4 passaggi per determinare se è meglio che i dipendenti tornino in ufficio

Stai pensando di riportare i tuoi dipendenti in ufficio? Molte aziende nel 2022 hanno già iniziato a costringere i propri lavoratori a distanza a rientrare in ufficio. Potresti prepararti a fare lo stesso. Sebbene ci siano diversi vantaggi nel riportare in gioco la tua squadra, ci sono anche alcuni svantaggi da considerare.

Questo articolo esaminerà ciò a cui devi pensare quando riporti i dipendenti in ufficio e quattro passaggi che puoi utilizzare per decidere. Infine, concluderemo con alcuni suggerimenti sull'esecuzione di questo compito complicato.

Quali aziende torneranno in ufficio nel 2022?

Molte aziende hanno iniziato a chiedere ai propri dipendenti di tornare in ufficio. Alcuni dei più grandi nomi per sollevare la possibilità includono giganti della tecnologia, Google e Twitter. Il CEO di Twitter, Parag Agrawal, ha detto ai dipendenti all'inizio di quest'anno che l'apertura degli uffici sarebbe iniziata il 15 marzo. Originariamente mirato al 10 gennaio, Google ha modificato la propria tempistica per un piano di ritorno in ufficio di 2-3 giorni alla settimana a partire dal 4 aprile.

Anche le società bancarie e finanziarie, come Citigroup, American Express, Goldman Sachs e JPMorgan, stanno tornando a lavorare di persona. American Express sta adottando un approccio "Amex Flex" in cui i dipendenti lavoreranno con ruoli e orari ibridi stabiliti dai loro leader. Inoltre, BNY Mellon, con 50.000 dipendenti in tutto il mondo, prevedeva anche il ritorno dei dipendenti questa primavera.

Una delle recenti controverse richieste di tornare al lavoro è arrivata dal CEO e miliardario di Tesla Elon Musk. In un'e-mail trapelata, Musk ha ordinato ai dipendenti di tornare in ufficio o di lasciare l'azienda. Insieme all'e-mail, Musk ha anche inviato un promemoria ai dipendenti Tesla senior chiedendo loro di licenziare chiunque si rifiutasse di lavorare di persona. Su Twitter molte persone sono rimaste divise; alcuni sostengono Musk, mentre altri ritengono che non sia necessario tornare al lavoro.

Nel complesso, molte aziende sembrano guidare per riportare i propri dipendenti in ufficio, che gli piaccia o no. In molti casi, le aziende scelgono di sfruttare un modello ibrido per offrire ai propri dipendenti opzioni di lavoro più flessibili.

Quali sono i vantaggi di tornare in ufficio?

Con così tante aziende che spingono per riportare i dipendenti in ufficio, potresti chiederti quali siano i vantaggi di questo. Bene, ci sono una manciata di ragioni per cui tornare al lavoro è una buona idea.

Produttività

Uno di quelli chiave è che le aziende hanno problemi a monitorare la produttività. Oppure, al contrario, la produttività si verifica in momenti strani, portando a uno scarso equilibrio tra lavoro e vita privata e alla fine al burnout.

Sean Bisceglia, CEO di Curion, una società di ricerca e approfondimento sui prodotti di consumo, ha affermato: "[p]la produttività è alle stelle, ma è esagerata: è troppa produttività quando le persone inviano e-mail alle 10:00 di notte o 1:00 del mattino. Riportando i dipendenti in ufficio, le aziende possono monitorare meglio la produttività e allo stesso tempo incoraggiare abitudini di lavoro più sane.

Micro-comunicazioni

Un aspetto della comunicazione che si perde quando si lavora in remoto sono le normali micro-comunicazioni tra i dipendenti. Queste sono le chat veloci che hai quando passi alla scrivania di un collega o il gruppo in una sala conferenze per prendere una decisione finale su un progetto. Fondamentalmente, qualsiasi tipo di comunicazione spontanea aiuta a completare le attività o a trasmettere informazioni più rapidamente.

