Bir Kriz Sırasında (veya herhangi bir zamanda) Küçük İşletme Sahipleri için Hayatta Kalma Rehberi

Dünya değişti.

Ve bu değişikliklerin çoğu kalıcıdır.

Covid-19 salgını bizi (henüz yapmadıysanız) evden çalışmaya ve yalnızca çevrimiçi iletişime bağımlı olmaya zorladı.

Her zamanki gibi iş değil. Ve uzun bir süre olmayacak.

Bir işletme sahibi olarak, gelirlerinin bir kısmı veya tamamı için işime güvenen çalışanlarım ve müteahhitlerim var. Neyse ki, BlogWorks çevrimiçi bir şirkettir. Bir ofisimiz var ama ikimiz dışında hepimiz uzaktan çalışıyoruz.

Çevrimiçi bir şirket olarak, sistemlerimizi müşterilerimiz ve ekip üyelerimizle her yerden ve her zaman bağlantı kuracak şekilde düzenledik.

Senden ne haber?

Şimdi ilk kez evden çalışıyorsanız veya yıllardır bir ev ofisiniz varsa, giderek artan çevrimiçi dünyamızda etkin bir şekilde çalışmak için ihtiyaç duyduğunuz ekipman ve sistemleri yeniden gözden geçirmenin tam zamanı.

Bu, bir krizde (veya herhangi bir zamanda) küçük işletme sahipleri için hayatta kalma rehberim.

1. Numaralarınızı izleyin

İşinizi büyütmek istiyorsanız işe iyi verilerle başlayın. Araba sürmek gibi, nasıl performans gösterdiğinizi bilmek için geri bildirim içeren bir gösterge panosuna ihtiyacınız var.

Haftalık basit bir gösterge tablosunu bir araya getirmek bile, nerede para ve emek harcadığınızı belirlemenize yardımcı olabilir, aynı zamanda siz ve ekibiniz için iyi bir motive edici olabilir.

İşte izlenmesi gereken bazı temel numaralar:

• Başabaş noktası. Aylık işletme giderlerinizi karşılamak için gereken müşteri sayısı. Yeni bir çevrimiçi kurs veya abonelik hizmeti başlatıyorsanız, karanlıkta almak için hangi hacme ihtiyacınız olacağını bilmek için BEP'nizi hesaplayın.
  • Örneğin, video prodüksiyonu, barındırma hizmetleri (video ve öğrenme platformu), reklamlar ve bir asistanın çalışma saatleri, kurs başına 500 ABD Doları üzerinden 4.500 ABD Dolarına gelirse, maliyetlerinizi ilk 9 müşteriniz karşılar.
• Bir müşterinin yaşam boyu değeri. Bu basit bir matematiktir: ortalama bir müşteriden beklenen toplam gelir, daha az edinme maliyeti = bir müşterinin LTV'si.
  • Reklamcılıkla ilgili kararlar almak için tipik bir müşterinin dolar değerini bilmeniz gerekir (bir müşteri edinmek için Facebook reklamlarına 45 dolar harcarsanız buna değer mi?), yeni bir çevrimiçi kursa yatırım yapmak veya bir satış asistanı işe almak.
• Satış marjı. Çevrimiçi bir kurs satıyorsanız veya bir abonelik hizmeti (yazılım, hizmetler, bakım vb.) işletiyorsanız, bir satışın marjını (gelir eksi değişken giderler) hesaplamak ve izlemek kolaydır. Shopify'ın bu temiz aracı, brüt marjı hesaplamanıza olanak tanır.

• 
• Reklamcılıkta yatırım getirisi. Facebook'ta reklamları artırıyor musunuz veya bir Google Adwords listesi için ödeme mi yapıyorsunuz? Bu yatırıma bir dolar getirisi koymanın zamanı geldi. Bu ücretsiz araç, reklam harcaması, tıklama ve satış senaryoları çalıştırmanıza yardımcı olacaktır.
  • Bir reklam danışmanı kullanıyorsanız, takip numaraları sağlamaları gerekir, değilse, bu numaraları sizin için bir araya getirmesi için bir danışman kiralayın. Rakamlarınızı bilmeden reklama daha fazla para atmayın!
    

