Tips PR Usaha Kecil Saat Berhadapan dengan Media

Artikel ini ditulis oleh:
Noelle Fauver, editor kontributor untuk 365 Business.

Kita semua tahu bahwa tidak ada yang lebih merusak merek atau perusahaan selain bencana PR. Sementara banyak kecelakaan PR dapat bervariasi dalam kerusakan yang terjadi, bersiap untuk menangani media dapat membantu mencegah atau mengurangi paparan yang berpotensi merugikan. Jika perusahaan Anda telah melakukan PR faux pau, kabar baiknya adalah hal itu kemungkinan besar akan berumur pendek. Meskipun demikian, beberapa kesalahan dapat menyebabkan kerusakan jangka panjang dan bahkan mungkin kebangkrutan.

Ketika Anda adalah bisnis kecil tanpa perwakilan PR atau perusahaan yang disewa penuh waktu, memiliki perangkat PR dasar dapat mencegah merek Anda dari paparan media yang berpotensi membahayakan. Hindari kecelakaan di masa depan dengan menghafal tip-tip ini dan mengadopsinya sebagai Alkitab PR Anda.

Tip #1: “Off the Record” Tidak Ada

Tidak ada yang namanya "off the record". Jika Anda tidak ingin audiens mengetahui sesuatu tentang bisnis Anda, jangan biarkan hal itu lepas dari bibir Anda. Banyak negara bagian tidak memiliki undang-undang yang mengharuskan kedua belah pihak sadar bahwa mereka sedang direkam dan banyak kru kamera bahkan akan melanjutkan syuting setelah wawancara berakhir. Wartawan mencari sebuah cerita dan cerita itu seringkali berakar pada kontroversi. Jika komentar off-record Anda memberi mereka sebuah cerita, mereka akan menggunakannya. Menjadi "off record" lebih dari sekadar berbicara dengan seorang reporter. Jika Anda berada di studio atau di dekat reporter atau juru kamera atau di mana pun selain privasi absolut di rumah Anda, ketahuilah bahwa Anda sedang diawasi. Klip CEO Sainsbury ini tertangkap menyanyikan "We're in the Money" untuk dirinya sendiri sebelum wawancara merger Asda membuktikan hal itu. Bahkan jika Anda merasa dapat mempercayai reporter; praktik terbaik adalah tidak mengatakan atau melakukan apa pun yang tidak ingin Anda ungkapkan kepada publik.

Kiat Pro melalui Leo Friedman, CEO dan Pendiri iPromo:

“Menginjak melalui posisi yang sulit selalu dapat diselesaikan saat mempertimbangkan fakta dari suatu peristiwa. Perlihatkan fakta tentang kebenaran untuk menghilangkan spekulasi yang salah. Tidak perlu berbicara secara mendalam tentang hipotetis atau garis singgung. Tetap fokus pada fakta, bukan mengaduk-aduk panci dan menyangkal atau menerima kontroversi apa pun. Jauhi umpan yang mungkin dihasilkan media. Jika Anda ulet dan konsisten dengan respons berbasis fakta Anda, tidak akan ada banyak ruang untuk ketidakpercayaan.”

Tips #2: Selalu Jauhi Agama, Politik, dan Gender

Penting untuk diingat bahwa tanpa Anda, media tidak memiliki cerita. Anda mengontrol narasi. Wartawan dan personel media akan mencoba menjauhkan Anda dari pesan Anda. Tetaplah berada di zona nyaman Anda dan ketahuilah selalu bahwa Anda tidak perlu mengatakan apa pun yang tidak Anda inginkan. Chik-fil-a mempelajari pelajaran ini secara langsung ketika CEO Dan Cathy membahas pandangan konservatifnya tentang institusi pernikahan di acara The Ken Coleman. Chik-fil-A mengalami badai api media setelah komentar ini. Mitra bisnis memutuskan hubungan dengan rantai makanan cepat saji dan para aktivis bekerja untuk memboikot restoran. Bahkan jika Anda tidak berurusan langsung dengan media, penting untuk merahasiakan opini politik dan sosial Anda. Jangan membagikannya di saluran media sosial atau mendiskusikannya di acara publik. Terlepas dari dengan siapa atau di mana Anda membagikan pandangan pribadi Anda, itu akan memecah belah. Selain itu, opini politik dan sosial Anda tidak boleh ada hubungannya dengan layanan atau produk Anda. Pada akhirnya, perusahaan tidak selalu tahu persis siapa audiens mereka. Mainkan dengan aman, bantulah diri Anda dan bisnis Anda, dan rahasiakan pendapat ini.

