Cara Mengirim Email dan Teks Konfirmasi Janji Temu untuk Mencegah Tidak Hadir

Sebagai seseorang yang berspesialisasi dalam perangkat lunak penjadwalan janji temu, mau tidak mau saya memperhatikan berapa banyak perusahaan yang masih menggunakan metode kikuk untuk memesan pertemuan mereka. Lebih mudah dari sebelumnya untuk merampingkan proses. Orang-orang hanya memilih waktu dan mengisi formulir asupan Anda. Yang terbaik dari semuanya, aplikasi penjadwalan dirancang untuk mengirim email dan pengingat konfirmasi janji temu.

Mengirim pesan konfirmasi untuk janji temu klien tidak hanya membantu mengurangi ketidakhadiran tetapi juga membuat klien Anda merasa dihargai karena mereka tahu bahwa Anda peduli dengan waktu mereka dan ingin pertemuan terjadi persis seperti yang direncanakan.

Baca terus untuk mengetahui bagaimana Anda dapat membuat konfirmasi janji temu Anda lebih efektif dengan email dan pesan teks yang dibuat dengan brilian.

Mengapa konfirmasi janji temu begitu penting?

Mengirim konfirmasi janji temu penting karena sejumlah alasan. Setiap pertemuan yang Anda jadwalkan memiliki nilai moneter tertentu yang melekat padanya. Baik itu dalam hal waktu yang Anda habiskan bersama mereka atau pendapatan yang diharapkan mereka dorong untuk bisnis Anda. Saat Anda menyisihkan waktu untuk rapat, diasumsikan bahwa orang tersebut akan muncul. Jika tidak, Anda dikenakan biaya peluang untuk waktu yang terbuang ini.

Biayanya mungkin tidak terlalu besar untuk satu atau dua pertemuan yang terlewat, tetapi jika Anda berhenti mengirim konfirmasi sama sekali, jumlah ketidakhadiran dapat meroket dan biaya terkait juga akan meningkat.

Pesan konfirmasi membantu menjaga Anda dari kerugian finansial yang terkait dengan ketidakhadiran. Klien Anda dapat memeriksa ulang detail rapat dan memastikan infonya benar. Mereka juga mendapatkan pengingat rapat terjadwal dan dapat menambahkannya ke kalender email mereka, sehingga mereka mendapatkan pemberitahuan saat rapat mendekat.

Berikut adalah beberapa cara lain konfirmasi janji dapat membantu.

Tanda terima bersama dari waktu dan lokasi yang disepakati

Pesan konfirmasi Anda merangkum detail seperti lokasi dan waktu janji temu yang disepakati. Setiap instruksi pertemuan khusus juga dapat disertakan. Anda mungkin membutuhkan mereka untuk mempersiapkan sesuatu terlebih dahulu atau ingin membimbing mereka menuju ruangan tertentu di dalam gedung perusahaan Anda. Konfirmasi janji temu mencakup semua itu.

Salah satu keuntungan terbesar adalah untuk pertemuan virtual, di mana lokasi fisik diganti dengan tautan ke ruang konferensi Anda. Alih-alih menggunakan tautan statis (yang mengarah ke masalah seperti Zoom Bombing), klien akan mendapatkan URL pertemuan unik yang hanya berlaku untuk janji temu mereka. Mereka dapat bergabung ke rapat dengan sekali klik, sehingga sangat mudah bagi mereka untuk hadir.

Anda juga akan memiliki opsi untuk menyertakan detail kontak, jika peserta perlu menghubungi. Ini bisa berupa nomor telepon atau email resepsionis atau tuan rumah pertemuan itu sendiri.

Menyiapkan email pengingat otomatis dan pesan teks

Pengingat janji temu otomatis mudah dikirim dan sangat kuat setelah Anda memiliki sistem yang berfungsi. Mengirimnya secara manual itu merepotkan dan banyak sekretaris bahkan tidak keduanya. Mereka mengharapkan peserta untuk mengambil inisiatif, yang pada akhirnya merugikan perusahaan.

Perangkat lunak penjadwalan dirancang untuk memeriksa ketersediaan penyelenggara rapat dan kemudian menyajikan opsi yang sesuai untuk dipilih orang. Selama kalender email host Anda terpelihara dengan baik, hanya ada sedikit ruang untuk kesalahan manusia. Jika peserta Anda memasukkan informasi yang salah, aplikasi seperti Appointlet akan membiarkan Anda masuk dan mengedit tanggapan formulir asupan mereka setelah itu.

