4 Langkah untuk Menentukan Apakah yang Terbaik bagi Karyawan untuk Kembali ke Kantor

Apakah Anda mempertimbangkan untuk membawa karyawan Anda kembali ke kantor? Banyak perusahaan pada tahun 2022 sudah mulai memaksa pekerja jarak jauh mereka kembali ke kantor. Anda mungkin bersiap untuk melakukan hal yang sama. Meskipun ada beberapa manfaat untuk membawa tim Anda kembali, ada juga beberapa kontra yang perlu dipertimbangkan.

Artikel ini akan melihat apa yang perlu Anda pikirkan saat membawa karyawan kembali ke kantor dan empat langkah yang dapat Anda gunakan untuk membantu memutuskan. Akhirnya, kita akan mengakhiri dengan beberapa tips dalam menjalankan tugas rumit ini.

Perusahaan apa yang akan kembali ke kantor pada tahun 2022?

Banyak perusahaan sudah mulai meminta karyawannya untuk kembali ke kantor. Beberapa nama besar yang memunculkan kemungkinan itu termasuk raksasa teknologi, Google dan Twitter. CEO Twitter, Parag Agrawal, mengatakan kepada karyawan awal tahun ini bahwa pembukaan kantor akan dimulai pada 15 Maret. Awalnya menargetkan 10 Januari, Google menyesuaikan jadwal mereka sendiri untuk rencana kembali ke kantor 2-3 hari seminggu yang dimulai pada 4 April.

Perusahaan perbankan dan keuangan, seperti Citigroup, American Express, Goldman Sachs, dan JPMorgan semuanya juga kembali bekerja secara langsung. American Express mengadopsi pendekatan “Amex Flex” di mana karyawan akan bekerja dengan peran dan jadwal campuran yang ditetapkan oleh pemimpin mereka. Selain itu, BNY Mellon, dengan 50.000 karyawan di seluruh dunia, juga mengharapkan karyawan kembali pada musim semi ini.

Salah satu panggilan kontroversial baru-baru ini untuk kembali bekerja datang dari CEO Tesla dan miliarder Elon Musk. Dalam email yang bocor, Musk memerintahkan karyawan untuk kembali ke kantor atau meninggalkan perusahaan. Bersamaan dengan email tersebut, Musk juga mengirimkan memo kepada karyawan senior Tesla yang mengarahkan mereka untuk memecat siapa pun yang menolak bekerja secara langsung. Di Twitter, banyak orang tetap terpecah; beberapa mendukung Musk, sementara yang lain percaya bahwa kembali bekerja tidak perlu.

Secara keseluruhan, banyak perusahaan tampaknya mendorong untuk membawa karyawan mereka kembali ke kantor, apakah mereka suka atau tidak. Dalam banyak kasus, perusahaan memilih untuk memanfaatkan model hibrida untuk memberi karyawan mereka pilihan kerja yang lebih fleksibel.

Apa manfaat kembali ke kantor?

Dengan begitu banyak perusahaan yang mendorong untuk mendapatkan karyawan kembali ke kantor, Anda mungkin bertanya-tanya apa keuntungan dari ini. Nah, ada beberapa alasan mengapa kembali bekerja adalah ide yang bagus.

Produktifitas

Salah satu kuncinya adalah bahwa perusahaan mengalami kesulitan melacak produktivitas. Atau di sisi lain, produktivitas terjadi pada waktu yang tidak biasa, menyebabkan keseimbangan kehidupan kerja yang buruk dan akhirnya kelelahan.

Sean Bisceglia, CEO Curion, sebuah penelitian produk konsumen, dan perusahaan wawasan, mengatakan, “[p]produktivitas adalah melalui atap, tetapi di atas - terlalu banyak produktivitas di mana orang mengirim email pada pukul 10:00 malam atau 1:00 pagi.” Dengan membawa karyawan kembali ke kantor, perusahaan dapat melacak produktivitas dengan lebih baik sambil membantu mendorong kebiasaan kerja yang lebih sehat.

Komunikasi mikro

Salah satu aspek komunikasi yang hilang saat bekerja dari jarak jauh adalah komunikasi mikro reguler antar karyawan. Ini adalah obrolan singkat yang Anda lakukan saat melewati meja rekan kerja atau grup di ruang konferensi untuk membuat keputusan akhir tentang sebuah proyek. Pada dasarnya, segala jenis komunikasi spontan membantu menyelesaikan tugas atau menyampaikan informasi lebih cepat.

