Come inviare e-mail e testi di conferma dell'appuntamento per evitare la mancata presentazione

Essendo specializzato in software per la pianificazione degli appuntamenti, non posso fare a meno di notare quante aziende utilizzano ancora metodi goffi per prenotare le loro riunioni. È più facile che mai snellire il processo. Le persone scelgono semplicemente un orario e compilano il modulo di assunzione. Soprattutto, le app di pianificazione sono progettate per inviare e-mail di conferma e promemoria degli appuntamenti.

L'invio di messaggi di conferma per gli appuntamenti con i clienti non solo aiuta a ridurre le mancate presentazioni, ma fa anche sentire i tuoi clienti apprezzati perché sanno che tieni al loro tempo e desideri che la riunione avvenga esattamente come pianificato.

Continua a leggere per scoprire come rendere più efficaci le conferme degli appuntamenti con e-mail e messaggi di testo brillantemente realizzati.

Perché la conferma di un appuntamento è così importante?

L'invio di una conferma di appuntamento è importante per una serie di motivi. Ogni riunione che pianifichi ha un determinato valore monetario associato. Che si tratti del tempo che trascorri con loro o delle entrate che dovrebbero generare per la tua attività. Quando dedichi del tempo a una riunione, si presume che la persona si presenti. Quando non lo fanno, devi sostenere un costo opportunità per questo tempo perso.

Il costo potrebbe non essere notevole per uno o due incontri mancati, ma se smetti del tutto di inviare conferme, il numero di no show può salire alle stelle e anche il costo associato aumenterà di conseguenza.

I messaggi di conferma ti aiutano a proteggerti dalle perdite finanziarie associate alla mancata presentazione. I tuoi clienti sono in grado di ricontrollare i dettagli della riunione e assicurarsi che le informazioni siano corrette. Ricevono anche un promemoria della riunione programmata e possono aggiungerlo al loro calendario e-mail, in modo da ricevere una notifica quando la riunione si avvicina.

Ecco alcuni altri modi in cui le conferme degli appuntamenti possono aiutare.

Una ricevuta condivisa dell'ora e del luogo concordati

I tuoi messaggi di conferma riepilogano dettagli come il luogo concordato e l'ora di un appuntamento. Possono essere incluse anche eventuali istruzioni di riunione speciali. Potresti aver bisogno che prepari qualcosa in anticipo o desideri guidarli verso una stanza specifica all'interno dell'edificio della tua azienda. La conferma dell'appuntamento include tutto questo.

Uno dei maggiori vantaggi sarà per le riunioni virtuali, in cui la posizione fisica viene sostituita da un collegamento alla tua sala conferenze. Invece di utilizzare un collegamento statico (che porta a problemi come Zoom Bombing), i clienti riceveranno un URL di riunione univoco che si applica solo al loro appuntamento. Possono partecipare alla riunione con un solo clic, rendendo estremamente facile la loro partecipazione.

Avrai anche la possibilità di includere i dettagli di contatto, nel caso in cui il partecipante debba mettersi in contatto. Potrebbe essere il numero di telefono o l'e-mail di un addetto alla reception o dell'organizzatore della riunione stesso.

Impostazione di e-mail di promemoria automatizzate e messaggi di testo

I promemoria automatici degli appuntamenti sono facili da inviare e decisamente potenti una volta che hai un sistema funzionante. Inviarli manualmente è una seccatura e molti segretari non li fanno nemmeno entrambi. Si aspettano che il partecipante prenda l'iniziativa, che alla fine ha un costo per l'azienda.

Il software di pianificazione è progettato per verificare la disponibilità dell'organizzatore della riunione e quindi presentare le opzioni appropriate tra cui le persone possono scegliere. Finché il calendario e-mail del tuo host è ben mantenuto, c'è poco spazio per l'errore umano. Nel caso in cui il tuo partecipante inserisca informazioni sbagliate, app come Appointlet ti consentiranno di entrare e modificare le risposte del modulo di assunzione dopo il fatto.

Diamo un'occhiata ad altri modi in cui le conferme degli appuntamenti potrebbero essere utili per migliorare la partecipazione alle riunioni.

