Sfaturi PR pentru întreprinderile mici atunci când aveți de-a face cu mass-media

Acest articol a fost scris de:
Noelle Fauver, editor colaborator pentru 365 Business.

Știm cu toții că nimic nu este mai dăunător pentru o marcă sau o companie decât un dezastru de PR. În timp ce multe accidente de PR pot varia în ceea ce privește daunele provocate, a fi pregătit pentru a gestiona mass-media poate ajuta la prevenirea sau atenuarea expunerii potențial dăunătoare. Dacă compania dvs. a comis deja un faux pau de PR, vestea bună este că este probabil să fie de scurtă durată. În ciuda acestui fapt, unele greșeli pot duce la daune pe termen lung și, eventual, chiar la faliment.

Când sunteți o întreprindere mică, fără un reprezentant de PR sau o firmă angajată cu normă întreagă, deținerea unui set de instrumente PR de bază poate împiedica marca dvs. de la expunerea media potențial dăunătoare. Dejucăți necazurile viitoare memorând aceste sfaturi și adoptându-le ca Biblie PR.

Sfatul #1: „Off the Record” nu există

Nu există așa ceva ca „off the record”. Dacă nu vrei ca publicul tău să știe ceva despre afacerea ta, nu-l lăsa să-ți părăsească buzele. Multe state nu au legislație care să impună ca ambele părți să știe că sunt înregistrate și multe echipaje de filmare vor continua chiar să filmeze odată ce interviul s-a încheiat. Reporterii caută o poveste și acea poveste va avea adesea rădăcini în controverse. Dacă un comentariu neînregistrat le oferă o poveste, ei o vor folosi. A fi „off record” merge dincolo de a vorbi cu un reporter. Dacă te afli într-un studio sau lângă un reporter sau cameraman sau oriunde în afară de intimitatea absolută a casei tale, fii conștient că ești urmărit. Acest clip cu CEO-ul lui Sainsbury surprins cântând „We’re in the Money” pentru el însuși înainte ca interviul privind fuziunea Asda să demonstreze tocmai asta. Chiar și în cazul în care simți că poți avea încredere în reporter; Cea mai bună practică este să nu spui sau să faci ceva ce nu ai vrea să fie expus public.

Sfat pro prin Leo Friedman, CEO și fondator al iPromo:

„A trece printr-o poziție dificilă poate fi întotdeauna rezolvată atunci când deliberăm asupra faptelor unui eveniment. Afișați fapte despre adevăr pentru a risipi orice speculație greșită. Nu este nevoie să vorbim în profunzime despre ipotetice sau tangente. Rămâi concentrat pe fapte, spre deosebire de a agita oala și de a nega sau de a accepta orice controversă. Stai departe de a hrăni momeala pe care mediul le poate produce. Dacă ești rezistent și consecvent cu răspunsul tău bazat pe fapte, nu există prea mult loc pentru neîncredere.”

Sfatul #2: Stați întotdeauna departe de religie, politică și gen

Este important să rețineți că fără tine, mass-media nu are o poveste. Tu controlezi narațiunea. Reporterii și personalul media vor încerca să vă îndrepte departe de mesajul dvs. Rămâi în zona ta de confort și știi mereu că nu trebuie să spui ceva ce nu vrei. Chik-fil-a a învățat această lecție direct când CEO-ul Dan Cathy a discutat despre părerile sale conservatoare despre instituția căsătoriei în emisiunea The Ken Coleman. Chik-fil-A a suferit o furtună mediatică în urma acestor comentarii. Partenerii de afaceri au rupt legăturile cu lanțul de fast-food, iar activiștii au lucrat pentru a boicota restaurantele. Chiar dacă nu aveți de-a face direct cu mass-media, este important să vă păstrați opiniile politice și sociale private. Nu le distribui pe canalele de socializare și nu le discuta la evenimente publice. Indiferent de cine sau unde vă împărtășiți opiniile personale, acestea vor fi dezbinate. În plus, opiniile tale politice și sociale nu ar trebui să aibă nimic de-a face cu serviciul sau produsul tău. În cele din urmă, companiile nu știu întotdeauna exact cine le este publicul. Joacă-te în siguranță, fă-ți o favoare ție și afacerii tale și păstrează aceste opinii private.

Sfatul #3: Cunoaște-ți mesajul și rămâne la subiect

Aflați ce puncte doriți să faceți și familiarizați-vă cu mesajul pe care doriți să-l transmiteți. Amintiți-vă că publicul dvs. vrea să aveți succes. Ai urmărit vreodată un interviu care a mers prost? Este dureros și neplăcut pentru privitor. Când vă pregătiți mesajul, luați în considerare cine este publicul dvs. Există trei segmente de public pentru care veți dori să vă adresați mesajului.

1. oamenii din interior – angajații dvs. sunt la fel de importanți ca și consumatorii dvs., luați în considerare modul în care mesajul dvs. îi va afecta.
2. oamenii din exterior – modul în care consumatorii actuali și viitori văd compania influențează percepția mărcii dvs., iau în considerare modul în care vor interpreta mesajul dvs.
3. viitorul – ce spune acest mesaj despre viitorul mărcii tale, al angajaților tăi și al clienților tăi.