Membawa orang kembali ke kantor memperkenalkan kembali komunikasi mikro ini. Yang berpotensi berarti waktu penyelesaian yang lebih pendek untuk tugas-tugas tertentu. Ini juga berarti lebih sedikit informasi yang hilang atau disalahartikan berkat check-in tidak teratur yang dapat terjadi di kantor setiap hari.

elemen sosial

Alat berharga lain yang telah hilang adalah bahwa melatih pekerja baru lebih sulit dari jarak jauh. Dan membangun budaya perusahaan yang kuat itu sulit ketika karyawan tidak berada di kantor juga. Bekerja dari rumah mempersulit karyawan untuk saling mengunjungi dan terhubung, bahkan jika rekan kerja mereka hanya dengan sekali klik.

Pada akhirnya, bekerja di kantor memiliki unsur sosial yang tidak bisa diabaikan. Karyawan mungkin dapat mengirim email dari tempat tidur mereka, tetapi itu tidak berarti mereka berkontribusi pada tujuan perusahaan secara keseluruhan.

Isu-isu seperti inilah yang dimaksud oleh para kritikus (seperti Musk) ketika mereka mengatakan orang-orang perlu kembali ke kantor. Dengan bekerja dari rumah, pekerja kehilangan semua peluang kolaboratif spontan yang datang dengan bekerja bersama orang lain.

Apa kerugiannya kembali ke kantor?

Jika mengawasi karyawan sangat penting, apa kekurangannya?

Reaksi karyawan

Kelemahan utama tampaknya menjadi reaksi yang mungkin dihadapi pengusaha dari karyawan mereka. Sejak pandemi, banyak karyawan menikmati bekerja dari rumah. Ini berarti lebih sedikit perjalanan, lebih sedikit waktu untuk bersiap-siap, dan sebagainya. Semuanya menambah lebih banyak waktu di rumah bersama keluarga, hewan peliharaan, dan apa pun manfaat gaya hidup penting lainnya yang didapat dari bekerja dari rumah.

Saat ini, dengan harapan bahwa karyawan dapat bekerja dari rumah, membawa mereka kembali ke kantor berarti pemberi kerja menghadapi potensi karyawan mereka berhenti.

Peningkatan biaya

Lalu ada masalah kenaikan biaya — kembali ke kantor berarti membayar ruang dan biaya terkait. Selama pandemi, banyak perusahaan melepaskan sewa kantor dan meja sewa mereka. Membawa pekerja kembali berarti menandatangani sewa baru dan mengambil biaya berulang yang baru. Ketika mencoba mengatasi inflasi, menjaga jarak pekerja atau dalam situasi hibrida tampaknya menarik.

4 langkah untuk memutuskan apakah Anda harus membawa karyawan kembali ke kantor

Bagaimana Anda bisa memutuskan apakah Anda harus membawa karyawan kembali ke kantor? Dan bagaimana Anda melakukannya tanpa menyebabkan eksodus massal? Berikut empat langkah yang harus dilakukan:

1. Tinjau pro dan kontra kembali ke kantor

Untuk memulai, tinjau kedua sisi kembali ke kantor. Pendekatan ini dapat berbeda tergantung pada industri tempat Anda bekerja. Jadi, ingat pro dan kontra Anda:

Kelebihan:

• Lebih mudah untuk melacak produktivitas karyawan dan mengawasi proyek apa yang sedang dikerjakan semua orang.
• Membantu membangun budaya kerja yang lebih baik. Bekerja di kantor memiliki aspek sosial, artinya pemecahan masalah secara spontan dapat terjadi dengan mudah. Daripada berharap seseorang membalas email Anda, Anda dapat turun ke lorong dan mengobrol dengan ramah.
• Pelatihan ditingkatkan karena karyawan dapat secara organik mengambil keterampilan dari rekan-rekan mereka. Proses ini lebih sulit secara online karena peluang mentoring tidak dapat terjadi dengan mudah.

Kontra:

• Pekerjaan jarak jauh sulit untuk ditinggalkan. Banyak karyawan yang terbiasa dengan kecepatan kerja yang lebih mudah di mana mereka dapat menikmati lebih banyak waktu bersama keluarga. Harus menghabiskan lebih banyak waktu perjalanan dapat menambah frustrasi mereka dengan kembali bekerja selain hanya berada di kantor.
• Beberapa karyawan akan berhenti, yang pasti berarti kehilangan bakat dan beberapa pekerja yang sangat berharga.
• Peningkatan pengeluaran untuk ruang kantor dan biaya terkait.

