Una guía de supervivencia para propietarios de pequeñas empresas durante una crisis (o en cualquier momento)

El mundo ha cambiado.

Y muchos de esos cambios son permanentes.

La pandemia del Covid-19 nos ha obligado (si no lo estabas ya) a trabajar desde casa y a depender exclusivamente de las comunicaciones online.

No es un negocio como siempre. Y no será por mucho tiempo.

Como dueño de un negocio, tengo empleados y contratistas que dependen de mi negocio para una parte o la totalidad de sus ingresos. Afortunadamente, BlogWorks es una empresa en línea. Tenemos una oficina, pero aparte de nosotros dos, todos trabajamos de forma remota.

Como empresa en línea, hemos organizado nuestros sistemas para conectarnos con nuestros clientes y miembros del equipo desde cualquier lugar y en cualquier momento.

¿Y usted?

Si ahora está trabajando desde casa por primera vez, o ha tenido una oficina en casa durante años, ahora es un buen momento para revisar el equipo y los sistemas que necesita para operar de manera efectiva en nuestro mundo cada vez más en línea.

Esta es mi guía de supervivencia para propietarios de pequeñas empresas en una crisis (o en cualquier momento).

1. Cuida tus números

Si desea hacer crecer su negocio, comience con buenos datos. Al igual que conducir un automóvil, necesita un tablero con retroalimentación para saber cómo se está desempeñando.

Reunir incluso un panel semanal simple puede ayudar a identificar dónde está desperdiciando dinero y esfuerzo, pero también puede ser un buen motivador para usted y su equipo.

Estos son algunos de los números básicos para ver:

• Punto de equilibrio. El número de clientes necesarios para cubrir sus gastos operativos mensuales. Si está lanzando un nuevo curso en línea o un servicio de suscripción, calcule su BEP para saber qué volumen necesitará obtener en negro.
  • Por ejemplo, si la producción de video, los servicios de alojamiento (plataforma de video y aprendizaje), la publicidad y las horas de un asistente ascienden a $4500, a $500 por curso, sus primeros 9 clientes cubrirán sus costos.
• Valor de por vida de un cliente. Esto es matemática simple: los ingresos totales esperados de un cliente promedio menos el costo de adquisición = LTV de un cliente.
  • Necesita saber el valor en dólares de un cliente típico para tomar decisiones sobre publicidad (si gasta $ 45 en publicidad de Facebook para adquirir un cliente, ¿vale la pena?), invertir en un nuevo curso en línea o contratar a un asistente de ventas.
• Margen sobre las ventas. Si vende un curso en línea o ejecuta un servicio de suscripción (software, servicios, mantenimiento, etc.) es fácil calcular y monitorear el margen (ingresos menos gastos variables) de una venta. Esta ordenada herramienta de Shopify te permite calcular el margen bruto.

• 
• ROI en publicidad. ¿Has estado promocionando anuncios en Facebook o pagando por una lista de Google Adwords? Es hora de poner un retorno en dólares a esa inversión. Esta herramienta gratuita lo ayudará a ejecutar escenarios de inversión publicitaria, clics y ventas.
  • Si está utilizando un consultor de publicidad, debería proporcionarle números de seguimiento; de lo contrario, contrate a un consultor para que reúna estos números por usted. ¡No tires más dinero en publicidad sin conocer tus números!
    

    Como cualquier inversión, la medida del éxito con la publicidad en Facebook tiene que ser el ROI de la inversión.

• Regreso en redes sociales. ¿Estás esforzándote por conseguir seguidores en Instagram con la esperanza de que se convierta en ventas? ¿O comenzar todos los días revisando las actualizaciones de Facebook?
  • Una visita rápida a Google Analytics le mostrará el tráfico que generan las redes sociales. El tráfico es solo una medida, las redes sociales pueden proporcionar otros beneficios como: conocimiento de la marca, nutrir a sus seguidores y anunciar lanzamientos y ofertas especiales.

Si está invirtiendo en marketing en redes sociales, necesita saber qué tráfico genera.

2. Crea una rutina matutina

No puedo pensar en ningún hábito más importante para desarrollar que una rutina matutina. Una simple rutina matutina puede prepararte para “ir a trabajar” y prepararte para un día productivo. Una nueva investigación del Journal of Management encontró que la "reconexión" al trabajo por la mañana es fundamental para una alta productividad.

