4 etapas para determinar se é melhor que os funcionários retornem ao escritório

Você está pensando em trazer seus funcionários de volta ao escritório? Muitas empresas em 2022 já começaram a forçar seus trabalhadores remotos de volta ao escritório. Você pode estar se preparando para fazer o mesmo. Embora haja vários benefícios em trazer sua equipe de volta, também há alguns contras a serem considerados.

Este artigo analisará o que você precisa pensar ao trazer os funcionários de volta ao escritório e quatro etapas que você pode usar para ajudar a decidir. Por fim, encerraremos com algumas dicas sobre como executar essa tarefa complicada.

Quais empresas vão voltar ao escritório em 2022?

Muitas empresas começaram a pedir aos seus funcionários que voltem ao escritório. Alguns dos maiores nomes para trazer a possibilidade incluem gigantes da tecnologia, Google e Twitter. O CEO do Twitter, Parag Agrawal, disse aos funcionários no início deste ano que as aberturas de escritórios começariam em 15 de março. Originalmente visando 10 de janeiro, o Google ajustou seu próprio cronograma para um plano de retorno ao escritório de 2 a 3 dias por semana para começar em 4 de abril.

Empresas bancárias e financeiras, como Citigroup, American Express, Goldman Sachs e JPMorgan, também estão voltando a trabalhar pessoalmente. A American Express está adotando uma abordagem “Amex Flex”, na qual os funcionários trabalharão em funções e horários híbridos definidos por seus líderes. Além disso, o BNY Mellon, com 50.000 funcionários em todo o mundo, também esperava que os funcionários retornassem nesta primavera.

Um dos recentes apelos controversos para voltar ao trabalho veio do CEO e bilionário da Tesla, Elon Musk. Em um e-mail vazado, Musk ordenou que os funcionários voltassem ao escritório ou saíssem da empresa. Junto com o e-mail, Musk também enviou um memorando aos funcionários seniores da Tesla, orientando-os a demitir qualquer pessoa que se recusasse a trabalhar pessoalmente. No Twitter, muitas pessoas permaneceram divididas; alguns apoiam Musk, enquanto outros acreditam que voltar ao trabalho é desnecessário.

No geral, muitas empresas parecem estar se esforçando para trazer seus funcionários de volta ao escritório, quer gostem ou não. Em muitos casos, as empresas estão optando por alavancar um modelo híbrido para oferecer aos seus funcionários opções de trabalho mais flexíveis.

Quais são os benefícios de voltar ao escritório?

Com tantas empresas pressionando para que os funcionários voltem ao escritório, você pode estar se perguntando quais são as vantagens disso. Bem, há um punhado de razões pelas quais voltar ao trabalho é uma boa ideia.

Produtividade

Um dos principais é que as empresas estão tendo problemas para acompanhar a produtividade. Ou, por outro lado, a produtividade está acontecendo em momentos estranhos, levando a um mau equilíbrio entre vida profissional e pessoal e, eventualmente, esgotamento.

Sean Bisceglia, CEO da Curion, uma empresa de pesquisa e insights de produtos de consumo, disse: “[p]rodutividade está no teto, mas está no topo – é muita produtividade onde as pessoas estão enviando e-mails às 10:00 da noite ou 1:00 da manhã.” Ao trazer os funcionários de volta ao escritório, as empresas podem acompanhar melhor a produtividade, ajudando a incentivar hábitos de trabalho mais saudáveis.

Microcomunicações

Um aspecto da comunicação que se perde ao trabalhar remotamente são as microcomunicações regulares entre os funcionários. Essas são as conversas rápidas que você tem ao passar pela mesa de um colega de trabalho ou pelo grupo em uma sala de conferência para tomar uma decisão final sobre um projeto. Basicamente, qualquer tipo de comunicação espontânea ajuda a concluir tarefas ou transmitir informações mais rapidamente.

Trazer as pessoas de volta ao escritório reintroduz essas microcomunicações. O que potencialmente significa tempos de conclusão mais curtos para determinadas tarefas. Isso também significa que menos informações são perdidas ou mal interpretadas graças aos check-ins irregulares que podem acontecer no escritório todos os dias.

O elemento social

Outra ferramenta valiosa que se perdeu é que treinar novos trabalhadores é mais difícil remotamente. E construir uma cultura corporativa forte é difícil quando os funcionários também não estão no escritório. Trabalhar em casa torna mais difícil para os funcionários se visitarem e se conectarem, mesmo que seus colegas de trabalho estejam a apenas um clique de distância.

No final, trabalhar no escritório tem um elemento social que não pode ser ignorado. Os funcionários podem enviar um e-mail de suas camas, mas isso não significa que estejam contribuindo para os objetivos gerais da empresa.

Questões como essa são o que os críticos (como Musk) querem dizer quando dizem que as pessoas precisam voltar ao escritório. Ao trabalhar em casa, os trabalhadores perdem todas as oportunidades colaborativas espontâneas que surgem ao trabalhar ao lado de outras pessoas.

