4 kroki, aby ustalić, czy najlepiej jest, aby pracownicy wracali do biura

Rozważasz sprowadzenie swoich pracowników z powrotem do biura? Wiele firm w 2022 r. już zaczęło zmuszać swoich zdalnych pracowników do powrotu do biura. Być może przygotowujesz się do tego samego. Chociaż istnieje kilka korzyści z ponownego włączenia zespołu, istnieją również pewne wady, które należy wziąć pod uwagę.

W tym artykule przyjrzymy się, o czym należy pomyśleć, sprowadzając pracowników z powrotem do biura, i czterech krokach, które mogą pomóc w podjęciu decyzji. Na koniec podsumujemy kilka wskazówek dotyczących wykonywania tego trudnego zadania.

Jakie firmy wrócą do biura w 2022 roku?

Wiele firm zaczęło prosić swoich pracowników o powrót do biura. Niektóre z największych nazwisk, które podnoszą tę możliwość, to giganci technologiczni, Google i Twitter. Dyrektor generalny Twittera, Parag Agrawal, powiedział pracownikom na początku tego roku, że otwarcia biur rozpoczną się 15 marca. Początkowo mając na celu 10 stycznia, Google dostosował własny harmonogram, aby plan powrotu do biura na 2-3 dni w tygodniu miał rozpocząć się 4 kwietnia.

Firmy bankowe i finansowe, takie jak Citigroup, American Express, Goldman Sachs i JPMorgan, również wracają do osobistej pracy. American Express przyjmuje podejście „Amex Flex”, w którym pracownicy będą pracować na hybrydowych rolach i harmonogramach ustalonych przez ich liderów. Ponadto BNY Mellon, zatrudniający na całym świecie 50 000 pracowników, również spodziewał się powrotu pracowników tej wiosny.

Jedno z ostatnich kontrowersyjnych wezwań do powrotu do pracy pochodziło od dyrektora generalnego Tesli i miliardera Elona Muska. W wyciekającym e-mailu Musk nakazał pracownikom wrócić do biura lub opuścić firmę. Wraz z e-mailem Musk wysłał również notatkę do starszych pracowników Tesli, polecając im zwolnienie każdego, kto odmówił pracy osobiście. Na Twitterze wiele osób pozostało podzielonych; niektórzy popierają Muska, podczas gdy inni uważają, że powrót do pracy jest niepotrzebny.

Ogólnie rzecz biorąc, wydaje się, że wiele firm stara się sprowadzać swoich pracowników z powrotem do biura, czy im się to podoba, czy nie. W wielu przypadkach firmy decydują się na wykorzystanie modelu hybrydowego, aby zapewnić swoim pracownikom bardziej elastyczne opcje pracy.

Jakie są korzyści z powrotu do biura?

Przy tak wielu firmach, które naciskają, aby przywrócić pracowników do biura, możesz się zastanawiać, jakie są tego zalety. Cóż, jest kilka powodów, dla których powrót do pracy to dobry pomysł.

Wydajność

Jednym z kluczowych jest to, że firmy mają problemy ze śledzeniem wydajności. Lub z drugiej strony, produktywność występuje w dziwnych momentach, co prowadzi do złej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym i ostatecznie do wypalenia.

Sean Bisceglia, dyrektor generalny Curion, firmy zajmującej się badaniem i analizą produktów konsumenckich, powiedział: „[p]produktywność jest na najwyższym poziomie, ale jest przesadzona – to zbyt duża produktywność, gdy ludzie wysyłają e-maile o 10:00 w nocy lub 1:00 w nocy”. Sprowadzając pracowników z powrotem do biura, firmy mogą lepiej monitorować produktywność, jednocześnie zachęcając do zdrowszych nawyków pracy.

Mikrokomunikacja

Jednym z aspektów komunikacji, który zostaje utracony podczas pracy zdalnej, jest regularna mikrokomunikacja między pracownikami. Są to szybkie rozmowy, które prowadzisz, przechodząc obok biurka współpracownika lub grupy w sali konferencyjnej, aby podjąć ostateczną decyzję w sprawie projektu. Zasadniczo każdy rodzaj spontanicznej komunikacji pomaga szybciej kończyć zadania lub przekazywać informacje.

