Un guide de survie pour les propriétaires de petites entreprises pendant une crise (ou à tout moment)

Le monde a changé.

Et beaucoup de ces changements sont permanents.

La pandémie de Covid-19 nous a obligés (si vous ne l'étiez pas déjà) à travailler à domicile et à dépendre exclusivement des communications en ligne.

Ce n'est pas comme d'habitude. Et ce ne sera pas avant longtemps.

En tant que propriétaire d'entreprise, j'ai des employés et des sous-traitants qui dépendent de mon entreprise pour une partie ou la totalité de leurs revenus. Heureusement, BlogWorks est une entreprise en ligne. Nous avons un bureau, mais à part nous deux, nous travaillons tous à distance.

En tant qu'entreprise en ligne, nous avons organisé nos systèmes pour nous connecter avec nos clients et les membres de notre équipe de n'importe où et à tout moment.

Qu'en pensez-vous?

Si vous travaillez maintenant à domicile pour la première fois ou si vous avez un bureau à domicile depuis des années, le moment est venu de revoir l'équipement et les systèmes dont vous avez besoin pour fonctionner efficacement dans notre monde de plus en plus en ligne.

Ceci est mon guide de survie pour les propriétaires de petites entreprises en cas de crise (ou à tout moment).

1. Surveillez vos chiffres

Si vous souhaitez développer votre entreprise, commencez par de bonnes données. Comme pour conduire une voiture, vous avez besoin d'un tableau de bord avec des commentaires pour savoir comment vous vous comportez.

Mettre en place même un simple tableau de bord hebdomadaire peut aider à identifier où vous gaspillez de l'argent et des efforts, mais aussi être un bon facteur de motivation pour vous et votre équipe.

Voici quelques-uns des chiffres de base à surveiller :

• Seuil de rentabilité. Le nombre de clients qu'il faut pour couvrir vos dépenses d'exploitation mensuelles. Si vous lancez un nouveau cours en ligne ou un nouveau service d'abonnement, calculez votre BEP pour savoir de quel volume vous aurez besoin pour entrer dans le noir.
  • Par exemple, si la production vidéo, les services d'hébergement (plateforme vidéo et d'apprentissage), la publicité et les heures d'un assistant s'élèvent à 4 500 $, à 500 $ par cours, vos 9 premiers clients couvrent vos frais.
• Valeur à vie d'un client. C'est un calcul simple : le revenu total attendu d'un client moyen moins le coût d'acquisition = LTV d'un client.
  • Vous devez connaître la valeur en dollars d'un client type pour prendre des décisions concernant la publicité (si vous dépensez 45 $ en publicité sur Facebook pour acquérir un client, cela en vaut-il la peine ?), investir dans un nouveau cours en ligne ou embaucher un assistant commercial.
• Marge sur les ventes. Si vous vendez un cours en ligne ou gérez un service d'abonnement (logiciels, services, maintenance, etc.), il est facile de calculer et de surveiller la marge (revenu moins dépenses variables) d'une vente. Cet outil soigné de Shopify vous permet de calculer la marge brute.

• 
• ROI sur la publicité. Vous avez boosté les publicités sur Facebook ou payé pour une liste Google Adwords ? Il est temps de rentabiliser cet investissement. Cet outil gratuit vous aidera à exécuter des scénarios de dépenses publicitaires, de clics et de ventes.
  • Si vous faites appel à un consultant en publicité, il devrait vous fournir des numéros de suivi. Sinon, engagez un consultant pour rassembler ces chiffres pour vous. Ne dépensez plus d'argent dans la publicité sans connaître vos chiffres !
    

    Comme tout investissement, la mesure du succès de la publicité sur Facebook doit être le retour sur investissement des dépenses

• Retour sur les réseaux sociaux. Êtes-vous en train de créer un compte Instagram en espérant que cela se transformera en ventes ? Ou commencer chaque jour à vérifier les mises à jour de Facebook ?
  • Une visite rapide de Google Analytics montrera le trafic généré par les réseaux sociaux. Le trafic n'est qu'une mesure, les réseaux sociaux peuvent offrir d'autres avantages tels que : la notoriété de la marque, l'entretien de vos abonnés et l'annonce de lancements et de promotions.

Si vous investissez dans le marketing des médias sociaux, vous devez savoir quel trafic cela crée

2. Construisez une routine matinale

Je ne vois aucune habitude plus importante à développer qu'une routine matinale. Une simple routine matinale peut vous préparer à « aller au travail » et vous préparer à une journée productive. Une nouvelle étude du Journal of Management a révélé que le «rattachement» au travail le matin est essentiel à une productivité élevée.

