Przewodnik przetrwania dla właścicieli małych firm podczas kryzysu (lub w dowolnym momencie)

Świat się zmienił.

Wiele z tych zmian jest trwałych.

Pandemia Covid-19 zmusiła nas (jeśli jeszcze nie byłeś) do pracy w domu i polegania wyłącznie na komunikacji online.

To nie jest zwykły biznes. I to nie potrwa długo.

Jako właściciel firmy mam pracowników i kontrahentów, którzy polegają na mojej firmie w zakresie części lub całości swoich dochodów. Na szczęście BlogWorks to firma internetowa. Mamy biuro, ale poza nami wszyscy pracujemy zdalnie.

Jako firma internetowa zorganizowaliśmy nasze systemy, aby łączyć się z naszymi klientami i członkami zespołu z dowolnego miejsca iw dowolnym czasie.

A ty?

Jeśli po raz pierwszy pracujesz w domu lub masz domowe biuro od lat, teraz jest doskonały czas na ponowne przyjrzenie się sprzętowi i systemom, których potrzebujesz, aby skutecznie działać w naszym coraz bardziej internetowym świecie.

To jest mój przewodnik przetrwania dla właścicieli małych firm w kryzysie (lub w dowolnym momencie).

1. Obserwuj swoje liczby

Jeśli chcesz rozwijać swój biznes, zacznij od dobrych danych. Podobnie jak w przypadku prowadzenia samochodu, potrzebujesz deski rozdzielczej z informacją zwrotną, aby wiedzieć, jak sobie radzisz.

Zestawienie nawet prostego cotygodniowego pulpitu nawigacyjnego może pomóc określić, gdzie marnujesz pieniądze i wysiłek, ale także być dobrym motywatorem dla Ciebie i Twojego zespołu.

Oto niektóre z podstawowych liczb do obejrzenia:

• Próg rentowności. Liczba klientów potrzebnych do pokrycia miesięcznych kosztów operacyjnych. Jeśli uruchamiasz nowy kurs online lub usługę subskrypcji, oblicz swój BEP, aby wiedzieć, jaką głośność będziesz potrzebować, aby uzyskać straty.
  • Na przykład, jeśli produkcja wideo, usługi hostingowe (platforma wideo i edukacyjna), reklamy i godziny pracy asystenta wyniosą 4500 USD, przy 500 USD za kurs, pierwsze 9 klientów pokrywa Twoje koszty.
• Żywotna wartość klienta. To prosta matematyka: całkowity przychód oczekiwany od przeciętnego klienta pomniejszony o koszt pozyskania = LTV klienta.
  • Musisz znać wartość typowego klienta, aby podejmować decyzje dotyczące reklamy (czy warto wydać 45 USD na reklamę na Facebooku, aby pozyskać klienta?), zainwestować w nowy kurs online lub zatrudnić asystenta sprzedaży.
• Marża na sprzedaży. Jeśli sprzedajesz kurs online lub prowadzisz usługę abonamentową (oprogramowanie, usługi, utrzymanie, itp.) łatwo obliczyć i monitorować marżę (przychody pomniejszone o wydatki zmienne) ze sprzedaży. To zgrabne narzędzie od Shopify pozwala obliczyć marżę brutto.

• 
• ROI z reklamy. Wzmacniasz reklamy na Facebooku lub płacisz za wpis w Google Adwords? Nadszedł czas na zwrot w dolarach z tej inwestycji. To bezpłatne narzędzie pomoże Ci opracować scenariusze wydatków na reklamę, kliknięć i sprzedaży.
  • Jeśli korzystasz z usług konsultanta ds. reklamy, powinien on podać numery śledzenia, jeśli nie, zatrudnij konsultanta, który zestawi te numery za Ciebie. Nie wydawaj więcej pieniędzy na reklamę, nie znając swoich liczb!
    

