Jak wysyłać e-maile i SMS-y z potwierdzeniem wizyty, aby zapobiec nie pokazom?

Jako ktoś, kto specjalizuje się w oprogramowaniu do planowania spotkań, nie mogę nie zauważyć, jak wiele firm wciąż używa niezdarnych metod do umawiania spotkań. Uproszczenie procesu jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Ludzie po prostu wybierają czas i wypełniają formularz zgłoszeniowy. Co najlepsze, aplikacje do planowania są przeznaczone do wysyłania wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania i przypomnień.

Wysyłanie wiadomości potwierdzających spotkania z klientami nie tylko pomaga zmniejszyć liczbę nieobecności, ale także sprawia, że ​​Twoi klienci czują się docenieni, ponieważ wiedzą, że zależy Ci na ich czasie i chcesz, aby spotkanie odbyło się dokładnie zgodnie z planem.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak zwiększyć skuteczność potwierdzeń spotkań dzięki doskonale przygotowanym e-mailom i wiadomościom tekstowym.

Dlaczego potwierdzenie wizyty jest tak ważne?

Wysłanie potwierdzenia wizyty jest ważne z wielu powodów. Każde zaplanowane przez Ciebie spotkanie ma określoną wartość pieniężną. Niezależnie od tego, czy chodzi o czas, który z nimi spędzasz, czy o przychody, które mają przynieść Twojej firmie. Kiedy rezerwujesz czas na spotkanie, zakłada się, że dana osoba się pojawi. Jeśli tak się nie stanie, ponosisz koszt alternatywny za ten zmarnowany czas.

Koszt może nie być znaczny w przypadku jednego lub dwóch pominiętych spotkań, ale jeśli całkowicie przestaniesz wysyłać potwierdzenia, liczba nieobecnych występów może gwałtownie wzrosnąć, a związane z tym koszty również odpowiednio wzrosną.

Wiadomości potwierdzające pomagają chronić Cię przed stratami finansowymi związanymi z niestawieniem się. Twoi klienci mogą dokładnie sprawdzić szczegóły spotkania i upewnić się, że informacje są poprawne. Otrzymują również przypomnienie o zaplanowanym spotkaniu i mogą dodać je do swojego kalendarza poczty e-mail, aby otrzymywać powiadomienia w miarę zbliżania się spotkania.

Oto kilka innych sposobów, w jakie potwierdzenia spotkań mogą pomóc.

Wspólny odbiór w uzgodnionym czasie i miejscu

Twoje wiadomości potwierdzające zawierają szczegółowe informacje, takie jak uzgodniona lokalizacja i godzina spotkania. Można również dołączyć wszelkie specjalne instrukcje dotyczące spotkań. Możesz potrzebować ich do przygotowania czegoś z wyprzedzeniem lub chcieć poprowadzić ich do konkretnego pomieszczenia w budynku Twojej firmy. Potwierdzenie spotkania zawiera to wszystko.

Jedną z największych korzyści będą wirtualne spotkania, w których fizyczna lokalizacja zostanie zastąpiona łączem do sali konferencyjnej. Zamiast używać statycznego łącza (co prowadzi do problemów, takich jak bombardowanie zoomem), klienci otrzymają unikalny adres URL spotkania, który dotyczy tylko ich spotkania. Mogą dołączyć do spotkania jednym kliknięciem, co bardzo ułatwia im uczestnictwo.

Będziesz mieć również możliwość dołączenia danych kontaktowych na wypadek, gdyby uczestnik musiał się skontaktować. Może to być numer telefonu lub adres e-mail recepcjonistki lub samego gospodarza spotkania.

Konfigurowanie automatycznych wiadomości e-mail z przypomnieniem i wiadomości tekstowych

Automatyczne przypomnienia o spotkaniach są łatwe do wysłania i wręcz potężne, gdy masz działający system. Wysyłanie ich ręcznie jest kłopotliwe, a wiele sekretarek nie robi nawet obu. Oczekują, że uczestnik przejmie inicjatywę, co ostatecznie wiąże się z kosztami firmy.

Oprogramowanie do planowania służy do sprawdzania dostępności gospodarza spotkania, a następnie przedstawiania odpowiednich opcji dla osób do wyboru. Dopóki kalendarz poczty e-mail hosta jest dobrze utrzymany, jest bardzo mało miejsca na błędy ludzkie. W przypadku, gdy uczestnik wprowadzi błędne informacje, aplikacje takie jak Appointlet pozwolą Ci wejść i edytować odpowiedzi na formularze zgłoszeniowe po fakcie.

Przyjrzyjmy się jeszcze kilku sposobom potwierdzania terminów, które mogą być pomocne w poprawie frekwencji na spotkaniach.

