Una guida di sopravvivenza per i proprietari di piccole imprese durante una crisi (o in qualsiasi momento)

Il mondo è cambiato.

E molti di questi cambiamenti sono permanenti.

La pandemia di Covid-19 ci ha costretto (se non lo eri già) a lavorare da casa e a dipendere esclusivamente dalle comunicazioni online.

Non sono affari come al solito. E non sarà per molto tempo.

Come imprenditore, ho dipendenti e appaltatori che fanno affidamento sulla mia attività per parte o tutto il loro reddito. Fortunatamente, BlogWorks è un'azienda online. Abbiamo un ufficio, ma a parte noi due lavoriamo tutti da remoto.

Come azienda online, abbiamo organizzato i nostri sistemi per connetterci con i nostri clienti e membri del team da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

E tu?

Se stai lavorando da casa per la prima volta, o hai un ufficio da casa da anni, ora è un ottimo momento per rivedere le apparecchiature e i sistemi di cui hai bisogno per operare efficacemente nel nostro mondo sempre più online.

Questa è la mia guida di sopravvivenza per i proprietari di piccole imprese in crisi (o in qualsiasi momento).

1. Guarda i tuoi numeri

Se vuoi far crescere la tua attività, inizia con buoni dati. Come guidare un'auto, hai bisogno di una dashboard con feedback per sapere come stai andando.

Mettere insieme anche un semplice dashboard settimanale può aiutare a identificare dove stai sprecando denaro e fatica, ma anche essere un buon motivatore per te e il tuo team.

Ecco alcuni dei numeri di base da guardare:

• Punto di pareggio. Il numero di clienti necessario per coprire le spese operative mensili. Se stai lanciando un nuovo corso online o un servizio in abbonamento, calcola il tuo BEP per sapere quale volume ti servirà per passare inosservato.
  • Ad esempio, se la produzione video, i servizi di hosting (piattaforma video e di apprendimento), la pubblicità e le ore di un assistente arrivano a $ 4.500, a $ 500 per corso, i primi 9 clienti coprono i costi.
• Valore a vita di un cliente. Questa è una semplice matematica: le entrate totali attese da un cliente medio meno il costo di acquisizione = LTV di un cliente.
  • Devi conoscere il valore in dollari di un cliente tipico per prendere decisioni sulla pubblicità (se spendi $ 45 in pubblicità su Facebook per acquisire un cliente, ne vale la pena?), investire in un nuovo corso online o assumere un assistente alle vendite.
• Margine sulle vendite. Se vendi un corso online o gestisci un servizio in abbonamento (software, servizi, manutenzione, ecc.) è facile calcolare e monitorare il margine (ricavi meno spese variabili) di una vendita. Questo strumento accurato di Shopify ti consente di calcolare il margine lordo.

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• ROI sulla pubblicità. Hai aumentato gli annunci su Facebook o hai pagato per un elenco di Google Adwords? È tempo di mettere un dollaro di ritorno su quell'investimento. Questo strumento gratuito ti aiuterà a gestire scenari di spesa pubblicitaria, clic e vendite.
  • Se stai utilizzando un consulente pubblicitario, dovrebbe fornire i numeri di tracciamento, in caso contrario, assumi un consulente per mettere insieme questi numeri per te. Non buttare più soldi in pubblicità senza conoscere i tuoi numeri!
    

    Come ogni investimento, la misura del successo con la pubblicità su Facebook deve essere il ROI sulla spesa

• Ritorno sui social. Stai cercando di creare un seguito su Instagram, sperando che si trasformi in vendite? O iniziare ogni giorno a controllare gli aggiornamenti di Facebook?
  • Una rapida visita a Google Analytics mostrerà il traffico che i social media portano. Il traffico è solo una misura, i social media possono fornire altri vantaggi come: consapevolezza del marchio, nutrimento dei tuoi follower e annuncio di lanci e offerte speciali.

Se stai investendo nel social media marketing devi sapere quale traffico crea

2. Costruisci una routine mattutina

Non riesco a pensare a nessuna abitudine più importante da sviluppare di una routine mattutina. Una semplice routine mattutina può prepararti per "andare al lavoro" e prepararti per una giornata produttiva. Una nuova ricerca del Journal of Management ha scoperto che il "riattaccamento" al lavoro al mattino è fondamentale per l'elevata produttività.