• Annullamenti dell'ultimo minuto: l'invio di conferme con i dettagli appropriati consente ai clienti di apportare tempestivamente le modifiche desiderate ed evitare cancellazioni dell'ultimo minuto.
• E -mail di conferma dell'appuntamento: la maggior parte delle persone ha l'abitudine di controllare regolarmente le proprie e-mail. Inviare messaggi di conferma ai loro indirizzi email preferiti è sempre un'ottima idea.
• Testi di conferma appuntamento (SMS): i messaggi SMS sono un ottimo modo per aumentare le notifiche e-mail esistenti. L'invio di conferme di appuntamento come messaggi SMS può migliorare il servizio clienti sms e mantenere i dettagli davanti a loro.
• Scrivere una riga dell'oggetto chiara: la riga dell'oggetto di un messaggio può essere il fattore decisivo se qualcuno apre o meno un'e-mail. Assicurati che le righe dell'oggetto siano chiare e concise per migliorare i tuoi tassi di apertura.
• Dettagli importanti sulla riunione: a volte i moduli di prenotazione degli appuntamenti possono essere lunghi. L'e-mail di conferma in genere include le risposte ai moduli in modo che possano ricontrollare che tutto sia corretto.
• Politica di cancellazione anticipata: i messaggi di conferma dell'appuntamento dovrebbero anche avere una politica di cancellazione chiara e anticipata. Ciò garantisce che i clienti sappiano come annullare l'appuntamento in anticipo.
• Politica per la mancata presentazione: se hai una politica di rimborso per la mancata presentazione, inserirla nell'e-mail di conferma può evitare discussioni in seguito.
• Includere un numero di cellulare per il supporto: non è una cattiva idea includere un numero di telefono nei messaggi di conferma, in modo che i partecipanti possano mettersi in contatto con qualsiasi domanda possano avere.

Migliori pratiche per e-mail e messaggi di conferma dell'appuntamento

I messaggi di conferma dell'appuntamento sono più efficaci quando sono brevi e precisi. Devono solo includere le informazioni più rilevanti. Identificare la tua azienda in cima alla tua email è una pratica comune. Inutile dire che dovresti includere la data, l'ora e il luogo dell'appuntamento. Il resto del contenuto dipende da te.

Ecco alcune buone pratiche che puoi seguire per scrivere alcuni buoni messaggi di conferma.

Accogliere le cancellazioni dell'ultimo minuto

L'invio di messaggi di conferma con adeguate istruzioni di riprogrammazione o annullamento aiuta a ridurre al minimo le cancellazioni dell'ultimo minuto. Ma se la tua polizza è stata chiaramente delineata e qualcuno tenta ancora di annullare all'ultimo minuto, dovresti raccogliere dettagli sul motivo per cui non ti ha contattato prima. Forse si sono completamente dimenticati dell'incontro, o è saltato fuori qualcosa di più importante. Facendo le domande giuste, sarai in grado di capire se la cancellazione è stata colpa loro o se qualcosa da parte tua può essere migliorato. In ogni caso, sarai in grado di arrivare alla radice e potrebbe essere evitato in futuro.

Email di conferma dell'appuntamento

L'invio di e-mail di conferma funziona alla vecchia maniera. Ma puoi sfruttare strategicamente questo momento nel ciclo di vita del cliente per ottenere risultati migliori. Non hai bisogno di design fantasiosi o soluzioni complicate. La chiave è mantenere il tuo messaggio breve e semplice.

Testi di conferma appuntamento (SMS)

Le percentuali medie di apertura degli SMS sono vicine al 98% , quasi tre volte di più delle e-mail. Questo ci fa sapere che le conferme via SMS sono email ancora più efficaci.

A differenza di un'e-mail, il volume di testo che puoi condividere nei messaggi SMS è limitato. Assicurati di includere solo le informazioni più importanti. Condividere il titolo dell'appuntamento, la data, l'ora e il luogo dovrebbe essere sufficiente. Alcune aziende chiedono ai partecipanti di confermare di aver ricevuto il messaggio rispondendo direttamente.

