Ein Überlebensleitfaden für Kleinunternehmer während einer Krise (oder jederzeit)

Die Welt hat sich verändert.

Und viele dieser Veränderungen sind dauerhaft.

Die Covid-19-Pandemie hat uns (falls Sie es noch nicht waren) gezwungen, von zu Hause aus zu arbeiten und ausschließlich auf Online-Kommunikation angewiesen zu sein.

Es ist nicht wie gewohnt. Und das wird noch lange nicht sein.

Als Geschäftsinhaber habe ich Mitarbeiter und Auftragnehmer, die für einen Teil oder das gesamte Einkommen auf mein Unternehmen angewiesen sind. Glücklicherweise ist BlogWorks ein Online-Unternehmen. Wir haben ein Büro, aber bis auf zwei von uns arbeiten alle remote.

Als Online-Unternehmen haben wir unsere Systeme so organisiert, dass sie von überall und jederzeit mit unseren Kunden und Teammitgliedern in Verbindung treten können.

Was ist mit Ihnen?

Wenn Sie jetzt zum ersten Mal von zu Hause aus arbeiten oder seit Jahren ein Heimbüro haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um die Geräte und Systeme zu überprüfen, die Sie benötigen, um in unserer zunehmend online-Welt effektiv zu arbeiten.

Dies ist mein Überlebensleitfaden für Kleinunternehmer in einer Krise (oder jederzeit).

1. Achten Sie auf Ihre Zahlen

Wenn Sie Ihr Geschäft ausbauen möchten, beginnen Sie mit guten Daten. Wie beim Autofahren benötigen Sie ein Dashboard mit Feedback, um Ihre Leistung zu ermitteln.

Das Erstellen selbst eines einfachen wöchentlichen Dashboards kann helfen, zu erkennen, wo Sie Geld und Mühe verschwenden, aber auch eine gute Motivation für Sie und Ihr Team sein.

Hier sind einige der grundlegenden Zahlen, die Sie im Auge behalten sollten:

• Gewinnschwelle. Die Anzahl der Kunden, die erforderlich ist, um Ihre monatlichen Betriebskosten zu decken. Wenn Sie einen neuen Online-Kurs oder Abonnementdienst starten, berechnen Sie Ihren BEP, um zu wissen, welches Volumen Sie benötigen, um schwarze Zahlen zu schreiben.
  • Wenn beispielsweise Videoproduktion, Hosting-Dienste (Video- und Lernplattform), Werbung und Stunden eines Assistenten alle 4.500 US-Dollar betragen, decken Ihre ersten 9 Kunden Ihre Kosten bei 500 US-Dollar pro Kurs.
• Lebenszeitwert eines Kunden. Das ist einfache Mathematik: Gesamtumsatz, der von einem durchschnittlichen Kunden erwartet wird, abzüglich Akquisitionskosten = LTV eines Kunden.
  • Sie müssen den Dollarwert eines typischen Kunden kennen, um Entscheidungen über Werbung zu treffen (wenn Sie 45 US-Dollar für Facebook-Werbung ausgeben, um einen Kunden zu gewinnen, ist es das wert?), in einen neuen Online-Kurs zu investieren oder einen Verkaufsassistenten einzustellen.
• Marge beim Verkauf. Wenn Sie einen Online-Kurs verkaufen oder einen Abonnementdienst (Software, Dienstleistungen, Wartung usw.) betreiben, ist es einfach, die Marge (Einnahmen abzüglich variabler Ausgaben) eines Verkaufs zu berechnen und zu überwachen. Mit diesem praktischen Tool von Shopify können Sie die Bruttomarge berechnen.

• 
• ROI für Werbung. Haben Sie Anzeigen auf Facebook verstärkt oder für einen Google Adwords-Eintrag bezahlt? Es ist an der Zeit, eine Dollarrendite auf diese Investition zu setzen. Dieses kostenlose Tool hilft Ihnen dabei, Szenarien für Werbeausgaben, Klicks und Verkäufe durchzuführen.
  • Wenn Sie einen Werbeberater beauftragen, sollte dieser Tracking-Nummern bereitstellen, andernfalls beauftragen Sie einen Berater, diese Nummern für Sie zusammenzustellen. Werfen Sie nicht mehr Geld in die Werbung, ohne Ihre Zahlen zu kennen!
    