Riportare le persone in ufficio reintroduce queste micro-comunicazioni. Il che significa potenzialmente tempi di completamento più brevi per determinate attività. Significa anche che meno informazioni vengono perse o fraintese grazie ai check-in irregolari che possono verificarsi in ufficio ogni giorno.

L'elemento sociale

Un altro prezioso strumento che è andato perso è che la formazione di nuovi lavoratori è più difficile da remoto. E costruire una forte cultura aziendale è difficile quando anche i dipendenti non sono in ufficio. Lavorare da casa rende più difficile per i dipendenti incontrarsi e connettersi, anche se i loro colleghi sono a portata di clic.

Alla fine, lavorare in ufficio ha un elemento sociale che non può essere ignorato. I dipendenti possono essere in grado di inviare un'e-mail dai loro letti, ma ciò non significa che stiano contribuendo agli obiettivi generali dell'azienda.

Problemi come questo sono ciò che i critici (come Musk) intendono quando dicono che le persone devono tornare in ufficio. Lavorando da casa, i lavoratori perdono tutte le opportunità di collaborazione spontanee che derivano dal lavorare insieme agli altri.

Quali sono gli svantaggi di tornare in ufficio?

Se tenere d'occhio i dipendenti è così importante, quali sono gli svantaggi?

Contraccolpo dei dipendenti

Lo svantaggio principale sembra essere il contraccolpo che i datori di lavoro potrebbero subire da parte dei loro dipendenti. Dopo la pandemia, molti dipendenti si sono divertiti a lavorare da casa. Ciò significa meno pendolarismo, meno tempo per prepararsi e così via. Tutto questo si traduce in più tempo a casa con la famiglia, gli animali domestici e qualsiasi altro importante vantaggio dello stile di vita offerto dal lavoro da casa.

Oggi, con l'aspettativa che i dipendenti possano lavorare da casa, riportarli in ufficio significa che i datori di lavoro devono affrontare il potenziale di dimissioni dei propri dipendenti.

Aumento delle spese

Poi c'è il problema dell'aumento dei costi: tornare in ufficio significa pagare lo spazio e le relative spese. Durante la pandemia, molte aziende hanno rinunciato ai contratti di locazione di uffici e di noleggio. Recuperare lavoratori significa firmare nuovi contratti di locazione e assumersi nuovi costi ricorrenti. Quando si cerca di superare l'inflazione, mantenere i lavoratori a distanza o in situazioni ibride sembra sicuramente allettante.

4 passaggi per decidere se riportare i dipendenti in ufficio

Come puoi decidere se riportare i dipendenti in ufficio? E come si fa senza provocare un esodo di massa? Ecco quattro passaggi da compiere:

1. Esamina i pro ei contro del ritorno in ufficio

Per iniziare, esamina entrambi i lati del ritorno in ufficio. Questo approccio può variare a seconda del settore in cui lavori. Quindi, ricorda i tuoi pro e contro:

Professionisti:

• È più facile monitorare la produttività dei dipendenti e tenere d'occhio i progetti su cui tutti stanno lavorando.
• Aiuta a costruire una migliore cultura del lavoro. Il lavoro in ufficio ha un aspetto sociale, il che significa che la risoluzione spontanea dei problemi può avvenire in un attimo. Invece di sperare che qualcuno risponda alla tua e-mail, puoi scendere nel corridoio e fare una chiacchierata amichevole.
• La formazione è migliorata poiché i dipendenti possono acquisire organicamente le competenze dai loro colleghi. Questo processo è più difficile online perché le opportunità di mentoring non possono verificarsi così facilmente.

Contro:

• Il lavoro a distanza è difficile da lasciare alle spalle. Molti dipendenti sono abituati a un ritmo di lavoro più semplice, grazie al quale possono trascorrere più tempo con le loro famiglie. Dover dedicare più tempo al pendolarismo può aumentare le loro frustrazioni per il ritorno al lavoro oltre al semplice fatto di essere in ufficio.
• Alcuni dipendenti smetteranno, il che significa inevitabilmente perdere talento e alcuni lavoratori molto preziosi.
• Aumento della spesa per uffici e spese accessorie.