Si potrebbe obiettare che i promemoria dei messaggi di testo sono ancora più importanti della conferma. Un messaggio di promemoria SMS assicurerà che tengano presente la riunione mentre si avvicina.

Scrivere una riga dell'oggetto chiara

A differenza delle e-mail di marketing, non è necessario che la riga dell'oggetto della conferma dell'appuntamento sia appariscente. Qualcosa come "Riunione confermata: demo del prodotto con Jane Doe" li aiuterà a identificare con chi stanno incontrando e di cosa si tratta. L'indirizzo e-mail del mittente gli farà sapere a quale azienda si tratta. In seguito, se hanno bisogno di controllare i dettagli dell'appuntamento, questo formato semplifica la scansione e l'individuazione della conferma.

Compresi dettagli importanti sull'incontro

Non dimenticare di includere dettagli importanti sulla riunione nei messaggi di conferma. Questo aiuta entrambe le parti a prepararsi per l'incontro in modo che quando finalmente si incontrano, possono parlare di affari senza perdere tempo a vicenda. Includere queste informazioni è importante anche in modo che i clienti possano ricontrollare di aver prenotato l'incontro giusto con le persone giuste.

Politica di cancellazione anticipata

La creazione e la comunicazione di una chiara politica di cancellazione consente ai tuoi clienti di ritirarsi se necessario. Con uno strumento di pianificazione automatizzato, puoi definire il preavviso minimo richiesto per l'annullamento. Se l'adunanza prevede un determinato gettone di presenza, si può imporre una penale per le cancellazioni tardive proprio per scoraggiare tale pratica. Inoltre, indica molto chiaramente nell'e-mail di conferma come desideri che vengano annullati; potrebbe essere tramite un messaggio di testo, un'e-mail, una telefonata o un collegamento automatico.

Politica per no-show

La protezione contro le mancate presentazioni può portare a un aumento significativo delle entrate. Prendi in considerazione l'aggiunta di un documento Termini e condizioni al flusso di pianificazione. Possono selezionare la casella per confermare di aver letto e approvato i termini. Ciò può includere una sanzione in caso di abbandono della riunione. Detto questo, se il cliente si rivolge e non può presentarsi a causa di circostanze gravi, considera di fare un'eccezione una tantum alla tua regola. Indicherai che tieni a loro e questo può migliorare la fedeltà al marchio.

Compreso un numero di telefono per il supporto

Alcuni clienti si iscrivono a una riunione ma hanno altre domande a cui desiderano rispondere prima che la riunione abbia luogo. Per questo motivo, non è una cattiva idea includere un numero di contatto per il rappresentante della tua azienda. Se non è possibile aggiungere un numero di telefono, potresti includere un indirizzo email per la risposta.

Modelli di email di conferma dell'appuntamento

Molte aziende sono passate alla prenotazione dei propri appuntamenti con una soluzione di pianificazione online. Ciò semplifica l'automazione delle conferme e-mail in uscita che le persone ricevono.

Appointlet ti consente di creare pagine di prenotazione personalizzate che possono essere allegate alle tue landing page o condivise in un'e-mail. Quando le persone scelgono un orario e compilano il modulo di assunzione, i dati della prenotazione vengono archiviati in modo sicuro nel tuo account. Tutte le informazioni vengono presentate al partecipante alla fine del flusso di prenotazione in un modo altamente leggibile in modo che i clienti abbiano tutto a colpo d'occhio e non debbano rileggerle più e più volte. Ecco come appaiono i messaggi di conferma in Appointlet.

Se decidi di pianificare le riunioni manualmente e desideri accelerare il processo di conferma dell'appuntamento, prova a creare un modello di email e a salvarlo come bozza. Ciò semplificherà la modifica e l'invio di un nuovo messaggio secondo necessità:

Ehi [Nome],

Il tuo [Titolo della riunione] alle [Data e ora della riunione] è stato programmato.

Grazie per aver programmato un incontro con noi. Non vediamo l'ora di discutere le tue preoccupazioni e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere!

Se hai bisogno di aiuto prima della riunione, inviaci un'e-mail direttamente o chiama la nostra linea di assistenza clienti al [Numero di telefono].

