Consejos de relaciones públicas para pequeñas empresas al tratar con los medios

Este artículo fue escrito por:
Noelle Fauver, editora colaboradora de 365 Business.

Todos sabemos que no hay nada más perjudicial para una marca o empresa que un desastre de relaciones públicas. Si bien muchos percances de relaciones públicas pueden variar en el daño causado, estar preparado para manejar los medios puede ayudar a prevenir o mitigar una exposición potencialmente perjudicial. Si su empresa ya ha cometido un faux pau de relaciones públicas, la buena noticia es que es probable que dure relativamente poco. A pesar de esto, algunos errores pueden provocar daños a largo plazo y posiblemente incluso la bancarrota.

Cuando tiene una pequeña empresa sin un representante de relaciones públicas o una empresa contratada a tiempo completo, tener un conjunto de herramientas básico de relaciones públicas puede evitar que su marca tenga una exposición mediática potencialmente dañina. Impida contratiempos futuros memorizando estos consejos y adoptándolos como su biblia de relaciones públicas.

Consejo #1: "Off the Record" no existe

No existe tal cosa como "extraoficialmente". Si no quieres que tu audiencia sepa algo sobre tu negocio, no dejes que salga de tus labios. Muchos estados no tienen una legislación que exija que ambas partes sepan que están siendo grabadas y muchos equipos de cámara incluso continuarán filmando una vez que finalice la entrevista. Los reporteros están buscando una historia y esa historia a menudo se basará en la controversia. Si tu comentario extraoficial les proporciona una historia, la usarán. Ser “off record” va más allá de hablar con un reportero. Si está en un estudio o cerca de un reportero o camarógrafo o en cualquier lugar además de la privacidad absoluta de su hogar, tenga en cuenta que lo están observando. Este clip del CEO de Sainsbury's captado cantando "Estamos en el dinero" para sí mismo antes de la entrevista de fusión de Asda lo demuestra. Incluso en el caso de que sienta que puede confiar en el reportero; La mejor práctica es no decir ni hacer nada que no quiera que se exponga públicamente.

Consejo profesional a través de Leo Friedman, director ejecutivo y fundador de iPromo:

“Atravesar una posición difícil siempre se puede resolver al deliberar sobre los hechos de un evento. Muestra hechos sobre la verdad para disipar cualquier especulación errónea. No hace falta hablar en profundidad de hipótesis o tangentes. Manténgase enfocado en los hechos, en lugar de revolver la olla y negar o aceptar cualquier controversia. Manténgase alejado de la alimentación en el cebo que los medios pueden producir. Si eres resistente y consistente con tu respuesta basada en hechos, no hay mucho lugar para la incredulidad”.

Consejo #2: Manténgase siempre alejado de la religión, la política y el género

Es importante recordar que sin ti, los medios no tienen una historia. Tú controlas la narrativa. Los reporteros y el personal de los medios intentarán desviarlo de su mensaje. Manténgase en su zona de confort y sepa siempre que no tiene que decir nada que no quiera. Chik-fil-a aprendió esta lección de primera mano cuando el CEO Dan Cathy discutió sus puntos de vista conservadores sobre la institución del matrimonio en el programa The Ken Coleman. Chik-fil-A sufrió una tormenta de fuego en los medios después de estos comentarios. Los socios comerciales rompieron los lazos con la cadena de comida rápida y los activistas trabajaron para boicotear los restaurantes. Incluso si no está tratando directamente con los medios, es importante mantener en privado sus opiniones políticas y sociales. No los comparta en los canales de las redes sociales ni los discuta en eventos públicos. Independientemente de con quién o dónde compartas tus puntos de vista personales, van a ser divisivos. Además, sus opiniones políticas y sociales no deberían tener nada que ver con su servicio o producto. En última instancia, las empresas no siempre saben exactamente quién es su audiencia. Vaya a lo seguro, hágase un favor a usted mismo y a su negocio, y mantenga estas opiniones en privado.

Consejo #3: Conozca su mensaje y manténgase en el tema

Sepa qué puntos quiere hacer y familiarícese con el mensaje que quiere enviar. Recuerda que tu audiencia quiere que tengas éxito. ¿Alguna vez has visto una entrevista que salió mal? Es doloroso y desagradable para el espectador. Al preparar su mensaje considere quién es su audiencia. Hay tres audiencias a las que querrás atender tu mensaje.

1. las personas en el interior: sus empleados son tan importantes como sus consumidores, considere cómo su mensaje los afectará.
2. la gente de afuera: la forma en que los consumidores actuales y futuros ven su empresa influye en la percepción de su marca, considere cómo interpretarán su mensaje.
3. el futuro: ¿qué dice este mensaje sobre el futuro de su marca, sus empleados y sus clientes?

