Un ghid de supraviețuire pentru proprietarii de întreprinderi mici în timpul unei crize (sau în orice moment)

Lumea s-a schimbat.

Și multe dintre aceste schimbări sunt permanente.

Pandemia de Covid-19 ne-a forțat (dacă nu erați deja) să lucrăm de acasă și să depindem exclusiv de comunicațiile online.

Nu este o afacere ca de obicei. Și nu va fi pentru mult timp.

În calitate de proprietar de afaceri, am angajați și antreprenori care se bazează pe afacerea mea pentru o parte sau pentru toate veniturile lor. Din fericire, BlogWorks este o companie online. Avem un birou, dar în afară de noi doi, toți lucrăm de la distanță.

Ca companie online, ne-am organizat sistemele pentru a ne conecta cu clienții și membrii echipei noastre de oriunde și în orice moment.

Şi tu?

Dacă acum lucrați de acasă pentru prima dată sau ați avut un birou la domiciliu de ani de zile, acum este momentul potrivit pentru a revizui echipamentele și sistemele de care aveți nevoie pentru a opera eficient în lumea noastră din ce în ce mai online.

Acesta este ghidul meu de supraviețuire pentru proprietarii de afaceri mici într-o criză (sau în orice moment).

1. Urmăriți-vă numerele

Dacă doriți să vă dezvoltați afacerea, începeți cu date bune. La fel ca la conducerea unei mașini, aveți nevoie de un tablou de bord cu feedback pentru a ști ce performanțe aveți.

Alcătuirea chiar și a unui simplu tablou de bord săptămânal vă poate ajuta să identificați unde irosești bani și efort, dar poate fi și un bun motivator pentru tine și echipa ta.

Iată câteva dintre numerele de bază de urmărit:

• Pragul de rentabilitate. Numărul de clienți necesar pentru a vă acoperi cheltuielile lunare de operare. Dacă lansați un nou curs online sau un serviciu de abonament, calculați-vă BEP pentru a ști ce volum veți avea nevoie pentru a obține în negru.
  • De exemplu, dacă producția video, serviciile de găzduire (platforma video și de învățare), publicitatea și orele unui asistent ajung la 4.500 USD, la 500 USD pe curs, primii 9 clienți vă acoperă costurile.
• Valoarea pe viață a unui client. Aceasta este o matematică simplă: venitul total așteptat de la un client mediu mai puțin costul de achiziție = LTV-ul unui client.
  • Trebuie să cunoașteți valoarea în dolari a unui client obișnuit pentru a lua decizii cu privire la publicitate (dacă cheltuiți 45 USD în publicitate pe Facebook pentru a obține un client, merită asta?), pentru a investi într-un nou curs online sau pentru a angaja un asistent de vânzări.
• Marja la vanzari. Dacă vindeți un curs online sau executați un serviciu de abonament (software, servicii, întreținere etc.) este ușor să calculați și să monitorizați marja (venituri mai puțin cheltuieli variabile) a unei vânzări. Acest instrument elegant de la Shopify vă permite să calculați marja brută.

• 
• Rentabilitatea investiției pe publicitate. Ați sporit anunțurile pe Facebook sau ați plătit pentru o listă Google Adwords? Este timpul să punem un dolar profit pe această investiție. Acest instrument gratuit vă va ajuta să rulați scenarii de cheltuieli publicitare, clicuri și vânzări.
  • Dacă utilizați un consultant de publicitate, acesta ar trebui să vă furnizeze numere de urmărire, dacă nu, angajați un consultant pentru a pune aceste numere împreună. Nu aruncați mai mulți bani în reclamă fără să vă cunoașteți numerele!
    