2. Bicaralah dengan karyawan Anda

Setelah Anda memeriksa pro dan kontra, inilah saatnya untuk berbicara dengan karyawan Anda. Ini akan membantu Anda mengetahui apa kebutuhan dan kekhawatiran mereka. Banyak karyawan mungkin bersemangat untuk kembali ke kantor, sementara yang lain mungkin memiliki masalah serius.

Pengunduran Diri Hebat dapat memberi tahu Anda banyak hal tentang apa yang dikhawatirkan karyawan. Di antara faktor-faktor yang mendorong jutaan orang untuk berhenti dari pekerjaan mereka untuk mencari pekerjaan yang lebih baik adalah kemampuan untuk bekerja dari jarak jauh dan mendapatkan gaji dan tunjangan yang lebih baik. Pertimbangkan faktor-faktor ini ketika Anda berbicara dengan karyawan Anda. Mendapatkan umpan balik tentang apa yang mendorong keputusan pekerjaan mereka akan memberi Anda wawasan tentang penanganan kembali ke kantor.

Lingkungan kerja bergaya hibrida mungkin dapat diterima oleh sebagian besar karyawan. Dan fleksibilitas untuk berangkat lebih awal ketika mereka harus menjemput anak-anak mereka dari sekolah atau jika mereka perlu pergi ke suatu tempat setelah bekerja mungkin juga penting.

Membuat akomodasi ini saat Anda mendiskusikan berbagai hal dengan karyawan Anda dapat membantu memperlancar transisi membawa tim jarak jauh Anda kembali ke ruang kerja fisik.

3. Jelajahi biaya kembali ke kantor

Setelah Anda berbicara dengan karyawan Anda, pertimbangkan biaya yang terkait dengan kembali ke kantor. Biaya tertinggi adalah hilangnya bakat yang terjadi saat Anda memaksa orang untuk kembali bekerja.

Dalam diskusi Anda dengan karyawan, jika Anda menemukan bahwa karyawan yang sangat berharga akan berhenti jika Anda memaksa mereka untuk bertemu langsung, pertimbangkan alasan mereka dan bagaimana Anda dapat mengakomodasi kebutuhan mereka sehingga mereka dapat terus bekerja tanpa mengorbankan produktivitas dan bakat.

Biaya lain yang terkait dengan kembali ke kantor akan mencakup pengelolaan ruang kantor Anda. Jika perusahaan Anda telah sepenuhnya melepaskan diri dari ruang kantor, mungkin ada baiknya mempertimbangkan apakah Anda akan melihat manfaat yang cukup besar dengan kembali ke lokasi fisik.

Anda mungkin juga mengalami biaya tambahan dari hilangnya produktivitas. Setiap kali sistem baru diterapkan atau sistem lama diubah, produktivitas pekerja biasanya juga berubah.

Dalam hal ini, kembali ke kantor tidak hanya berarti pengeluaran uang tetapi juga membebani karyawan Anda untuk menjadi seproduktif mereka di rumah. Tergantung pada industri Anda, hal ini dapat memengaruhi penjualan, upaya pemasaran, produksi, dll. Ingat, produktivitas kemungkinan hanya akan mengalami pukulan awal dan pulih ketika orang-orang terbiasa dengan jadwal baru mereka.

4. Tetapkan pedoman dan uji kembali ke kantor

Seperti halnya proses atau perubahan baru dalam bisnis, penting untuk menetapkan pedoman sebelum implementasi. Salah satu masalah yang dihadapi banyak perusahaan adalah gagal menetapkan aturan atau prosedur dengan benar sebelum melakukan perubahan besar-besaran.

Misalnya, pertimbangkan perubahan apa yang Anda lihat terjadi selama dua tahun terakhir sejak pandemi COVID-19 dimulai. Banyak perusahaan yang terburu-buru menerapkan kerja jarak jauh tanpa kebijakan atau pedoman yang jelas. Akibatnya, harapan berubah, dan sekarang pengusaha menghadapi perjuangan berat untuk membawa karyawan kembali bekerja secara langsung.

Beberapa pedoman dapat mencakup harapan yang jelas bagi karyawan yang kembali bekerja. Salah satu masalah baru-baru ini yang dimiliki pengusaha adalah bahwa pemantauan karyawan meledak selama pandemi. Daripada merusak kepercayaan, pertimbangkan cara untuk memastikan karyawan Anda datang ke kantor tanpa pengawasan yang berlebihan.