    Wie bei jeder Investition muss der Erfolg von Facebook-Werbung am ROI der Ausgaben gemessen werden

• Zurück in den sozialen Medien. Arbeiten Sie daran, eine Instagram-Follower aufzubauen, in der Hoffnung, dass daraus Verkäufe werden? Oder jeden Tag anfangen, Facebook-Updates zu überprüfen?
  • Ein kurzer Besuch bei Google Analytics zeigt den Traffic, den Social Media einbringt. Traffic ist nur eine Messgröße, Social Media kann andere Vorteile bieten, wie z.

Wenn Sie in Social Media Marketing investieren, müssen Sie wissen, welchen Traffic es erzeugt

2. Erstellen Sie eine Morgenroutine

Ich kann mir keine wichtigere Gewohnheit vorstellen als eine Morgenroutine. Eine einfache Morgenroutine kann Sie bereit machen, „zur Arbeit zu gehen“ und Sie auf einen produktiven Tag vorbereiten. Eine neue Studie des Journal of Management ergab, dass die morgendliche „Wiederanbindung“ an die Arbeit entscheidend für eine hohe Produktivität ist.

„Diejenigen, die sich bewusst ein paar Minuten Zeit nahmen, um sich mental wieder an ihre Arbeit zu gewöhnen, indem sie über ihre Ziele und Prioritäten nachdachten, erlebten im Laufe des Tages ‚eine Kaskade positiver Erfahrungen'.“ – Inc Magazine

Die Idee einer Morgenroutine besteht darin, den Einfluss von Stimmung oder Schlafqualität zu reduzieren und sicherzustellen, dass Sie Ihre Produktivität in den normalerweise produktivsten Stunden Ihres Tages maximieren können.

Einige Dinge, die Sie in Ihre Routine aufnehmen sollten:

• Bevor Sie zu Bett gehen, notieren Sie sich schnell die erste Arbeit, die Sie morgens angehen werden.
• Gleichzeitig aufwachen.
• Beschränken Sie soziale Medien oder das Lesen/Schauen der Nachrichten.
• Inspiriere und erde dich. Ich bevorzuge Bewegung, aber Meditation, Lesen, Musik oder Spazierengehen sind alles großartige Möglichkeiten, um Ihre Morgenarbeit zu erleichtern.
• Essen Sie wie ein Sportler – vermeiden Sie Zucker, einfache Kohlenhydrate und fetthaltige Lebensmittel – wählen Sie stattdessen komplexe Kohlenhydrate , Proteine ​​und Ballaststoffe, um den ganzen Morgen über konstante Energie zu genießen.
• Übergang zur Arbeitszeit jeden Tag zur gleichen Zeit. (siehe Nr. 5, wie Sie Ihr Home Office organisieren, unten).
• Arbeiten Sie mit Ihrem Flugplan (Nr. 3, unten).

Beginnen Sie Ihren Tag mit einer einfachen Mahlzeit aus komplexen Kohlenhydraten und genießen Sie den ganzen Morgen über gleichmäßigere Energie.

3. Planen Sie wie ein Pilot

Piloten würden niemals ohne klares Ziel die Startbahn verlassen und Sie sollten Ihre Woche niemals ohne klare Ziele für die Woche beginnen.

Ich habe in meinem Buch Give me a Break darüber geschrieben, wie ein Pilot zu planen. Die Idee ist ziemlich einfach…

Nehmen Sie sich jeden Montagmorgen 5 Minuten Zeit (ich führe Sie in diesem Beitrag durch den Prozess), um zu überlegen, wo Sie am Freitag „landen“ möchten. Diese schnelle Planungsroutine kann den Unterschied ausmachen zwischen einer chaotischen Woche voller Ablenkungen und dem Gefühl, immer produktiver zu sein.

Sie können Ihren „Flugplan“ in Evernote, einem Tagebuch, aufzeichnen oder ein Google-Dokument erstellen. Wichtig ist, dass Sie eine kurze Liste von Zielen durchdenken, die Ihr Unternehmen in dieser Woche voranbringen werden.

Für größere „Boulder“ (große Projekte, die viele Tage/Monate in Anspruch nehmen), führen Sie das spezifische Ziel auf, das Sie diese Woche abschließen müssen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Website aktualisieren, könnte das Ziel dieser Woche darin bestehen, die Websites von Mitbewerbern zu recherchieren und eine Liste der Funktionen zu erstellen, die Sie auf Ihrer Website ändern möchten.

Ihr Flugplan für die Woche sagt Ihnen, was am wichtigsten ist und wo Sie bis Freitag „landen“ müssen.

Nun, hier ist der wirkliche Wert Ihres „Flugplans“ – erwischen Sie sich selbst, wenn Sie aus einer Telefonkonferenz kommen oder eine Aufgabe abschließen, und gehen Sie zu Ihrem Flugplan, um Anweisungen zu erhalten. Zwischen jeder Aufgabe besteht die Möglichkeit, den Kurs wieder auf das zu ändern, was für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.

