دليل البقاء لأصحاب الأعمال الصغيرة أثناء الأزمات (أو في أي وقت)

لقد تغير العالم.

والكثير من هذه التغييرات دائمة.

أجبرنا جائحة Covid-19 (إذا لم تكن بالفعل) على العمل من المنزل والاعتماد حصريًا على الاتصالات عبر الإنترنت.

ليس العمل كالمعتاد. ولن يمر وقت طويل.

بصفتي صاحب عمل ، لدي موظفين ومقاولين يعتمدون على عملي في بعض أو كل دخلهم. لحسن الحظ ، BlogWorks هي شركة عبر الإنترنت. لدينا مكتب ، لكن بخلاف اثنين منا ، نعمل جميعًا عن بُعد.

كشركة عبر الإنترنت ، قمنا بتنظيم أنظمتنا للتواصل مع عملائنا وأعضاء فريقنا من أي مكان وفي أي وقت.

وماذا عنك؟

إذا كنت تعمل الآن من المنزل لأول مرة ، أو كان لديك مكتب منزلي لسنوات ، فهذا هو الوقت المناسب لإعادة زيارة المعدات والأنظمة التي تحتاجها للعمل بفعالية في عالمنا المتزايد عبر الإنترنت.

هذا هو دليلي للبقاء على قيد الحياة لأصحاب الأعمال الصغيرة في الأزمات (أو في أي وقت).

1. شاهد أرقامك

إذا كنت ترغب في تنمية عملك ، فابدأ ببيانات جيدة. مثل قيادة السيارة ، فأنت بحاجة إلى لوحة تحكم بها ملاحظات لتعرف مستوى أدائك.

يمكن أن يساعد تجميع حتى لوحة معلومات أسبوعية بسيطة في تحديد المكان الذي تهدر فيه المال والجهد ، ولكن أيضًا يكون حافزًا جيدًا لك ولفريقك.

فيما يلي بعض الأرقام الأساسية التي يجب مراقبتها:

• نقطة التعادل. عدد العملاء المطلوب لتغطية نفقات التشغيل الشهرية. إذا كنت بصدد إطلاق دورة تدريبية جديدة أو خدمة اشتراك عبر الإنترنت ، فاحسب أفضل الممارسات البيئية الخاصة بك لمعرفة الحجم الذي ستحتاجه للحصول عليه باللون الأسود.
  • على سبيل المثال ، إذا كان إنتاج الفيديو وخدمات الاستضافة (الفيديو ومنصة التعلم) والإعلان وساعات المساعد تصل جميعها إلى 4500 دولار ، مقابل 500 دولار لكل دورة ، فأنت أول 9 عملاء يغطون تكاليفك.
• قيمة مدى الحياة للعميل. هذه عملية حسابية بسيطة: إجمالي الإيرادات المتوقعة من عميل متوسط ​​ناقصًا تكلفة الشراء = القيمة الدائمة للعميل.
  • تحتاج إلى معرفة القيمة الدولارية لعميل نموذجي لاتخاذ قرارات بشأن الإعلان (إذا كنت تنفق 45 دولارًا في الإعلان على Facebook للحصول على عميل ، فهل هذا يستحق كل هذا العناء؟) ، أو الاستثمار في دورة تدريبية جديدة عبر الإنترنت ، أو تعيين مساعد مبيعات.
• الهامش على المبيعات. إذا كنت تبيع دورة تدريبية عبر الإنترنت أو تدير خدمة اشتراك (برامج ، خدمات ، صيانة ، وما إلى ذلك) ، فمن السهل حساب ومراقبة الهامش (الإيرادات أقل النفقات المتغيرة) لعملية البيع. تتيح لك هذه الأداة الأنيقة من Shopify حساب الهامش الإجمالي.