"Coloro che consapevolmente hanno impiegato alcuni minuti per riattaccarsi mentalmente al proprio lavoro riflettendo sui propri obiettivi e priorità hanno sperimentato 'una cascata di esperienze positive durante il giorno'". - Inc Magazine

L'idea di una routine mattutina è di ridurre l'influenza dell'umore o della qualità del sonno e di garantire di poter massimizzare la produttività in quelle che sono in genere le ore più produttive della giornata.

Alcune cose da includere nella tua routine:

• Prima di andare a letto, prendi nota del primo lavoro che dovrai affrontare la mattina.
• Svegliati allo stesso tempo.
• Limitare i social media o leggere/guardare le notizie.
• Ispira e radicati. Preferisco l'esercizio, ma la meditazione, la lettura, la musica o il camminare sono tutti ottimi modi per iniziare il lavoro mattutino.
• Mangia come un atleta – evita zuccheri, carboidrati semplici e cibi grassi – scegli invece carboidrati complessi , proteine ​​e fibre per goderti un'energia costante che dura tutta la mattina.
• Passaggio all'orario di lavoro tutti i giorni alla stessa ora. (vedi #5 Come organizzare il tuo ufficio a casa, di seguito).
• Lavora dal tuo piano di volo (n. 3, sotto).

Inizia la giornata con un pasto semplice a base di carboidrati complessi e goditi un'energia più consistente durante la mattinata.

3. Pianifica come un pilota

I piloti non lascerebbero mai la pista senza una destinazione chiara e non dovresti mai iniziare la tua settimana senza obiettivi chiari per la settimana.

Ho scritto di pianificare come un pilota nel mio libro Give me a Break . L'idea è piuttosto semplice...

Prenditi 5 minuti ogni lunedì mattina (ti guido attraverso il processo in questo post) per pensare a dove vuoi "atterrare" il venerdì. Questa rapida routine di pianificazione può fare la differenza tra una settimana caotica di distrazioni e sentirsi produttivi nel gioco.

Puoi registrare il tuo "Piano di volo" in Evernote, un diario o creare un documento Google. L'importante è pensare a un breve elenco di obiettivi che faranno avanzare la tua azienda questa settimana.

Per i "massi" più grandi (grandi progetti che richiedono molti giorni/mesi per essere completati), elenca l'obiettivo specifico che devi completare questa settimana. Ad esempio, se aggiorni il tuo sito web, l'obiettivo di questa settimana potrebbe essere quello di ricercare i siti della concorrenza e creare un elenco di funzionalità che desideri modificare sul tuo sito.

Il tuo piano di volo per la settimana ti dice cosa è più importante e dove devi "atterrare" entro venerdì.

Ora, ecco il vero valore del tuo "Piano di volo": sorprenditi mentre esci da una teleconferenza o concludi un'attività e vai al tuo piano di volo per la direzione. Tra ogni attività c'è un'opportunità per tornare a ciò che è più importante per il tuo business.

4. Impara come esternalizzare

In qualità di CEO della tua azienda, non dovresti perdere tempo a imparare a svolgere lavori che puoi facilmente esternalizzare. Ciò soffoca la crescita e fa perdere tempo.

I lavori più ovvi da esternalizzare sono attività tecniche come: aggiornamento del tuo sito Web, editing video, pubblicazione del tuo blog o progettazione grafica. Ma dovresti anche guardare:

• Contabilità
• Modifica la tua scrittura
• Scrivere il tuo blog (possiamo farlo!)
• Aggiornare i vecchi post del blog che hanno prestazioni inferiori (possiamo farlo anche noi!)
• Ricerca per webinar e articoli.
• Modifica di fotografie da includere nel tuo blog o sul tuo sito web
• Riprese video per video di vendita, pubblicità su Facebook o pagine di destinazione sul tuo sito web.
• Creazione di sequenze di e-mail da inviare alle persone che aderiscono alla tua lista.
• Eliminare i vecchi contatti nella tua mailing list
• Creare un nuovo magnete guida per il tuo sito web

In BlogWorks in genere assumiamo freelance su Upwork e Fiverr. Altri siti per liberi professionisti includono: Freelancer, TopTal o WorkHoppers.

Il trucco con l'utilizzo di uno strumento freelance come Upwork è utilizzare i filtri per ridurre rapidamente il campo ai migliori candidati

Un buon test per esternalizzare un'attività è calcolare il costo (alla tua tariffa oraria) per l'apprendimento delle abilità e il completamento dell'attività, rispetto all'assunzione di un libero professionista. Ad esempio, ci vorranno 4 ore per imparare a padroneggiare anche le abilità di editing video di base utilizzando software come Camtasia (per PC) o Screenflow (per Mac).