"Ceux qui ont consciemment pris quelques minutes pour se rattacher mentalement à leur travail en réfléchissant à leurs objectifs et priorités ont vécu" une cascade d'expériences positives au cours de la journée "." - Inc Magazine

L'idée d'une routine matinale est de réduire l'influence de l'humeur ou de la qualité du sommeil et de vous assurer que vous pouvez maximiser votre productivité pendant les heures les plus productives de votre journée.

Quelques éléments à inclure dans votre routine :

• Avant d'aller vous coucher, notez rapidement le premier travail auquel vous vous attelerez le matin.
• Réveillez-vous en même temps.
• Limitez les médias sociaux ou lisez/regardez les nouvelles.
• Inspirez-vous et ancrez-vous. Je préfère faire de l'exercice, mais la méditation, la lecture, la musique ou la marche sont d'excellents moyens de faciliter votre travail matinal.
• Mangez comme un athlète - évitez les sucres, les glucides simples et les aliments gras - choisissez plutôt des glucides complexes , des protéines et des fibres pour profiter d'une énergie constante toute la matinée.
• Passage au temps de travail à la même heure tous les jours. (voir #5 Comment organiser votre bureau à domicile, ci-dessous).
• Travaillez à partir de votre plan de vol (#3, ci-dessous).

Commencez votre journée avec un simple repas de glucides complexes et profitez d'une énergie plus constante tout au long de la matinée.

3. Planifiez comme un pilote

Les pilotes ne quitteraient jamais la piste sans une destination claire et vous ne devriez jamais commencer votre semaine sans objectifs clairs pour la semaine.

J'ai écrit sur la planification comme un pilote dans mon livre Donnez-moi une pause . L'idée est plutôt simple…

Prenez 5 minutes chaque lundi matin (je vous explique le processus dans cet article) pour réfléchir à l'endroit où vous voulez "atterrir" le vendredi. Cette routine de planification rapide peut faire la différence entre une semaine chaotique de distractions et se sentir productif sur et sur votre jeu.

Vous pouvez enregistrer votre "plan de vol" dans Evernote, un journal ou créer un Google Doc. Ce qui est important, c'est que vous réfléchissiez à une courte liste d'objectifs qui feront avancer votre entreprise cette semaine.

Pour les « gros blocs » (gros projets qui prennent plusieurs jours/mois à réaliser), indiquez l'objectif spécifique que vous devez réaliser cette semaine. Par exemple, si vous mettez à jour votre site Web, l'objectif de cette semaine pourrait être de rechercher des sites concurrents et de dresser une liste des fonctionnalités que vous souhaitez modifier sur votre site.

Votre plan de vol pour la semaine vous indique ce qui est le plus important et où vous devez « atterrir » d'ici vendredi.

Maintenant, voici la vraie valeur de votre « plan de vol » : surprenez-vous à sortir d'une conférence téléphonique ou à terminer une tâche et accédez à votre plan de vol pour obtenir des instructions. Entre chaque tâche, il y a une opportunité de changer de cap pour revenir à ce qui est le plus important pour votre entreprise.

4. Apprenez à externaliser

En tant que PDG de votre entreprise, vous ne devriez pas passer votre temps à apprendre à faire des travaux que vous pouvez facilement externaliser. Cela étouffe la croissance et vous fait perdre votre temps.

Les tâches les plus évidentes à externaliser sont les tâches techniques telles que : la mise à jour de votre site Web, le montage vidéo, la publication de votre blog ou la conception graphique. Mais, vous devriez également regarder :

• Tenue de livre compte
• Modifier votre écriture
• Rédaction de votre blog (nous pouvons le faire !)
• Mettre à jour les anciens articles de blog qui ne sont pas performants (nous pouvons également le faire !)
• Recherche de webinaires et d'articles.
• Montage de photographies à inclure dans votre blog ou sur votre site web
• Tournages vidéo pour les vidéos de vente, la publicité Facebook ou les pages de destination sur votre site Web.
• Construire des séquences d'e-mails à envoyer aux personnes qui s'inscrivent à votre liste.
• Purger les anciens contacts de votre liste de diffusion
• Créer un nouvel aimant de plomb pour votre site Web

Chez BlogWorks, nous embauchons généralement des pigistes sur Upwork et Fiverr. Les autres sites de pigistes incluent : Freelancer, TopTal ou WorkHoppers.

L'astuce avec l'utilisation d'un outil indépendant comme Upwork est d'utiliser des filtres pour réduire rapidement le champ aux meilleurs candidats

Un bon test d'externalisation d'une tâche consiste à calculer le coût (à votre taux horaire) de l'apprentissage des compétences et de l'exécution de la tâche, par rapport à l'embauche d'un pigiste. Par exemple, il vous faudra 4 heures pour apprendre à maîtriser même les compétences de base en montage vidéo à l'aide de logiciels comme Camtasia (pour PC) ou Screenflow (pour Mac).