2. Parla con i tuoi dipendenti

Dopo aver esaminato i pro ei contro, è il momento di parlare con i tuoi dipendenti. Questo ti aiuterà a capire quali sono le loro esigenze e preoccupazioni. Molti dipendenti potrebbero essere entusiasti di tornare in ufficio, mentre altri potrebbero avere serie preoccupazioni.

Le grandi dimissioni possono dirti molto su ciò che preoccupa i dipendenti. Tra i fattori che hanno spinto milioni di persone a lasciare il lavoro in cerca di un lavoro migliore c'è stata la possibilità di lavorare da remoto e ottenere una retribuzione e vantaggi migliori. Considera questi fattori quando parli con i tuoi dipendenti. Ottenere feedback su ciò che guida le loro decisioni di lavoro ti darà informazioni sulla gestione del ritorno in ufficio.

Un ambiente di lavoro in stile ibrido può essere adatto alla maggior parte dei dipendenti. E anche la flessibilità di partire presto quando devono andare a prendere i figli a scuola o se devono andare da qualche parte dopo il lavoro può anche essere importante.

Realizzare queste sistemazioni quando discuti di cose con i tuoi dipendenti può aiutare a semplificare la transizione per riportare i tuoi team remoti in uno spazio di lavoro fisico.

3. Esplora il costo del ritorno in ufficio

Dopo aver parlato con i tuoi dipendenti, considera i costi associati al ritorno in ufficio. Il costo più alto sarà la perdita di talento che si verifica quando costringi le persone a tornare al lavoro.

Nelle tue discussioni con i dipendenti, se trovi che i dipendenti inestimabili lasceranno se li costringi a stare di persona, considera le loro ragioni e come puoi soddisfare le loro esigenze in modo che possano continuare a lavorare senza sacrificare produttività e talento.

Altri costi associati al ritorno in ufficio includeranno la gestione dello spazio dell'ufficio. Se la tua azienda ha completamente ceduto lo spazio per uffici, potrebbe valere la pena considerare se vedrai vantaggi sufficientemente grandi tornare in una posizione fisica.

Potresti anche riscontrare un costo aggiuntivo dalla perdita di produttività. Ogni volta che vengono implementati nuovi sistemi o vengono modificati quelli vecchi, di solito cambia anche la produttività dei lavoratori.

In questo caso, tornare in ufficio può significare non solo spese monetarie, ma anche sforzare i dipendenti per essere produttivi come lo erano a casa. A seconda del tuo settore, ciò può influire sulle vendite, sugli sforzi di marketing, sulla produzione, ecc. Ricorda, la produttività probabilmente subirà solo un primo colpo e si riprenderà man mano che le persone si abitueranno ai loro nuovi programmi.

4. Stabilire linee guida e testare il rientro in ufficio

Come per qualsiasi nuovo processo o cambiamento in un'azienda, è importante stabilire delle linee guida prima dell'implementazione. Un problema che molte aziende devono affrontare è non riuscire a stabilire correttamente regole o procedure prima di intraprendere enormi cambiamenti.

Ad esempio, considera quali cambiamenti hai visto verificarsi negli ultimi due anni dall'inizio della pandemia di COVID-19. Molte aziende si sono affrettate a implementare il lavoro a distanza senza politiche o linee guida chiare. Di conseguenza, le aspettative sono cambiate e ora i datori di lavoro devono affrontare una dura battaglia per riportare i dipendenti al lavoro di persona.

Alcune linee guida potrebbero includere chiare aspettative per i dipendenti che tornano al lavoro. Un problema recente riscontrato dai datori di lavoro è che il monitoraggio dei dipendenti è esploso durante la pandemia. Invece di minare la fiducia, considera i modi per assicurarti che i tuoi dipendenti vengano in ufficio senza un monitoraggio eccessivo.

