Руководство по выживанию для владельцев малого бизнеса во время кризиса (или в любое другое время)

Мир изменился.

И многие из этих изменений постоянны.

Пандемия Covid-19 вынудила нас (если вы еще этого не сделали) работать из дома и зависеть исключительно от онлайн-коммуникаций.

Это не обычный бизнес. И не будет еще долго.

Как владелец бизнеса, у меня есть сотрудники и подрядчики, которые частично или полностью полагаются на мой бизнес. К счастью, BlogWorks — это онлайн-компания. У нас есть офис, но, кроме двоих, мы все работаем удаленно.

Как онлайн-компания, мы организовали наши системы для связи с нашими клиентами и членами команды из любого места и в любое время.

А вы?

Если вы впервые работаете из дома или у вас уже много лет есть домашний офис, сейчас самое время пересмотреть оборудование и системы, необходимые для эффективной работы в нашем все более онлайн-мире.

Это мое руководство по выживанию для владельцев малого бизнеса в кризис (или в любое другое время).

1. Следите за своими цифрами

Если вы хотите развивать свой бизнес, начните с хороших данных. Как и при вождении автомобиля, вам нужна приборная панель с обратной связью, чтобы знать, как вы работаете.

Составление даже простой еженедельной информационной панели может помочь определить, где вы тратите деньги и усилия, а также стать хорошим мотиватором для вас и вашей команды.

Вот некоторые из основных чисел, на которые стоит обратить внимание:

• Точка равновесия. Количество клиентов, необходимое для покрытия ваших ежемесячных операционных расходов. Если вы запускаете новый онлайн-курс или услугу подписки, рассчитайте свой BEP, чтобы узнать, какой объем вам понадобится, чтобы получить прибыль.
  • Например, если производство видео, услуги хостинга (платформа для видео и обучения), реклама и часы работы ассистента обойдутся вам в 4500 долларов, из расчета 500 долларов за курс ваши расходы покроют ваши первые 9 клиентов.
• Пожизненная ценность клиента. Это простая математика: общий доход, ожидаемый от среднего клиента, минус стоимость привлечения = LTV клиента.
  • Вам нужно знать стоимость типичного клиента в долларах, чтобы принимать решения о рекламе (если вы тратите 45 долларов на рекламу в Facebook, чтобы привлечь клиента, стоит ли это того?), инвестировании в новый онлайн-курс или найме продавца-консультанта.
• Маржа продаж. Если вы продаете онлайн-курс или предоставляете услуги по подписке (программное обеспечение, услуги, техническое обслуживание и т. д.), легко рассчитать и отслеживать маржу (доход за вычетом переменных расходов) от продажи. Этот удобный инструмент от Shopify позволяет рассчитать валовую прибыль.

• 
• ROI на рекламу. Вы продвигали рекламу на Facebook или платили за размещение в Google Adwords? Пришло время вернуть долларовую прибыль от этих инвестиций. Этот бесплатный инструмент поможет вам запустить сценарии расходов на рекламу, кликов и продаж.
  • Если вы пользуетесь услугами консультанта по рекламе, они должны предоставить номера для отслеживания, если нет, наймите консультанта, чтобы он составил эти номера для вас. Не бросайте больше денег на рекламу, не зная ваших цифр!
    

    Как и в случае любых инвестиций, мерилом успеха рекламы в Facebook должна быть рентабельность инвестиций.

• Возврат в социальных сетях. Вы усердно работаете над созданием подписчиков в Instagram, надеясь, что это обернется продажами? Или начать каждый день проверять обновления Facebook?
  • Быстрый визит в Google Analytics покажет трафик, который приносят социальные сети. Трафик — это только один показатель, социальные сети могут предоставить другие преимущества, такие как: узнаваемость бренда, забота о ваших подписчиках и объявление о запуске и специальных предложениях.

Если вы инвестируете в маркетинг в социальных сетях, вам нужно знать, какой трафик он создает.

2. Создайте утреннюю рутину

Я не могу представить себе более важной привычки, чем утренняя рутина. Простая утренняя рутина может подготовить вас к «работе» и подготовить вас к продуктивному дню. Новое исследование, проведенное в Journal of Management, показало, что «привязанность» к работе по утрам имеет решающее значение для высокой производительности.

«Те, кто сознательно уделял несколько минут тому, чтобы мысленно вернуться к своей работе, размышляя о своих целях и приоритетах, испытали «каскад положительных переживаний в течение дня»» — Inc Magazine.