Sprowadzanie ludzi z powrotem do biura przywraca te mikrokomunikacje. Co potencjalnie oznacza krótsze czasy realizacji niektórych zadań. Oznacza to również, że mniej informacji jest traconych lub błędnie interpretowanych dzięki nieregularnym meldunkom, które mogą mieć miejsce w biurze każdego dnia.

Element społeczny

Innym cennym narzędziem, które zostało utracone, jest to, że szkolenie nowych pracowników na odległość jest trudniejsze. A budowanie silnej kultury firmy jest trudne, gdy pracowników nie ma również w biurze. Praca w domu utrudnia pracownikom wzajemne odwiedzanie się i łączenie, nawet jeśli ich współpracownicy są w zasięgu jednego kliknięcia.

W końcu praca w biurze ma w sobie element społeczny, którego nie można zignorować. Pracownicy mogą wysyłać e-maile ze swoich łóżek, ale to nie znaczy, że przyczyniają się do realizacji ogólnych celów firmy.

Takie problemy mają na myśli krytycy (np. Musk), gdy mówią, że ludzie muszą wrócić do biura. Pracując w domu, pracownicy tracą wszystkie możliwości spontanicznej współpracy, które wiążą się z pracą z innymi.

Jakie są wady powrotu do biura?

Jeśli pilnowanie pracowników jest tak ważne, jakie są wady?

Reakcja pracowników

Główną wadą wydaje się być reakcja, jaką pracodawcy mogą napotkać ze strony swoich pracowników. Od czasu pandemii wielu pracowników lubi pracować w domu. Oznacza to mniej dojazdów, mniej czasu na przygotowania i tak dalej. Wszystko to składa się na więcej czasu w domu z rodziną, zwierzętami domowymi i innymi ważnymi korzyściami związanymi z pracą w domu.

W dzisiejszych czasach, gdy pracownicy mogą pracować w domu, sprowadzanie ich z powrotem do biura oznacza, że ​​pracodawcy mierzą się z potencjałem rezygnacji pracowników.

Zwiększone wydatki

Do tego dochodzi kwestia rosnących kosztów — powrót do biura oznacza opłacenie powierzchni i związanych z nią wydatków. Podczas pandemii wiele firm zrezygnowało z wynajmu biur i biur. Przywracanie pracowników z powrotem oznacza podpisywanie nowych umów najmu i przyjmowanie nowych, stałych kosztów. Podczas próby przezwyciężenia inflacji, utrzymywanie pracowników w oddaleniu lub w sytuacjach hybrydowych z pewnością wydaje się atrakcyjne.

4 kroki do podjęcia decyzji, czy należy sprowadzić pracowników z powrotem do biura

Jak możesz zdecydować, czy powinieneś sprowadzić pracowników z powrotem do biura? A jak to zrobić, nie powodując masowego exodusu? Oto cztery kroki do wykonania:

1. Zapoznaj się z zaletami i wadami powrotu do biura

Na początek przejrzyj obie strony powrotu do biura. To podejście może się różnić w zależności od branży, w której pracujesz. Pamiętaj więc o swoich zaletach i wadach:

Plusy:

• Łatwiejsze śledzenie produktywności pracowników i śledzenie projektów, nad którymi wszyscy pracują.
• Pomaga budować lepszą kulturę pracy. Praca w biurze ma wymiar społeczny, co oznacza, że ​​spontaniczne rozwiązywanie problemów może nastąpić w mgnieniu oka. Zamiast mieć nadzieję, że ktoś odpowie na Twój e-mail, możesz wyjść korytarzem i odbyć przyjazną pogawędkę.
• Szkolenie jest lepsze, ponieważ pracownicy mogą organicznie nabywać umiejętności od swoich kolegów. Ten proces jest trudniejszy w Internecie, ponieważ możliwości mentoringu nie mogą się tak łatwo pojawić.

Cons:

• Pracę zdalną trudno porzucić. Wielu pracowników jest przyzwyczajonych do łatwiejszego tempa pracy, w którym mogą cieszyć się większą ilością czasu z rodziną. Konieczność spędzania większej ilości czasu na dojazdach może zwiększyć ich frustrację związaną z powrotem do pracy, nie tylko w biurze.
• Niektórzy pracownicy odejdą, co nieuchronnie oznacza utratę talentów i kilku bardzo wartościowych pracowników.
• Zwiększone wydatki na powierzchnię biurową i związane z tym wydatki.