Mari kita lihat beberapa cara lagi konfirmasi janji dapat membantu dalam meningkatkan kehadiran rapat.

• Pembatalan menit terakhir: Mengirim konfirmasi dengan detail yang sesuai memungkinkan klien Anda membuat perubahan apa pun yang mereka inginkan tepat waktu dan menghindari pembatalan menit terakhir.
• Email konfirmasi janji temu: Kebanyakan orang terbiasa memeriksa email mereka secara teratur. Mengirim pesan konfirmasi di alamat email pilihan mereka selalu merupakan ide bagus.
• Teks konfirmasi janji temu (SMS): Pesan SMS adalah cara terbaik untuk menambah notifikasi email Anda yang sudah ada. Mengirim konfirmasi janji temu sebagai pesan SMS dapat meningkatkan layanan pelanggan sms dan menyimpan detailnya di depan mereka.
• Menulis baris subjek yang jelas: Baris subjek pesan dapat menjadi faktor penentu apakah seseorang membuka email atau tidak. Pastikan baris subjek Anda jelas dan ringkas untuk meningkatkan tarif terbuka Anda.
• Detail penting tentang rapat: Terkadang formulir pemesanan janji temu bisa panjang. Email konfirmasi biasanya menyertakan tanggapan formulir mereka sehingga mereka dapat memeriksa ulang apakah semuanya sudah benar.
• Kebijakan pembatalan di muka: Pesan konfirmasi janji temu juga harus memiliki kebijakan pembatalan yang jelas dan dimuka. Ini memastikan bahwa klien tahu cara membatalkan janji temu sebelumnya.
• Kebijakan untuk ketidakhadiran: Jika Anda memiliki kebijakan pengembalian dana untuk ketidakhadiran, memasukkan ini ke dalam email konfirmasi Anda dapat mencegah pertengkaran di kemudian hari.
• Menyertakan nomor ponsel untuk dukungan: Bukan ide yang buruk untuk menyertakan nomor telepon dalam pesan konfirmasi, sehingga peserta dapat menghubungi pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki.

Praktik Terbaik untuk Email & Pesan Konfirmasi Janji Temu

Pesan konfirmasi janji temu paling efektif jika singkat dan tepat. Mereka hanya perlu memasukkan informasi yang paling relevan. Mengidentifikasi perusahaan Anda di bagian atas email Anda adalah praktik umum. Tak perlu dikatakan bahwa Anda harus memasukkan tanggal, waktu, dan lokasi janji temu. Sisa konten terserah Anda.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti untuk menulis beberapa pesan konfirmasi yang baik.

Mengakomodasi pembatalan menit terakhir

Mengirim pesan konfirmasi dengan penjadwalan ulang atau instruksi pembatalan yang tepat membantu meminimalkan pembatalan di menit-menit terakhir. Tetapi jika kebijakan Anda diuraikan dengan jelas dan seseorang masih mencoba untuk membatalkan pada menit terakhir, Anda harus mengumpulkan detail tentang mengapa mereka tidak menghubungi Anda lebih awal. Mungkin mereka sama sekali lupa tentang pertemuan itu, atau sesuatu yang lebih penting muncul. Dengan mengajukan pertanyaan yang tepat, Anda akan dapat memahami apakah pembatalan itu adalah kesalahan mereka, atau jika sesuatu di pihak Anda dapat diperbaiki. Either way, Anda akan bisa sampai ke akarnya dan itu bisa dihindari di masa depan.

Email konfirmasi janji temu

Mengirim email konfirmasi dengan cara kuno bekerja. Tetapi Anda dapat memanfaatkan momen ini dalam siklus hidup pelanggan secara strategis untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Anda tidak memerlukan desain mewah atau solusi rumit. Kuncinya adalah untuk menjaga pesan Anda singkat dan sederhana.

Teks konfirmasi janji temu (SMS)

Rata-rata tarif buka SMS mendekati 98% , hampir tiga kali lipat lebih banyak dari email. Ini memberi tahu kami bahwa konfirmasi SMS adalah email yang bahkan lebih efektif.

Tidak seperti email, volume teks yang dapat Anda bagikan dalam pesan SMS terbatas. Pastikan Anda hanya memasukkan informasi yang paling penting. Berbagi judul, tanggal, waktu, dan lokasi janji temu sudah cukup. Beberapa perusahaan meminta peserta untuk mengonfirmasi bahwa mereka menerima pesan dengan membalas langsung.

Anda dapat berargumen bahwa pengingat pesan teks bahkan lebih penting daripada konfirmasi. Pesan pengingat SMS akan memastikan bahwa mereka mengingat rapat saat mendekati.