Odată ce ați identificat publicul, va fi mai ușor să construiți ce mesaj doriți să trimiteți. După ce ați identificat mesajul, alegeți trei subiecte pe care va trebui să vă concentrați pentru a transmite acest mesaj. Rămâneți să faceți doar trei puncte, publicul dvs. nu își va aminti nimic dincolo de asta. Pe lângă publicul dvs., există și alte câteva elemente de luat în considerare. Cu ce ​​se ocupă compania ta? De ce o faci? Ce ai de câștigat din mesajul tău? Și ce urmează? Fiți întotdeauna confortabil cu mesajul dvs. client/companie. Dacă nu ești, nu vorbi cu presa.

Sfat pro prin Matt Edstrom, CMO al împrumuturilor pentru locuințe GoodLife:

„Să știi să răspunzi la întrebări la care nu vrei sau nu știi cum să răspunzi. Dacă nu știți răspunsul la o întrebare, fiți transparent. Spune-i reporterului că ar trebui să purtați o conversație cu persoana cel mai bine pregătită să răspundă la acea întrebare pentru a oferi un răspuns adecvat sau că aveți nevoie de timp suplimentar pentru a răspunde la întrebare. Dacă ești persoana care ar trebui să aibă răspunsul la întrebare, nu admite că nu ai. O altă opțiune este să răspunzi doar la o parte a întrebării, partea la care fie știi răspunsul, fie partea care nu va dăuna mărcii tale. O altă opțiune este să redirecționați în siguranță și inteligent întrebarea clarificând cu „Cred că ceea ce mă întrebați este...”. Știți că există șanse mari să vi se pună o întrebare inconfortabilă și păstrați-vă calm atunci când se întâmplă.”

Sfatul #4 Aflați când să utilizați și când să nu folosiți numele companiei/produsului dvs

Ori de câte ori discutați despre compania dvs. sau despre produsul companiei, asigurați-vă că utilizați întotdeauna numele companiei sau produsului. Acest lucru va permite ca orice afirmație pe care o faci să fie scoasă din context și să aibă în continuare sens. Acest lucru este important pentru a recrea conținut din expunerea dvs. media. În plus, cu cât folosești mai des numele companiei sau al produsului, cu atât este mai multă expunere. Dacă cineva se acordă la jumătatea interviului tău și ai folosit numele companiei o singură dată, cum poate spectatorul să știe despre ce vorbești? În plus, dacă doriți să prezentați clipuri sau audio din segment, va fi o oportunitate de branding mult mai bună dacă este utilizat numele companiei sau al produsului.

Pe de altă parte, dacă abordați probleme negative, nu utilizați, sub nicio circumstanță, numele companiei sau al produsului. Dacă vi se întâmplă să vi se adreseze o circumstanță negativă, fie că este vorba despre o recenzie a unui client sau o plângere a unui client, o greșeală făcută de un angajat actual sau fost sau chiar o acuzație nefondată - faceți tot posibilul pentru a redirecționa conversația și nu vă folosiți compania. Nume. De îndată ce folosiți numele companiei dvs., vă asociați marca cu circumstanța negativă. Pe lângă faptul că nu faceți referire la marca dvs. în legătură cu situații mai puțin ideale, nu folosiți și nu repetați limbaj negativ atunci când discutați despre circumstanțele respective.

Sfatul # 5 Practicați și fiți pregătiți

Sunt șanse ca dacă sunteți o afacere mică, este posibil să aveți o singură șansă să obțineți expunere media. Acea expunere media ar putea influența enorm succesul sau eșecul mărcii dvs. Acesta este unul dintre multele motive pentru care este atât de important să exersați și să fiți pregătiți. Indiferent cât de mult te-ai pregăti, există șansa să fii aruncat cu o minge curbă, așa că pregătește-te și pentru asta. Cu cât te simți mai confortabil și mai pregătit, cu atât mai bine vei putea face față circumstanțelor neașteptate. Fă-ți declarația, susține-o cu exemple, încheie-ți gândurile și nu mai vorbi. Nu simți nevoia să continui să vorbești. Găsiți pe cineva cu care puteți rula prin interviuri simulate și amintiți-vă aceste sfaturi.

Sfat profesionist prin Jason Yau, VP al comerțului electronic și director general al CanvasPeople:

„Fii pregătit să vorbești cu mass-media. Nu este nimic mai rău decât să fii surprins de o întrebare. Pregătiți, pregătiți și pregătiți din nou. Dacă crezi că ești gata să te adresezi presei, nu ești. Conturați fiecare unghi despre care se poate vorbi și deveniți un expert. A face un antrenament propriu-zis în care cineva vă pune întrebări este, de asemenea, de mare ajutor. Această tactică te va ajuta să te simți mai confortabil și mai încrezător în răspunsurile tale. Chiar dacă nu știi pe deplin despre ce vorbești, a vorbi cu încredere va merge mult. Mândriți-vă cu pregătirea, iar adevărata afacere ar trebui să fie o briză.”

Noelle Fauver este editor colaborator pentru 365 Business. Ea are o licență în studii de comunicare de la California State University, Northridge. Are experiență în marketing, finanțe și managementul afacerilor mici.