    Ca orice investiție, măsura succesului cu publicitatea pe Facebook trebuie să fie rentabilitatea investiției pe cheltuieli

• Reveniți pe rețelele de socializare. Te gândești să construiești o urmărire pe Instagram, în speranța că se va transforma în vânzări? Sau începeți în fiecare zi să verificați actualizările Facebook?
  • O vizită rapidă la Google Analytics va arăta traficul pe care îl aduce rețelele sociale. Traficul este doar o măsură, rețelele sociale pot oferi alte beneficii, cum ar fi: cunoașterea mărcii, creșterea adepților dvs. și anunțarea lansărilor și ofertelor speciale.

Dacă investești în marketing pe rețelele sociale, trebuie să știi ce trafic creează

2. Construiește o rutină de dimineață

Nu mă pot gândi la vreun obicei mai important de dezvoltat decât o rutină de dimineață. O simplă rutină de dimineață te poate pregăti să „mergi la muncă” și să te pregătească pentru o zi productivă. O nouă cercetare din Journal of Management a constatat că „reatașarea” la muncă dimineața este critică pentru productivitatea ridicată.

„Cei care au avut în mod conștient câteva minute pentru a se reconecta mental de munca lor, reflectând asupra obiectivelor și priorităților lor, au experimentat „o cascadă de experiențe pozitive în timpul zilei.” – Inc Magazine

Ideea unei rutine de dimineață este de a reduce influența dispoziției sau a calității somnului și de a vă asigura că vă puteți maximiza productivitatea în ceea ce sunt de obicei cele mai productive ore ale zilei.

Câteva lucruri de inclus în rutina ta:

• Înainte de a merge la culcare, notează rapid prima muncă pe care o vei aborda dimineața.
• Treziți-vă în același timp.
• Limitați rețelele sociale sau citirea/vizionarea știrilor.
• Inspiră-te și întemeiază-te. Prefer exercițiile fizice, dar meditația, lectura, muzica sau mersul pe jos sunt toate modalități excelente de a vă ușura munca de dimineață.
• Mâncați ca un atlet - evitați zaharurile, carbohidrații simpli și alimentele grase - alegeți, în schimb, carbohidrații complecși , proteinele și fibrele pentru a vă bucura de energie constantă, care durează toată dimineața.
• Trecerea la timpul de lucru la aceeași oră în fiecare zi. (vezi #5 Cum să-ți organizezi biroul de acasă, mai jos).
• Lucrează din planul tău de zbor (nr. 3, mai jos).

Începeți-vă ziua cu o masă simplă de carbohidrați complecși și bucurați-vă de energie mai consistentă în timpul dimineții.

3. Planifică ca un pilot

Piloții nu ar părăsi niciodată pista fără o destinație clară și nu ar trebui să-ți începi niciodată săptămâna fără obiective clare pentru săptămână.

Am scris despre planificare ca un pilot în cartea mea Dă-mi o pauză . Ideea este destul de simpla...

Luați 5 minute în fiecare luni dimineață (vă ghidez prin procesul în această postare) pentru a vă gândi unde doriți să „aterizați” vineri. Această rutină de planificare rapidă poate fi diferența dintre o săptămână haotică de distrageri și a te simți productiv în și în jocul tău.

Puteți înregistra „Planul de zbor” în Evernote, un jurnal sau puteți crea un document Google. Ceea ce este important este să vă gândiți la o listă scurtă de obiective care vă vor duce compania înainte în această săptămână.

Pentru „boulders” mai mari (proiecte mari care durează multe zile/luni pentru a fi finalizate), enumerați obiectivul specific pe care trebuie să îl finalizați în această săptămână. De exemplu, dacă vă actualizați site-ul web, scopul în această săptămână ar putea fi să cercetați site-urile concurenților și să faceți o listă cu funcțiile pe care doriți să le modificați pe site-ul dvs.

Planul dvs. de zbor pentru săptămână vă spune ce este cel mai important și unde trebuie să „aterizați” până vineri.

Acum, iată valoarea reală a „Planului de zbor” – surprindeți-vă că veniți de la o conferință telefonică sau finalizați o sarcină și mergeți la Planul de zbor pentru a primi direcții. Între fiecare sarcină există o oportunitate de a schimba cursul înapoi la ceea ce este cel mai important pentru afacerea dvs.

