Panduan Bertahan Hidup untuk Pemilik Usaha Kecil Selama Krisis (atau kapan saja)

Dunia telah berubah.

Dan banyak dari perubahan itu bersifat permanen.

Pandemi Covid-19 telah memaksa kami (jika Anda belum melakukannya) untuk bekerja dari rumah dan bergantung secara eksklusif pada komunikasi online.

Ini bukan bisnis seperti biasanya. Dan itu tidak akan lama.

Sebagai pemilik bisnis, saya memiliki karyawan dan kontraktor yang mengandalkan bisnis saya untuk sebagian atau seluruh pendapatan mereka. Untungnya, BlogWorks adalah perusahaan online. Kami memiliki kantor, tetapi selain kami berdua, kami semua bekerja dari jarak jauh.

Sebagai perusahaan online, kami telah mengatur sistem kami untuk terhubung dengan klien dan anggota tim kami dari mana saja dan kapan saja.

Bagaimana denganmu?

Jika Anda sekarang bekerja dari rumah untuk pertama kalinya, atau Anda telah memiliki kantor di rumah selama bertahun-tahun, sekarang adalah waktu yang tepat untuk meninjau kembali peralatan dan sistem yang Anda perlukan untuk beroperasi secara efektif di dunia online kita yang semakin meningkat.

Ini adalah panduan bertahan hidup saya untuk pemilik usaha kecil dalam krisis (atau kapan saja).

1. Perhatikan nomor Anda

Jika Anda ingin mengembangkan bisnis Anda, mulailah dengan data yang baik. Seperti mengendarai mobil, Anda memerlukan dasbor dengan umpan balik untuk mengetahui kinerja Anda.

Menyusun bahkan dasbor mingguan sederhana dapat membantu mengidentifikasi di mana Anda membuang-buang uang dan tenaga, tetapi juga menjadi motivator yang baik untuk Anda dan tim Anda.

Berikut adalah beberapa angka dasar yang harus diperhatikan:

• Titik impas. Jumlah pelanggan yang dibutuhkan untuk menutupi biaya operasional bulanan Anda. Jika Anda meluncurkan kursus online atau layanan berlangganan baru, hitung BEP Anda untuk mengetahui volume apa yang Anda perlukan.
  • Misalnya, jika produksi video, layanan hosting (platform video dan pembelajaran), iklan, dan jam asisten semuanya mencapai $4.500, dengan $500 per kursus, Anda adalah 9 pelanggan pertama yang menanggung biaya Anda.
• Nilai seumur hidup pelanggan. Ini adalah matematika sederhana: total pendapatan yang diharapkan dari pelanggan rata-rata dikurangi biaya akuisisi = LTV pelanggan.
  • Anda perlu mengetahui nilai dolar dari pelanggan biasa untuk membuat keputusan tentang periklanan (jika Anda menghabiskan $45 di iklan Facebook untuk mendapatkan pelanggan apakah itu sepadan?), berinvestasi dalam kursus online baru, atau menyewa asisten penjualan.
• Margin penjualan. Jika Anda menjual kursus online atau menjalankan layanan berlangganan (perangkat lunak, layanan, pemeliharaan, dll.), Anda dapat dengan mudah menghitung dan memantau margin (pendapatan dikurangi biaya variabel) dari penjualan. Alat rapi dari Shopify ini memungkinkan Anda menghitung margin kotor.

• 
• ROI pada iklan. Telah meningkatkan iklan di Facebook atau membayar untuk daftar Google Adwords? Saatnya untuk mengembalikan dolar pada investasi itu. Alat gratis ini akan membantu Anda menjalankan skenario pembelanjaan iklan, klik, dan penjualan.
  • Jika Anda menggunakan konsultan periklanan, mereka harus memberikan nomor pelacakan, jika tidak, sewa konsultan untuk menggabungkan nomor-nomor ini untuk Anda. Jangan membuang lebih banyak uang untuk iklan tanpa mengetahui nomor Anda!
    

    Seperti investasi apa pun, ukuran keberhasilan iklan Facebook harus ROI atas pengeluaran

• Kembali di media sosial. Apakah Anda berusaha keras untuk membangun pengikut Instagram, berharap itu akan berubah menjadi penjualan? Atau mulai setiap hari memeriksa pembaruan Facebook?
  • Kunjungan singkat ke Google Analytics akan menunjukkan lalu lintas yang dibawa oleh media sosial. Lalu lintas hanyalah satu ukuran, media sosial dapat memberikan manfaat lain seperti: kesadaran merek, memelihara pengikut Anda, dan mengumumkan peluncuran dan penawaran khusus.