Avant d'investir vos heures à apprendre à faire du travail technique, comme le montage vidéo, comparez cela à l'embauche d'un pigiste expérimenté et à l'obtention d'un produit professionnel.

À 100 $ de l'heure, cela représente une valeur initiale de 400 $ de temps perdu. Un éditeur vidéo compétent peut prendre une vidéo de 3 minutes, éditer, ajouter de la musique, votre intro et votre sortie, télécharger sur YouTube - même inclure une vignette pour environ 60 $. De plus, vos efforts auront l'air d'amateur (je sais que je l'ai essayé) et nécessiteront un apprentissage continu.

5. Organisez votre bureau à domicile

L'esprit aime les distractions. Quelque chose d'aussi simple qu'un courrier non ouvert sur votre bureau ou une pile de cartes de visite d'une session de réseautage à laquelle vous avez assisté il y a des mois peut attirer votre attention aussi souvent que toutes les 12 minutes.

"Ceux qui sont distraits par les e-mails et les appels téléphoniques ont vu leur QI chuter de 10 points, soit le double de celui constaté dans les études sur l'impact de la consommation de marijuana." – Institut de psychiatrie de Londres

La bonne nouvelle est qu'une séance de désencombrement de bureau à domicile de 10 minutes peut transformer votre bureau de distraction en un lieu de productivité. Voici comment commencer :

Légende Avec un petit effort, vous pouvez désencombrer votre espace de travail et doubler votre productivité.

• Investissez dans des rangements et des meubles de bonne qualité. Une chaise de travail confortable, un bureau solide avec des étagères et un classeur simple (je préfère les unités à deux ou trois tiroirs qui se glissent sous le bureau) peuvent transformer votre espace de travail.
• Mettez tous les cordons, câbles de charge et accessoires informatiques dans un conteneur et hors de vue (pour mon bureau à domicile, j'ai investi dans des bibliothèques assorties, le bas de l'une a des portes à double placard où je range des choses dont j'ai rarement besoin.)
• Créez un système d'archivage des notes manuscrites et du papier (voir Evernote, ci-dessous).
• Retirez tout ce qui ressemble à un travail inachevé. Il peut s'agir de fichiers clients, de lunettes cassées, de courrier non ouvert ou de post-it. Il y aura toujours des distractions comme celles-ci, il est maintenant temps de leur trouver une maison.
• Archiver le travail terminé. Les dossiers des clients, les notes de projet, les déclarations de revenus et les documents de recherche peuvent tous être archivés dans des boîtes bancaires peu coûteuses, étiquetées et stockées à l'abri des regards. Votre objectif est de consacrer 100% de votre attention au travail qui compte aujourd'hui.

6. Maîtrisez les outils en ligne

Si vous vous êtes caché dans l'apprentissage des outils en ligne de base, cette époque est révolue. Le monde se met en ligne - il suffit de regarder l'explosion d'individus, d'entreprises et de gouvernements qui se bousculent pour apprendre à utiliser des outils comme zoom.us pendant la pandémie de Covid-19.

Si vous recherchez un nouveau moyen simple de rechercher ou de créer des images et du son, nous vous recommandons les produits Adobe. Vous pouvez trouver tous leurs progiciels créatifs ici.

Vous n'êtes pas sûr d'avoir ce qu'il vous faut ? Voici quelques-uns des éléments de base que vous devriez avoir dans votre bureau :

• Bonne connexion WIFI. Les outils de vidéoconférence, comme le zoom, nécessitent une bande passante à haut débit. Utilisez des outils gratuits comme celui-ci pour tester vos vitesses WIFI et appelez votre opérateur en cas de doute.
• Vidéo conférence. Il est difficile de battre la commodité de sauter sur un appel vidéo rapide pour rencontrer une nouvelle connexion professionnelle ou régler certains détails du travail avec un membre de l'équipe. Nous sommes passés au zoom il y a 4 ans. L'outil est facile à utiliser, possède de nombreuses fonctionnalités et le compte à faible coût permet des appels illimités avec de nombreuses fonctionnalités telles que les salles de sous-commission, le chat, les sondages, etc. Nous utilisons le compte webinaire pour nos diffusions BlogWorks.
• Enregistrement audio. Maintenant que vous faites plus de conférences téléphoniques en ligne, vous aurez besoin d'un bon microphone. Les écouteurs fournis avec votre téléphone sont au moins mieux que rien. Ou passez à un bon microphone de style cravate.
• Trousse d'éclairage. Vous allez faire beaucoup plus de visioconférences et un simple kit d'éclairage supprimera les ombres gênantes, vous aidera avec les appels tôt le matin ou tard le soir (utile si vous travaillez dans des fuseaux horaires différents) et vous préparera à l'enregistrement de vidéos.