2. Porozmawiaj ze swoimi pracownikami

Po zapoznaniu się z zaletami i wadami nadszedł czas, aby porozmawiać z pracownikami. Pomoże Ci to dowiedzieć się, jakie są ich potrzeby i obawy. Wielu pracowników może być podekscytowanych powrotem do biura, podczas gdy inni mogą mieć poważne obawy.

Wielka Rezygnacja może wiele powiedzieć o tym, o co martwią się pracownicy. Wśród czynników, które skłoniły miliony ludzi do rezygnacji z pracy w poszukiwaniu lepszej pracy, była możliwość pracy zdalnej i uzyskiwania lepszych wynagrodzeń i świadczeń. Rozważ te czynniki podczas rozmowy z pracownikami. Uzyskanie informacji zwrotnej na temat tego, co kieruje ich decyzjami o zatrudnieniu, da Ci wgląd w obsługę powrotu do biura.

Hybrydowe środowisko pracy może być odpowiednie dla większości pracowników. Ważna może być również elastyczność w zakresie wcześniejszego startu, kiedy muszą odebrać dzieci ze szkoły lub jeśli muszą dotrzeć gdzieś po pracy.

Dokonywanie tych dostosowań podczas omawiania spraw z pracownikami może pomóc w płynnym przeniesieniu zespołów zdalnych z powrotem do fizycznej przestrzeni roboczej.

3. Poznaj koszt powrotu do biura

Po rozmowie z pracownikami rozważ koszty związane z powrotem do biura. Największym kosztem będzie utrata talentu, gdy zmuszasz ludzi do powrotu do pracy.

W rozmowach z pracownikami, jeśli odkryjesz, że bezcenni pracownicy zrezygnują, jeśli zmusisz ich do osobistego kontaktu, rozważ ich powody i sposób, w jaki możesz dostosować się do ich potrzeb, aby mogli kontynuować pracę bez poświęcania produktywności i talentu.

Inne koszty związane z powrotem do biura obejmują zarządzanie przestrzenią biurową. Jeśli Twoja firma całkowicie pozbyła się powierzchni biurowej, warto zastanowić się, czy powrót do fizycznej lokalizacji będzie wystarczająco duży.

Możesz również doświadczyć dodatkowych kosztów związanych z utratą produktywności. Za każdym razem, gdy wdrażane są nowe systemy lub zmieniane są stare, zwykle zmienia się również produktywność pracowników.

W takim przypadku powrót do biura może oznaczać nie tylko wydatki pieniężne, ale także obciążenie pracowników, aby byli tak produktywni, jak w domu. W zależności od branży może to wpłynąć na sprzedaż, działania marketingowe, produkcję itp. Pamiętaj, że wydajność prawdopodobnie odbije się tylko na początku, gdy ludzie przyzwyczają się do nowych harmonogramów.

4. Ustal wytyczne i wykonaj test wracając do biura

Podobnie jak w przypadku każdego nowego procesu lub zmiany w firmie, ważne jest, aby przed wdrożeniem ustalić wytyczne. Jednym z problemów, z którymi boryka się wiele firm, jest niewłaściwe ustanowienie zasad lub procedur przed podjęciem ogromnych zmian.

Zastanów się na przykład, jakie zmiany zaszły w ciągu ostatnich dwóch lat od rozpoczęcia pandemii COVID-19. Wiele firm pospiesznie wdrażało pracę zdalną bez jasnych zasad i wytycznych. W rezultacie oczekiwania uległy zmianie i teraz pracodawcy stoją w obliczu trudnej bitwy o przywrócenie pracowników do osobistej pracy.

Niektóre wytyczne mogą zawierać jasne oczekiwania wobec pracowników powracających do pracy. Jednym z ostatnich problemów pracodawców jest to, że monitorowanie pracowników eksplodowało podczas pandemii. Zamiast podkopywać zaufanie, zastanów się, jak zapewnić pracownikom przyjście do biura bez nadmiernego monitorowania.