    Jak w przypadku każdej inwestycji, miarą sukcesu reklamy na Facebooku musi być zwrot z inwestycji w wydatki

• Wróć w mediach społecznościowych. Czy starasz się budować obserwujących na Instagramie, mając nadzieję, że przerodzi się to w sprzedaż? A może zaczynasz codziennie sprawdzać aktualizacje na Facebooku?
  • Szybka wizyta w Google Analytics pokaże, jaki ruch wnoszą media społecznościowe. Ruch to tylko jedna miara, media społecznościowe mogą zapewnić inne korzyści, takie jak: świadomość marki, pielęgnowanie obserwujących oraz ogłaszanie premier i promocji.

Jeśli inwestujesz w marketing w mediach społecznościowych, musisz wiedzieć, jaki ruch generuje

2. Zbuduj poranną rutynę

Nie przychodzi mi do głowy żaden nawyk ważniejszy do wyrobienia niż poranna rutyna. Prosta poranna rutyna może przygotować Cię do „pójścia do pracy” i przygotować Cię do produktywnego dnia. Nowe badanie z Journal of Management wykazało, że „ponowne przywiązanie” do pracy rano ma krytyczne znaczenie dla wysokiej produktywności.

„Ci, którzy świadomie poświęcili kilka minut na ponowne mentalne przywiązanie do swojej pracy, zastanawiając się nad swoimi celami i priorytetami, doświadczyli „kaskady pozytywnych doświadczeń w ciągu dnia”.” – Inc Magazine

Ideą porannej rutyny jest zmniejszenie wpływu nastroju lub jakości snu oraz zapewnienie maksymalnej produktywności w najbardziej produktywnych godzinach dnia.

Niektóre rzeczy, które należy uwzględnić w swojej rutynie:

• Zanim pójdziesz spać, zanotuj szybko pierwszą pracę, którą wykonasz rano.
• Obudź się w tym samym czasie.
• Ogranicz media społecznościowe lub czytanie/oglądanie wiadomości.
• Zainspiruj się i ugruntuj. Wolę ćwiczenia, ale medytacja, czytanie, muzyka lub spacery to świetne sposoby na ułatwienie sobie porannej pracy.
• Jedz jak sportowiec – unikaj cukrów, prostych węglowodanów i tłustych potraw – zamiast tego wybieraj złożone węglowodany , białko i błonnik, aby cieszyć się stałą energią przez cały poranek.
• Przejście do czasu pracy o tej samej porze każdego dnia. (patrz #5 Jak zorganizować swoje domowe biuro, poniżej).
• Pracuj na podstawie swojego planu lotu (nr 3, poniżej).

Zacznij dzień od prostego posiłku złożonego z węglowodanów złożonych i ciesz się bardziej stałą energią przez cały poranek.

3. Planuj jak pilot

Piloci nigdy nie opuściliby pasa startowego bez określonego celu i nigdy nie powinieneś zaczynać tygodnia bez jasnych celów na tydzień.

O planowaniu jak pilot pisałem w mojej książce Give me a Break . Pomysł jest dość prosty…

Poświęć 5 minut w każdy poniedziałek rano (przeprowadzę Cię przez proces w tym poście), aby przemyśleć, gdzie chcesz „wylądować” w piątek. Ta procedura szybkiego planowania może być różnicą między chaotycznym tygodniem rozpraszania uwagi a poczuciem produktywności w grze i w jej trakcie.

Możesz nagrać swój „Plan lotu” w Evernote, dzienniku lub utworzyć Dokument Google. Ważne jest, aby przemyśleć krótką listę celów, które posuną Twoją firmę do przodu w tym tygodniu.

W przypadku większych „głazów” (dużych projektów, których ukończenie zajmuje wiele dni/miesięcy), wymień konkretny cel, który musisz wykonać w tym tygodniu. Na przykład, jeśli aktualizujesz swoją witrynę, celem w tym tygodniu może być zbadanie witryn konkurencji i sporządzenie listy funkcji, które chcesz zmienić w swojej witrynie.

Twój plan lotu na tydzień mówi Ci, co jest najważniejsze i gdzie musisz „wylądować” do piątku.

Oto prawdziwa wartość Twojego „Planu lotu” — przyłap się na tym, że kończysz telekonferencję lub kończysz zadanie i przejdź do swojego Planu lotu, aby uzyskać wskazówki. Pomiędzy każdym zadaniem jest możliwość zmiany kursu z powrotem na to, co najważniejsze dla Twojej firmy.