Quelques lumières LED peu coûteuses donneront à votre présentation un aspect plus professionnel

• Hébergement vidéo . Si vous enregistrez une vidéo pour votre premier cours en ligne ou pour l'ajouter à votre site Web, vous devez d'abord stocker ce clip sur un service d'hébergement. Nous utilisons Vimeo depuis des années et adorons la simplicité de téléchargement et d'organisation de tous nos enregistrements.

Votre site d'hébergement vidéo vous permet d'organiser vos collections

• Communication d'équipe . Organisez toutes les communications et rapports de votre équipe avec un compte gratuit sur Slack. Il est facile à utiliser et vous pouvez mettre à niveau ou des applications tierces à tout moment.
• Messagerie SMS . Il est difficile de battre les messages texte pour attirer l'attention d'un entrepreneur, d'un fournisseur ou même d'un employé distrait par un gros projet. Si vous utilisez beaucoup la messagerie texte, chargez l'application sur votre ordinateur pour faciliter le partage de documents, d'images et pour pouvoir taper avec votre clavier.
• Stockage . Faire passer votre entreprise en ligne signifie que vous devrez partager des documents (voir Google Docs ensuite), des images, des rapports, des PDF et des photos avec les clients et les membres de l'équipe. Le courrier électronique n'est pas le moyen de le faire. Dropbox vous permet de contrôler ce qui reste sur votre ordinateur (afin de libérer de l'espace de stockage précieux) et avec qui vous partagez des documents.
• Google Documents . Il est difficile de battre la suite omniprésente d'outils gratuits de Google pour créer et partager des documents. Vous pouvez rapidement créer et partager des documents, des feuilles de calcul et choisir qui a accès et peut afficher, commenter ou modifier.
• Evernote . Je n'ai pas trouvé de meilleur outil pour organiser des idées, capturer des notes manuscrites d'une réunion ou accrocher des pages Web (Evernote peut supprimer toute publicité). Michael Hyatt appelle Evernote son "cerveau numérique" pour une bonne raison. Commencez avec un compte gratuit, mettez à niveau si vous souhaitez accéder à vos notes lorsque vous êtes hors ligne.

Evernote est génial pour capturer vos notes manuscrites et les rendre faciles à récupérer

7. Séparez le travail et la maison

Maintenant que votre bureau à domicile est configuré avec un accès facile au monde et la possibilité d'enregistrer des vidéos, d'écrire votre prochain livre et de parcourir une montagne de travail, vous avez besoin de limites. Travailler de longues heures sans démarcation claire entre le temps de travail et le temps à la maison est une recette pour l'épuisement professionnel, sans parler de l'impact que cela aura sur les relations immédiates.

Mais, il est difficile d'avoir une séparation travail/vie personnelle lorsque votre bureau à domicile est au bout du couloir de votre cuisine.

Avec un petit effort, vous pouvez créer un bureau à domicile qui ressemble à une destination, séparé du reste de votre maison.

Voici comment commencer :

• Ayez toutes vos affaires de travail (disques, chaise, bureau, recyclage, etc.) au même endroit au lieu de les éparpiller dans votre maison. Idéalement, ayez une porte dans cette pièce que vous fermez lorsque vous n'êtes pas « au bureau ».
• Fixez des heures pour « aller » au travail et faire vos valises à la fin de la journée.
• Habillez-vous pour le travail. La recherche montre que lorsque nous nous habillons pour aller au travail, cela peut nous mettre dans l'espace mental pour être plus productifs. "Travailler en pyjama peut sembler amusant pendant quelques jours, mais vous constaterez bientôt que votre productivité diminue", écrit Joshua Duvall.
• Configurez votre téléphone pour désactiver les alertes une heure avant d'aller vous coucher.
• Évitez de consulter vos courriels ou vos messages téléphoniques en dehors des heures de travail.

Votre succès en tant que propriétaire d'entreprise dépend de votre capacité à vous concentrer et à travailler aussi efficacement que possible. Et cela inclut la mise à jour de votre équipement et de vos systèmes.

La plupart des suggestions de ce guide peuvent être réalisées en quelques minutes ou avec une visite rapide sur Amazon. Certains (comme créer des frontières entre le travail et la maison) prendront plus de temps à pratiquer et à devenir des habitudes.

Quoi qu'il en soit, votre investissement dans la productivité rapportera des dividendes pour les années à venir. Il est temps de commencer.

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Photo de flocons d'avoine par Jane Duursma sur Unsplash
Photo du bureau à domicile par Michael Soledad sur Unsplash