Dicas de relações públicas para pequenas empresas ao lidar com a mídia

Este artigo foi escrito por:
Noelle Fauver, editora colaboradora da 365 Business.

Todos nós sabemos que não há nada mais prejudicial para uma marca ou empresa do que um desastre de relações públicas. Embora muitos contratempos de relações públicas possam variar em relação aos danos causados, estar preparado para lidar com a mídia pode ajudar a prevenir ou mitigar a exposição potencialmente prejudicial. Se sua empresa já cometeu um falso pau de RP, a boa notícia é que provavelmente terá vida curta. Apesar disso, alguns erros podem levar a danos a longo prazo e possivelmente até à falência.

Quando você é uma pequena empresa sem um representante de RP ou empresa contratada em tempo integral, ter um kit de ferramentas de RP básico pode impedir que sua marca seja exposta à mídia potencialmente prejudicial. Evite contratempos futuros memorizando essas dicas e adotando-as como sua bíblia de RP.

Dica nº 1: “Off the Record” não existe

Não existe isso de “off the record”. Se você não quer que seu público saiba algo sobre o seu negócio, não deixe que isso saia da sua boca. Muitos estados não têm legislação exigindo que ambas as partes estejam cientes de que estão sendo gravadas e muitas equipes de filmagem continuarão filmando assim que a entrevista terminar. Os repórteres estão procurando uma história e essa história muitas vezes estará enraizada na controvérsia. Se o seu comentário off-record fornece uma história, eles vão usá-la. Estar “off record” vai além de falar com um repórter. Se você estiver em um estúdio ou perto de um repórter ou cinegrafista ou em qualquer lugar além da privacidade absoluta de sua casa, saiba que está sendo observado. Este clipe do CEO da Sainsbury's pego cantando "We're in the Money" para si mesmo antes da entrevista de fusão da Asda prova exatamente isso. Mesmo no caso em que você sinta que pode confiar no repórter; a melhor prática é não dizer ou fazer nada que não queira que seja exposto publicamente.

Dica profissional via Leo Friedman, CEO e fundador da iPromo:

“Passar por uma posição difícil sempre pode ser resolvido ao deliberar sobre os fatos de um evento. Exiba fatos sobre a verdade para dissipar qualquer especulação errada. Não há necessidade de falar em profundidade sobre hipóteses ou tangentes. Mantenha o foco nos fatos, em vez de mexer na panela e negar ou aceitar qualquer controvérsia. Fique longe de alimentar a isca que a mídia pode produzir. Se você for resiliente e consistente com sua resposta baseada em fatos, não há muito espaço para descrença.”

Dica nº 2: Sempre fique longe de religião, política e gênero

É importante lembrar que sem você a mídia não tem história. Você controla a narrativa. Repórteres e pessoal da mídia tentarão desviá-lo de sua mensagem. Fique na sua zona de conforto e saiba sempre que não precisa dizer nada que não queira. Chik-fil-a aprendeu essa lição em primeira mão quando o CEO Dan Cathy discutiu suas opiniões conservadoras sobre a instituição do casamento no programa The Ken Coleman. Chik-fil-A passou por uma tempestade na mídia após esses comentários. Parceiros de negócios cortaram relações com a rede de fast-food e ativistas trabalharam para boicotar restaurantes. Mesmo que você não esteja lidando diretamente com a mídia, é importante manter suas opiniões políticas e sociais privadas. Não os compartilhe em canais de mídia social ou discuta-os em eventos públicos. Independentemente de com quem ou onde você compartilha suas opiniões pessoais, elas serão divisivas. Além disso, suas opiniões políticas e sociais não devem ter nada a ver com seu serviço ou produto. Em última análise, as empresas nem sempre sabem exatamente quem é seu público. Jogue pelo seguro, faça um favor a si mesmo e à sua empresa e mantenha essas opiniões privadas.

Dica nº 3: conheça sua mensagem e mantenha-se no tópico

Saiba quais pontos você deseja enfatizar e familiarize-se com a mensagem que deseja enviar. Lembre-se de que seu público quer que você tenha sucesso. Você já assistiu a uma entrevista que deu errado? É doloroso e desagradável para o espectador. Ao preparar sua mensagem, considere quem é seu público. Existem três públicos para os quais você deseja atender sua mensagem.

1. as pessoas de dentro – seus funcionários são tão importantes quanto seus consumidores, considere como sua mensagem os afetará.
2. as pessoas de fora – a forma como os consumidores atuais e futuros veem sua empresa influencia a percepção da sua marca, considere como eles vão interpretar sua mensagem.
3. o futuro – o que esta mensagem diz sobre o futuro de sua marca, seus funcionários e seus clientes.