4. Dowiedz się, jak zlecić na zewnątrz

Jako dyrektor generalny swojej firmy nie powinieneś spędzać czasu na uczeniu się, jak wykonywać zadania, które możesz łatwo zlecić na zewnątrz. To hamuje wzrost i marnuje Twój czas.

Najbardziej oczywistymi zadaniami do outsourcingu są zadania techniczne, takie jak: aktualizacja witryny, edycja wideo, publikowanie bloga lub projektowanie graficzne. Ale powinieneś również spojrzeć na:

• Księgowość
• Edycja twojego pisma
• Pisanie swojego bloga (możemy to zrobić!)
• Aktualizowanie starych postów na blogu, które są słabsze (również możemy to zrobić!)
• Poszukiwanie webinariów i artykułów.
• Edycja zdjęć do umieszczenia na swoim blogu lub na swojej stronie internetowej
• Sesje wideo do filmów sprzedażowych, reklam na Facebooku lub stron docelowych w Twojej witrynie.
• Tworzenie sekwencji e-maili do wysłania do osób, które zapiszą się na Twoją listę.
• Usuwanie starych kontaktów z listy mailingowej
• Tworzenie nowego lead magnesu dla Twojej strony internetowej

W BlogWorks zazwyczaj zatrudniamy freelancerów na Upwork i Fiverr. Inne witryny freelancerów to: Freelancer, TopTal lub WorkHoppers.

Sztuczka przy korzystaniu z niezależnego narzędzia, takiego jak Upwork, polega na użyciu filtrów, aby szybko ograniczyć pole do najlepszych kandydatów

Dobrym testem outsourcingu zadania jest obliczenie kosztu (według Twojej stawki godzinowej) nauki umiejętności i wykonania zadania w porównaniu z zatrudnieniem freelancera. Na przykład, zajmie Ci 4 godziny, aby nauczyć się nawet podstawowych umiejętności edycji wideo za pomocą oprogramowania takiego jak Camtasia (dla PC) lub Screenflow (dla Mac).

Zanim zainwestujesz swoje godziny w naukę wykonywania prac technicznych, takich jak edycja wideo, porównaj to z zatrudnieniem doświadczonego freelancera i uzyskaniem profesjonalnego produktu.

Przy 100 USD za godzinę jest to początkowa wartość straconego czasu w wysokości 400 USD. Kompetentny edytor wideo może zrobić 3-minutowy film, edytować, dodawać muzykę, wprowadzać i kończyć, przesyłać na YouTube – nawet dołączyć miniaturę za około 60 USD. Dodatkowo twoje wysiłki będą wyglądać na amatorskie (wiem, że próbowałem) i będą wymagały ciągłej nauki.

5. Zorganizuj swoje domowe biuro

Umysł kocha rozproszenie. Coś tak prostego, jak nieotwarta poczta na biurku lub stos wizytówek z sesji sieciowej, w której uczestniczyłeś kilka miesięcy temu, może przyciągnąć Twoją uwagę nawet co 12 minut.

„Osoby rozproszone e-mailami i telefonami odnotowały 10-punktowy spadek ich IQ, dwukrotnie większy niż w badaniach nad wpływem palenia marihuany”. – Londyński Instytut Psychiatrii

Dobrą wiadomością jest to, że 10-minutowa sesja porządkowania w domowym biurze może zmienić Twoje biurko w miejsce produktywności. Oto jak zacząć:

Caption Przy odrobinie wysiłku możesz uporządkować miejsce pracy i podwoić wydajność.