Quais são as desvantagens de voltar ao escritório?

Se ficar de olho nos funcionários é tão importante, quais são as desvantagens?

Reação dos funcionários

A principal desvantagem parece ser a reação que os empregadores podem enfrentar de seus funcionários. Desde a pandemia, muitos funcionários gostaram de trabalhar em casa. Isso significa menos deslocamento, menos tempo para se preparar e assim por diante. Tudo isso resulta em mais tempo em casa com a família, animais de estimação e quaisquer outros benefícios importantes do estilo de vida que o trabalho em casa traz.

Hoje, com as expectativas de que os funcionários possam trabalhar em casa, trazê-los de volta ao escritório significa que os empregadores enfrentam o potencial de demissão de seus funcionários.

Aumento das despesas

Depois, há a questão dos custos crescentes – retornar ao escritório significa pagar pelo espaço e despesas relacionadas. Durante a pandemia, muitas empresas abriram mão de suas locações de escritórios e balcões de aluguel. Trazer os trabalhadores de volta significa assinar novos contratos de arrendamento e assumir novos custos recorrentes. Ao tentar superar a inflação, manter os trabalhadores remotos ou em situações híbridas certamente parece atraente.

4 passos para decidir se você deve trazer os funcionários de volta ao escritório

Como você pode decidir se deve trazer os funcionários de volta ao escritório? E como fazer isso sem causar um êxodo em massa? Aqui estão quatro passos a serem seguidos:

1. Revise os prós e contras de retornar ao escritório

Para começar, revise os dois lados do retorno ao escritório. Essa abordagem pode diferir dependendo do setor em que você trabalha. Portanto, lembre-se de seus prós e contras:

Prós:

• É mais fácil acompanhar a produtividade dos funcionários e ficar de olho em quais projetos todos estão trabalhando.
• Ajuda a construir uma melhor cultura de trabalho. Trabalhar em um escritório tem um aspecto social, o que significa que a resolução espontânea de problemas pode ocorrer em um piscar de olhos. Em vez de esperar que alguém responda ao seu e-mail, você pode descer o corredor e ter uma conversa amigável.
• O treinamento é aprimorado, pois os funcionários podem adquirir habilidades organicamente de seus colegas. Este processo é mais difícil online porque as oportunidades de mentoria não podem acontecer tão facilmente.

Contras:

• O trabalho remoto é difícil de deixar para trás. Muitos funcionários estão acostumados com o ritmo de trabalho mais fácil, onde podem aproveitar mais tempo com suas famílias. Ter que gastar mais tempo no deslocamento pode aumentar suas frustrações com o retorno ao trabalho, além de apenas estar no escritório.
• Alguns funcionários vão se demitir, o que inevitavelmente significa perder talentos e alguns trabalhadores muito valiosos.
• Aumento dos gastos com espaço de escritório e despesas relacionadas.

2. Converse com seus funcionários

Depois de examinar os prós e os contras, é hora de conversar com seus funcionários. Isso irá ajudá-lo a descobrir quais são suas necessidades e preocupações. Muitos funcionários podem estar animados com o retorno ao escritório, enquanto outros podem ter sérias preocupações.

A Grande Demissão pode dizer muito sobre o que os funcionários estão preocupados. Entre os fatores que levaram milhões de pessoas a deixar seus empregos em busca de um trabalho melhor estavam a capacidade de trabalhar remotamente e obter melhores salários e benefícios. Considere esses fatores ao conversar com seus funcionários. Obter feedback sobre o que impulsiona suas decisões de emprego fornecerá informações sobre como lidar com o retorno ao escritório.

Um ambiente de trabalho de estilo híbrido pode ser favorável para a maioria dos funcionários. E a flexibilidade de sair mais cedo quando eles precisam pegar seus filhos na escola ou se eles precisam chegar em algum lugar depois do trabalho também pode ser importante.

Fazer essas acomodações ao discutir assuntos com seus funcionários pode ajudar a facilitar a transição de trazer suas equipes remotas de volta a um espaço de trabalho físico.

3. Explore o custo de retornar ao escritório

Depois de conversar com seus funcionários, considere os custos associados ao retorno ao escritório. O custo mais alto será a perda de talento que ocorre quando você força as pessoas a voltarem ao trabalho.

Em suas discussões com os funcionários, se você achar que funcionários inestimáveis ​​vão se demitir se você forçá-los a estar pessoalmente, considere suas razões e como você pode acomodar suas necessidades para que eles possam continuar trabalhando sem sacrificar a produtividade e o talento.

Outros custos associados ao retorno ao escritório incluem o gerenciamento do espaço do escritório. Se sua empresa se desfez totalmente do espaço de escritório, pode valer a pena considerar se você verá benefícios grandes o suficiente retornando a um local físico.

Você também pode experimentar um custo adicional pela perda de produtividade. Sempre que novos sistemas são implementados ou antigos são alterados, a produtividade dos trabalhadores geralmente também muda.