    Herhangi bir yatırımda olduğu gibi, Facebook reklamcılığındaki başarının ölçüsü, harcamadan elde edilen YG olmalıdır

• Sosyal medyada dönüş. Satışa dönüşeceğini umarak bir Instagram takipçisi oluşturmaya mı çalışıyorsunuz? Veya her gün Facebook güncellemelerini kontrol etmeye mi başlıyorsunuz?
  • Google Analytics'e hızlı bir ziyaret, sosyal medyanın getirdiği trafiği gösterecektir. Trafik yalnızca bir ölçüdür, sosyal medya, marka bilinirliği, takipçilerinizi besleme ve lansmanları ve özel ürünleri duyurma gibi başka avantajlar sağlayabilir.

Sosyal medya pazarlamasına yatırım yapıyorsanız, bunun hangi trafiği oluşturduğunu bilmeniz gerekir.

2. Bir sabah rutini oluşturun

Geliştirilmesi gereken bir sabah rutininden daha önemli bir alışkanlık düşünemiyorum. Basit bir sabah rutini sizi "işe gitmeye" hazırlayabilir ve üretken bir güne hazırlayabilir. Journal of Management tarafından yapılan yeni bir araştırma, sabah işe “yeniden bağlanmanın” yüksek üretkenlik için kritik olduğunu buldu.

“Hedefleri ve öncelikleri üzerinde düşünerek işlerine zihinsel olarak yeniden bağlanmak için bilinçli olarak birkaç dakika ayıranlar, 'gün boyunca bir dizi olumlu deneyim' yaşadılar.” – Inc Magazine

Sabah rutini fikri, ruh halinin veya uyku kalitesinin etkisini azaltmak ve tipik olarak günün en verimli saatlerinde üretkenliğinizi en üst düzeye çıkarabilmenizi sağlamaktır.

Rutininize dahil etmeniz gereken bazı şeyler:

• Yatmadan önce sabah yapacağınız ilk işi hızlıca not edin.
• Aynı anda uyanın.
• Sosyal medyayı veya haberleri okumayı/izlemeyi sınırlayın.
• Kendinize ilham verin ve topraklayın. Egzersiz yapmayı tercih ederim, ancak meditasyon, okuma, müzik veya yürüyüş sabah işlerinizi kolaylaştırmanın harika yollarıdır.
• Bir sporcu gibi yiyin - şekerlerden, basit karbonhidratlardan ve yağlı yiyeceklerden kaçının - bunun yerine tüm sabah süren sabit enerjinin tadını çıkarmak için karmaşık karbonhidratları, proteinleri ve lifleri seçin.
• Her gün aynı saatte çalışma saatine geçiş. (aşağıdaki #5 Ev ofisinizi nasıl düzenlersiniz bölümüne bakın).
• Uçuş Planınızdan çalışın (aşağıda #3).

Güne basit bir kompleks karbonhidrat yemeği ile başlayın ve sabahınız boyunca daha tutarlı enerjinin tadını çıkarın.

3. Pilot gibi plan yapın

Pilotlar, net bir varış noktası olmadan pistten asla ayrılmazlar ve haftaya asla net hedefler olmadan başlamamalısınız.

Bana Mola Ver kitabımda bir pilot gibi planlamayı yazmıştım. Fikir oldukça basit…

Cuma günü nereye "inmek" istediğinizi düşünmek için her Pazartesi sabahı 5 dakika ayırın (bu yazıdaki süreçte size yol gösteriyorum). Bu hızlı planlama rutini, kaotik bir dikkat dağınıklığı haftası ile oyununuzda ve oyununuzda üretken hissetmek arasındaki fark olabilir.

“Uçuş Planınızı” Evernote'a, bir dergiye kaydedebilir veya bir Google Dokümanı oluşturabilirsiniz. Önemli olan, şirketinizi bu hafta ileriye taşıyacak kısa bir hedefler listesi üzerinden düşünmenizdir.

Daha büyük "kayalar" için (tamamlanması günler/aylar süren büyük projeler), bu hafta tamamlamanız gereken belirli hedefi listeleyin. Örneğin, web sitenizi güncelliyorsanız, bu haftaki hedef, rakiplerin sitelerini araştırmak ve sitenizde değiştirmek istediğiniz özelliklerin bir listesini yapmak olabilir.

Haftalık Uçuş Planınız size neyin en önemli olduğunu ve Cuma gününe kadar nereye “inmeniz” gerektiğini söyler.

Şimdi, işte “Uçuş Planınızın” gerçek değeri – kendinizi bir konferans görüşmesinden çıkarken veya bir görevi tamamlarken yakalayın ve yön için Uçuş Planınıza gidin. Her görev arasında, rotayı işletmeniz için en önemli olana döndürmek için bir fırsat vardır.