Dodatkowo rozważ zabawę z zezwoleniem na pracę zdalną. Na przykład niektórzy pracownicy mogą potrzebować opieki nad dziećmi lub osobami starszymi. Opracuj jasne wytyczne dla pracowników, którzy chcą korzystać z tego typu systemów, więc kiedy pozwalasz ludziom pracować zdalnie, istnieją dobrze ustalone zasady i procedury określające, kiedy praca hybrydowa i zdalna są odpowiednie.

Następnie przetestuj powrót do biura. Wiele firm przywróciło ograniczoną liczbę lub konkretne grupy robocze. W ten sposób możesz radzić sobie z pojawiającymi się problemami, a także rozwiązywać je, zanim wymkną się spod kontroli. Testowanie może również obejmować możliwości hybrydowe. W zależności od wielkości organizacji możesz przetestować różne metody powrotu do pracy i przeanalizować wyniki, aby uzyskać najlepsze wyniki, gdy będziesz gotowy do działania w całej organizacji.

Na koniec zastanów się nad stworzeniem planu awaryjnego, jeśli powrót do biura nie pójdzie zgodnie z planem. Plan awaryjny może ci pomóc w przypadku, gdy musisz zahamować cały proces i przemyśleć, jak wygląda powrót do pracy osobistej.

Wskazówki, jak pomyślnie wrócić do biura

Czy zdecydowałeś się sprowadzić swoich pracowników z powrotem do biura? Jak zapewnisz mu sukces? W tej ostatniej części przyjrzymy się trzem wskazówkom, jak zapewnić bezproblemowe sprowadzanie pracowników z powrotem do biura.

Podaj dobry powód, aby wrócić

Powinno to być oczywiste — wezwanie pracowników z powrotem do pracy bez podania wystarczająco dobrego powodu spowoduje tylko, że będą cię urazić. Wiele branż jest już przez większość czasu odległych. Na przykład większość specjalistów IT nie będzie widziała powodu, aby wracać do biura.

Jeśli nie podasz dobrego powodu do powrotu pracowników, możesz spotkać się z reakcją. Mogą to być zwiększone świadczenia lub wynagrodzenie, dodatki w biurze lub inne korzyści, które nie były możliwe podczas pracy zdalnej. Jeśli nie możesz zdefiniować wystarczająco dobrego powodu, najlepszym rozwiązaniem może być ponowne rozważenie konieczności powrotu do pracy w pełnym wymiarze godzin w biurze.

Przyjmij model hybrydowy

Hybrydowe modele pracy stają się coraz bardziej popularne. Pozwalają pracownikom czasami czerpać korzyści z pracy w domu, a firmy mogą skupić się na tym, co sprawia, że ​​praca w biurze jest korzystna.

Modele hybrydowe mogą pomóc w ustaleniu priorytetów zadań, gdy są one krytyczne, i umożliwić pracownikom pracę zdalną podczas wykonywania mniej ważnych prac administracyjnych. Zastanów się, jak model hybrydowy może zapewnić Ci udany powrót do biura.

Nie zapomnij o zdalnych pracownikach

Po trzecie i wreszcie, nie zapomnij o swoich pracownikach pracujących zdalnie. Sprowadzenie zespołu z powrotem do biura oznacza przede wszystkim zastanowienie się, co sprawia, że ​​zdalne sterowanie jest tak wspaniałe. Czy Twoi pracownicy potrzebują różnych godzin? Czy potrzebują więcej korzyści?

Pamiętaj, aby być na bieżąco z niezbędnym wsparciem IT do pracy zdalnej, takim jak VPN, zapewnienie bezpieczeństwa sieci itp. Podczas rozmowy ze swoimi pracownikami udostępnij te szczegóły, aby zrozumieć ich potrzeby, zanim zmusisz ich do powrotu do pracy.

Znajdź równowagę po powrocie do biura

Sprowadzenie pracowników z powrotem do biura nie musi oznaczać, że będą biegać po wzgórzach. Wiele firm już teraz przywraca pracowników do pracy osobistej ze względu na korzyści, jakie przynosi. Jeśli dokładnie zrównoważysz potrzeby swoich pracowników z wymaganiami, będziesz w stanie sprowadzić swoich pracowników z powrotem w krótkim czasie.