4. Erfahren Sie, wie Sie auslagern

Als CEO Ihres Unternehmens sollten Sie Ihre Zeit nicht damit verbringen, zu lernen, wie man Jobs erledigt, die Sie leicht auslagern können. Das erstickt das Wachstum und verschwendet Ihre Zeit.

Die naheliegendsten Jobs zum Auslagern sind technische Aufgaben wie: Aktualisieren Ihrer Website, Videobearbeitung, Veröffentlichen Ihres Blogs oder Grafikdesign. Aber man sollte sich auch anschauen:

• Buchhaltung
• Bearbeitung Ihres Schreibens
• Schreiben Ihres Blogs (das können wir!)
• Alte Blogbeiträge aktualisieren, die unterdurchschnittlich sind (das können wir auch!)
• Recherche für Webinare und Artikel.
• Bearbeiten von Fotos, um sie in Ihren Blog oder auf Ihre Website aufzunehmen
• Videodrehs für Verkaufsvideos, Facebook-Werbung oder Landingpages auf Ihrer Website.
• Erstellen Sie E-Mail-Sequenzen, um sie an Personen zu senden, die sich für Ihre Liste anmelden.
• Löschen alter Kontakte in Ihrer Mailingliste
• Erstellen Sie einen neuen Lead-Magneten für Ihre Website

Bei BlogWorks stellen wir normalerweise Freelancer auf Upwork und Fiverr ein. Andere Freelancer-Websites sind: Freelancer, TopTal oder WorkHoppers.

Der Trick bei der Verwendung eines freiberuflichen Tools wie Upwork besteht darin, Filter zu verwenden, um das Feld schnell auf die besten Bewerber zu reduzieren

Ein guter Test für die Auslagerung einer Aufgabe besteht darin, die Kosten (zu Ihrem Stundensatz) für das Erlernen der Fähigkeiten und das Erledigen der Aufgabe im Vergleich zur Einstellung eines Freiberuflers zu berechnen. Sie brauchen beispielsweise 4 Stunden, um zu lernen, wie Sie mit Software wie Camtasia (für PC) oder Screenflow (für Mac) selbst die grundlegenden Videobearbeitungsfähigkeiten beherrschen.

Bevor Sie Ihre Stunden investieren, um zu lernen, wie man technische Arbeiten wie Videobearbeitung durchführt, vergleichen Sie das mit der Einstellung eines erfahrenen Freiberuflers und der Anschaffung eines professionellen Produkts.

Bei 100 $ pro Stunde ist das ein Anfangswert von 400 $ an verlorener Zeit. Ein kompetenter Videoeditor kann ein 3-Minuten-Video aufnehmen, bearbeiten, Musik, Ihr Intro und Outro hinzufügen, auf YouTube hochladen – sogar ein Thumbnail für etwa 60 US-Dollar hinzufügen. Außerdem werden Ihre Bemühungen amateurhaft aussehen (ich weiß, dass ich es versucht habe) und kontinuierliches Lernen erfordern.

5. Organisieren Sie Ihr Homeoffice

Der Verstand liebt Ablenkungen. Etwas so Einfaches wie ungeöffnete Post auf Ihrem Schreibtisch oder ein Stapel Visitenkarten von einer Networking-Sitzung, an der Sie vor Monaten teilgenommen haben, kann Ihre Aufmerksamkeit bis zu alle 12 Minuten erregen.

„Diejenigen, die durch E-Mails und Telefonanrufe abgelenkt waren, sahen einen Rückgang ihres IQ um 10 Punkte, doppelt so viel wie in Studien über die Auswirkungen des Rauchens von Marihuana festgestellt wurde.“ – Londoner Institut für Psychiatrie

Die gute Nachricht ist, dass eine 10-minütige Entrümpelungssitzung im Home Office Ihren Ablenkungsschreibtisch in einen Ort der Produktivität verwandeln kann. So fangen Sie an:

Bildunterschrift Mit ein wenig Aufwand können Sie Ihren Arbeitsplatz entrümpeln und Ihre Produktivität verdoppeln.