• 
• عائد الاستثمار على الإعلان. هل تم تعزيز الإعلانات على Facebook أو الدفع مقابل قائمة Google Adwords؟ حان الوقت لوضع عائد بالدولار على هذا الاستثمار. ستساعدك هذه الأداة المجانية في تشغيل سيناريوهات الإنفاق الإعلاني والنقرات والمبيعات.
  • إذا كنت تستخدم مستشارًا للإعلان ، فيجب أن يقدموا أرقام التتبع ، وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فقم بتعيين مستشار لتجميع هذه الأرقام معًا من أجلك. لا تنفق المزيد من الأموال على الإعلان دون معرفة أرقامك!
    

    مثل أي استثمار ، يجب أن يكون مقياس النجاح في الإعلان على Facebook هو عائد الاستثمار على الإنفاق

• العودة على وسائل التواصل الاجتماعي. هل تنطلق في بناء متابع على Instagram ، على أمل أن يتحول إلى مبيعات؟ أو البدء كل يوم في التحقق من تحديثات Facebook؟
  • ستظهر زيارة سريعة إلى Google Analytics حركة المرور التي تجلبها وسائل التواصل الاجتماعي. حركة المرور هي مقياس واحد فقط ، ويمكن أن توفر وسائل التواصل الاجتماعي مزايا أخرى مثل: الوعي بالعلامة التجارية ، ورعاية متابعيك ، والإعلان عن عمليات الإطلاق والعروض الخاصة.

إذا كنت تستثمر في التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، فأنت بحاجة إلى معرفة حركة المرور التي يخلقها

2. بناء روتين الصباح

لا أستطيع التفكير في أي عادة أكثر أهمية من تطويرها من روتين الصباح. يمكن لروتين الصباح البسيط أن يجعلك مستعدًا "للذهاب إلى العمل" وإعدادك ليوم مثمر. وجد بحث جديد من مجلة الإدارة أن "إعادة التعلق" بالعمل في الصباح أمر حاسم للإنتاجية العالية.

"أولئك الذين استغرقوا بوعي بضع دقائق لإعادة الارتباط ذهنيًا بعملهم من خلال التفكير في أهدافهم وأولوياتهم ، شهدوا" سلسلة من التجارب الإيجابية خلال اليوم ". - مجلة Inc Magazine

تتمثل فكرة الروتين الصباحي في تقليل تأثير الحالة المزاجية أو جودة النوم والتأكد من أنه يمكنك زيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد في أكثر ساعات يومك إنتاجية.

بعض الأشياء التي يجب تضمينها في روتينك:

• قبل الذهاب إلى الفراش ، قم بتدوين ملاحظة سريعة عن العمل الأول الذي ستقوم به في الصباح.
• استيقظ في نفس الوقت.
• الحد من وسائل التواصل الاجتماعي أو قراءة / مشاهدة الأخبار.
• ألهم وأسس نفسك. أنا أفضل التمرين ، لكن التأمل أو القراءة أو الموسيقى أو المشي كلها طرق رائعة للاسترخاء في عملك الصباحي.
• تناول الطعام مثل الرياضيين - تجنب السكريات والكربوهيدرات البسيطة والأطعمة الدهنية - بدلاً من ذلك اختر الكربوهيدرات المعقدة والبروتين والألياف للتمتع بطاقة ثابتة تدوم طوال الصباح.
• الانتقال إلى وقت العمل في نفس الوقت كل يوم. (انظر # 5 كيفية تنظيم مكتبك المنزلي ، أدناه).
• اعمل من خطة رحلتك (رقم 3 أدناه).

ابدأ يومك بوجبة بسيطة من الكربوهيدرات المعقدة واستمتع بطاقة أكثر اتساقًا خلال الصباح.

3. خطة مثل الطيار

لن يغادر الطيارون المدرج أبدًا بدون وجهة واضحة ويجب ألا تبدأ أسبوعك أبدًا بدون أهداف واضحة للأسبوع.

كتبت عن التخطيط مثل الطيار في كتابي أعطني استراحة . الفكرة بسيطة جدًا ...