Идея утренней рутины состоит в том, чтобы уменьшить влияние настроения или качества сна и гарантировать, что вы сможете максимизировать свою продуктивность в самые продуктивные часы дня.

Некоторые вещи, которые нужно включить в свой распорядок дня:

• Перед тем, как лечь спать, быстро запишите первую работу, которую вы сделаете утром.
• Просыпайтесь в одно и то же время.
• Ограничьте социальные сети или чтение/просмотр новостей.
• Вдохновляйтесь и заземляйтесь. Я предпочитаю физические упражнения, но медитация, чтение, музыка или ходьба — отличные способы облегчить утреннюю работу.
• Питайтесь как спортсмен — избегайте сахара, простых углеводов и жирной пищи — вместо этого выбирайте сложные углеводы , белок и клетчатку, чтобы наслаждаться стабильной энергией на протяжении всего утра.
• Переход на рабочее время в одно и то же время каждый день. (см. № 5 «Как организовать домашний офис» ниже).
• Работайте в соответствии со своим планом полета (№ 3 ниже).

Начните свой день с простой еды из сложных углеводов и наслаждайтесь более стабильной энергией по утрам.

3. Планируйте как пилот

Пилоты никогда не покинут взлетно-посадочную полосу без четкого пункта назначения, и вы никогда не должны начинать свою неделю без четких целей на неделю.

Я писал о планировании как пилот в своей книге « Дай мне перерыв» . Идея довольно проста…

Уделите 5 минут каждое утро понедельника (я расскажу вам о процессе в этом посте), чтобы обдумать, где вы хотите «приземлиться» в пятницу. Эта рутина быстрого планирования может стать разницей между хаотичной неделей отвлекающих факторов и ощущением продуктивности в игре.

Вы можете записать свой «План полета» в Evernote, журнал или создать документ Google. Важно, чтобы вы продумали краткий список целей, которые будут продвигать вашу компанию вперед на этой неделе.

Для более крупных «валунов» (крупных проектов, выполнение которых занимает много дней/месяцев) укажите конкретную цель, которую вам нужно выполнить на этой неделе. Например, если вы обновляете свой веб-сайт, целью на этой неделе может быть изучение сайтов конкурентов и составление списка функций, которые вы хотите изменить на своем сайте.

Ваш план полета на неделю говорит вам, что самое важное и где вам нужно «приземлиться» к пятнице.

Теперь, вот реальная ценность вашего «Плана полета» — поймайте себя на том, что вы выходите из телефонной конференции или завершаете задачу, и переходите к своему Плану полета для получения указаний. Между каждой задачей есть возможность вернуться к тому, что наиболее важно для вашего бизнеса.

4. Научитесь аутсорсингу

Как генеральный директор своего бизнеса, вы не должны тратить свое время на изучение того, как выполнять работу, которую вы легко можете передать на аутсорсинг. Это сдерживает рост и тратит ваше время.

Наиболее очевидными работами для аутсорсинга являются технические задачи, такие как: обновление вашего веб-сайта, редактирование видео, публикация вашего блога или графический дизайн. Но, вы также должны посмотреть на:

• Бухгалтерия
• Редактирование вашего письма
• Ведение своего блога (мы можем это сделать!)
• Обновление старых постов в блоге, которые неэффективны (мы тоже можем это сделать!)
• Исследования для вебинаров и статей.
• Редактирование фотографий для размещения в вашем блоге или на вашем веб-сайте
• Видеосъемка для рекламных роликов, рекламы в Facebook или целевых страниц на вашем сайте.
• Создание последовательности электронных писем для отправки людям, подписавшимся на ваш список.
• Удаление старых контактов из списка рассылки
• Создание нового лид-магнита для вашего сайта

В BlogWorks мы обычно нанимаем фрилансеров на Upwork и Fiverr. Другие сайты для фрилансеров включают: Freelancer, TopTal или WorkHoppers.

Трюк с использованием фриланс-инструмента, такого как Upwork, заключается в использовании фильтров, чтобы быстро сократить поле до лучших кандидатов.

Хорошим тестом аутсорсинга задачи является расчет стоимости (по вашей почасовой ставке) обучения навыкам и выполнения задачи по сравнению с наймом фрилансера. Например, вам потребуется 4 часа, чтобы научиться даже базовым навыкам редактирования видео с помощью таких программ, как Camtasia (для ПК) или Screenflow (для Mac).