Inoltre, considera la possibilità di concedere un po' di lavoro a distanza. Ad esempio, alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di prendersi cura di bambini o anziani. Crea linee guida chiare per i dipendenti che desiderano utilizzare questi tipi di sistemi, quindi quando consenti alle persone di lavorare da remoto, ci sono regole e procedure consolidate per determinare quando il lavoro ibrido e remoto è appropriato.

Quindi, testa il ritorno in ufficio. Molte aziende hanno riportato numeri limitati o gruppi di lavoro specifici. In questo modo, puoi gestire i problemi man mano che emergono e risolverli prima che diventino fuori controllo. I test possono includere anche possibilità ibride. A seconda delle dimensioni della tua organizzazione, puoi testare vari metodi per tornare al lavoro e analizzare i risultati per ottenere i migliori risultati una volta che sei pronto per l'intera organizzazione.

Infine, prendi in considerazione la creazione di un piano di emergenza se il ritorno in ufficio non va come previsto. Un piano di emergenza può aiutarti nel caso in cui sia necessario applicare i freni all'intero processo e ripensare all'aspetto del ritorno al lavoro di persona.

Suggerimenti per tornare con successo in ufficio

Hai deciso di riportare i tuoi dipendenti in ufficio? Come ti assicurerai che sia un successo? In questa sezione finale, esamineremo 3 suggerimenti per garantire che il ritorno dei lavoratori in ufficio avvenga senza intoppi.

Fornisci un buon motivo per tornare indietro

Inutile dire che richiamare i dipendenti al lavoro senza fornire una motivazione sufficiente non farà altro che risentirsi di te. Molte industrie sono già remote per la maggior parte del tempo. Ad esempio, la maggior parte dei professionisti IT non vedrà alcun motivo per tornare in ufficio.

A meno che tu non fornisca una buona ragione per il ritorno dei dipendenti, potresti dover affrontare un contraccolpo. Questo potrebbe essere un aumento dei vantaggi o della retribuzione, vantaggi in ufficio o qualche altro tipo di vantaggio che non era possibile quando si lavorava in remoto. Se non riesci a definire un motivo abbastanza valido, potrebbe essere meglio riconsiderare la spinta per tornare al lavoro in ufficio a tempo pieno.

Abbraccia un modello ibrido

I modelli di lavoro ibridi stanno diventando sempre più popolari. Consentono ai dipendenti di ottenere il vantaggio di lavorare da casa a volte e le aziende possono concentrarsi su ciò che rende vantaggioso il lavoro in ufficio.

I modelli ibridi possono aiutarti a stabilire la priorità delle attività quando sono critiche e consentire ai dipendenti di lavorare in remoto quando svolgono lavori amministrativi meno importanti. Considera come un modello ibrido può garantire il tuo ritorno in ufficio con successo.

Non dimenticare i dipendenti remoti

Terzo e ultimo, non dimenticare i tuoi dipendenti che lavorano in remoto. Riportare il tuo team in ufficio significa considerare in primo luogo ciò che rende l'essere remoto così eccezionale. I tuoi dipendenti hanno bisogno di orari diversi? Hanno bisogno di più vantaggi?

Ricordati di tenere il passo con il supporto IT essenziale per il lavoro remoto come VPN, garantire la sicurezza della rete, ecc. Quando parli con i tuoi dipendenti, condividi questi dettagli per comprendere le loro esigenze prima di costringerli a tornare sul posto di lavoro.

Trova l'equilibrio quando torni in ufficio

Riportare i tuoi dipendenti in ufficio non deve necessariamente mandarli a correre per le colline. Molte aziende stanno già riportando i lavoratori al lavoro di persona grazie ai vantaggi che ne derivano. Se concili attentamente le esigenze dei tuoi dipendenti con le tue richieste, sarai in grado di riportare indietro il tuo personale con breve preavviso.