• Investieren Sie in qualitativ hochwertige Aufbewahrung und Möbel. Ein bequemer Arbeitsstuhl, ein solider Schreibtisch mit Bücherregalen und ein einfacher Aktenschrank (ich bevorzuge zwei oder drei Schubladeneinheiten, die unter den Schreibtisch passen) können Ihren Arbeitsplatz verändern.
• Legen Sie alle Kabel, Ladekabel und Computerutensilien in einen Behälter und außer Sichtweite (für mein Heimbüro habe ich in passende Bücherregale investiert, der Boden von einem hat Doppeltüren im Schrankstil, in denen ich Dinge verstaue, die ich selten brauche.)
• Erstellen Sie ein System zum Archivieren von handschriftlichen Notizen und Papier (siehe Evernote unten).
• Entfernen Sie alles, was wie unvollendete Arbeit aussieht. Dies können Kundenakten, zerbrochene Brillen, ungeöffnete Post oder Haftnotizen sein. Ablenkungen wie diese wird es immer geben, jetzt ist es an der Zeit, ein Zuhause für sie zu finden.
• Abgeschlossene Arbeiten archivieren. Kundenakten, Projektnotizen, Steuererklärungen und Forschungsunterlagen können alle in kostengünstigen Bankboxen archiviert, beschriftet und unsichtbar aufbewahrt werden. Ihr Ziel ist es, sich zu 100 % auf die Arbeit zu konzentrieren, auf die es heute ankommt.

6. Online-Tools beherrschen

Wenn Sie sich davor versteckt haben, grundlegende Online-Tools zu lernen, sind diese Zeiten vorbei. Die Welt wird online – schauen Sie sich nur die Explosion von Einzelpersonen, Unternehmen und Regierungen an, die sich bemühen, zu lernen, wie man Tools wie zoom.us während der Covid-19-Pandemie verwendet.

Wenn Sie nach einer einfachen neuen Möglichkeit suchen, Bilder und Audio zu finden oder zu erstellen, empfehlen wir Adobe-Produkte. Hier finden Sie alle ihre kreativen Softwarepakete.

Sie sind sich nicht sicher, was Sie brauchen? Hier sind einige der Grundlagen, die Sie in Ihrem Büro haben sollten:

• Gute WLAN-Verbindung. Videokonferenz-Tools wie Zoom erfordern Hochgeschwindigkeitsbandbreite. Verwenden Sie kostenlose Tools wie dieses, um Ihre WLAN-Geschwindigkeit zu testen, und rufen Sie im Zweifelsfall Ihren Mobilfunkanbieter an.
• Videokonferenzen. Es ist kaum zu überbieten, schnell einen Videoanruf zu tätigen, um einen neuen Geschäftskontakt kennenzulernen oder einige Arbeitsdetails mit einem Teammitglied zu klären. Wir sind vor 4 Jahren zu Zoom gewechselt. Das Tool ist einfach zu bedienen, hat viele Funktionen und das kostengünstige Konto ermöglicht unbegrenzte Anrufe mit vielen Funktionen wie Breakout-Räumen, Chat, Umfragen und mehr. Wir verwenden das Webinar-Konto für unsere BlogWorks-Übertragungen.
• Audio Aufnahme. Jetzt, wo Sie mehr Online-Konferenzgespräche führen, brauchen Sie ein gutes Mikrofon. Die Ohrhörer, die mit Ihrem Telefon geliefert wurden, sind zumindest besser als nichts. Oder rüsten Sie auf ein gutes Lavalier-Mikrofon auf.
• Beleuchtungsset. Sie werden viel mehr Videokonferenzen abhalten und ein einfaches Beleuchtungsset beseitigt störende Schatten, hilft bei Anrufen am frühen Morgen oder spät in der Nacht (hilfreich, wenn Sie in verschiedenen Zeitzonen arbeiten) und bereitet Sie auf die Aufnahme von Videos vor.

Ein paar preiswerte LED-Leuchten lassen Ihre Präsentation professioneller aussehen

• Video-Hosting . Wenn Sie ein Video für Ihren ersten Online-Kurs aufnehmen oder es zu Ihrer Website hinzufügen möchten, müssen Sie diesen Clip zuerst auf einem Hosting-Dienst speichern. Wir verwenden Vimeo seit Jahren und lieben es, wie einfach es ist, alle unsere Aufnahmen hochzuladen und zu organisieren.