4. Aflați cum să externalizați

În calitate de CEO al afacerii tale, nu ar trebui să-ți petreci timpul învățând cum să faci locuri de muncă pe care le poți externaliza cu ușurință. Asta înăbușește creșterea și îți pierde timpul.

Cele mai evidente joburi de externalizat sunt sarcini tehnice precum: actualizarea site-ului, editarea video, publicarea blogului sau designul grafic. Dar, ar trebui să te uiți și la:

• Contabilitate
• Editarea scrisului dvs
• Scrierea blogului dvs. (putem face asta!)
• Actualizarea postărilor vechi de blog care au performanțe slabe (putem face și asta!)
• Cercetare pentru webinarii și articole.
• Editarea fotografiilor pentru a le include pe blogul sau pe site-ul dvs. web
• Filmări video pentru videoclipuri de vânzări, publicitate pe Facebook sau pagini de destinație de pe site-ul dvs.
• Crearea de secvențe de e-mail pentru a le trimite persoanelor care se înscriu în lista dvs.
• Ștergerea persoanelor de contact vechi din lista de corespondență
• Crearea unui nou magnet de plumb pentru site-ul dvs. web

La BlogWorks, de obicei angajăm freelanceri pe Upwork și Fiverr. Alte site-uri pentru freelanceri includ: Freelancer, TopTal sau WorkHoppers.

Trucul cu utilizarea unui instrument independent precum Upwork este să folosiți filtre pentru a reduce rapid câmpul la cei mai buni aplicanți

Un bun test de externalizare a unei sarcini este să calculați costul (la rata dvs. orară) al învățării abilităților și al îndeplinirii sarcinii, în comparație cu angajarea unui freelancer. De exemplu, îți va lua 4 ore pentru a învăța cum să stăpânești chiar și abilitățile de bază de editare video folosind software precum Camtasia (pentru PC) sau Screenflow (pentru Mac).

Înainte de a-ți investi orele pentru a învăța cum să faci lucrări tehnice, cum ar fi editarea video, compară asta cu angajarea unui freelancer cu experiență și obținerea unui produs profesional.

La 100 USD pe oră, aceasta este o valoare inițială de 400 USD a timpului pierdut. Un editor video competent poate să facă un videoclip de 3 minute, să editeze, să adauge muzică, introducerea și finalul, încărcarea pe YouTube – chiar și o miniatură pentru aproximativ 60 USD. În plus, eforturile tale vor părea amator (știu că l-am încercat) și necesită o învățare continuă.

5. Organizează-ți biroul de acasă

Mintea iubește distragerile. Ceva la fel de simplu ca e-mail nedeschis pe birou sau un teanc de cărți de vizită de la o sesiune de rețea la care ați participat cu luni în urmă vă poate atrage atenția la fiecare 12 minute.

„Cei distrași de e-mailuri și apeluri telefonice au înregistrat o scădere de 10 puncte a IQ-ului lor, de două ori mai mare decât cea constatată în studiile privind impactul fumatului de marijuana.” – Institutul de Psihiatrie din Londra

Vestea bună este că o sesiune de dezordine de 10 minute la biroul de acasă vă poate transforma biroul de distragere a atenției într-un loc de productivitate. Iată cum să începeți:

Subtitrare Cu puțin efort, vă puteți dezordine spațiul de lucru și vă puteți dubla productivitatea.