• Rezygnacje w ostatniej chwili: wysyłanie potwierdzeń z odpowiednimi szczegółami pozwala Twoim klientom na dokonywanie wszelkich zmian w odpowiednim czasie i unikanie anulowań w ostatniej chwili.
• Wiadomości e-mail z potwierdzeniem spotkania: Większość ludzi ma zwyczaj regularnego sprawdzania wiadomości e-mail. Wysyłanie wiadomości potwierdzających na ich preferowane adresy e-mail to zawsze świetny pomysł.
• Teksty potwierdzenia spotkania (SMS): wiadomości SMS to doskonały sposób na rozszerzenie istniejących powiadomień e-mail. Wysyłanie potwierdzeń spotkań jako wiadomości SMS może poprawić obsługę klienta sms i zachować przed nimi szczegóły.
• Pisanie jasnego wiersza tematu: wiersz tematu wiadomości może decydować o tym, czy ktoś otworzy wiadomość e-mail, czy nie. Upewnij się, że wiersze tematu są jasne i zwięzłe, aby poprawić współczynnik otwarć.
• Ważne szczegóły dotyczące spotkania: Czasami formularze rezerwacji spotkań mogą być długie. Wiadomość e-mail z potwierdzeniem zazwyczaj zawiera odpowiedzi z formularza, dzięki czemu mogą sprawdzić, czy wszystko jest w porządku.
• Zasady anulowania z góry: komunikaty z potwierdzeniem spotkania powinny również zawierać jasne i z góry zasady anulowania. Gwarantuje to, że klienci wiedzą, jak odwołać wizytę z wyprzedzeniem.
• Zasady dotyczące nie pojawienia się: Jeśli masz zasady zwrotu pieniędzy za niestawienie się, umieszczenie tego w e-mailu z potwierdzeniem może zapobiec późniejszym kłótniom.
• W tym numer telefonu komórkowego do wsparcia: Nie jest złym pomysłem dołączenie numeru telefonu do wiadomości potwierdzających, aby uczestnicy mogli skontaktować się z wszelkimi pytaniami, jakie mogą mieć.

Najlepsze praktyki dotyczące e-maili i wiadomości potwierdzających spotkanie

Komunikaty z potwierdzeniem spotkania są najskuteczniejsze, gdy są krótkie i precyzyjne. Muszą zawierać tylko najistotniejsze informacje. Identyfikacja Twojej firmy w górnej części wiadomości e-mail jest powszechną praktyką. Nie trzeba dodawać, że należy podać datę, godzinę i lokalizację spotkania. Reszta treści zależy od Ciebie.

Oto kilka najlepszych praktyk, które możesz zastosować, aby napisać dobre wiadomości potwierdzające.

Przyjmowanie odwołań w ostatniej chwili

Wysyłanie wiadomości potwierdzających z odpowiednimi instrukcjami dotyczącymi zmiany harmonogramu lub anulowania pomaga zminimalizować anulowanie w ostatniej chwili. Ale jeśli Twoja polityka była jasno określona, ​​a ktoś nadal próbuje anulować w ostatniej chwili, powinieneś zebrać szczegółowe informacje o tym, dlaczego nie skontaktował się z Tobą wcześniej. Może zupełnie zapomnieli o spotkaniu, albo pojawiło się coś ważniejszego. Zadając właściwe pytania, będziesz w stanie zrozumieć, czy anulowanie było ich winą, czy coś po Twojej stronie można poprawić. Tak czy inaczej, będziesz w stanie dotrzeć do źródła i można tego uniknąć w przyszłości.

E-maile z potwierdzeniem spotkania

Wysyłanie wiadomości e-mail z potwierdzeniem działa w staromodny sposób. Możesz jednak strategicznie wykorzystać ten moment w cyklu życia klienta, aby uzyskać lepsze wyniki. Nie potrzebujesz żadnych wymyślnych projektów ani skomplikowanych rozwiązań. Najważniejsze jest, aby Twoja wiadomość była krótka i prosta.

Teksty potwierdzające wizytę (SMS)

Średnie wskaźniki otwarć SMS-ów są bliskie 98% , prawie trzy razy więcej niż e-maile. Dzięki temu wiemy, że potwierdzenia SMS to jeszcze skuteczniejsze e-maile.

W przeciwieństwie do wiadomości e-mail ilość tekstu, który możesz udostępnić w wiadomościach SMS, jest ograniczona. Upewnij się, że podajesz tylko najważniejsze informacje. Wystarczy podać tytuł spotkania, datę, godzinę i lokalizację. Niektóre firmy proszą uczestników o potwierdzenie otrzymania wiadomości, odpowiadając bezpośrednio.