خصص 5 دقائق من صباح كل يوم إثنين (سأرشدك خلال العملية في هذا المنشور) للتفكير في المكان الذي تريد "الهبوط فيه" يوم الجمعة. يمكن أن يكون روتين التخطيط السريع هذا هو الفارق بين أسبوع فوضوي من عوامل التشتيت والشعور بالإنتاجية في اللعبة.

يمكنك تسجيل "خطة الرحلة" الخاصة بك في Evernote ، أو مجلة ، أو إنشاء مستند Google. المهم هو التفكير في قائمة مختصرة من الأهداف التي ستدفع شركتك إلى الأمام هذا الأسبوع.

بالنسبة إلى "الصخور" الأكبر حجمًا (المشاريع الكبيرة التي تستغرق عدة أيام / شهور حتى تكتمل) ، قم بإدراج الهدف المحدد الذي تحتاج إلى إكماله هذا الأسبوع. على سبيل المثال ، في حالة تحديث موقع الويب الخاص بك ، قد يكون الهدف هذا الأسبوع هو البحث عن مواقع المنافسين وإعداد قائمة بالميزات التي تريد تغييرها على موقعك.

تخبرك خطة رحلتك للأسبوع بما هو أكثر أهمية وأين تحتاج إلى "الهبوط" بحلول يوم الجمعة.

الآن ، ها هي القيمة الحقيقية لـ "خطة الرحلة" الخاصة بك - اكتشف أنك تخرج من مكالمة جماعية أو تنهي مهمة وانتقل إلى خطة الطيران الخاصة بك للحصول على التوجيه. بين كل مهمة هناك فرصة لتغيير المسار إلى ما هو أكثر أهمية لعملك.

4. تعلم كيفية الاستعانة بمصادر خارجية

بصفتك الرئيس التنفيذي لعملك ، لا ينبغي أن تقضي وقتك في تعلم كيفية القيام بوظائف يمكنك بسهولة الاستعانة بمصادر خارجية. هذا يخنق النمو ويضيع وقتك.

تتمثل الوظائف الأكثر وضوحًا للاستعانة بمصادر خارجية في المهام الفنية مثل: تحديث موقع الويب الخاص بك أو تحرير الفيديو أو نشر مدونتك أو تصميم الرسومات. لكن ، يجب أن تنظر أيضًا إلى:

• إمساك الدفاتر
• تحرير كتاباتك
• كتابة مدونتك (يمكننا فعل ذلك!)
• تحديث منشورات المدونة القديمة التي لا تحقق أداءً جيدًا (يمكننا القيام بذلك أيضًا!)
• البحث عن ندوات ومقالات.
• تحرير الصور لتضمينها في مدونتك أو على موقع الويب الخاص بك
• لقطات فيديو لمقاطع فيديو المبيعات أو إعلانات Facebook أو الصفحات المقصودة على موقع الويب الخاص بك.
• إنشاء تسلسلات بريد إلكتروني لإرسالها إلى الأشخاص الذين اشتركوا في قائمتك.
• مسح جهات الاتصال القديمة في قائمتك البريدية
• إنشاء مغناطيس رئيسي جديد لموقعك على الويب

في BlogWorks ، عادةً ما نوظف مترجمين مستقلين في Upwork و Fiverr. تشمل مواقع العمل المستقل الأخرى: Freelancer أو TopTal أو WorkHoppers.

تكمن الحيلة في استخدام أداة مستقلة مثل Upwork في استخدام المرشحات لتقليل الحقل بسرعة إلى أفضل المتقدمين

الاختبار الجيد للاستعانة بمصادر خارجية لمهمة ما هو حساب التكلفة (بمعدل كل ساعة) لتعلم المهارات وإكمال المهمة ، مقارنة بتوظيف موظف مستقل. على سبيل المثال ، سوف يستغرق الأمر 4 ساعات لتتعلم كيفية إتقان حتى مهارات تحرير الفيديو الأساسية باستخدام برامج مثل Camtasia (للكمبيوتر الشخصي) أو Screenflow (لنظام التشغيل Mac).