Depois de identificar seu público, será mais fácil construir qual mensagem você deseja enviar. Depois de identificar sua mensagem, escolha três tópicos nos quais você precisará se concentrar para transmitir essa mensagem. Atenha-se a apenas três pontos, seu público não se lembrará de nada além disso. Além do seu público, há alguns outros elementos a serem considerados. O que a sua companhia faz? Por que você faz isso? O que você tem a ganhar com sua mensagem? E o que vem a seguir? Esteja sempre confortável com a mensagem do seu cliente/empresa. Se não estiver, não fale com a mídia.

Dica profissional via Matt Edstrom, CMO da GoodLife Home Loans:

“Saiba responder às perguntas que você não quer ou não sabe responder. Se você não souber a resposta para uma pergunta, seja transparente. Diga ao repórter que você precisa conversar com a pessoa mais bem equipada para responder a essa pergunta para fornecer uma resposta adequada ou que precisa de mais tempo para responder à pergunta. Se você é a pessoa que deveria ter a resposta para a pergunta, não admita que não. Outra opção é responder apenas parte da pergunta, a parte para a qual você sabe a resposta ou a parte que não prejudicará sua marca. Outra opção é redirecionar a pergunta com segurança e inteligência, esclarecendo com: 'Acho que o que você está me perguntando é...'. Saiba que há uma boa chance de você se deparar com uma pergunta incômoda e fique tranquilo quando isso acontecer.”

Dica #4 Saiba quando usar e quando não usar o nome da sua empresa/produto

Sempre que estiver discutindo sua empresa ou produto da empresa, certifique-se de sempre usar o nome da empresa ou do produto. Isso permitirá que qualquer declaração que você fizer seja tirada do contexto e ainda faça sentido. Isso é importante para recriar o conteúdo de sua exposição na mídia. Além disso, quanto mais você usa o nome de sua empresa ou produto, mais exposição ele recebe. Se alguém sintonizar sua entrevista no meio e você só usou o nome da empresa uma vez, como o espectador pode saber do que você está falando? Além disso, se você quiser apresentar clipes ou áudio do segmento, será uma oportunidade de branding muito melhor se o nome de sua empresa ou produto estiver sendo usado.

Por outro lado, se você estiver abordando questões negativas, não use, em hipótese alguma, o nome de sua empresa ou produto. Se você for abordado com uma circunstância negativa, seja uma crítica ou reclamação de um cliente, um erro cometido por um funcionário ou ex-funcionário ou mesmo uma acusação infundada – faça o possível para redirecionar a conversa e não use sua empresa nome. Assim que você usa o nome da sua empresa, associa sua marca à circunstância negativa. Além de não fazer referência à sua marca em situações menos do que ideais, não use ou repita linguagem negativa ao discutir essas circunstâncias.

Dica #5 Pratique e Esteja Preparado

Provavelmente, se você for uma pequena empresa, poderá ter apenas uma chance de obter exposição na mídia. Essa exposição na mídia pode influenciar enormemente o sucesso ou o fracasso de sua marca. Esta é uma das muitas razões pelas quais é tão importante praticar e estar preparado. Não importa o quanto você se prepare, há uma chance de você ser jogado em uma bola curva, então prepare-se para isso também. Quanto mais confortável e preparado você se sentir, melhor será capaz de lidar com circunstâncias inesperadas. Faça sua declaração, apoie-a com exemplos, conclua seus pensamentos e pare de falar. Não sinta necessidade de continuar falando. Encontre alguém com quem você possa fazer entrevistas simuladas e lembre-se dessas dicas.

Dica profissional via Jason Yau, vice-presidente de comércio eletrônico e gerente geral da CanvasPeople:

“Esteja preparado para falar com a mídia. Não há nada pior do que ser pego de surpresa por uma pergunta. Prepare, prepare e prepare novamente. Se você acha que está pronto para falar com a mídia, não está. Descreva todos os ângulos que podem ser discutidos e torne-se um especialista. Fazer uma prática real em que alguém lhe faz perguntas também é uma grande ajuda. Essa tática o ajudará a se sentir mais confortável e confiante em suas respostas. Mesmo que você não saiba totalmente do que está falando, falar com confiança ajudará bastante. Orgulhe-se da preparação, e o negócio real deve ser uma brisa.

Noelle Fauver é editora colaboradora da 365 Business. Ela é bacharel em Estudos de Comunicação pela California State University, Northridge. Ela tem experiência em marketing, finanças e gestão de pequenas empresas.