“Aquellos que conscientemente se tomaron unos minutos para volver a conectar mentalmente con su trabajo reflexionando sobre sus metas y prioridades experimentaron 'una cascada de experiencias positivas durante el día'”. – Inc Magazine

La idea de una rutina matutina es reducir la influencia del estado de ánimo o la calidad del sueño y garantizar que pueda maximizar su productividad en las que suelen ser las horas más productivas de su día.

Algunas cosas para incluir en tu rutina:

• Antes de irse a la cama, tome nota rápida del primer trabajo que abordará en la mañana.
• Despierta a la misma hora.
• Limite las redes sociales o leer/ver las noticias.
• Inspírate y ponte a tierra. Prefiero el ejercicio, pero la meditación, la lectura, la música o caminar son excelentes maneras de facilitar el trabajo matutino.
• Coma como un atleta: evite los azúcares, los carbohidratos simples y los alimentos grasos; en su lugar, elija carbohidratos complejos , proteínas y fibra para disfrutar de una energía constante que dure toda la mañana.
• Transición al tiempo de trabajo a la misma hora todos los días. (ver #5 Cómo organizar su oficina en casa, más abajo).
• Trabaje a partir de su plan de vuelo (#3, a continuación).

Comience su día con una comida simple de carbohidratos complejos y disfrute de una energía más constante durante la mañana.

3. Planifica como un piloto

Los pilotos nunca dejarían la pista sin un destino claro y nunca debes comenzar tu semana sin objetivos claros para la semana.

Escribí sobre la planificación como un piloto en mi libro Dame un respiro . La idea es bastante simple…

Tómese 5 minutos todos los lunes por la mañana (lo guío a través del proceso en esta publicación) para pensar dónde quiere "aterrizar" el viernes. Esta rutina de planificación rápida puede ser la diferencia entre una semana caótica de distracciones y sentirse productivo en su juego.

Puede registrar su "Plan de vuelo" en Evernote, un diario o crear un documento de Google. Lo importante es que piense en una breve lista de objetivos que harán avanzar a su empresa esta semana.

Para “cantos rodados” más grandes (grandes proyectos que tardan muchos días/meses en completarse), enumere el objetivo específico que necesita completar esta semana. Por ejemplo, si está actualizando su sitio web, el objetivo de esta semana podría ser investigar los sitios de la competencia y hacer una lista de las características que desea cambiar en su sitio.

Su plan de vuelo para la semana le dice qué es lo más importante y dónde debe "aterrizar" el viernes.

Ahora, aquí está el valor real de su "Plan de vuelo": descubra cómo termina una conferencia telefónica o finaliza una tarea y vaya a su Plan de vuelo para obtener instrucciones. Entre cada tarea hay una oportunidad de cambiar el rumbo de regreso a lo que es más importante para su negocio.

4. Aprenda a subcontratar

Como director ejecutivo de su empresa, no debería perder el tiempo aprendiendo cómo hacer trabajos que puede subcontratar fácilmente. Eso ahoga el crecimiento y te hace perder el tiempo.

Los trabajos más obvios para subcontratar son tareas técnicas como: actualizar su sitio web, editar videos, publicar su blog o diseño gráfico. Pero también deberías fijarte en:

• Teneduría de libros
• Editando tu escritura
• Escribir tu blog (¡podemos hacer eso!)
• Actualizar publicaciones de blog antiguas que tienen un bajo rendimiento (¡también podemos hacerlo!)
• Investigación para webinars y artículos.
• Edición de fotografías para incluir en tu blog o en tu web
• Grabaciones de videos para videos de ventas, publicidad de Facebook o páginas de destino en su sitio web.
• Creación de secuencias de correo electrónico para enviar a las personas que se suscriben a su lista.
• Purga de contactos antiguos en tu lista de correo
• Creando un nuevo lead magnet para tu sitio web

En BlogWorks, normalmente contratamos freelancers en Upwork y Fiverr. Otros sitios de freelance incluyen: Freelancer, TopTal o WorkHoppers.

El truco de usar una herramienta independiente como Upwork es usar filtros para reducir rápidamente el campo a los mejores solicitantes.

Una buena prueba de subcontratar una tarea es calcular el costo (a su tarifa por hora) de aprender las habilidades y completar la tarea, en comparación con contratar a un trabajador independiente. Por ejemplo, le tomará 4 horas aprender a dominar incluso las habilidades básicas de edición de video usando software como Camtasia (para PC) o Screenflow (para Mac).