قبل أن تستثمر ساعاتك في تعلم كيفية القيام بعمل تقني ، مثل تحرير الفيديو ، قارن ذلك بتوظيف موظف مستقل ذي خبرة والحصول على منتج احترافي.

بسعر 100 دولار للساعة ، هذه قيمة أولية قدرها 400 دولار للوقت الضائع. يمكن لمحرر الفيديو المختص أن يأخذ مقطع فيديو مدته 3 دقائق ، ويعدل ، ويضيف موسيقى ، ومقدمة وخاتمة ، وتحميله على YouTube - حتى تضمين صورة مصغرة بحوالي 60 دولارًا. بالإضافة إلى ذلك ، ستبدو جهودك غير تقليدية (أعلم أنني جربتها) وتتطلب التعلم المستمر.

5. تنظيم مكتبك في المنزل

يحب العقل المشتتات. يمكن لشيء بسيط مثل البريد غير المفتوح على مكتبك ، أو مجموعة من بطاقات العمل من جلسة شبكة حضرتها منذ أشهر ، أن يلفت انتباهك كثيرًا كل 12 دقيقة.

"أولئك الذين تشتت انتباههم عن طريق رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية شهدوا انخفاضًا بمقدار 10 نقاط في معدل ذكائهم ، وهو ضعف ما وجد في الدراسات حول تأثير تدخين الماريجوانا." - معهد لندن للطب النفسي

والخبر السار هو أن جلسة مكتب منزلية مدتها 10 دقائق يمكن أن تحول مكتب الإلهاء الخاص بك إلى مكان للإنتاجية. إليك كيفية البدء:

Caption بقليل من الجهد يمكنك تنظيم مساحة العمل ومضاعفة إنتاجيتك.

• استثمر في التخزين والأثاث عالي الجودة. يمكن لكرسي عمل مريح ومكتب صلب مع أرفف كتب وخزانة ملفات بسيطة (أفضل وحدتين أو ثلاث وحدات أدراج تتلاءم مع المكتب) تحويل مساحة عملك.
• ضع جميع الأسلاك وكابلات الشحن وأدوات الكمبيوتر في حاوية واحدة وبعيدًا عن الأنظار (بالنسبة لمكتبي المنزلي ، استثمرت في خزائن الكتب المطابقة ، يحتوي الجزء السفلي من أحدهما على أبواب مزدوجة على طراز الخزانة حيث أخبأ الأشياء التي نادرًا ما أحتاجها.)
• قم بإنشاء نظام لأرشفة الملاحظات المكتوبة بخط اليد والورق (انظر Evernote أدناه).
• قم بإزالة أي شيء يبدو أنه عمل غير مكتمل. قد يكون هذا ملفات العميل أو النظارات المكسورة أو البريد غير المفتوح أو الملاحظات اللاصقة. سيكون هناك دائمًا إلهاءات كهذه ، والآن حان الوقت لإيجاد منزل لهم.
• أرشفة العمل المنجز. يمكن أرشفة ملفات العميل ، وملاحظات المشروع ، والإقرارات الضريبية ، والأوراق البحثية في صناديق بنكية غير مكلفة ، مع تمييزها وتخزينها بعيدًا عن الأنظار. هدفك هو تكريس 100٪ من انتباهك للعمل الذي يهم اليوم.

6. إتقان أدوات الإنترنت

إذا كنت تختبئ من تعلم الأدوات الأساسية عبر الإنترنت ، فقد ولت تلك الأيام. العالم أصبح متصلًا بالإنترنت - ما عليك سوى إلقاء نظرة على انفجار الأفراد والشركات والحكومات الذين يتدافعون لمعرفة كيفية استخدام أدوات مثل zoom.us أثناء جائحة Covid-19.