Selain itu, pertimbangkan untuk bermain-main dengan mengizinkan beberapa pekerjaan jarak jauh. Misalnya, beberapa karyawan mungkin perlu merawat anak-anak atau orang tua. Buat pedoman yang jelas bagi karyawan yang ingin menggunakan jenis sistem ini, jadi ketika Anda mengizinkan orang untuk bekerja dari jarak jauh, ada aturan dan prosedur yang ditetapkan dengan baik untuk menentukan kapan pekerjaan hybrid dan jarak jauh sesuai.

Selanjutnya, uji kembali ke kantor. Banyak perusahaan telah membawa kembali jumlah terbatas atau kelompok kerja tertentu. Dengan cara ini, Anda dapat menangani masalah yang muncul dan juga menyelesaikannya sebelum menyebar di luar kendali. Pengujian dapat mencakup kemungkinan hibrida juga. Bergantung pada ukuran organisasi Anda, Anda dapat menguji berbagai metode untuk kembali bekerja dan menganalisis hasil untuk hasil terbaik setelah Anda siap untuk pergi ke seluruh organisasi.

Terakhir, pertimbangkan untuk membuat rencana darurat jika kembali ke kantor tidak berjalan sesuai rencana. Rencana darurat dapat membantu Anda jika Anda perlu mengerem ke seluruh proses dan memikirkan kembali seperti apa kembali bekerja secara langsung.

Tips sukses kembali ke kantor

Sudahkah Anda memutuskan untuk membawa karyawan Anda kembali ke kantor? Bagaimana Anda akan memastikan itu sukses? Di bagian terakhir ini, kita akan melihat 3 tips untuk memastikan membawa pekerja kembali ke kantor berjalan lancar.

Berikan alasan yang baik untuk kembali

Seharusnya tidak perlu dikatakan—memanggil karyawan Anda kembali bekerja tanpa memberikan alasan yang cukup baik hanya akan membuat mereka membenci Anda. Banyak industri sudah terpencil hampir sepanjang waktu. Misalnya, sebagian besar profesional TI tidak akan melihat alasan untuk kembali ke kantor.

Kecuali Anda memberikan alasan yang baik bagi karyawan untuk kembali, Anda mungkin akan menghadapi serangan balasan. Ini bisa berupa peningkatan tunjangan atau gaji, tunjangan di kantor, atau jenis tunjangan lain yang tidak mungkin dilakukan saat bekerja dari jarak jauh. Jika Anda tidak dapat menentukan alasan yang cukup baik, mungkin yang terbaik adalah mempertimbangkan kembali untuk kembali bekerja penuh waktu di kantor.

Merangkul model hibrida

Model kerja hybrid menjadi lebih populer. Mereka memungkinkan karyawan untuk mendapatkan manfaat dari bekerja dari rumah kadang-kadang, dan perusahaan dapat fokus pada apa yang membuat bekerja di kantor bermanfaat.

Model hibrid dapat membantu Anda memprioritaskan tugas saat penting dan memungkinkan karyawan bekerja dari jarak jauh saat melakukan pekerjaan administratif yang kurang penting. Pertimbangkan bagaimana model hibrida dapat memastikan keberhasilan Anda kembali ke kantor.

Jangan lupa karyawan jarak jauh

Ketiga dan terakhir, jangan lupakan karyawan Anda yang bekerja dari jarak jauh. Membawa tim Anda kembali ke kantor berarti mempertimbangkan apa yang membuat jarak jauh begitu menyenangkan. Apakah karyawan Anda membutuhkan jam kerja yang berbeda? Apakah mereka membutuhkan lebih banyak manfaat?

Ingatlah untuk mengikuti dukungan TI penting untuk pekerjaan jarak jauh seperti VPN, memastikan keamanan jaringan, dll. Saat Anda berbicara dengan karyawan Anda, bagikan detail ini untuk memahami kebutuhan mereka sebelum memaksa mereka kembali ke tempat kerja.

Temukan keseimbangan saat kembali ke kantor

Membawa karyawan Anda kembali ke kantor tidak harus membuat mereka lari ke bukit. Banyak perusahaan sudah membawa pekerja kembali ke pekerjaan langsung karena manfaat yang dibawanya. Jika Anda dengan hati-hati menyeimbangkan kebutuhan karyawan Anda dengan tuntutan Anda, Anda akan dapat membawa orang-orang Anda kembali dalam waktu singkat.