Jika Anda berinvestasi dalam pemasaran media sosial, Anda perlu tahu lalu lintas apa yang dihasilkannya

2. Bangun rutinitas pagi

Saya tidak bisa memikirkan kebiasaan apa pun yang lebih penting untuk dikembangkan daripada rutinitas pagi. Rutinitas pagi yang sederhana dapat membuat Anda siap untuk "bekerja" dan mempersiapkan Anda untuk hari yang produktif. Penelitian baru dari Journal of Management menemukan bahwa "keterikatan kembali" untuk bekerja di pagi hari sangat penting untuk produktivitas yang tinggi.

“Mereka yang secara sadar meluangkan beberapa menit untuk secara mental menyambung kembali ke pekerjaan mereka dengan merenungkan tujuan dan prioritas mereka mengalami 'sejumlah pengalaman positif sepanjang hari.'” – Majalah Inc

Ide rutinitas pagi adalah untuk mengurangi pengaruh suasana hati, atau kualitas tidur dan untuk memastikan bahwa Anda dapat memaksimalkan produktivitas Anda pada jam-jam yang biasanya paling produktif dalam hari Anda.

Beberapa hal yang harus dimasukkan dalam rutinitas Anda:

• Sebelum Anda tidur, buat catatan singkat tentang pekerjaan pertama yang akan Anda selesaikan di pagi hari.
• Bangun pada waktu yang sama.
• Batasi media sosial atau membaca/menonton berita.
• Menginspirasi dan membumikan diri sendiri. Saya lebih suka berolahraga, tetapi meditasi, membaca, musik, atau berjalan adalah cara yang bagus untuk memudahkan pekerjaan pagi Anda.
• Makan seperti seorang atlet – hindari gula, karbohidrat sederhana dan makanan berlemak – sebagai gantinya pilihlah karbohidrat kompleks , protein dan serat untuk menikmati energi yang stabil sepanjang pagi.
• Transisi ke waktu kerja pada waktu yang sama setiap hari. (lihat #5 Bagaimana mengatur kantor rumah Anda, di bawah).
• Bekerja dari Rencana Penerbangan Anda (#3, di bawah).

Mulailah hari Anda dengan makanan sederhana yang mengandung karbohidrat kompleks dan nikmati energi yang lebih konsisten sepanjang pagi Anda.

3. Rencanakan seperti pilot

Pilot tidak akan pernah meninggalkan landasan tanpa tujuan yang jelas dan Anda tidak boleh memulai minggu Anda tanpa tujuan yang jelas untuk minggu itu.

Saya menulis tentang perencanaan seperti seorang pilot dalam buku saya Beri Saya Istirahat . Idenya cukup sederhana…

Luangkan 5 menit setiap Senin pagi (saya memandu Anda melalui proses dalam posting ini) untuk memikirkan di mana Anda ingin "mendarat" pada hari Jumat. Rutinitas perencanaan cepat ini dapat menjadi perbedaan antara minggu yang kacau dan merasa produktif di dalam dan di permainan Anda.

Anda dapat merekam "Rencana Penerbangan" Anda di Evernote, jurnal, atau membuat Google Doc. Yang penting adalah Anda memikirkan daftar pendek tujuan yang akan memajukan perusahaan Anda minggu ini.

Untuk “batu besar” yang lebih besar (proyek besar yang membutuhkan waktu berhari-hari/bulan untuk diselesaikan), buatlah daftar tujuan spesifik yang harus Anda selesaikan minggu ini. Misalnya, jika memperbarui situs web Anda, tujuan minggu ini mungkin adalah untuk meneliti situs pesaing dan membuat daftar fitur yang ingin Anda ubah di situs Anda.

Rencana Penerbangan Anda untuk minggu ini memberi tahu Anda apa yang paling penting dan di mana Anda harus "mendarat" pada hari Jumat.