• Zainwestuj w dobrej jakości magazyny i meble. Wygodne krzesło do pracy, solidne biurko z półkami na książki i prosta szafka na dokumenty (wolę dwie lub trzy szuflady, które mieszczą się pod biurkiem) mogą odmienić Twoje miejsce pracy.
• Umieść wszystkie kable, kable do ładowania i akcesoria komputerowe w jednym pojemniku i poza zasięgiem wzroku (w moim domowym biurze zainwestowałem w pasujące regały na książki, spód jednego ma podwójne drzwi w stylu szafy, w których chowam rzeczy, których rzadko potrzebuję).
• Stwórz system do archiwizacji odręcznych notatek i papieru (zobacz Evernote poniżej).
• Usuń wszystko, co wygląda na niedokończoną pracę. Mogą to być pliki klienta, potłuczone okulary, nieotwarta poczta lub karteczki samoprzylepne. Zawsze będą takie rozrywki, teraz jest czas, aby znaleźć dla nich dom.
• Archiwizuj ukończoną pracę. Akta klientów, notatki projektowe, deklaracje podatkowe i dokumenty badawcze mogą być archiwizowane w niedrogich pudełkach bankierskich, oznaczane i przechowywane poza zasięgiem wzroku. Twoim celem jest poświęcenie 100% uwagi na pracę, która ma dziś znaczenie.

6. Opanuj narzędzia online

Jeśli ukrywałeś się przed nauką podstawowych narzędzi online, te czasy już minęły. Świat staje się online – spójrz tylko na eksplozję osób, firm i rządów starających się nauczyć, jak korzystać z narzędzi takich jak zoom.us podczas pandemii Covid-19.

Jeśli szukasz łatwego nowego sposobu wyszukiwania lub tworzenia obrazów i dźwięku, polecamy produkty firmy Adobe. Tutaj znajdziesz wszystkie ich kreatywne pakiety oprogramowania.

Nie jesteś pewien, czy masz to, czego potrzebujesz? Oto kilka podstawowych rzeczy, które powinieneś mieć w swoim biurze:

• Dobre połączenie WIFI. Narzędzia do wideokonferencji, takie jak zoom, wymagają dużej przepustowości. Użyj bezpłatnych narzędzi, takich jak ten, aby przetestować prędkości WIFI i zadzwoń do swojego operatora, jeśli masz wątpliwości.
• Wideokonferencje. Trudno pobić wygodę szybkiego połączenia wideo, aby nawiązać nowe kontakty biznesowe lub ustalić niektóre szczegóły pracy z członkiem zespołu. Przeszliśmy na zoom 4 lata temu. Narzędzie jest łatwe w użyciu, ma wiele funkcji, a tanie konto pozwala na nieograniczoną liczbę połączeń z wieloma funkcjami, takimi jak pokoje typu break-out, czat, ankiety i wiele innych. Używamy konta webinarowego do naszych transmisji BlogWorks.
• Nagrywanie dźwięku. Teraz, gdy prowadzisz więcej połączeń konferencyjnych online, potrzebujesz dobrego mikrofonu. Słuchawki douszne dołączone do telefonu są przynajmniej lepsze niż nic. Lub uaktualnij do dobrego mikrofonu w stylu lavalier.
• Zestaw oświetleniowy. Zamierzasz prowadzić wideokonferencje o wiele więcej, a prosty zestaw oświetleniowy usunie rozpraszające cienie, pomoże w rozmowach wczesnym rankiem lub późną nocą (przydatne, jeśli pracujesz w różnych strefach czasowych) i przygotuje Cię do nagrywania filmów.

Kilka niedrogich diod LED sprawi, że Twoja prezentacja będzie wyglądać bardziej profesjonalnie

• Hosting wideo . Jeśli nagrywasz wideo do swojego pierwszego kursu online lub chcesz dodać go do swojej witryny, musisz najpierw zapisać ten klip w usłudze hostingowej. Korzystamy z Vimeo od lat i uwielbiamy prostotę przesyłania i organizowania wszystkich naszych nagrań.