Można argumentować, że przypomnienia SMS są nawet ważniejsze niż potwierdzenie. Wiadomość SMS z przypomnieniem zapewni, że będą pamiętać o zbliżającym się spotkaniu.

Pisanie jasnego tematu

W przeciwieństwie do e-maili marketingowych, wiersz tematu potwierdzenia spotkania nie musi być krzykliwy. Coś w rodzaju „Spotkanie potwierdzone: Demo produktu z Jane Doe” pomoże im określić, z kim się spotykają i o co chodzi. Adres e-mail nadawcy poinformuje ich, której firmy dotyczy. Później, jeśli będą musieli sprawdzić szczegóły wizyty, ten format ułatwia zeskanowanie i zlokalizowanie potwierdzenia.

Zawiera ważne szczegóły dotyczące spotkania

Nie zapomnij podać ważnych szczegółów dotyczących spotkania w wiadomościach potwierdzających. Pomaga to obu stronom przygotować się do spotkania, tak aby kiedy w końcu się spotkają, mogą rozmawiać o interesach bez marnowania czasu. Uwzględnienie tych informacji jest również ważne, aby klienci mogli dwukrotnie sprawdzić, czy zarezerwowali właściwe spotkanie z właściwymi osobami.

Zasady anulowania z góry

Stworzenie i przekazanie jasnej polityki anulowania rezerwacji umożliwia Twoim klientom wycofanie się, jeśli zajdzie taka potrzeba. Dzięki zautomatyzowanemu narzędziu do planowania możesz określić minimalne powiadomienie wymagane do anulowania. Jeśli spotkanie ma określoną opłatę za uczestnictwo, możesz nałożyć karę za późne anulowanie, aby zniechęcić do tej praktyki. W e-mailu z potwierdzeniem wyjaśnij również, w jaki sposób chcesz je anulować; może to być wiadomość tekstowa, e-mail, rozmowa telefoniczna lub automatyczny link.

Zasady dotyczące nie pojawienia się

Ochrona przed niepojawieniami się może prowadzić do znacznego wzrostu przychodów. Rozważ dodanie dokumentu Regulaminu do procesu planowania. Mogą zaznaczyć to pole, aby potwierdzić, że przeczytali i zatwierdzili warunki. Może to obejmować karę w przypadku przerwania spotkania. Biorąc to pod uwagę, jeśli klient wyciąga rękę i nie może się pojawić z powodu poważnych okoliczności, rozważ jednorazowy wyjątek od swojej reguły. Będziesz sygnalizował, że Ci na nich zależy, a to może zwiększyć lojalność wobec marki.

W tym numer telefonu do wsparcia

Niektórzy klienci zapisują się na spotkanie, ale mają dodatkowe pytania, na które chcą odpowiedzieć przed spotkaniem. Z tego powodu podanie numeru kontaktowego przedstawiciela firmy nie jest złym pomysłem. Jeśli dodanie numeru telefonu nie jest możliwe, możesz zamiast tego podać adres e-mail odpowiedzi.

Szablony e-maili z potwierdzeniem spotkania

Wiele firm przeszło na rezerwację spotkań za pomocą internetowego rozwiązania do planowania. Ułatwia to zautomatyzowanie potwierdzeń wychodzących wiadomości e-mail, które otrzymują ludzie.

Appointlet umożliwia tworzenie spersonalizowanych stron rezerwacji, które można dołączyć do stron docelowych lub udostępnić w wiadomości e-mail. Kiedy ludzie wybierają godzinę i wypełniają formularz zgłoszeniowy, dane rezerwacji są bezpiecznie przechowywane na Twoim koncie. Wszystkie informacje są prezentowane uczestnikowi na końcu procesu rezerwacji w bardzo czytelny sposób, dzięki czemu klienci otrzymują wszystko na pierwszy rzut oka i nie muszą przechodzić przez nie raz za razem. Oto jak komunikaty potwierdzające wyglądają w Appointlet.

Jeśli zdecydujesz się planować spotkania ręcznie i chcesz przyspieszyć proces potwierdzania spotkania, spróbuj utworzyć szablon wiadomości e-mail i zapisać go jako wersję roboczą. Ułatwi to edycję i wysyłanie nowej wiadomości w razie potrzeby:

Hej [Imię],

Twój [Tytuł spotkania] o [Data i godzina spotkania] został zaplanowany.

Dziękujemy za umówienie się z nami na spotkanie. Chętnie omówimy Twoje obawy i odpowiemy na wszelkie pytania!

Jeśli potrzebujesz pomocy przed spotkaniem, napisz do nas bezpośrednio lub zadzwoń na naszą linię obsługi klienta pod numer [Numer telefonu].