إذا كنت تبحث عن طريقة جديدة سهلة للعثور على الصور والصوت أو إنشائها ، فنحن نوصي بمنتجات Adobe. يمكنك العثور على جميع حزم البرامج الإبداعية الخاصة بهم هنا.

لست متأكدًا من أن لديك ما تحتاجه؟ فيما يلي بعض الأساسيات التي يجب أن تكون في مكتبك:

• اتصال WIFI جيد. تتطلب أدوات مؤتمرات الفيديو ، مثل التكبير / التصغير ، نطاقًا تردديًا عالي السرعة. استخدم أدوات مجانية مثل هذه الأداة لاختبار سرعات WIFI الخاصة بك والاتصال بمشغل شبكة الجوال إذا كنت في شك.
• مؤتمرات الفيديو. من الصعب التغلب على راحة القفز في مكالمة فيديو سريعة لمقابلة اتصال عمل جديد أو فرز بعض تفاصيل العمل مع أحد أعضاء الفريق. انتقلنا إلى التكبير قبل 4 سنوات. الأداة سهلة الاستخدام ، وتحتوي على الكثير من الميزات ، ويسمح الحساب منخفض التكلفة بإجراء مكالمات غير محدودة مع الكثير من الميزات مثل غرف الاستراحة والدردشة واستطلاعات الرأي والمزيد. نحن نستخدم حساب الندوة عبر الويب لعمليات البث في BlogWorks.
• تسجيل الصوت. الآن بعد أن أجريت المزيد من المكالمات الجماعية عبر الإنترنت ، ستحتاج إلى ميكروفون جيد. سماعات الأذن المرفقة بهاتفك أفضل من لا شيء على الأقل. أو قم بالترقية إلى ميكروفون جيد من طراز lavalier.
• طقم الإضاءة. ستنظم مؤتمرات فيديو أكثر بكثير وستعمل مجموعة إضاءة بسيطة على إزالة الظلال المشتتة ، وتساعد في إجراء مكالمات في الصباح الباكر أو في وقت متأخر من الليل (مفيدة إذا كنت تعمل في مناطق زمنية مختلفة) وتجهزك لتسجيل مقاطع الفيديو.

زوجان من مصابيح LED الرخيصة ستجعل عرضك يبدو أكثر احترافية

• استضافة الفيديو . إذا كنت تقوم بتسجيل مقطع فيديو لدورتك التدريبية الأولى عبر الإنترنت أو لإضافته إلى موقع الويب الخاص بك ، فأنت بحاجة إلى تخزين هذا المقطع أولاً على خدمة استضافة. نحن نستخدم Vimeo منذ سنوات ونحب مدى سهولة تحميل وتنظيم جميع تسجيلاتنا.

يسمح لك موقع استضافة الفيديو الخاص بك بتنظيم مجموعاتك

• اتصالات الفريق . قم بتنظيم جميع اتصالات فريقك وإعداد التقارير باستخدام حساب مجاني على Slack. إنه سهل الاستخدام ويمكنك الترقية أو تطبيقات الطرف الثالث في أي وقت.
• رسائل SMS . من الصعب التغلب على الرسائل النصية لجذب انتباه المقاول أو المورد أو حتى الموظف المشتت انتباهه عن مشروع كبير. إذا كنت تستخدم الرسائل النصية كثيرًا ، فقم بتحميل التطبيق على جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتسهيل مشاركة المستندات والصور وبالتالي يمكنك الكتابة باستخدام لوحة المفاتيح.
• التخزين . يعني نقل عملك إلى الإنترنت أنك بحاجة إلى مشاركة المستندات (انظر مستندات Google التالية) والصور والتقارير وملفات PDF والصور مع العملاء وأعضاء الفريق. البريد الإلكتروني ليس هو السبيل للقيام بذلك. يتيح لك Dropbox التحكم في ما تبقى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (حتى تتمكن من تحرير مساحة تخزين ثمينة) ومن تشارك المستندات معه.
• مستندات جوجل . من الصعب التغلب على المجموعة الشاملة من أدوات Google المجانية لإنشاء المستندات ومشاركتها. يمكنك إنشاء المستندات وجداول البيانات ومشاركتها بسرعة واختيار من يمكنه الوصول ويمكنه إما العرض أو التعليق أو التعديل.
• إيفرنوت . لم أجد أداة أفضل لتنظيم الأفكار أو تدوين الملاحظات المكتوبة بخط اليد من اجتماع أو صفحات الويب المتعثرة (يمكن أن يزيل Evernote جميع الإعلانات). يصف مايكل حياة Evernote بأنه "عقله الرقمي" لسبب وجيه. ابدأ بحساب مجاني ، وقم بالترقية إذا كنت تريد الوصول إلى ملاحظاتك عندما تكون غير متصل بالإنترنت.