Menulis baris subjek yang jelas

Tidak seperti email pemasaran, baris subjek konfirmasi janji temu Anda tidak perlu mencolok. Sesuatu seperti "Rapat dikonfirmasi: Demo Produk dengan Jane Doe" akan membantu mereka mengidentifikasi dengan siapa mereka bertemu dan tentang apa. Alamat email pengirim akan memberi tahu mereka perusahaan mana yang dituju. Nanti, jika mereka perlu memeriksa detail janji temu mereka, format ini memudahkan untuk memindai dan menemukan konfirmasi.

Termasuk detail penting tentang pertemuan itu

Jangan lupa untuk menyertakan detail penting tentang rapat dalam pesan konfirmasi Anda. Ini membantu kedua belah pihak mempersiapkan pertemuan sehingga ketika mereka akhirnya bertemu, mereka dapat membicarakan bisnis tanpa membuang waktu satu sama lain. Menyertakan informasi ini juga penting agar klien dapat memeriksa ulang apakah mereka memesan pertemuan yang tepat dengan orang yang tepat.

Kebijakan pembatalan di muka

Membuat dan mengomunikasikan kebijakan pembatalan yang jelas memungkinkan klien Anda untuk mundur jika perlu. Dengan alat penjadwalan otomatis, Anda dapat menentukan pemberitahuan minimum yang diperlukan untuk pembatalan. Jika rapat memiliki biaya kehadiran tertentu, Anda dapat mengenakan penalti untuk pembatalan yang terlambat hanya untuk mencegah praktik ini. Juga, jelaskan dalam email konfirmasi bagaimana Anda ingin mereka membatalkan; bisa melalui pesan teks, email, panggilan telepon, atau tautan otomatis.

Kebijakan untuk tidak hadir

Menjaga dari ketidakhadiran dapat menghasilkan peningkatan pendapatan yang signifikan. Pertimbangkan untuk menambahkan dokumen Persyaratan dan Ketentuan ke alur penjadwalan Anda. Mereka dapat mencentang kotak untuk mengonfirmasi bahwa mereka telah membaca dan menyetujui persyaratan. Ini mungkin termasuk hukuman jika pertemuan ditinggalkan. Karena itu, jika klien menjangkau dan tidak dapat muncul karena keadaan yang parah, pertimbangkan untuk membuat pengecualian satu kali terhadap aturan Anda. Anda akan memberi sinyal bahwa Anda peduli dengan mereka dan ini dapat meningkatkan loyalitas merek.

Termasuk nomor telepon untuk dukungan

Beberapa pelanggan mendaftar untuk rapat tetapi memiliki pertanyaan tambahan yang ingin mereka jawab sebelum rapat berlangsung. Untuk alasan ini, bukan ide yang buruk untuk menyertakan nomor kontak perwakilan perusahaan Anda. Jika menambahkan nomor telepon tidak memungkinkan, Anda dapat menyertakan alamat email balas sebagai gantinya.

Template email konfirmasi janji temu

Banyak perusahaan telah beralih ke pemesanan janji temu mereka dengan solusi penjadwalan online. Ini memudahkan untuk mengotomatisasi konfirmasi email keluar yang diterima orang.

Appointlet memungkinkan Anda membuat halaman pemesanan khusus yang dapat dilampirkan ke halaman arahan Anda atau dibagikan melalui email. Saat orang memilih waktu dan mengisi formulir pendaftaran Anda, data pemesanan disimpan dengan aman di akun Anda. Semua informasi disajikan kepada peserta di akhir alur pemesanan dengan cara yang sangat mudah dibaca sehingga klien mendapatkan semuanya dengan cepat dan tidak perlu mengulanginya lagi dan lagi. Begini tampilan pesan konfirmasi di Appointlet.

Jika Anda memutuskan untuk menjadwalkan rapat secara manual dan ingin mempercepat proses konfirmasi janji temu, coba buat templat email dan simpan sebagai draf. Ini akan memudahkan untuk mengedit dan mengirim pesan baru sesuai kebutuhan:

Hai [Nama Depan],

[Judul Rapat] Anda di [Tanggal dan Waktu Rapat] telah dijadwalkan.

Terima kasih telah menjadwalkan pertemuan dengan kami. Kami berharap dapat mendiskusikan kekhawatiran Anda dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki!

Jika Anda memerlukan bantuan sebelum pertemuan, silakan kirim email langsung kepada kami atau hubungi saluran dukungan pelanggan kami di [Nomor Telepon].