Kiat #3: Ketahui Pesan Anda & Tetap pada Topik

Ketahui poin apa yang ingin Anda sampaikan dan biasakan diri Anda dengan pesan yang ingin Anda kirim. Ingatlah bahwa audiens Anda ingin Anda sukses. Pernahkah Anda menonton wawancara yang salah? Ini menyakitkan dan tidak menyenangkan bagi pemirsa. Saat menyiapkan pesan Anda, pertimbangkan siapa audiens Anda. Ada tiga audiens yang ingin Anda layani untuk pesan Anda.

1. orang-orang di dalam – karyawan Anda sama pentingnya dengan konsumen Anda, pertimbangkan bagaimana pesan Anda akan memengaruhi mereka.
2. orang-orang di luar – pandangan mereka bahwa konsumen saat ini dan masa depan memandang perusahaan Anda memengaruhi persepsi merek Anda, pertimbangkan bagaimana mereka akan menginterpretasikan pesan Anda.
3. masa depan – apa yang dikatakan pesan ini tentang masa depan merek Anda, karyawan Anda, dan pelanggan Anda.

Setelah Anda mengidentifikasi audiens Anda, akan lebih mudah untuk menyusun pesan apa yang ingin Anda kirim. Setelah Anda mengidentifikasi pesan Anda, pilih tiga topik yang perlu Anda fokuskan untuk menyampaikan pesan ini. Tetap berpegang pada hanya membuat tiga poin, audiens Anda tidak akan mengingat apa pun setelah itu. Selain audiens Anda, ada beberapa elemen lain yang perlu dipertimbangkan. Apa yang perusahaanmu lakukan? Mengapa Anda melakukannya? Apa yang Anda dapatkan dari pesan Anda? Dan apa yang terjadi selanjutnya? Selalu nyaman dengan pesan klien/perusahaan Anda. Jika tidak, jangan berbicara dengan media.

Kiat Pro melalui Matt Edstrom, CMO Pinjaman Rumah GoodLife:

“Ketahui cara menjawab pertanyaan yang tidak Anda inginkan atau tidak tahu cara menjawabnya. Jika Anda tidak tahu jawaban atas sebuah pertanyaan, bersikaplah transparan. Beri tahu reporter bahwa Anda perlu berbicara dengan orang yang paling siap menjawab pertanyaan itu untuk memberikan jawaban yang memadai atau Anda perlu waktu tambahan untuk menjawab pertanyaan itu. Jika Anda adalah orang yang seharusnya memiliki jawaban atas pertanyaan tersebut, jangan mengakui bahwa Anda tidak memilikinya. Pilihan lainnya adalah menjawab hanya sebagian dari pertanyaan, bagian yang Anda tahu jawabannya atau bagian yang tidak akan merusak merek Anda. Pilihan lain adalah mengarahkan pertanyaan dengan aman dan cerdas dengan mengklarifikasi dengan, 'Saya pikir yang Anda tanyakan kepada saya adalah…'. Ketahuilah bahwa ada kemungkinan besar Anda akan diberikan pertanyaan yang tidak nyaman dan tetap tenang saat itu terjadi.