Sekarang, inilah nilai sebenarnya dari "Rencana Penerbangan" Anda – dapatkan diri Anda keluar dari panggilan konferensi atau menyelesaikan tugas dan pergi ke Rencana Penerbangan Anda untuk mendapatkan arahan. Di antara setiap tugas adalah kesempatan untuk mengubah arah kembali ke apa yang paling penting bagi bisnis Anda.

4. Pelajari cara melakukan outsourcing

Sebagai CEO bisnis Anda, Anda tidak boleh menghabiskan waktu untuk mempelajari cara melakukan pekerjaan yang dapat Anda alihkan dengan mudah. Itu menghambat pertumbuhan dan membuang-buang waktu Anda.

Pekerjaan yang paling jelas untuk melakukan outsourcing adalah tugas teknis seperti: memperbarui situs web Anda, mengedit video, menerbitkan blog Anda, atau desain grafis. Tapi, Anda juga harus melihat:

• Pembukuan
• Mengedit tulisan Anda
• Menulis blog Anda (kita bisa melakukannya!)
• Memperbarui posting blog lama yang berkinerja buruk (kita juga bisa melakukannya!)
• Riset untuk webinar dan artikel.
• Mengedit foto untuk dimasukkan ke dalam blog atau situs web Anda
• Pemotretan video untuk video penjualan, iklan Facebook, atau halaman arahan di situs web Anda.
• Membangun urutan email untuk dikirim ke orang-orang yang ikut serta ke daftar Anda.
• Membersihkan kontak lama di milis Anda
• Membuat magnet utama baru untuk situs web Anda

Di BlogWorks kami biasanya mempekerjakan pekerja lepas di Upwork dan Fiverr. Situs freelancer lainnya termasuk: Freelancer, TopTal, atau WorkHoppers.

Trik dengan menggunakan alat lepas seperti Upwork adalah menggunakan filter untuk mengurangi bidang dengan cepat menjadi pelamar terbaik

Tes yang baik untuk melakukan outsourcing tugas adalah menghitung biaya (dengan tarif per jam Anda) untuk mempelajari keterampilan dan menyelesaikan tugas, dibandingkan dengan menyewa pekerja lepas. Misalnya, Anda akan membutuhkan waktu 4 jam untuk mempelajari cara menguasai bahkan keterampilan pengeditan video dasar menggunakan perangkat lunak seperti Camtasia (untuk PC) atau Screenflow (untuk Mac).

Sebelum Anda menginvestasikan waktu Anda untuk mempelajari cara melakukan pekerjaan teknis, seperti mengedit video, bandingkan dengan menyewa pekerja lepas berpengalaman dan mendapatkan produk profesional.

Dengan $100 per jam, itu adalah nilai awal $400 dari waktu yang hilang. Editor video yang kompeten dapat mengambil video 3 menit, mengedit, menambahkan musik, intro dan outro Anda, mengunggah ke YouTube – bahkan menyertakan thumbnail seharga sekitar $60. Plus, upaya Anda akan terlihat amatir (saya tahu saya sudah mencobanya) dan membutuhkan pembelajaran berkelanjutan.

5. Atur kantor rumah Anda

Pikiran menyukai gangguan. Sesuatu yang sederhana seperti surat yang belum dibuka di meja Anda, atau setumpuk kartu nama dari sesi jaringan yang Anda hadiri beberapa bulan yang lalu dapat menarik perhatian Anda sesering setiap 12 menit.

"Mereka yang terganggu oleh email dan panggilan telepon mengalami penurunan 10 poin dalam IQ mereka, dua kali lipat yang ditemukan dalam studi tentang dampak merokok ganja." – Institut Psikiatri London

Kabar baiknya adalah bahwa sesi declutter kantor rumah selama 10 menit dapat mengubah meja pengalih perhatian Anda menjadi tempat yang produktif. Berikut cara memulai:

Caption Dengan sedikit usaha Anda dapat merapikan ruang kerja Anda dan menggandakan produktivitas Anda.