Una vez que haya identificado a su audiencia, será más fácil construir el mensaje que desea enviar. Una vez que haya identificado su mensaje, elija tres temas en los que deberá concentrarse para transmitir este mensaje. Cíñete a solo hacer tres puntos, tu audiencia no recordará nada más allá de eso. Además de su audiencia, hay algunos otros elementos a considerar. ¿Que hace tu compañía? ¿Por qué lo haces? ¿Qué tienes que ganar con tu mensaje? ¿Y qué viene después? Siéntete siempre cómodo con el mensaje de tu cliente/empresa. Si no lo eres, no hables con los medios.

Consejo profesional a través de Matt Edstrom, CMO de GoodLife Home Loans:

“Sepa cómo responder a las preguntas que no quiere o no sabe cómo responder. Si no sabe la respuesta a una pregunta, sea transparente. Dígale al reportero que necesitaría tener una conversación con la persona mejor equipada para responder esa pregunta para proporcionar una respuesta adecuada o que necesita más tiempo para responder la pregunta. Si usted es la persona que debería tener la respuesta a la pregunta, no admita que no la tiene. Otra opción es responder solo una parte de la pregunta, la parte de la que sabe la respuesta o la parte que no dañará su marca. Otra opción es redirigir la pregunta de forma segura e inteligente aclarando con "Creo que lo que me estás preguntando es...". Sepa que hay una buena probabilidad de que le hagan una pregunta incómoda y manténgase calmado cuando suceda”.

Sugerencia n.º 4 Sepa cuándo usar y cuándo no usar el nombre de su empresa/producto

Siempre que hable sobre su empresa o el producto de la empresa, asegúrese de utilizar siempre el nombre de la empresa o del producto. Esto permitirá que cualquier declaración que haga se saque de contexto y aún tenga sentido. Esto es importante para recrear contenido a partir de su exposición a los medios. Además, cuanto más a menudo utilice el nombre de su empresa o producto, más exposición recibe. Si alguien sintoniza tu entrevista a la mitad y solo has usado el nombre de tu empresa una vez, ¿cómo puede saber el espectador de qué estás hablando? Además, si desea presentar clips o audio del segmento, será una oportunidad de marca mucho mejor si se utiliza el nombre de su empresa o producto.

Por otro lado, si está abordando problemas negativos, bajo ninguna circunstancia utilice el nombre de su empresa o producto. Si se le aborda con una circunstancia negativa, ya sea una revisión o queja de un cliente, un error cometido por un empleado actual o anterior o incluso una acusación infundada, haga todo lo posible para redirigir la conversación y no use su empresa. nombre. Tan pronto como usa el nombre de su empresa, asocia su marca con la circunstancia negativa. Además de no hacer referencia a su marca en relación con situaciones menos que ideales, no use ni repita lenguaje negativo cuando discuta dichas circunstancias.

Consejo #5 Practique y esté preparado

Lo más probable es que, si es una pequeña empresa, solo tenga una oportunidad de obtener exposición en los medios. Esa exposición en los medios podría influir enormemente en el éxito o el fracaso de su marca. Esta es una de las muchas razones por las que es tan importante practicar y estar preparado. No importa cuánto te prepares, existe la posibilidad de que te enfrentes a una bola curva, así que prepárate para eso también. Cuanto más cómodo y preparado se sienta, mejor podrá manejar las circunstancias inesperadas. Haga su declaración, apóyela con ejemplos, concluya sus pensamientos y deje de hablar. No sientas la necesidad de seguir hablando. Encuentre a alguien con quien pueda realizar entrevistas simuladas y recuerde estos consejos.

Sugerencia profesional a través de Jason Yau, vicepresidente de comercio electrónico y gerente general de CanvasPeople:

“Prepárate para hablar con los medios. No hay nada peor que ser tomado por sorpresa por una pregunta. Prepara, prepara y vuelve a preparar. Si cree que está listo para dirigirse a los medios, no lo está. Resume todos los ángulos de los que se puede hablar y conviértete en un experto. Hacer una carrera de práctica real en la que alguien te haga preguntas también es de gran ayuda. Esta táctica te ayudará a sentirte más cómodo y confiado en tus respuestas. Incluso si no sabe completamente de lo que está hablando, hablar con confianza será de gran ayuda. Enorgullécete de la preparación, y el trato real debería ser pan comido”.

Noelle Fauver es editora colaboradora de 365 Business. Tiene una licenciatura en Estudios de Comunicación de la Universidad Estatal de California, Northridge. Tiene experiencia en marketing, finanzas y gestión de pequeñas empresas.