• Investește în depozitare și mobilier de bună calitate. Un scaun de lucru confortabil, un birou solid cu rafturi de cărți și un dulap simplu de dosar (prefer două sau trei unități de sertare care se potrivesc sub birou) vă pot transforma spațiul de lucru.
• Puneți toate cablurile, cablurile de încărcare și accesoriile de calculator într-un singur container și ferite de vedere (pentru biroul meu de acasă am investit în biblioteci asortate, partea de jos a unuia are uși duble în stil dulap unde așez lucruri de care rareori am nevoie.)
• Creați un sistem pentru arhivarea notelor și hârtiei scrise de mână (vezi Evernote, mai jos).
• Îndepărtați orice lucru care pare a fi neterminat. Acestea pot fi fișiere client, ochelari sparți, corespondență nedeschisă sau note lipicioase. Întotdeauna vor exista distrageri ca acestea, acum este momentul să le găsiți o casă.
• Arhiva lucrare finalizată. Fișierele clienților, notele de proiect, declarațiile fiscale și documentele de cercetare pot fi toate arhivate în cutii bancare ieftine, etichetate și stocate la vedere. Scopul tău este să-ți dedici 100% din atenția muncii care contează astăzi.

6. Stăpânește instrumentele online

Dacă v-ați ascuns de învățarea instrumentelor de bază online, acele zile au trecut. Lumea devine online – doar uitați-vă la explozia de indivizi, întreprinderi și guverne care se luptă pentru a învăța cum să folosească instrumente precum zoom.us în timpul pandemiei de Covid-19.

Dacă sunteți în căutarea unui nou mod ușor de a găsi sau de a crea imagini și sunet, vă recomandăm produsele Adobe. Puteți găsi toate pachetele lor creative de software aici.

Nu sunteți sigur că aveți ceea ce aveți nevoie? Iată câteva dintre elementele de bază pe care ar trebui să le ai în biroul tău:

• Conexiune WIFI bună. Instrumentele de videoconferință, cum ar fi zoom, necesită lățime de bandă de mare viteză. Utilizați instrumente gratuite ca acesta pentru a vă testa vitezele WIFI și sunați-vă operatorul dacă aveți îndoieli.
• Videoconferinta. Este greu să depășiți confortul de a participa la un apel video rapid pentru a întâlni o nouă conexiune de afaceri sau pentru a rezolva unele detalii de lucru cu un membru al echipei. Am trecut la zoom acum 4 ani. Instrumentul este ușor de utilizat, are o mulțime de funcții, iar contul low-cost permite apeluri nelimitate cu o mulțime de funcții precum săli de lucru, chat, sondaje și multe altele. Folosim contul de webinar pentru transmisiunile noastre BlogWorks.
• Inregistrare audio. Acum că efectuați mai multe apeluri conferințe online, veți avea nevoie de un microfon bun. Căștile care au venit cu telefonul dvs. sunt cel puțin mai bune decât nimic. Sau faceți upgrade la un microfon bun în stil lavalier.
• Kit de iluminat. Veți organiza videoconferințe mult mai mult, iar un kit de iluminat simplu va elimina umbrele care vă distrag atenția, vă va ajuta cu apelurile dimineața devreme sau noaptea târziu (utilă dacă lucrați în fusuri orare diferite) și vă va configura pentru înregistrarea videoclipurilor.

Câteva lumini LED ieftine vor face prezentarea dvs. să arate mai profesională

• Gazduire video . Dacă înregistrați videoclip pentru primul curs online sau pentru a adăuga pe site-ul dvs. web, trebuie mai întâi să stocați acel clip pe un serviciu de găzduire. Folosim Vimeo de ani de zile și ne place cât de simplu este să încărcăm și să ne organizăm toate înregistrările.