Jika Anda tidak dapat melakukannya, Anda selalu dapat membatalkan atau menjadwal ulang.

Salam Hormat,[Namamu]

FAQ

Kami telah membahas semua dasar-dasar konfirmasi janji temu dalam artikel ini, tetapi berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan orang tentang praktik terbaik.

Bagaimana cara mengotomatiskan email konfirmasi janji temu saya?

Anda dapat mengotomatiskan email konfirmasi janji temu Anda dengan alat penjadwalan janji temu seperti Appointlet. Selama penyiapan, Anda akan menambahkan instruksi rapat apa pun ke template rapat. Kemudian Anda akan membagikan halaman penjadwalan itu dengan klien Anda dan ketika mereka membuat janji, email konfirmasi yang dipersonalisasi akan keluar secara otomatis.

Apa alat terbaik untuk mengotomatiskan konfirmasi janji temu?

Semua tergantung dari kebutuhan Anda. Appointlet telah terpilih sebagai aplikasi penjadwalan janji temu online gratis terbaik, dengan opsi untuk fitur premium seperti notifikasi pengingat otomatis. Jika Anda memerlukan solusi bersertifikat HIPAA, pertimbangkan solusi perusahaan seperti Setmore.

Apa hal terpenting yang harus dicakup dalam konfirmasi janji temu?

Pesan konfirmasi janji temu harus jelas dan to the point. Hindari menggunakan bahasa yang tidak sopan dan sertakan detail pertemuan penting seperti tanggal, waktu, dan lokasi. Anda mungkin juga ingin menyertakan opsi 'Tambahkan ke Kalender' sehingga mereka dapat memasukkan rapat ke dalam jadwal mereka dengan mudah. Appointlet menawarkan fitur Undangan Kalender yang secara otomatis menambahkan acara ke kalender email peserta.

Bagaimana cara menghentikan ketidakhadiran dan pembatalan menit terakhir?

Cara terbaik untuk menghindari ketidakhadiran dan pembatalan menit terakhir adalah dengan kebijakan yang jelas di awal. Anda juga ingin mengirim konfirmasi janji temu dan pemberitahuan pengingat kepada peserta. Dua perbaikan ini saja bisa berdampak besar.

Bisakah tuan rumah menerima konfirmasi janji temu juga?

Ya, penting bagi tuan rumah dan tamu untuk menerima pesan konfirmasi janji temu setelah dipesan. Alat seperti Appointlet mengirim pesan konfirmasi ke kedua belah pihak. Tuan rumah dapat menggunakan pemberitahuan tersebut untuk mempersiapkan rapat dengan lebih baik dan membuat persiapan yang diperlukan sebelumnya.

Apa yang harus saya hindari saat menulis konfirmasi janji temu?

Pesan konfirmasi janji temu tidak boleh menyertakan promosi penjualan. Hindari menambahkan detail yang tidak perlu yang mengalihkan perhatian dari detail rapat. Tetap pada fokus inti email Anda dan Anda harus melakukannya dengan baik.

Haruskah saya mengirim konfirmasi janji temu baru jika kami harus menjadwal ulang?

Ya, Anda harus selalu mengirim konfirmasi janji temu baru saat rapat dijadwalkan ulang. Yang ini harus menyertakan detail yang diperbarui bersama dengan informasi kontak Anda. Appointlet mengirimkan konfirmasi penjadwalan ulang secara otomatis, jadi Anda tidak perlu khawatir.

Apa layanan SMS terbaik untuk konfirmasi janji temu?

ClickSend adalah salah satu alat terbaik untuk mengirim pesan SMS ke pelanggan Anda. Anda dapat mengintegrasikan ClickSend dengan Appointlet untuk mengirim konfirmasi, pengingat, dan tindak lanjut yang sepenuhnya disesuaikan untuk janji temu mendatang. Alat ini juga memungkinkan Anda menerima balasan dan melacak tingkat respons. Ingatlah bahwa pesan SMS mungkin dikenakan biaya tambahan. Mereka cenderung murah bila dibeli dalam jumlah besar.

Waktu adalah aset Anda yang paling berharga; jangan sampai terbuang sia-sia.

Dilema terbesar abad kedua puluh satu adalah bahwa ada begitu banyak yang harus dilakukan, namun begitu sedikit waktu untuk melakukannya. Jangan biarkan orang membuang waktu Anda dengan ketidakhadiran dan janji yang terlewat. Mengirim pesan konfirmasi yang tepat akan membantu Anda menghemat menit berharga ini, jadi gunakan untuk keuntungan Anda dan dapatkan hasil maksimal darinya.