Se non ce la fai, puoi sempre annullare o riprogrammare.

Distinti saluti,[Il tuo nome]

Domande frequenti

Abbiamo trattato tutti i fondamenti delle conferme degli appuntamenti in questo articolo, ma qui ci sono alcune domande che le persone hanno spesso sulle migliori pratiche.

Come si automatizzano le email di conferma dell'appuntamento?

Puoi automatizzare le e-mail di conferma dell'appuntamento con uno strumento di pianificazione degli appuntamenti come Appointlet. Durante la configurazione, aggiungerai tutte le istruzioni della riunione al modello della riunione. Quindi condividerai quella pagina di pianificazione con i tuoi clienti e quando prenotano un appuntamento, l'e-mail di conferma personalizzata verrà inviata automaticamente.

Qual è lo strumento migliore per automatizzare le conferme degli appuntamenti?

Dipende dai tuoi bisogni. Appointlet è stata votata la migliore app gratuita per la pianificazione degli appuntamenti online, con l'opzione per funzionalità premium come le notifiche automatiche di promemoria. Se hai bisogno di una soluzione certificata HIPAA, considera invece una soluzione aziendale come Setmore.

Quali sono le cose più importanti da coprire nella conferma di un appuntamento?

I messaggi di conferma dell'appuntamento dovrebbero essere chiari e al punto. Evita di usare un linguaggio commerciale e includi dettagli importanti sulla riunione come data, ora e luogo. Potresti anche voler includere un'opzione "Aggiungi al calendario" in modo che possano includere facilmente la riunione nella loro pianificazione. Appointlet offre una funzione di invito al calendario che aggiunge automaticamente l'evento al calendario e-mail del partecipante.

Come faccio a fermare le mancate presentazioni e le cancellazioni dell'ultimo minuto?

Il modo migliore per evitare la mancata presentazione e le cancellazioni dell'ultimo minuto è con una politica chiara in anticipo. Ti consigliamo inoltre di inviare la conferma dell'appuntamento e le notifiche di promemoria al partecipante. Questi due miglioramenti da soli possono avere un grande impatto.

Anche gli host possono ricevere una conferma di appuntamento?

Sì, è importante che sia gli host che gli ospiti ricevano un messaggio di conferma dell'appuntamento una volta prenotato. Strumenti come Appointlet inviano messaggi di conferma a entrambe le parti. Gli ospitanti possono utilizzare tali notifiche per prepararsi al meglio per la riunione e fare i preparativi necessari in anticipo.

Cosa devo evitare quando scrivo una conferma di appuntamento?

I messaggi di conferma dell'appuntamento non devono includere un tono di vendita. Evita di aggiungere dettagli non necessari che distraggono dai dettagli della riunione. Attieniti al focus principale della tua e-mail e dovresti essere a posto.

Devo inviare una nuova conferma di appuntamento se dobbiamo riprogrammare?

Sì, dovresti sempre inviare una nuova conferma di appuntamento quando una riunione viene riprogrammata. Questo dovrebbe includere i dettagli aggiornati insieme alle tue informazioni di contatto. Appointlet invia automaticamente conferme di riprogrammazione, quindi non devi preoccuparti.

Qual è il miglior servizio SMS per la conferma degli appuntamenti?

ClickSend è uno dei migliori strumenti per inviare messaggi SMS ai tuoi clienti. Puoi integrare ClickSend con Appointlet per inviare conferme, promemoria e follow-up completamente personalizzati per i prossimi appuntamenti. Lo strumento consente inoltre di ricevere risposte e monitorare il tasso di risposta. Tieni presente che i messaggi SMS potrebbero comportare un costo aggiuntivo. Tendono ad essere poco costosi se acquistati all'ingrosso.

Il tempo è il tuo bene più prezioso; non lasciare che vada sprecato.

Il più grande dilemma del ventunesimo secolo è che c'è così tanto da fare, ma così poco tempo per farlo. Non lasciare che le persone perdano tempo con mancate presentazioni e appuntamenti persi. L'invio dei giusti messaggi di conferma ti aiuterà a risparmiare questi preziosi minuti, quindi usali a tuo vantaggio e sfruttali al meglio.