Antes de invertir sus horas aprendiendo cómo hacer un trabajo técnico, como la edición de videos, compare eso con contratar a un profesional independiente experimentado y obtener un producto profesional.

A $100 por hora, ese es un valor inicial de $400 de tiempo perdido. Un editor de video competente puede tomar un video de 3 minutos, editarlo, agregar música, su introducción y conclusión, subirlo a YouTube e incluso incluir una miniatura por alrededor de $60. Además, sus esfuerzos parecerán amateurs (sé que lo he intentado) y requerirán un aprendizaje continuo.

5. Organiza tu oficina en casa

La mente ama las distracciones. Algo tan simple como un correo sin abrir en su escritorio, o una pila de tarjetas de presentación de una sesión de networking a la que asistió hace meses pueden llamar su atención cada 12 minutos.

“Aquellos distraídos por correos electrónicos y llamadas telefónicas vieron una caída de 10 puntos en su coeficiente intelectual, el doble de lo que se encontró en los estudios sobre el impacto de fumar marihuana”. – Instituto de Psiquiatría de Londres

La buena noticia es que una sesión de limpieza de oficina en casa de 10 minutos puede transformar su escritorio de distracción en un lugar de productividad. Aquí le mostramos cómo empezar:

Caption Con un poco de esfuerzo puede ordenar su espacio de trabajo y duplicar su productividad.

• Invierta en almacenamiento y muebles de buena calidad. Una silla de trabajo cómoda, un escritorio sólido con estanterías y un archivador sencillo (prefiero dos o tres cajoneras que quepan debajo del escritorio) pueden transformar tu espacio de trabajo.
• Coloque todos los cables, los cables de carga y la parafernalia de la computadora en un contenedor y fuera de la vista (para mi oficina en casa invertí en estanterías a juego, la parte inferior de una tiene puertas dobles estilo armario donde guardo cosas que rara vez necesito).
• Cree un sistema para archivar notas escritas a mano y papel (consulte Evernote, a continuación).
• Elimina todo lo que parezca un trabajo sin terminar. Esto podría ser archivos de clientes, anteojos rotos, correo sin abrir o notas adhesivas. Siempre habrá distracciones como estas, ahora es el momento de buscarles un hogar.
• Archivar el trabajo terminado. Los archivos de clientes, notas de proyectos, declaraciones de impuestos y trabajos de investigación se pueden archivar en cajas bancarias económicas, etiquetadas y almacenadas fuera de la vista. Tu objetivo es dedicar el 100% de tu atención al trabajo que importa hoy.

6. Domina las herramientas en línea

Si se ha estado escondiendo de aprender herramientas básicas en línea, esos días se han ido. El mundo se está poniendo en línea: solo mire la explosión de personas, empresas y gobiernos que se esfuerzan por aprender a usar herramientas como zoom.us durante la pandemia de Covid-19.

Si está buscando una nueva forma fácil de encontrar o crear imágenes y audio, le recomendamos los productos de Adobe. Puede encontrar todos sus paquetes de software creativo aquí.

¿No estás seguro de tener lo que necesitas? Estos son algunos de los elementos básicos que debe tener en su oficina:

• Buena conexión WIFI. Las herramientas de videoconferencia, como el zoom, requieren un ancho de banda de alta velocidad. Use herramientas gratuitas como esta para probar sus velocidades WIFI y llame a su proveedor si tiene dudas.
• Videoconferencia. Es difícil superar la comodidad de realizar una videollamada rápida para conocer una nueva conexión comercial o arreglar algunos detalles del trabajo con un miembro del equipo. Nos mudamos a zoom hace 4 años. La herramienta es fácil de usar, tiene muchas funciones y la cuenta de bajo costo permite llamadas ilimitadas con muchas funciones como salas de reuniones, chat, encuestas y más. Usamos la cuenta del seminario web para nuestras transmisiones de BlogWorks.
• Grabación de audio. Ahora que está haciendo más conferencias telefónicas en línea, necesitará un buen micrófono. Los auriculares que vienen con tu teléfono son al menos mejores que nada. O actualícese a un buen micrófono de estilo lavalier.
• Juego de iluminación. Tendrá muchas más videoconferencias y un kit de iluminación simple eliminará las sombras que distraen, lo ayudará con las llamadas temprano en la mañana o tarde en la noche (útil si trabaja en diferentes zonas horarias) y lo preparará para grabar videos.