Prima di investire le tue ore imparando a svolgere lavori tecnici, come l'editing video, confrontali con l'assunzione di un libero professionista esperto e l'ottenimento di un prodotto professionale.

A $ 100 l'ora, è un valore iniziale di $ 400 del tempo perso. Un editor video competente può prendere un video di 3 minuti, modificare, aggiungere musica, intro e outro, caricare su YouTube e persino includere una miniatura per circa $ 60. Inoltre, i tuoi sforzi sembreranno dilettantistici (so di averlo provato) e richiederanno un apprendimento continuo.

5. Organizza il tuo ufficio a casa

La mente ama le distrazioni. Qualcosa di semplice come la posta non aperta sulla scrivania o una pila di biglietti da visita di una sessione di networking a cui hai partecipato mesi fa può attirare la tua attenzione ogni 12 minuti.

"Coloro che sono distratti da e-mail e telefonate hanno visto un calo di 10 punti nel loro QI, il doppio di quello riscontrato negli studi sull'impatto del fumo di marijuana". – Istituto di Psichiatria di Londra

La buona notizia è che una sessione di declutter dell'home office di 10 minuti può trasformare la tua scrivania di distrazione in un luogo di produttività. Ecco come iniziare:

Didascalia Con un piccolo sforzo puoi riordinare il tuo spazio di lavoro e raddoppiare la tua produttività.

• Investi in mobili e mobili di buona qualità. Una comoda sedia da lavoro, una solida scrivania con librerie e un semplice schedario (preferisco due o tre cassettiere che stanno sotto la scrivania) possono trasformare il tuo spazio di lavoro.
• Metti tutti i cavi, i cavi di ricarica e gli accessori per computer in un contenitore e fuori dalla vista (per il mio ufficio a casa ho investito in librerie abbinate, la parte inferiore di una ha doppie ante in stile armadio dove ripongo cose di cui raramente ho bisogno).
• Crea un sistema per l'archiviazione di appunti e carta scritti a mano (vedi Evernote, di seguito).
• Rimuovi tutto ciò che sembra un lavoro incompiuto. Potrebbe trattarsi di file client, occhiali rotti, posta non aperta o note adesive. Ci saranno sempre distrazioni come queste, ora è il momento di trovare una casa per loro.
• Archivia il lavoro completato. I file dei clienti, le note di progetto, le dichiarazioni dei redditi e i documenti di ricerca possono essere archiviati in scatole bancarie economiche, etichettate e conservate in modo invisibile. Il tuo obiettivo è dedicare il 100% della tua attenzione al lavoro che conta oggi.

6. Padroneggia gli strumenti online

Se ti sei nascosto dall'apprendimento degli strumenti online di base, quei giorni sono finiti. Il mondo sta diventando online: basta guardare l'esplosione di individui, aziende e governi che si affannano per imparare a utilizzare strumenti come zoom.us durante la pandemia di Covid-19.

Se stai cercando un modo nuovo e semplice per trovare o creare immagini e audio, ti consigliamo i prodotti Adobe. Puoi trovare tutti i loro pacchetti software creativi qui.

Non sei sicuro di avere quello che ti serve? Ecco alcune delle basi che dovresti avere nel tuo ufficio:

• Buona connessione WIFI. Gli strumenti di videoconferenza, come lo zoom, richiedono una larghezza di banda ad alta velocità. Usa strumenti gratuiti come questo per testare la tua velocità WIFI e chiama il tuo operatore in caso di dubbio.
• Videoconferenza. È difficile battere la comodità di passare a una rapida videochiamata per incontrare una nuova connessione di lavoro o risolvere alcuni dettagli di lavoro con un membro del team. Siamo passati allo zoom 4 anni fa. Lo strumento è facile da usare, ha molte funzionalità e l'account a basso costo consente chiamate illimitate con molte funzionalità come sale relax, chat, sondaggi e altro ancora. Usiamo l'account webinar per le nostre trasmissioni BlogWorks.
• Registrazione audio. Ora che stai facendo più teleconferenze online, avrai bisogno di un buon microfono. Gli auricolari forniti con il telefono sono almeno meglio di niente. Oppure passa a un buon microfono in stile lavalier.
• Kit di illuminazione. Farai molte più videoconferenze e un semplice kit di illuminazione rimuoverà le ombre che distraggono, ti aiuterà con le chiamate mattutine o notturne (utile se lavori in fusi orari diversi) e ti preparerà per la registrazione di video.