• Investasikan dalam penyimpanan dan furnitur berkualitas baik. Kursi kerja yang nyaman, meja yang kokoh dengan rak buku dan lemari arsip sederhana (saya lebih suka dua atau tiga unit laci yang muat di bawah meja) dapat mengubah ruang kerja Anda.
• Letakkan semua kabel, kabel pengisi daya, dan perlengkapan komputer dalam satu wadah dan tidak terlihat (untuk rumah-kantor saya, saya berinvestasi dalam rak buku yang serasi, bagian bawahnya memiliki pintu bergaya lemari ganda tempat saya menyimpan barang-barang yang jarang saya butuhkan.)
• Buat sistem untuk mengarsipkan catatan dan kertas tulisan tangan (lihat Evernote, di bawah).
• Hapus apa pun yang tampak seperti pekerjaan yang belum selesai. Ini bisa berupa file klien, kacamata rusak, surat yang belum dibuka atau catatan tempel. Akan selalu ada gangguan seperti ini, sekaranglah saatnya untuk menemukan rumah bagi mereka.
• Arsipkan pekerjaan yang telah selesai. File klien, catatan proyek, pengembalian pajak, dan makalah penelitian semuanya dapat diarsipkan dalam kotak bankir yang murah, diberi label, dan disimpan tanpa terlihat. Tujuan Anda adalah untuk mendedikasikan 100% perhatian Anda pada pekerjaan yang penting hari ini.

6. Kuasai alat online

Jika Anda bersembunyi dari mempelajari alat online dasar, hari-hari itu hilang. Dunia semakin online – lihat saja ledakan individu, bisnis, dan pemerintah yang berebut untuk mempelajari cara menggunakan alat seperti zoom.us selama pandemi Covid-19.

Jika Anda mencari cara baru yang mudah untuk menemukan atau membuat gambar dan audio, kami merekomendasikan produk Adobe. Anda dapat menemukan semua paket perangkat lunak kreatif mereka di sini.

Tidak yakin Anda memiliki apa yang Anda butuhkan? Berikut adalah beberapa dasar yang harus Anda miliki di kantor Anda:

• Koneksi WIFI yang bagus. Alat konferensi video, seperti zoom, membutuhkan bandwidth berkecepatan tinggi. Gunakan alat gratis seperti ini untuk menguji kecepatan WIFI Anda dan hubungi operator Anda jika ragu.
• Konferensi video. Sulit untuk mengalahkan kenyamanan melakukan panggilan video cepat untuk bertemu koneksi bisnis baru atau menyelesaikan beberapa detail pekerjaan dengan anggota tim. Kami pindah ke zoom 4 tahun yang lalu. Alat ini mudah digunakan, memiliki banyak fitur, dan akun berbiaya rendah memungkinkan panggilan tanpa batas dengan banyak fitur seperti ruang istirahat, obrolan, polling, dan banyak lagi. Kami menggunakan akun webinar untuk siaran BlogWorks kami.
• Rekaman audio. Sekarang setelah Anda melakukan lebih banyak panggilan konferensi online, Anda memerlukan mikrofon yang bagus. Earbud yang disertakan dengan ponsel Anda setidaknya lebih baik daripada tidak sama sekali. Atau tingkatkan ke mikrofon bergaya lavalier yang bagus.
• Perlengkapan pencahayaan. Anda akan lebih sering melakukan konferensi video dan kit pencahayaan sederhana akan menghilangkan bayangan yang mengganggu, membantu panggilan pagi atau larut malam (membantu jika Anda bekerja di zona waktu yang berbeda) dan menyiapkan Anda untuk merekam video.

Sepasang lampu LED murah akan membuat presentasi Anda terlihat lebih profesional

• Penginangan video . Jika Anda merekam video untuk kursus online pertama Anda atau untuk ditambahkan ke situs web Anda, Anda harus menyimpan klip itu terlebih dahulu di layanan hosting. Kami telah menggunakan Vimeo selama bertahun-tahun dan menyukai betapa mudahnya mengunggah dan mengatur semua rekaman kami.