Twoja witryna do hostingu wideo umożliwia organizowanie kolekcji

• Komunikacja zespołowa . Zorganizuj całą komunikację zespołu i raportowanie za pomocą bezpłatnego konta na Slack. Jest łatwy w użyciu i możesz w dowolnym momencie zaktualizować aplikacje lub aplikacje innych firm.
• Wiadomości SMS . Trudno pobić sms-y, aby zwrócić uwagę kontrahenta, dostawcy, a nawet pracownika rozkojarzonego dużym projektem. Jeśli często korzystasz z wiadomości tekstowych, załaduj aplikację na komputer, aby ułatwić udostępnianie dokumentów, obrazów i pisać za pomocą klawiatury.
• Przechowywanie . Przeniesienie firmy do trybu online będzie oznaczać, że będziesz musiał udostępniać klientom i członkom zespołu dokumenty (zobacz dalej Dokumenty Google), obrazy, raporty, pliki PDF i zdjęcia. E-mail nie jest na to sposobem. Dropbox pozwala Ci kontrolować, co pozostaje na Twoim komputerze (dzięki czemu możesz zwolnić cenną przestrzeń dyskową) i komu udostępniasz dokumenty.
• Dokumenty Google . Trudno pobić wszechobecny pakiet bezpłatnych narzędzi Google do tworzenia i udostępniania dokumentów. Możesz szybko tworzyć i udostępniać dokumenty, arkusze kalkulacyjne oraz decydować, kto ma dostęp i może wyświetlać, komentować lub edytować.
• Evernote . Nie znalazłem lepszego narzędzia do organizowania pomysłów, przechwytywania odręcznych notatek ze spotkań lub wyrywania stron internetowych (Evernote może usunąć wszystkie reklamy). Michael Hyatt nie bez powodu nazywa Evernote swoim „cyfrowym mózgiem”. Zacznij od darmowego konta, uaktualnij, jeśli chcesz mieć dostęp do swoich notatek, gdy jesteś offline.

Evernote doskonale nadaje się do przechwytywania odręcznych notatek i ułatwiania ich wyszukiwania

7. Oddziel pracę i dom

Teraz, gdy masz skonfigurowane domowe biuro z łatwym dostępem do świata i możliwością nagrywania filmów, pisania następnej książki i harowania przez górę pracy, której potrzebujesz. Długie godziny pracy bez wyraźnych granic między czasem pracy a czasem domowym to recepta na wypalenie, nie mówiąc już o wpływie, jaki będzie to miało na bezpośrednie relacje.

Ale trudno jest rozdzielić pracę i życie, gdy twoje domowe biuro znajduje się w korytarzu od kuchni.

Przy odrobinie wysiłku możesz stworzyć domowe biuro, które wydaje się być miejscem docelowym, oddzielonym od reszty domu.

Oto jak zacząć:

• Miej wszystkie swoje rzeczy do pracy (płyty, krzesło, biurko, recykling itp.) w jednym miejscu, zamiast rozkładać je w domu. Najlepiej mieć drzwi do tego pokoju, które zamykasz, gdy nie jesteś „w biurze”.
• Ustal godziny na „pójście” do pracy i pakowanie się na koniec dnia.
• Sukienka do pracy. Badania pokazują, że kiedy ubieramy się do pracy, może to sprawić, że będziemy bardziej produktywni w przestrzeni umysłu. „Praca w piżamie może wydawać się zabawą przez kilka dni, ale wkrótce zauważysz, że produktywność spada” — pisze Joshua Duvall.
• Ustaw telefon tak, aby wyłączał alerty na godzinę przed pójściem spać.
• Unikaj sprawdzania wiadomości e-mail lub telefonicznych poza godzinami pracy.

Twój sukces jako właściciela firmy zależy od Twojej zdolności do skupienia się i jak najefektywniejszego wykonywania pracy. Obejmuje to aktualizację sprzętu i systemów.

Większość sugestii zawartych w tym przewodniku można zrealizować w kilka minut lub po krótkiej wizycie w Amazon. Niektóre (takie jak tworzenie granic między pracą a domem) będą wymagały więcej czasu, aby ćwiczyć i rozwijać się w nawyki.

Tak czy inaczej, Twoja inwestycja w produktywność będzie się opłacać w nadchodzących latach. Czas zacząć.

Podobał Ci się ten artykuł? Sprawdź te:

11 wysoce produktywnych rzeczy, które właściciele małych firm powinni robić podczas kryzysu
Dlaczego autorzy bestsellerów Brown, Kiyosaki, Rubin, Maxwell i Godin wszyscy blogują?
4 działania w mediach społecznościowych, które powinieneś robić w 2020 roku

Zdjęcie płatków owsianych autorstwa Jane Duursma na Unsplash
Zdjęcie domowego biura autorstwa Michaela Soledada na Unsplash