Jeśli nie możesz tego zrobić, zawsze możesz anulować lub przełożyć.

Z poważaniem,[Twoje imię]

Często zadawane pytania

W tym artykule omówiliśmy wszystkie podstawy potwierdzeń spotkań, ale oto kilka pytań, które ludzie często zadają na temat najlepszych praktyk.

Jak zautomatyzować e-maile z potwierdzeniem spotkania?

Możesz zautomatyzować e-maile z potwierdzeniem spotkania za pomocą narzędzia do planowania spotkań, takiego jak Appointlet. Podczas konfiguracji do szablonu spotkania dodasz wszelkie instrukcje dotyczące spotkania. Następnie udostępnisz tę stronę z harmonogramem swoim klientom, a kiedy zarezerwują spotkanie, spersonalizowany e-mail z potwierdzeniem zostanie wysłany automatycznie.

Jakie jest najlepsze narzędzie do automatyzacji potwierdzeń spotkań?

To zależy od Twoich potrzeb. Aplikacja Appointlet została uznana za najlepszą bezpłatną aplikację do planowania spotkań online, z opcją funkcji premium, takich jak automatyczne powiadomienia o przypomnieniach. Jeśli potrzebujesz rozwiązania z certyfikatem HIPAA, rozważ zamiast tego rozwiązanie dla przedsiębiorstw, takie jak Setmore.

Jakie są najważniejsze rzeczy, które należy uwzględnić w potwierdzeniu wizyty?

Komunikaty potwierdzające wizytę powinny być jasne i na temat. Unikaj używania zbytkownego języka i dołącz ważne szczegóły spotkania, takie jak data, godzina i lokalizacja. Możesz również dołączyć opcję „Dodaj do kalendarza”, aby mogli łatwo uwzględnić spotkanie w swoim harmonogramie. Aplikacja Appointlet oferuje funkcję zaproszenia do kalendarza , która automatycznie dodaje wydarzenie do kalendarza e-mail uczestnika.

Jak zatrzymać niedojazdy i odwołania w ostatniej chwili?

Najlepszym sposobem na uniknięcie niedojazdów i odwołań w ostatniej chwili jest posiadanie z góry jasnych zasad. Będziesz także chciał wysłać uczestnikowi potwierdzenie spotkania i przypomnienia. Same te dwa ulepszenia mogą mieć duży wpływ.

Czy gospodarze mogą również otrzymać potwierdzenie spotkania?

Tak, ważne jest, aby zarówno gospodarze, jak i goście otrzymali wiadomość z potwierdzeniem spotkania po jego zarezerwowaniu. Narzędzia takie jak Appointlet wysyłają wiadomości potwierdzające do obu stron. Gospodarze mogą wykorzystać te powiadomienia, aby lepiej przygotować się do spotkania i wcześniej poczynić niezbędne przygotowania.

Czego powinienem unikać pisząc potwierdzenie wizyty?

Komunikaty z potwierdzeniem spotkania nie powinny zawierać oferty sprzedaży. Unikaj dodawania niepotrzebnych szczegółów, które odwracają uwagę od szczegółów spotkania. Trzymaj się głównego celu wiadomości e-mail i powinieneś być gotowy.

Czy powinienem wysłać nowe potwierdzenie wizyty, jeśli musimy zmienić termin?

Tak, w przypadku zmiany terminu spotkania należy zawsze wysyłać potwierdzenie nowego terminu. Powinien zawierać zaktualizowane dane wraz z danymi kontaktowymi. Appointlet automatycznie wysyła potwierdzenia zmiany harmonogramu, więc nie musisz się o to martwić.

Jaka jest najlepsza usługa SMS do potwierdzania wizyt?

ClickSend to jedno z najlepszych narzędzi do wysyłania wiadomości SMS do Twoich klientów. Możesz zintegrować ClickSend z Appointlet , aby wysyłać w pełni spersonalizowane potwierdzenia, przypomnienia i uzupełnienia dotyczące nadchodzących spotkań. Narzędzie umożliwia również otrzymywanie odpowiedzi i śledzenie odsetka odpowiedzi. Pamiętaj, że wiadomości SMS mogą być dodatkowo płatne. Kupowane hurtowo wydają się być niedrogie.

Czas jest Twoim najcenniejszym zasobem; nie pozwól mu się zmarnować.

Największym dylematem XXI wieku jest to, że jest tak wiele do zrobienia, a tak mało czasu. Nie pozwól, aby ludzie marnowali Twój czas na niestawienie się i nieodebrane spotkania. Wysyłanie odpowiednich wiadomości potwierdzających pomoże Ci zaoszczędzić te cenne minuty, więc wykorzystaj je na swoją korzyść i jak najlepiej je wykorzystaj.