Site-ul dvs. de găzduire video vă permite să vă organizați colecțiile

• Comunicarea echipei . Organizați toate comunicările și raportarea echipei dvs. cu un cont gratuit pe Slack. Este ușor de utilizat și puteți face upgrade sau aplicații terțe în orice moment.
• Mesaje SMS . Este greu să depășiți mesajele text pentru a atrage atenția unui antreprenor, furnizor sau chiar a unui angajat distras de un proiect mare. Dacă folosiți mult mesaje text, încărcați aplicația pe computer pentru a facilita partajarea documentelor, imaginilor și astfel încât să puteți scrie cu tastatura.
• Depozitare . Mutarea afacerii dvs. pe online va însemna că trebuie să partajați documente (vezi Google Docs în continuare), imagini, rapoarte, PDF-uri și fotografii cu clienții și membrii echipei. E-mailul nu este modalitatea de a face asta. Dropbox vă permite să controlați ce rămâne pe computer (astfel încât să puteți elibera spațiu prețios de stocare) și cu cine partajați documentele.
• Google Docs . Este greu să depășiți suita omniprezentă de instrumente gratuite Google pentru crearea și partajarea documentelor. Puteți crea și partaja rapid documente, foi de calcul și puteți alege cine are acces și poate fie vizualiza, comenta sau edita.
• Evernote . Nu am găsit un instrument mai bun pentru organizarea ideilor, captarea notițelor scrise de mână de la o întâlnire sau apariția paginilor web (Evernote poate elimina orice publicitate). Michael Hyatt îl numește pe Evernote „creierul său digital” din motive întemeiate. Începeți cu un cont gratuit, faceți upgrade dacă doriți să vă accesați notele atunci când sunteți offline.

Evernote este genial pentru a vă captura notele scrise de mână și pentru a le face ușor de preluat

7. Separați locul de muncă și acasă

Acum că aveți biroul dvs. de acasă configurat, cu acces ușor la lume și abilitatea de a înregistra videoclipuri, scrieți următoarea carte și măcinați printr-un munte de muncă de care aveți nevoie de limite. A lucra ore lungi fără linii clare între timpul de lucru și timpul acasă este o rețetă pentru burnout, ca să nu mai vorbim de impactul pe care îl va avea asupra relațiilor imediate.

Însă, este greu să ai o separare între muncă și viață când biroul tău de acasă este pe holul bucătăriei tale.

Cu puțin efort, poți crea un birou de acasă care să se simtă ca o destinație, separat de restul casei tale.

Iată cum să începeți:

• Puneți toate lucrurile de lucru (înregistrări, scaun, birou, reciclare etc.) într-un singur loc, în loc să le împrăștiați în casă. În mod ideal, aveți o ușă la acea cameră pe care să o închideți când nu sunteți „la birou”.
• Stabiliți ore pentru „mersul” la serviciu și împachetarea la sfârșitul zilei.
• Imbraca-te pentru munca. Cercetările arată că atunci când ne îmbrăcăm pentru a merge la serviciu, ne poate pune în spațiul minții pentru a fi mai productivi. „A lucra în pijama poate părea distractiv pentru câteva zile, dar în curând vei descoperi că productivitatea scade”, scrie Joshua Duvall.
• Setați telefonul să dezactiveze alertele cu o oră înainte de a merge la culcare.
• Evitați să verificați e-mailurile sau mesajele telefonice în timpul orelor de lucru.

Succesul tău ca proprietar de afaceri depinde de capacitatea ta de a te concentra și de a reduce munca cât mai eficient posibil. Și asta include actualizarea echipamentelor și sistemelor.

Majoritatea sugestiilor din acest ghid pot fi realizate în câteva minute sau printr-o vizită rapidă la Amazon. Unele (cum ar fi crearea granițelor între muncă și casă) vor dura mai mult pentru a se exersa și a se dezvolta în obiceiuri.

Oricum, investiția dvs. în productivitate va aduce dividende pentru anii următori. Este timpul să începem.

Ți-a plăcut acest articol? Verificați acestea:

11 lucruri extrem de productive pe care proprietarii de afaceri mici ar trebui să le facă în timpul unei crize
De ce au blogul autorii cei mai bine vânduți Brown, Kiyosaki, Rubin, Maxwell și Godin?
4 activități de social media pe care ar trebui să le faci în 2020

Fotografie cu fulgi de ovăz de Jane Duursma pe Unsplash
Fotografie cu biroul de acasă de Michael Soledad pe Unsplash