Nesse caso, retornar ao escritório pode significar não apenas despesas monetárias, mas também forçar seus funcionários a serem tão produtivos quanto em casa. Dependendo do seu setor, isso pode afetar as vendas, os esforços de marketing, a produção etc. Lembre-se de que a produtividade provavelmente sofrerá apenas um impacto inicial e se recuperará à medida que as pessoas se acostumarem com seus novos horários.

4. Estabeleça diretrizes e teste de volta ao escritório

Como acontece com qualquer novo processo ou mudança em um negócio, é importante estabelecer diretrizes antes da implementação. Um problema que muitas empresas enfrentam é não estabelecer corretamente regras ou procedimentos antes de realizar mudanças maciças.

Por exemplo, considere quais mudanças você viu ocorrer nos últimos dois anos desde o início da pandemia do COVID-19. Muitas empresas correram para implementar o trabalho remoto sem políticas ou diretrizes claras. Como resultado, as expectativas mudaram e agora os empregadores enfrentam uma batalha árdua para trazer os funcionários de volta ao trabalho pessoal.

Algumas diretrizes podem incluir expectativas claras para os funcionários que retornam ao trabalho. Um problema recente que os empregadores tiveram é que o monitoramento dos funcionários explodiu durante a pandemia. Em vez de minar a confiança, considere maneiras de garantir que seus funcionários cheguem ao escritório sem monitoramento excessivo.

Além disso, considere brincar com a permissão de algum trabalho remoto. Por exemplo, alguns funcionários podem precisar cuidar de crianças ou idosos. Crie diretrizes claras para os funcionários que desejam utilizar esses tipos de sistemas; portanto, quando você permitir que as pessoas trabalhem remotamente, existam regras e procedimentos bem estabelecidos para determinar quando o trabalho híbrido e remoto é apropriado.

Em seguida, teste o retorno ao escritório. Muitas empresas trouxeram de volta números limitados ou grupos de trabalho específicos. Dessa forma, você pode lidar com os problemas à medida que eles surgem e também resolvê-los antes que eles se espalhem fora de controle. Os testes também podem incluir possibilidades híbridas. Dependendo do tamanho da sua organização, você pode testar vários métodos de retorno ao trabalho e analisar os resultados para obter os melhores resultados quando estiver pronto para trabalhar em toda a organização.

Por fim, considere criar um plano de contingência se o retorno ao escritório não ocorrer conforme o planejado. Um plano de contingência pode ajudá-lo caso você precise frear todo o processo e repensar como é o retorno ao trabalho presencial.

Dicas para retornar ao escritório com sucesso

Você decidiu trazer seus funcionários de volta ao escritório? Como você vai garantir que seja um sucesso? Nesta seção final, veremos 3 dicas para garantir que o retorno dos funcionários ao escritório ocorra sem problemas.

Dê um bom motivo para voltar

Não é preciso dizer – chamar seus funcionários de volta ao trabalho sem fornecer uma razão suficientemente boa só fará com que eles se ressintam de você. Muitas indústrias já são remotas na maior parte do tempo. Por exemplo, a maioria dos profissionais de TI não verá motivos para retornar ao escritório.

A menos que você forneça uma boa razão para os funcionários retornarem, você pode enfrentar uma reação negativa. Isso pode ser um aumento de benefícios ou pagamento, vantagens no escritório ou algum outro tipo de benefício que não era possível ao trabalhar remotamente. Se você não conseguir definir um motivo suficientemente bom, talvez seja melhor reconsiderar a necessidade de voltar ao trabalho em tempo integral no escritório.

Adote um modelo híbrido

Os modelos de trabalho híbridos estão se tornando mais populares. Eles permitem que os funcionários obtenham o benefício de trabalhar em casa às vezes, e as empresas podem se concentrar no que torna o trabalho no escritório benéfico.

Os modelos híbridos podem ajudá-lo a priorizar tarefas quando elas são críticas e permitir que os funcionários trabalhem remotamente ao realizar trabalhos administrativos menos importantes. Considere como um modelo híbrido pode garantir seu retorno bem-sucedido ao escritório.

Não se esqueça dos funcionários remotos

Terceiro e último, não se esqueça de seus funcionários que estão trabalhando remotamente. Trazer sua equipe de volta ao escritório significa considerar o que torna o trabalho remoto tão bom em primeiro lugar. Seus funcionários precisam de horários diferentes? Eles precisam de mais benefícios?

Lembre-se de acompanhar o suporte de TI de trabalho remoto essencial, como VPNs, garantir a segurança da rede etc. Ao conversar com seus funcionários, compartilhe esses detalhes para entender suas necessidades antes de forçá-los a voltar ao local de trabalho.

Encontre o equilíbrio ao retornar ao escritório

Trazer seus funcionários de volta ao escritório não precisa mandá-los correr para as colinas. Muitas empresas já estão trazendo trabalhadores de volta ao trabalho presencial por causa dos benefícios que isso traz. Se você equilibrar cuidadosamente as necessidades de seus funcionários com suas demandas, poderá trazer seu pessoal de volta em pouco tempo.