Evernote رائع في تدوين الملاحظات المكتوبة بخط اليد وجعلها سهلة الاسترداد

7. فصل العمل عن المنزل

الآن بعد أن تم إعداد مكتبك المنزلي مع سهولة الوصول إلى العالم والقدرة على تسجيل مقاطع الفيديو ، اكتب كتابك التالي وابدأ في استكشاف جبل من العمل الذي تحتاجه. العمل لساعات طويلة دون خطوط واضحة بين وقت العمل ووقت المنزل هو وصفة للإرهاق ، ناهيك عن تأثير ذلك على العلاقات المباشرة.

ولكن من الصعب أن يكون لديك فصل بين العمل والحياة عندما يكون مكتب منزلك في أسفل القاعة من مطبخك.

بقليل من الجهد ، يمكنك إنشاء مكتب منزلي يبدو وكأنه وجهة ، منفصل عن باقي منزلك.

إليك كيفية البدء:

• احتفظ بجميع أدوات العمل (السجلات ، الكرسي ، المكتب ، إعادة التدوير ، إلخ) في مكان واحد بدلاً من نشرها في منزلك. من الناحية المثالية ، يكون لديك باب في تلك الغرفة تغلقه عندما لا تكون "في المكتب".
• حدد ساعات "الذهاب" إلى العمل وحزم الأمتعة في نهاية اليوم.
• فستان للعمل. تظهر الأبحاث أنه عندما نرتدي ملابس للذهاب إلى العمل ، يمكن أن يضعنا ذلك في مساحة العقل لنكون أكثر إنتاجية. كتب جوشوا دوفال: "قد يبدو العمل بملابس النوم الخاصة بك أمرًا ممتعًا لبضعة أيام ، ولكن سرعان ما ستجد أي تراجع في الإنتاجية" .
• اضبط هاتفك على إيقاف تشغيل التنبيهات قبل ساعة من الخلود إلى النوم.
• تجنب التحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو الهاتف في غير ساعات العمل.

يعتمد نجاحك كصاحب عمل على قدرتك على التركيز وإنجاز العمل بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. وهذا يشمل تحديث المعدات والأنظمة الخاصة بك.

يمكن تنفيذ معظم الاقتراحات الواردة في هذا الدليل في بضع دقائق أو من خلال زيارة سريعة إلى أمازون. سيستغرق البعض (مثل إنشاء حدود بين العمل والمنزل) وقتًا أطول للممارسة والتطور إلى عادات.

في كلتا الحالتين ، فإن استثمارك في الإنتاجية سيؤتي ثماره لسنوات قادمة. حان الوقت للبدء.

هل انت مستمتع في هذه مقال؟ تحقق من هذه:

11 أشياء عالية الإنتاجية يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة القيام بها أثناء الأزمات
لماذا أكثر المؤلفين مبيعًا مدونة براون وكيوساكي وروبن وماكسويل وجودين أول؟
4 أنشطة على وسائل التواصل الاجتماعي يجب أن تقوم بها في 2020

صورة لدقيق الشوفان بواسطة جين دورسما على Unsplash
صورة لمكتب منزلي بواسطة مايكل سوليداد على Unsplash