Un par de luces LED económicas harán que su presentación se vea más profesional

• Alojamiento de videos . Si está grabando un video para su primer curso en línea o para agregarlo a su sitio web, primero debe almacenar ese clip en un servicio de alojamiento. Hemos estado usando Vimeo durante años y nos encanta lo simple que es cargar y organizar todas nuestras grabaciones.

Su sitio de alojamiento de videos le permite organizar sus colecciones

• Comunicaciones del equipo . Organiza todas las comunicaciones e informes de tu equipo con una cuenta gratuita en Slack. Es fácil de usar y puede actualizar aplicaciones de terceros en cualquier momento.
• Mensajería SMS . Es difícil superar los mensajes de texto para llamar la atención de un contratista, proveedor o incluso un empleado distraído con un gran proyecto. Si usa mucho la mensajería de texto, cargue la aplicación en su computadora para que sea más fácil compartir documentos, imágenes y para que pueda escribir con su teclado.
• almacenamiento Trasladar su empresa a Internet significará que tendrá que compartir documentos (consulte Google Docs a continuación), imágenes, informes, archivos PDF y fotografías con clientes y miembros del equipo. El correo electrónico no es la forma de hacerlo. Dropbox te permite controlar lo que permanece en tu computadora (para que puedas liberar espacio de almacenamiento valioso) y con quién compartes documentos.
• Documentos de Google . Es difícil superar el omnipresente conjunto de herramientas gratuitas de Google para crear y compartir documentos. Puede crear y compartir rápidamente documentos, hojas de cálculo y elegir quién tiene acceso y puede ver, comentar o editar.
• Evernote . No he encontrado una herramienta mejor para organizar ideas, capturar notas escritas a mano de una reunión o enganchar páginas web (Evernote puede eliminar toda la publicidad). Michael Hyatt llama a Evernote su "cerebro digital" por una buena razón. Comience con una cuenta gratuita, actualice si desea acceder a sus notas cuando no esté conectado.

Evernote es genial para capturar sus notas escritas a mano y hacerlas fáciles de recuperar

7. Separa trabajo y hogar

Ahora que tiene su oficina en casa configurada con fácil acceso al mundo y la capacidad de grabar videos, escribir su próximo libro y superar una montaña de trabajo, necesita límites. Trabajar muchas horas sin líneas claras entre el tiempo de trabajo y el tiempo de casa es una receta para el agotamiento, sin mencionar el impacto que tendrá en las relaciones inmediatas.

Pero es difícil tener una separación entre el trabajo y la vida personal cuando la oficina de su hogar está al final del pasillo de su cocina.

Con un poco de esfuerzo, puede crear una oficina en el hogar que se sienta como un destino, separado del resto de su hogar.

Aquí le mostramos cómo empezar:

• Tenga todas sus cosas de trabajo (discos, silla, escritorio, reciclaje, etc.) en un solo lugar en lugar de estar esparcidas en su casa. Lo ideal es tener una puerta en esa habitación que cierres cuando no estés “en la oficina”.
• Establezca horarios para “ir” al trabajo y empacar al final del día.
• Vístete para el trabajo. Las investigaciones muestran que cuando nos vestimos para ir a trabajar, podemos ponernos en el espacio mental para ser más productivos. “Trabajar en pijama puede parecer divertido durante un par de días, pero pronto notará que la productividad disminuye”, escribe Joshua Duvall.
• Configure su teléfono para que desactive las alertas una hora antes de acostarse.
• Evite consultar el correo electrónico o los mensajes telefónicos fuera del horario laboral.

Su éxito como propietario de un negocio depende de su capacidad para concentrarse y realizar el trabajo de la manera más eficiente posible. Y eso incluye la actualización de sus equipos y sistemas.

La mayoría de las sugerencias de esta guía se pueden realizar en unos minutos o con una visita rápida a Amazon. Algunos (como crear límites entre el trabajo y el hogar) llevará más tiempo practicar y convertirse en hábitos.

De cualquier manera, su inversión en productividad rendirá dividendos en los años venideros. Es hora de empezar.

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Foto de avena por Jane Duursma en Unsplash
Foto de la oficina en casa de Michael Soledad en Unsplash