Прежде чем тратить часы на обучение технической работе, например редактированию видео, сравните это с наймом опытного фрилансера и получением профессионального продукта.

При 100 долларах в час это 400 долларов первоначальной стоимости потерянного времени. Компетентный видеоредактор может снять 3-минутное видео, отредактировать, добавить музыку, ваше вступление и концовку, загрузить на YouTube и даже включить миниатюру примерно за 60 долларов. Кроме того, ваши усилия будут выглядеть дилетантскими (я знаю, что пробовал) и потребуют постоянного обучения.

5. Организуйте свой домашний офис

Ум любит отвлекаться. Что-то такое простое, как нераспечатанная почта на вашем столе или стопка визитных карточек с сеанса нетворкинга, который вы посетили несколько месяцев назад, может привлекать ваше внимание каждые 12 минут.

«У тех, кто отвлекался на электронные письма и телефонные звонки, IQ снизился на 10 пунктов, что вдвое больше, чем было обнаружено в исследованиях воздействия курения марихуаны». – Лондонский институт психиатрии

Хорошей новостью является то, что 10-минутный сеанс уборки в домашнем офисе может превратить ваш отвлекающий стол в место продуктивной работы. Вот как начать:

Заголовок Приложив немного усилий, вы сможете навести порядок на рабочем месте и удвоить свою производительность.

• Инвестируйте в хорошее хранение и мебель. Удобное рабочее кресло, солидный письменный стол с книжными полками и простой картотечный шкаф (я предпочитаю два-три ящика, которые помещаются под столом) могут преобразить ваше рабочее пространство.
• Сложите все шнуры, кабели для зарядки и компьютерные принадлежности в один контейнер и спрячьте его от глаз (для своего домашнего офиса я вложил средства в соответствующие книжные шкафы, в нижней части одного из них есть двойные дверцы в виде шкафа, где я прячу вещи, которые мне редко нужны).
• Создайте систему для архивирования рукописных заметок и бумаги (см. Evernote ниже).
• Удалите все, что выглядит как незавершенная работа. Это могут быть файлы клиентов, разбитые очки, нераспечатанная почта или стикеры. Такие отвлекающие факторы всегда будут, сейчас самое время найти для них дом.
• Архив выполненных работ. Файлы клиентов, заметки по проектам, налоговые декларации и исследовательские документы можно хранить в недорогих банковских ящиках, маркировать и хранить вне поля зрения. Ваша цель — посвятить 100% своего внимания работе, которая имеет значение сегодня.

6. Освойте онлайн-инструменты

Если вы прятались от изучения основных онлайн-инструментов, то эти дни прошли. Мир переходит в онлайн — просто посмотрите на взрывной рост числа людей, компаний и правительств, пытающихся научиться использовать такие инструменты, как zoom.us, во время пандемии Covid-19.

Если вы ищете новый простой способ поиска или создания изображений и аудио, мы рекомендуем продукты Adobe. Вы можете найти все их творческие пакеты программного обеспечения здесь.

Не уверены, что у вас есть то, что вам нужно? Вот некоторые из основных вещей, которые должны быть в вашем офисе:

• Хорошее соединение WIFI. Для инструментов видеоконференций, таких как масштабирование, требуется высокоскоростная полоса пропускания. Используйте бесплатные инструменты, подобные этому, для проверки скорости вашего WIFI и позвоните своему оператору связи, если сомневаетесь.
• Видео-конференция. Трудно превзойти удобство быстрого видеозвонка, чтобы познакомиться с новым бизнес-знакомством или уладить некоторые рабочие детали с членом команды. Мы перешли на Zoom 4 года назад. Инструмент прост в использовании, имеет множество функций, а недорогая учетная запись позволяет совершать неограниченное количество звонков с множеством функций, таких как комнаты отдыха, чат, опросы и многое другое. Мы используем учетную запись вебинара для наших трансляций BlogWorks.
• Аудио запись. Теперь, когда вы проводите больше онлайн-конференций, вам понадобится хороший микрофон. Наушники, которые поставляются с вашим телефоном, по крайней мере, лучше, чем ничего. Или купите хороший петличный микрофон.
• Комплект освещения. Вы будете проводить видеоконференции гораздо чаще, а простой комплект освещения уберет отвлекающие тени, поможет с ранними утренними или поздними ночными звонками (полезно, если вы работаете в разных часовых поясах) и настроит вас на запись видео.