4. Nasıl dış kaynak kullanacağınızı öğrenin

İşletmenizin CEO'su olarak, zamanınızı kolayca dışarıdan temin edebileceğiniz işleri nasıl yapacağınızı öğrenmek için harcamamalısınız. Bu, büyümeyi engeller ve zamanınızı boşa harcar.

Dış kaynak kullanımı için en belirgin işler, web sitenizi güncelleme, video düzenleme, blogunuzu yayınlama veya grafik tasarım gibi teknik görevlerdir. Ancak şunlara da bakmalısınız:

• muhasebe
• Yazınızı düzenleme
• Blogunuzu yazmak (bunu yapabiliriz!)
• Düşük performans gösteren eski blog gönderilerini güncelleme (bunu biz de yapabiliriz!)
• Web seminerleri ve makaleler için araştırma yapın.
• Blogunuza veya web sitenize eklemek için fotoğrafları düzenleme
• Satış videoları, Facebook reklamları veya web sitenizdeki açılış sayfaları için video çekimleri.
• Listenize kaydolan kişilere göndermek için e-posta dizileri oluşturun.
• Posta listenizdeki eski kişileri temizleme
• Web siteniz için yeni bir müşteri adayı mıknatısı oluşturma

BlogWorks'te genellikle Upwork ve Fiverr'da serbest çalışanlar kiralarız. Diğer serbest çalışan siteleri şunları içerir: Freelancer, TopTal veya WorkHoppers.

Upwork gibi serbest çalışan bir araç kullanmanın püf noktası, alanı hızla en iyi adaylara indirgemek için filtreler kullanmaktır.

Bir görevi dışarıdan temin etmenin iyi bir testi, serbest çalışan bir kişiyi işe almaya kıyasla, becerileri öğrenmenin ve görevi tamamlamanın maliyetini (saatlik ücretinize göre) hesaplamaktır. Örneğin, Camtasia (PC için) veya Screenflow (Mac için) gibi yazılımları kullanarak temel video düzenleme becerilerinde bile nasıl ustalaşacağınızı öğrenmeniz 4 saatinizi alacaktır.

Video düzenleme gibi teknik işlerin nasıl yapıldığını öğrenmek için saatlerinizi ayırmadan önce, bunu deneyimli bir serbest çalışan işe almak ve profesyonel bir ürün almakla karşılaştırın.

Saatte 100$'da, bu kayıp zamanın 400$'lık bir başlangıç ​​değeridir. Yetkili bir video düzenleyici, 3 dakikalık bir video çekebilir, düzenleyebilir, müzik ekleyebilir, intro ve outro'nuzu YouTube'a yükleyebilir - hatta yaklaşık 60 $ karşılığında bir küçük resim ekleyebilir. Ayrıca, çabalarınız amatörce görünecek (denediğimi biliyorum) ve sürekli öğrenmeyi gerektirecek.

5. Ev ofisinizi düzenleyin

Zihin dikkat dağıtıcı şeyleri sever. Masanızdaki açılmamış bir posta veya aylar önce katıldığınız bir ağ oturumundan bir yığın kartvizit gibi basit bir şey, her 12 dakikada bir dikkatinizi çekebilir.

"E-postalar ve telefon görüşmeleri tarafından dikkati dağılanların IQ'larında, esrar içmenin etkisi üzerine yapılan çalışmalarda iki katı olan 10 puanlık bir düşüş görüldü." – Londra Psikiyatri Enstitüsü

İyi haber şu ki, 10 dakikalık bir ev ofis dağınıklığı oturumu, dikkat dağıtma masanızı bir üretkenlik yerine dönüştürebilir. Nasıl başlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Başlık Biraz çaba ile çalışma alanınızı düzene sokabilir ve üretkenliğinizi ikiye katlayabilirsiniz.

• Kaliteli depolama ve mobilyalara yatırım yapın. Rahat bir çalışma koltuğu, kitaplıklı masif masa ve basit dosya dolabı (Masanın altına sığacak iki veya üç çekmeceli üniteyi tercih ediyorum) çalışma alanınızı değiştirebilir.
• Tüm kabloları, şarj kablolarını ve bilgisayar gereçlerini tek bir kaba koyun ve gözden uzak tutun (ev-ofisim için uygun kitaplıklara yatırım yaptım, birinin altında nadiren ihtiyaç duyduğum şeyleri sakladığım çift dolap tarzı kapılar var.)
• El yazısı notları ve kağıtları arşivlemek için bir sistem oluşturun (aşağıdaki Evernote'a bakın).
• Bitmemiş iş gibi görünen her şeyi kaldırın. Bu, istemci dosyaları, kırık gözlükler, açılmamış postalar veya yapışkan notlar olabilir. Her zaman bunun gibi dikkat dağıtıcı şeyler olacak, şimdi onlara bir ev bulma zamanı.
• Tamamlanan çalışmaları arşivleyin. Müşteri dosyaları, proje notları, vergi beyannameleri ve araştırma belgelerinin tümü ucuz bankacı kutularında arşivlenebilir, etiketlenip gözden uzakta saklanabilir. Amacınız, dikkatinizin %100'ünü bugün önemli olan işe vermektir.