Tip #4 Ketahui Kapan Menggunakan & Kapan Tidak Menggunakan Nama Perusahaan/Produk Anda

Setiap kali Anda mendiskusikan perusahaan atau produk perusahaan Anda, pastikan untuk selalu menggunakan nama perusahaan atau produk. Ini akan memungkinkan pernyataan apa pun yang Anda buat keluar dari konteks dan tetap masuk akal. Ini penting untuk membuat ulang konten dari eksposur media Anda. Selain itu, semakin sering Anda menggunakan nama perusahaan atau produk Anda, semakin banyak eksposur yang diterimanya. Jika seseorang mendengarkan wawancara Anda di tengah jalan dan Anda hanya menggunakan nama perusahaan Anda satu kali, bagaimana pemirsa dapat mengetahui apa yang Anda bicarakan? Selain itu, jika Anda ingin menampilkan klip atau audio dari segmen tersebut, ini akan menjadi peluang branding yang jauh lebih baik jika nama perusahaan atau produk Anda digunakan.

Di sisi lain, jika Anda menangani masalah negatif, jangan menggunakan nama perusahaan atau produk Anda dalam keadaan apa pun. Jika Anda dihadapkan pada keadaan negatif, apakah itu ulasan pelanggan atau keluhan klien, kesalahan yang dibuat oleh karyawan saat ini atau sebelumnya, atau bahkan tuduhan yang tidak berdasar – lakukan yang terbaik untuk mengalihkan pembicaraan dan jangan menggunakan perusahaan Anda nama. Segera setelah Anda menggunakan nama perusahaan Anda, Anda mengasosiasikan merek Anda dengan keadaan negatif. Selain tidak mereferensikan merek Anda dalam kaitannya dengan situasi yang kurang ideal, jangan gunakan atau ulangi bahasa negatif saat mendiskusikan keadaan tersebut.

Tip #5 Berlatih & Bersiaplah

Kemungkinannya adalah jika Anda adalah bisnis kecil, Anda mungkin hanya mendapatkan satu kesempatan untuk mendapatkan paparan media. Eksposur media itu dapat sangat memengaruhi keberhasilan atau kegagalan merek Anda. Ini adalah salah satu dari banyak alasan mengapa sangat penting untuk berlatih dan bersiap. Tidak peduli seberapa banyak Anda mempersiapkan, ada kemungkinan Anda akan terlempar, jadi bersiaplah untuk itu juga. Semakin Anda merasa nyaman dan siap, semakin baik kemampuan Anda menangani keadaan yang tidak terduga. Buat pernyataan Anda, dukung dengan contoh, simpulkan pemikiran Anda, dan berhenti bicara. Jangan merasa perlu untuk terus berbicara. Temukan seseorang yang dapat Anda ajak melakukan wawancara tiruan dan ingat tip-tip ini.

Kiat Pro melalui Jason Yau, Wakil Presiden E-Commerce & Manajer Umum CanvasPeople:

“Bersiaplah untuk berbicara dengan media. Tidak ada yang lebih buruk daripada tertangkap basah oleh sebuah pertanyaan. Persiapan, persiapan, dan persiapan lagi. Jika Anda merasa siap untuk berbicara kepada media, Anda belum siap. Buat garis besar setiap sudut yang mungkin dibicarakan dan jadilah ahli. Melakukan latihan nyata di mana seseorang mengajukan pertanyaan kepada Anda juga sangat membantu. Taktik ini akan membantu Anda merasa lebih nyaman dan percaya diri dengan jawaban Anda. Bahkan jika Anda tidak sepenuhnya tahu apa yang Anda bicarakan, berbicara dengan percaya diri akan sangat bermanfaat. Banggalah dengan persiapannya, dan kesepakatan yang sebenarnya akan sangat mudah.

Noelle Fauver adalah editor kontributor untuk 365 Bisnis. Dia memiliki gelar BA dalam Studi Komunikasi dari California State University, Northridge. Dia memiliki pengalaman di bidang pemasaran, keuangan, dan manajemen usaha kecil.