Ihre Video-Hosting-Site ermöglicht es Ihnen, Ihre Sammlungen zu organisieren

• Teamkommunikation . Organisieren Sie Ihre gesamte Teamkommunikation und Berichterstattung mit einem kostenlosen Konto auf Slack. Es ist einfach zu bedienen und Sie können jederzeit Apps von Drittanbietern aktualisieren.
• SMS-Nachrichten . Es ist schwer, Textnachrichten zu übertreffen, um die Aufmerksamkeit eines Auftragnehmers, Lieferanten oder sogar eines Mitarbeiters zu erregen, der von einem großen Projekt abgelenkt wird. Wenn Sie häufig Textnachrichten verwenden, laden Sie die App auf Ihren Computer, um das Teilen von Dokumenten und Bildern zu vereinfachen und damit Sie mit Ihrer Tastatur tippen können.
• Lagerung . Wenn Sie Ihr Unternehmen ins Internet verlagern, müssen Sie Dokumente (siehe Google Docs als nächstes), Bilder, Berichte, PDFs und Fotos mit Kunden und Teammitgliedern teilen. E-Mail ist dafür nicht geeignet. Mit Dropbox können Sie steuern, was auf Ihrem Computer bleibt (so können Sie wertvollen Speicherplatz freigeben) und mit wem Sie Dokumente teilen.
• Google-Dokumente . Die allgegenwärtige Suite der kostenlosen Tools von Google zum Erstellen und Teilen von Dokumenten ist kaum zu übertreffen. Sie können schnell Dokumente und Tabellenkalkulationen erstellen und freigeben und auswählen, wer Zugriff erhält und entweder anzeigen, kommentieren oder bearbeiten kann.
• Evernote . Ich habe kein besseres Tool gefunden, um Ideen zu organisieren, handschriftliche Notizen von einem Meeting zu erfassen oder Webseiten zu stehlen (Evernote kann alle Werbung entfernen). Michael Hyatt nennt Evernote aus gutem Grund sein „digitales Gehirn“. Beginnen Sie mit einem kostenlosen Konto und führen Sie ein Upgrade durch, wenn Sie offline auf Ihre Notizen zugreifen möchten.

Evernote eignet sich hervorragend zum Erfassen Ihrer handschriftlichen Notizen und zum einfachen Abrufen

7. Arbeit und Zuhause trennen

Jetzt, wo Sie Ihr Heimbüro mit einfachem Zugang zur Welt und der Möglichkeit, Videos aufzunehmen, Ihr nächstes Buch zu schreiben und sich durch einen Berg von Arbeit zu kämpfen, eingerichtet haben, brauchen Sie Grenzen. Lange Arbeitszeiten ohne klare Grenzen zwischen Arbeitszeit und Privatzeit sind ein Rezept für Burnout, ganz zu schweigen von den Auswirkungen, die dies auf unmittelbare Beziehungen haben wird.

Aber es ist schwer, Arbeit und Privatleben zu trennen, wenn Ihr Heimbüro den Flur von Ihrer Küche entfernt ist.

Mit ein wenig Aufwand können Sie ein Heimbüro schaffen, das sich wie ein Reiseziel anfühlt, getrennt vom Rest Ihres Zuhauses.

So fangen Sie an:

• Haben Sie alle Ihre Arbeitsutensilien (Schallplatten, Stuhl, Schreibtisch, Recycling usw.) an einem Ort, anstatt sie in Ihrem Haus zu verteilen. Idealerweise haben Sie eine Tür in diesem Raum, die Sie schließen, wenn Sie nicht „im Büro“ sind.
• Legen Sie Zeiten fest, zu denen Sie am Ende des Tages „zur Arbeit gehen“ und packen können.
• Kleiden Sie sich für die Arbeit. Die Forschung zeigt, dass es uns in den Geist versetzen kann, produktiver zu sein, wenn wir uns anziehen, um zur Arbeit zu gehen. „Die Arbeit im Schlafanzug mag für ein paar Tage wie Spaß erscheinen, aber Sie werden bald feststellen, dass die Produktivität nachlässt“, schreibt Joshua Duvall.
• Stellen Sie Ihr Telefon so ein, dass Benachrichtigungen eine Stunde vor dem Schlafengehen deaktiviert werden.
• Vermeiden Sie das Abrufen von E-Mail- oder Telefonnachrichten außerhalb der Arbeitszeiten.

Ihr Erfolg als Unternehmer hängt von Ihrer Fähigkeit ab, sich zu konzentrieren und die Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen. Dazu gehört auch die Aktualisierung Ihrer Geräte und Systeme.

Die meisten Vorschläge in diesem Leitfaden können in wenigen Minuten oder mit einem kurzen Besuch bei Amazon durchgeführt werden. Einige (wie das Schaffen von Grenzen zwischen Arbeit und Zuhause) werden länger dauern, um zu üben und sich zu Gewohnheiten zu entwickeln.

In jedem Fall wird sich Ihre Investition in die Produktivität über Jahre hinweg auszahlen. Es ist Zeit anzufangen.

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