6. Çevrimiçi araçlarda ustalaşın

Temel çevrimiçi araçları öğrenmekten saklanıyorsanız, o günler geride kaldı. Dünya çevrimiçi hale geliyor - Covid-19 salgını sırasında zoom.us gibi araçların nasıl kullanılacağını öğrenmek için çabalayan bireylerin, işletmelerin ve hükümetlerin patlamasına bakın.

Görüntü ve ses bulmanın veya oluşturmanın yeni ve kolay bir yolunu arıyorsanız, Adobe ürünlerini öneririz. Tüm yaratıcı yazılım paketlerini burada bulabilirsiniz.

İhtiyacınız olan şeye sahip olduğunuzdan emin değil misiniz? İşte ofisinizde olması gereken bazı temel bilgiler:

• İyi WIFI bağlantısı. Yakınlaştırma gibi video konferans araçları, yüksek hızlı bant genişliği gerektirir. WIFI hızlarınızı test etmek için bunun gibi ücretsiz araçları kullanın ve şüpheniz varsa operatörünüzü arayın.
• Video konferans. Yeni bir iş bağlantısıyla tanışmak veya bir ekip üyesiyle bazı iş ayrıntılarını çözmek için hızlı bir görüntülü görüşmeye atlamanın rahatlığını yenmek zor. 4 yıl önce yakınlaştırmaya geçtik. Aracın kullanımı kolaydır, birçok özelliğe sahiptir ve düşük maliyetli hesap, ara odaları, sohbet, anketler ve daha fazlası gibi birçok özellik ile sınırsız görüşmeye izin verir. BlogWorks yayınlarımız için webinar hesabını kullanıyoruz.
• Ses kaydı. Artık daha fazla çevrimiçi konferans görüşmesi yaptığınıza göre, iyi bir mikrofona ihtiyacınız olacak. Telefonunuzla birlikte gelen kulaklıklar en azından hiç yoktan iyidir. Veya iyi bir yaka tipi mikrofona yükseltin.
• Aydınlatma kiti. Çok daha fazla video konferans yapacaksınız ve basit bir aydınlatma kiti dikkat dağıtıcı gölgeleri ortadan kaldıracak, sabahın erken saatlerinde veya gece geç saatlerde yapılan aramalara yardımcı olacak (farklı saat dilimlerinde çalışıyorsanız faydalıdır) ve sizi video kaydetmeye hazırlayacaktır.

Birkaç ucuz LED ışık, sunumunuzun daha profesyonel görünmesini sağlayacaktır.

• Video barındırma . İlk çevrimiçi kursunuz için video kaydediyorsanız veya web sitenize eklemek için önce bu klibi bir barındırma hizmetinde saklamanız gerekir. Vimeo'yu yıllardır kullanıyoruz ve tüm kayıtlarımızı yüklemenin ve düzenlemenin ne kadar basit olduğunu seviyoruz.

