir.

Randevu onayı yazarken nelerden kaçınmalıyım?

Randevu onay mesajları bir satış konuşması içermemelidir. Toplantı ayrıntılarından dikkati dağıtan gereksiz ayrıntılar eklemekten kaçının. E-postanızın temel odağına bağlı kalın ve gitmeniz iyi olur.

Yeniden planlamak zorunda kalırsak yeni bir randevu onayı göndermeli miyim?

Evet, bir toplantı yeniden planlandığında her zaman yeni bir randevu onayı göndermelisiniz. Bu, iletişim bilgilerinizle birlikte güncellenmiş ayrıntıları içermelidir. Appointlet, yeniden planlama onaylarını otomatik olarak gönderir, böylece endişelenmenize gerek kalmaz.

Randevu onayları için en iyi SMS hizmeti nedir?

ClickSend, müşterilerinize SMS mesajları göndermek için en iyi araçlardan biridir. Yaklaşan randevular için tamamen özelleştirilmiş onaylar, hatırlatıcılar ve takipler göndermek için ClickSend'i Appointlet ile entegre edebilirsiniz . Araç ayrıca yanıt almanızı ve yanıt oranını izlemenizi sağlar. SMS mesajlarının ek ücrete tabi olabileceğini unutmayın. Toplu olarak satın alındığında ucuz olma eğilimindedirler.

Zaman en değerli varlığınızdır; boşa gitmesine izin vermeyin.

21. yüzyılın en büyük ikilemi, yapılacak çok şey olmasına rağmen yapacak çok az zamanın olmasıdır. Randevulara gelmeme ve randevu almama ile insanların zamanınızı boşa harcamasına izin vermeyin. Doğru onay mesajlarını göndermek, bu değerli dakikaları kaydetmenize yardımcı olacaktır, bu yüzden bunları kendi yararınıza kullanın ve bunlardan en iyi şekilde yararlanın.