Пара недорогих светодиодных светильников сделает вашу презентацию более профессиональной

• Видеохостинг . Если вы записываете видео для своего первого онлайн-курса или добавляете его на свой веб-сайт, вам необходимо сначала сохранить этот клип на хостинге. Мы используем Vimeo уже много лет, и нам нравится, как просто загружать и упорядочивать все наши записи.

Ваш видеохостинг позволяет вам упорядочивать свои коллекции

• Коммуникации команды . Организуйте общение и отчетность своей команды с помощью бесплатной учетной записи в Slack. Он прост в использовании, и вы можете в любое время обновить сторонние приложения.
• СМС сообщения . Трудно превзойти текстовые сообщения для привлечения внимания подрядчика, поставщика или даже сотрудника, отвлеченного большим проектом. Если вы часто пользуетесь текстовыми сообщениями, загрузите приложение на свой компьютер, чтобы было проще обмениваться документами, изображениями и чтобы вы могли печатать с помощью клавиатуры.
• Хранение . Перевод вашего бизнеса в онлайн будет означать, что вам нужно будет обмениваться документами (см. Документы Google далее), изображениями, отчетами, PDF-файлами и фотографиями с клиентами и членами команды. Электронная почта не способ сделать это. Dropbox позволяет вам контролировать, что остается на вашем компьютере (чтобы вы могли освободить драгоценное место для хранения) и с кем вы делитесь документами.
• Гугл Документы . Трудно превзойти вездесущий набор бесплатных инструментов Google для создания и обмена документами. Вы можете быстро создавать и обмениваться документами, электронными таблицами и выбирать, кто получит доступ и может просматривать, комментировать или редактировать.
• Эверноут . Я не нашел лучшего инструмента для систематизации идей, записи рукописных заметок со встречи или просмотра веб-страниц (Evernote может убрать всю рекламу). Майкл Хаятт не зря называет Evernote своим «цифровым мозгом». Начните с бесплатной учетной записи, обновите ее, если хотите получать доступ к своим заметкам в автономном режиме.

Evernote отлично подходит для записи ваших рукописных заметок и облегчения их извлечения.

7. Разделяйте работу и дом

Теперь, когда у вас есть домашний офис с легким доступом к миру и возможностью записывать видео, писать следующую книгу и выполнять массу работы, вам нужны границы. Долгие часы работы без четкой границы между рабочим временем и домашним временем — это рецепт выгорания, не говоря уже о том, какое влияние это окажет на непосредственные отношения.

Но трудно разделять работу и личную жизнь, когда ваш домашний офис находится в коридоре от вашей кухни.

Приложив немного усилий, вы сможете создать домашний офис, который станет местом назначения, отделенным от остального дома.

Вот как начать:

• Держите все свои рабочие принадлежности (пластинки, стул, письменный стол, мусор и т. д.) в одном месте, а не разбросанным по дому. В идеале, в этой комнате должна быть дверь, которую вы закрываете, когда не находитесь «в офисе».
• Установите часы, когда вы будете «идти» на работу и собирать вещи в конце дня.
• Платье для работы. Исследования показывают, что когда мы одеваемся, чтобы идти на работу, это помогает нам работать более продуктивно. «Работа в пижаме может показаться развлечением на пару дней, но вскоре вы обнаружите, что продуктивность снижается», — пишет Джошуа Дюваль.
• Настройте телефон на отключение оповещений за час до сна.
• Не проверяйте электронную почту или телефонные сообщения в нерабочее время.

Ваш успех как владельца бизнеса зависит от вашей способности сосредоточиться и выполнять работу максимально эффективно. И это включает в себя обновление вашего оборудования и систем.

Большинство предложений в этом руководстве можно выполнить за несколько минут или при быстром посещении Amazon. Некоторым (например, установлению границ между работой и домом) потребуется больше времени, чтобы отработать их и превратить в привычки.

В любом случае ваши инвестиции в производительность окупятся в ближайшие годы. Пришло время начать.

Вам понравилась эта статья? Проверьте это:

11 высокопродуктивных вещей, которые владельцы малого бизнеса должны делать во время кризиса
Почему авторы бестселлеров Браун, Кийосаки, Рубин, Максвелл и Годин ведут блог?
4 действия в социальных сетях, которые вы должны делать в 2020 году

Фото овсянки Джейн Дуурсма на Unsplash
Фотография домашнего офиса Майкла Соледада на Unsplash