Video barındırma siteniz, koleksiyonlarınızı düzenlemenize olanak tanır

• Takım iletişimi . Tüm ekip iletişimlerinizi ve raporlamalarınızı Slack'te ücretsiz bir hesapla düzenleyin. Kullanımı kolaydır ve istediğiniz zaman üçüncü taraf uygulamaları yükseltebilirsiniz.
• SMS mesajlaşma . Bir müteahhit, tedarikçi ve hatta büyük bir projeyle dikkati dağılmış bir çalışanın dikkatini çekmek için kısa mesajları yenmek zordur. Çok fazla metin mesajı kullanıyorsanız, belgeleri, görüntüleri paylaşmayı ve klavyenizle yazabilmenizi kolaylaştırmak için uygulamayı bilgisayarınıza yükleyin.
• Depolama . İşletmenizi çevrimiçi ortama taşımak, müşteriler ve ekip üyeleriyle belgeleri (bir sonraki Google Dokümanlar'a bakın), resimleri, raporları, PDF'leri ve fotoğrafları paylaşmanız gerektiği anlamına gelir. E-posta bunu yapmanın yolu değil. Dropbox, bilgisayarınızda nelerin kaldığını (böylece değerli depolama alanını boşaltabilirsiniz) ve belgeleri kimlerle paylaştığınızı kontrol etmenizi sağlar.
• Google Dokümanlar . Google'ın belge oluşturmak ve paylaşmak için her yerde bulunan ücretsiz araç paketini yenmek zor. Belgeleri, elektronik tabloları hızlı bir şekilde oluşturup paylaşabilir ve kimlerin erişim sağlayacağını seçebilir ve görüntüleyebilir, yorum yapabilir veya düzenleyebilirsiniz.
• Evernote . Fikirleri organize etmek, bir toplantıdan elle yazılmış notları yakalamak veya web sayfalarına takılmak için daha iyi bir araç bulamadım (Evernote tüm reklamları kaldırabilir). Michael Hyatt, Evernote'a iyi bir nedenle “dijital beyni” diyor. Ücretsiz bir hesapla başlayın, çevrimdışı olduğunuzda notlarınıza erişmek istiyorsanız yükseltin.

Evernote, el yazısı notlarınızı yakalamak ve onları geri getirmeyi kolaylaştırmak için mükemmeldir.

7. Ayrı iş ve ev

Artık dünyaya kolay erişim ve video kaydetme, bir sonraki kitabınızı yazma ve bir iş dağının üstesinden gelme yeteneğine sahip bir ev ofisiniz var, sınırlara ihtiyacınız var. Çalışma zamanı ile ev zamanı arasında net çizgiler olmadan uzun saatler çalışmak, yakın ilişkiler üzerindeki etkisinden bahsetmeye gerek yok, tükenmişlik için bir reçetedir.

Ancak, ev ofisiniz mutfağınızdan koridorun aşağısındayken iş/yaşam ayrımı yapmak zordur.

Biraz çabayla, evinizin geri kalanından ayrı, bir varış noktası gibi hissettiren bir ev ofisi oluşturabilirsiniz.

Nasıl başlayacağınız aşağıda açıklanmıştır:

• Tüm iş eşyalarınızı (kayıtlar, sandalye, masa, geri dönüşüm vb.) evinize yaymak yerine tek bir yerde bulundurun. İdeal olarak, o odada, “ofiste” olmadığınızda kapattığınız bir kapınız olsun.
• Günün sonunda işe "gideceğiniz" ve toparlanacağınız saatleri belirleyin.
• İş için giyin. Araştırmalar, işe gitmek için giyindiğimizde bizi daha üretken olmak için zihin alanına sokabileceğini gösteriyor. Joshua Duvall , "Pijamalarınızla çalışmak birkaç günlüğüne eğlenceli görünebilir, ancak kısa sürede üretkenliğinizin azaldığını göreceksiniz" diye yazıyor.
• Telefonunuzu, yatmadan bir saat önce uyarıları kapatacak şekilde ayarlayın.
• Çalışma saatleri dışında e-posta veya telefon mesajlarını kontrol etmekten kaçının.

Bir işletme sahibi olarak başarınız, mümkün olduğunca verimli bir şekilde odaklanma ve işi bitirme yeteneğinize bağlıdır. Buna ekipman ve sistemlerinizin güncellenmesi de dahildir.

Bu kılavuzdaki önerilerin çoğu, birkaç dakika içinde veya Amazon'a hızlı bir ziyaretle gerçekleştirilebilir. Bazıları (iş ve ev arasında sınırlar oluşturmak gibi) alıştırma yapmak ve alışkanlıklara dönüşmek daha uzun sürer.

Her iki durumda da, üretkenliğe yaptığınız yatırım, gelecek yıllar için temettü ödeyecek. Başlamanın zamanı geldi.

Bu makaleden hoşlandınız mı? Bunlara göz atın:

Küçük İşletme Sahiplerinin Kriz Sırasında Yapması Gereken 11 Yüksek Verimli Şey
Neden En Çok Satan Yazarlar Brown, Kiyosaki, Rubin, Maxwell ve Godin All Blog'da?
2020 Yılında Yapmanız Gereken 4 Sosyal Medya Aktivitesi

Yulaf ezmesi fotoğrafı, Jane Duursma tarafından Unsplash'ta
Michael Soledad'ın Unsplash'taki ev ofisinin fotoğrafı