Un paio di luci a LED economiche renderanno la tua presentazione più professionale

• Hosting video . Se stai registrando un video per il tuo primo corso online o per aggiungerlo al tuo sito web, devi prima archiviare quella clip su un servizio di hosting. Utilizziamo Vimeo da anni e amiamo quanto sia semplice caricare e organizzare tutte le nostre registrazioni.

Il tuo sito di hosting video ti consente di organizzare le tue raccolte

• Comunicazioni di squadra . Organizza tutte le comunicazioni e i rapporti del tuo team con un account gratuito su Slack. È facile da usare e puoi aggiornare in qualsiasi momento app o app di terze parti.
• Messaggistica SMS . È difficile battere i messaggi di testo per attirare l'attenzione di un appaltatore, fornitore o persino un dipendente distratto da un grande progetto. Se utilizzi molto i messaggi di testo, carica l'app sul tuo computer per semplificare la condivisione di documenti, immagini e così puoi digitare con la tastiera.
• Conservazione . Spostare la tua attività online significa che dovrai condividere documenti (vedi Documenti Google di seguito), immagini, rapporti, PDF e foto con clienti e membri del team. L'e-mail non è il modo per farlo. Dropbox ti consente di controllare ciò che rimane sul tuo computer (così puoi liberare prezioso spazio di archiviazione) e con chi condividi i documenti.
• Google Documenti . È difficile battere l'onnipresente suite di strumenti gratuiti di Google per la creazione e la condivisione di documenti. Puoi creare e condividere rapidamente documenti, fogli di lavoro e scegliere chi può accedere e può visualizzare, commentare o modificare.
• Evernote . Non ho trovato uno strumento migliore per organizzare le idee, catturare appunti scritti a mano da una riunione o impigliare pagine Web (Evernote può eliminare tutta la pubblicità). Michael Hyatt chiama Evernote il suo "cervello digitale" per una buona ragione. Inizia con un account gratuito, aggiorna se vuoi accedere alle tue note quando sei offline.

Evernote è eccezionale per catturare le tue note scritte a mano e renderle facili da recuperare

7. Separare casa e lavoro

Ora che hai configurato il tuo ufficio a casa con un facile accesso al mondo e la possibilità di registrare video, scrivere il tuo prossimo libro e macinare una montagna di lavoro, hai bisogno di limiti. Lavorare lunghe ore senza linee chiare tra l'orario di lavoro e l'orario di casa è una ricetta per il burnout, per non parlare dell'impatto che avrà sulle relazioni immediate.

Ma è difficile avere una separazione tra lavoro e vita quando il tuo ufficio a casa è in fondo al corridoio rispetto alla tua cucina.

Con un piccolo sforzo puoi creare un ufficio in casa che sembri una destinazione, separato dal resto della tua casa.

Ecco come iniziare:

• Tieni tutte le tue cose di lavoro (dischi, sedia, scrivania, riciclaggio, ecc.) In un unico posto invece che sparpagliate in casa. Idealmente, avere una porta in quella stanza che chiudi quando non sei "in ufficio".
• Stabilisci le ore per "andare" al lavoro e fare le valigie alla fine della giornata.
• Vestiti per il lavoro. La ricerca mostra che quando ci vestiamo per andare al lavoro può metterci nello spazio mentale per essere più produttivi. "Lavorare in pigiama può sembrare divertente per un paio di giorni, ma presto scoprirai che la produttività diminuisce", scrive Joshua Duvall.
• Imposta il telefono per disattivare gli avvisi un'ora prima di andare a letto.
• Evita di controllare i messaggi di posta elettronica o telefonici durante le ore non lavorative.

Il tuo successo come imprenditore dipende dalla tua capacità di concentrarti e ridurre il lavoro nel modo più efficiente possibile. E ciò include l'aggiornamento delle apparecchiature e dei sistemi.

La maggior parte dei suggerimenti in questa guida può essere realizzata in pochi minuti o con una rapida visita ad Amazon. Alcuni (come la creazione di confini tra lavoro e casa) impiegheranno più tempo per esercitarsi e trasformarsi in abitudini.

Ad ogni modo, il tuo investimento nella produttività pagherà i dividendi per gli anni a venire. È ora di iniziare.

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Foto di farina d'avena di Jane Duursma su Unsplash
Foto dell'home office di Michael Soledad su Unsplash