Situs hosting video Anda memungkinkan Anda untuk mengatur koleksi Anda

• Komunikasi tim . Atur semua komunikasi dan pelaporan tim Anda dengan akun gratis di Slack. Mudah digunakan dan Anda dapat meningkatkan atau aplikasi pihak ketiga kapan saja.
• pesan SMS . Sulit untuk mengalahkan pesan teks untuk mendapatkan perhatian dari kontraktor, pemasok atau bahkan karyawan terganggu dengan proyek besar. Jika Anda sering menggunakan perpesanan teks, muat aplikasi di komputer Anda untuk mempermudah berbagi dokumen, gambar, dan agar Anda dapat mengetik dengan keyboard.
• Penyimpanan . Memindahkan bisnis Anda ke online berarti Anda perlu berbagi dokumen (lihat Google Documents berikutnya), gambar, laporan, PDF, dan foto dengan klien dan anggota tim. Email bukanlah cara untuk melakukan itu. Dropbox memungkinkan Anda untuk mengontrol apa yang tersisa di komputer Anda (sehingga Anda dapat mengosongkan ruang penyimpanan yang berharga) dan dengan siapa Anda berbagi dokumen.
• Google Dokumen . Sulit untuk mengalahkan rangkaian alat gratis Google yang ada di mana-mana untuk membuat dan berbagi dokumen. Anda dapat dengan cepat membuat dan berbagi dokumen, spreadsheet, dan memilih siapa yang mendapatkan akses dan dapat melihat, berkomentar, atau mengedit.
• Evernote . Saya belum menemukan alat yang lebih baik untuk mengatur ide, menangkap catatan tulisan tangan dari rapat atau mengambil halaman web (Evernote dapat menghapus semua iklan). Michael Hyatt menyebut Evernote sebagai "otak digital" untuk alasan yang bagus. Mulai dengan akun gratis, tingkatkan versi jika Anda ingin mengakses catatan saat offline.

Evernote sangat brilian untuk merekam catatan tulisan tangan Anda dan membuatnya mudah untuk diambil

7. Pisahkan pekerjaan dan rumah

Sekarang setelah Anda memiliki kantor di rumah yang diatur dengan akses mudah ke dunia dan kemampuan untuk merekam video, tulis buku Anda berikutnya dan selesaikan segunung pekerjaan yang Anda perlukan batasan. Bekerja berjam-jam tanpa garis yang jelas antara waktu kerja dan waktu rumah adalah resep untuk kelelahan, belum lagi dampaknya terhadap hubungan langsung.

Tapi, sulit untuk memisahkan pekerjaan/kehidupan ketika kantor rumah Anda berada di ujung lorong dari dapur Anda.

Dengan sedikit usaha, Anda dapat membuat kantor rumah yang terasa seperti tujuan, terpisah dari bagian rumah lainnya.

Berikut cara memulai:

• Simpan semua barang pekerjaan Anda (catatan, kursi, meja, daur ulang, dll.) di satu tempat alih-alih tersebar di rumah Anda. Idealnya, memiliki pintu di ruangan itu yang Anda tutup saat Anda tidak "di kantor."
• Tetapkan jam untuk "pergi" bekerja dan berkemas di penghujung hari.
• Berpakaian untuk bekerja. Penelitian menunjukkan bahwa ketika kita berpakaian untuk pergi bekerja dapat menempatkan kita dalam ruang pikiran untuk menjadi lebih produktif. "Bekerja dengan piyama Anda mungkin tampak menyenangkan selama beberapa hari, tetapi Anda akan segera menemukan bahwa produktivitas berkurang," tulis Joshua Duvall.
• Atur ponsel Anda untuk mematikan peringatan satu jam sebelum Anda pergi tidur.
• Hindari memeriksa email atau pesan telepon di luar jam kerja.

Keberhasilan Anda sebagai pemilik bisnis bergantung pada kemampuan Anda untuk fokus dan menyelesaikan pekerjaan seefisien mungkin. Dan itu termasuk memperbarui peralatan dan sistem Anda.

Sebagian besar saran dalam panduan ini dapat diselesaikan dalam beberapa menit atau dengan kunjungan singkat ke Amazon. Beberapa (seperti membuat batasan antara pekerjaan dan rumah) akan membutuhkan waktu lebih lama untuk berlatih dan berkembang menjadi kebiasaan.

Either way, investasi Anda ke dalam produktivitas akan membayar dividen untuk tahun-tahun mendatang. Saatnya untuk memulai.

Apakah Anda menikmati artikel ini? Lihat ini:

11 Hal Sangat Produktif yang Harus Dilakukan Pemilik Usaha Kecil Selama Krisis
Mengapa Penulis Terlaris Brown, Kiyosaki, Rubin, Maxwell, dan Godin Semua Blog?
4 Aktivitas Media Sosial yang Harus Anda Lakukan di Tahun 2020

Foto oatmeal oleh Jane Duursma di Unsplash
Foto kantor pusat oleh Michael Soledad di Unsplash